10 formas incorrectas de usar Gmail para administrar el correo electrónico y usar las funciones principales del servicio
Hace algún tiempo, un ingeniero de Google decidió trabajar como autónomo en un nuevo proyecto de correo electrónico después de pedir ayuda a un usuario que se quejaba de que pasaba demasiado tiempo buscando mensajes en su bandeja de entrada.
El 1 de abril de 2004, casi por accidente y gracias a una iniciativa independiente, hace exactamente 10 años nació Gmail, y hoy es el servicio de correo online más utilizado del mundo. Aunque han pasado 15 años desde el nacimiento de Gmail, y han pasado muchos más desde el nacimiento del correo electrónico, aún quedan muchos uso incorrecto del correo electrónico y Gmail.
Por debajo 10 tipos de errores que todos hicimos, pero por otro lado debe evitarse, o al menos minimizarse tanto como sea posible.
1) Crear varios bocetos
Después de hacer clic en el botón Redactar en Gmail, se abrirá la ventana de redacción.
Si escribe algo y luego presiona la tecla cerrar, guardará ese mensaje en un borrador.
Esto se puede usar como una especie de cuaderno donde se pueden almacenar listas de tareas, pero es más probable que se llene de basura y mensajes parciales que nunca se enviarán.
Cualquiera que use Gmail encontrará cientos de borradores de mensajes en blanco e inútiles para eliminar.
dos) Elimina mensajes para mantener tu bandeja de entrada limpia y sin mensajes sin leer
En los días en que los correos electrónicos estaban limitados por el espacio disponible, tenía sentido eliminar los mensajes que ya no se necesitaban. Hoy en día, sin embargo, como hay mucho espacio y diariamente llegan todo tipo de mensajes, no se recomienda borrarlos, sino organizarlos en carpetas o etiquetas mediante filtros. Puede filtrar los correos electrónicos para que no aparezcan en la sección principal, o puede archivar los mensajes para eliminarlos de su bandeja de entrada sin eliminarlos.
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3) Marcar todo como leido ‘
Respecto al punto anterior, no es conveniente en Gmail marcar todo como leído para hacer un pedido, puedes dejarlo sin leer, pero ordenarlo en varias carpetas.
Es un error marcar los mensajes como leídos, pensando que volverá a aparecer más tarde. También tenga en cuenta que solo los mensajes que también se reciben en la Bandeja de entrada se cuentan como no leídos por los programas de notificación y las aplicaciones móviles, el resto se ignora.
Pero está completamente olvidado.
4) Demasiados correos electrónicos sin leer
Al igual que en el punto anterior, hay un error de mensaje no leído en el buzón principal.
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5) Envíate un correo electrónico para guardar archivos o notas.
En el pasado, también usé Gmail como un lugar para almacenar documentos, archivos o archivos adjuntos enviándome mensajes a mí mismo.
Gmail fue el primer servicio de correo electrónico en proporcionar 1 GB de espacio de archivo gratuito, por lo que era normal usar todo ese espacio (estamos hablando de hace 10 años) como si fuera la nube.
En los últimos años, con el énfasis en los servicios reales en la nube, se debe evitar este método de trabajo.
Se recomienda tener una aplicación como Onenote o Evernote o Dropbox, Google Drive y Onedrive para archivos más grandes.
no debería enviarle correos electrónicos con documentos, enlaces y archivos adjuntos que desea guardar. Sin embargo, a veces parece más fácil que enviar un correo electrónico porque permanecerá en su bandeja de entrada para siempre.
6) Etiquetas y carpetas exageradas
Gmail admite etiquetas anidadas. La creación de etiquetas es útil para organizar mensajes de correo electrónico similares o mensajes de los mismos remitentes. Lo importante es que no sean demasiados y aparezcan todos en la lista de la derecha sin hacer scroll, de lo contrario podemos olvidarnos de las muchas categorías y de los muchos mensajes recibidos.
7) mal entre Respuesta Esto es Responder a todos
A veces presionas «Respuesta“En un mensaje grupal para compartir un pensamiento que solo recibirá la persona que envió la última respuesta. Otra vez, presione Responder a todoscuando realmente querías escribir una respuesta privada.
Para evitar este tipo de errores, existen dos funciones muy importantes y que vale la pena conocer en Gmail:
– Utilice la función de envío no válido nulo
– Ponlo Responder a todos como comportamiento predeterminado en el botón Responder para enviar rápidamente un correo electrónico a un grupo de contactos
8) Responder correos electrónicos sin cambiar el asunto
Las discusiones por correo electrónico a menudo terminan dejando el tema fuera.
Si se trata de correos electrónicos importantes, al responder el correo electrónico, verifique que no es recomendable cambiar el asunto y no conservar el antiguo del primer correo electrónico.
9) Crees que Gmail no se puede usar sin conexión
Aunque con funciones más limitadas, también puede abrir Gmail como un programa fuera de línea cuando no está conectado a Internet.
10) No use operadores de búsqueda avanzada
El objetivo de Gmail desde el principio fue proporcionar un servicio de correo electrónico que fuera fácil de investigar.
Por esta razón, la búsqueda de Gmail es muy eficiente, mejor que cualquier otro servicio similar, solo necesitas conocer los operadores y comandos para usarlo.
en otro articulo los operadores de búsqueda avanzada de Gmail más útiles.
Guía general de Gmail
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