Guía para crear reglas y filtros para mover automáticamente mensajes de correo electrónico a carpetas específicas en Microsoft Outlook
Cualquiera que utilice Microsoft Outlook como cliente de correo electrónico puede organiza tus correos electrónicos en diferentes carpetas por tipo de correo electrónico, por remitente o por fecha. Cuando recibes muchos correos electrónicos es importante organizarlos en diferentes carpetas, pero es igualmente importante que esta distribución sea automática para que siempre sepas en qué categoría buscar ciertos tipos de mensajes.
En esta guía, le mostramos cómo es esto posible. cree filtros y reglas para automatizar la organización del correo entrante en carpetas específicas en Microsoft Outlook. El proceso descrito se aplica a todo tipo de reglas de correo electrónico en Outlook para tener mucho más orden entre los mensajes de correo electrónico recibidos en el cliente.
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Reglas y filtros de correo electrónico de Outlook
En los siguientes capítulos veremos cómo configurar los filtros de correo electrónico en el cliente Outlook para PC incluido en la suite de pago de Microsoft Office. Si no disponemos de Office en tu ordenador, te recomendamos que consultes nuestra guía Cómo descargar legalmente Microsoft Office.
Cómo crear filtros rápidos en Outlook
La forma más rápida de crear filtros en Outlook para PC es abrir uno de los muchos mensajes que han llegado a su bandeja de entrada y hacer clic en Reglas -> Crear una regla.
De esta forma, obtendremos una ventana muy sencilla en la que seleccionamos las condiciones (entre las que encontraremos el remitente, la cuenta de destino y el asunto del mensaje como opciones a elegir) y configuramos el filtro colocando una marca de verificación en el elemento Mover el elemento a la carpetapresionando una tecla Seleccione una carpeta y seleccionando una de las carpetas ya presentes en Outlook.
Para crear nuevas carpetas de mensajes para Outlook, también podemos proceder con la creación de la regla seleccionando el elemento Seleccione una carpeta -> Nuevo en la ventana de creación de reglas). Una vez completada la modificación, haga clic en Aceptar para que la nueva regla entre en vigor.
También puede hacer clic en el menú para comprobar las reglas activas principios fundamentales y finalmente abre el menú Reglas y Advertencias.
Cómo crear filtros avanzados en Outlook
Si por el contrario queremos crear filtros avanzados con más condiciones en Outlook, basta con abrir el correo a filtrar, pulsar en la parte superior del menú. filtrosprensa crear un filtro y finalmente presione la tecla Opciones avanzadas.
Se abrirá el asistente de creación de reglas avanzadas; Para continuar, seleccionamos las condiciones a verificar (por ejemplo, palabras específicas, remitentes específicos, marca específica, fuente RSS y otras condiciones), presionamos el botón Delanteroelegimos la acción a realizar entre las propuestas de la nueva pantalla (clásico eliminar, mover a una carpeta específica, asignar una categoría específica entre las presentes, configurar como ya leído sin reportar nada, reportar siempre como leído, comenzar a reproducir audio, usar diferentes opciones de reenvío para grupos específicos de personas y más) y finalmente haga clic en final.
Antes de presionar el botón final puede ser conveniente revisar las opciones Aplicar a mensajes ya presentes nosotros vamos activar la regla; garantiza que los mensajes nuevos y los mensajes que ya han llegado en el pasado que coinciden con la regla se mueven a la carpeta correspondiente.
Las reglas personalizadas creadas por este método también se pueden mostrar haciendo clic en el menú principios fundamentales y abriendo el menú Reglas y Advertenciaspara que puedas ver todas las reglas y filtros activados en el cliente.
Tras abrir esta ventana podemos comprobar los filtros activos, eliminar aquellos que ya no queramos utilizar (seleccionando un filtro y pulsando sobre Borrar), cambie una regla creada en el pasado sobre la marcha (seleccionando la regla y presionando en la parte superior cambiar la regla), copie las reglas y finalmente aplique las reglas que aún no estén activas.
En la misma ventana podemos gestionar las alertas de aplicaciones abriendo la pestaña Gestión de alertas y en realidad usando los mismos botones que ves para los filtros.
Conclusiones
Aplicar filtros en Outlook es muy sencillo teniendo en cuenta que podemos crear filtros rápidos y crear filtros avanzados, quizás reservados a profesionales o técnicos que pueden utilizar Outlook como expertos. Obviamente, los filtros aplicados en un solo cliente de Outlook no se pueden exportar a otros dispositivos porque están asociados con un solo cliente.
Para aplicar los filtros de forma global (es decir, en todos los dispositivos que tengamos), te recomendamos trabajar desde el portal de Outlook.com, que también se puede ver en la guía Cómo crear filtros de correo electrónico en Gmail, Outlook, Yahoo Mail y otros servicios de correo electrónico.
Si por el contrario el spam es un problema, te recomendamos que leas nuestra guía Bloquear spam, anuncios y mensajes de spam.
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