¿Qué es Microsoft Publisher? Una guía para principiantes

¿Quieres diseñar volantes, folletos o tarjetas y publicarlos por tu cuenta? Microsoft Publisher podría ser el programa más adecuado para esto si está en Microsoft 365 .

Se parece a Microsoft Word , pero está más relacionado con el ^{(Microsoft Word)}Adobe InDesign comercial (parte del costoso Creative Cloud de Adobe^{(Adobe’s expensive Creative Cloud)} ) y el software gratuito Scribus . Publisher es un software de publicación de escritorio con características para el diseño y diseño de páginas.

¿Qué puedes hacer en Microsoft Publisher ?

Puede diseñar cualquier cosa en Microsoft Publisher combinando gráficos con texto hermoso. Comience^(Start) con cosas simples como tarjetas y etiquetas imprimibles^{(printable labels)} . Gradúese^(Graduate) a proyectos más grandes como invitaciones de boda, folletos, volantes, boletines, planes de lecciones e incluso libros.

Puedes empezar desde cero. Pero es mucho más fácil comenzar con un diseño de la rica biblioteca de plantillas que proporciona Microsoft . En este tutorial para principiantes, comenzaremos con una plantilla integrada y luego le mostraremos los elementos básicos para personalizarla.

Cómo iniciar un documento de editor desde una plantilla

Puede optar por usar las plantillas listas para usar en Publisher o buscar plantillas en línea de Microsoft .

Inicie Publisher y haga clic en Nuevo^(New) desde la pantalla de backstage. Seleccione la pestaña Incorporado^(Built-In) encima de las plantillas que se muestran.

Desplácese un poco hacia abajo y seleccione Tarjetas de felicitación^{(Greeting Cards)} .
Revise las plantillas y seleccione una plantilla de Publisher. En nuestro ejemplo, hemos elegido una plantilla de cumpleaños .^(Birthday)

Puedes personalizar la plantilla desde las opciones de la derecha o hacerlo más tarde.
Haga clic en el botón Crear^(Create) en el panel derecho.

Una vez que la plantilla está abierta en Publisher, puede comenzar a formatearla y editarla.

Cómo personalizar una plantilla de editor

Las páginas de cualquier documento se muestran como miniaturas en el lado izquierdo de Publisher. Puede seleccionar cualquier página y personalizarla.

En Publisher , todo está dentro de cuadros con bordes. Estos se conocen como objetos y son como contenedores para cada elemento de diseño como texto, líneas, imágenes, encabezados, etc.

Los cuadros te permiten mover esos elementos por el documento para colocarlos donde quieras. Puede cambiar sus características fácilmente, reordenarlos en una pila uno encima del otro, agruparlos e incluso cambiar su visibilidad.

Para entenderlo mejor, piense en cómo trabaja con un cuadro de texto^{(Text Box)} simple en Microsoft Word .

Como este es un tutorial para principiantes sobre Publisher, comencemos trabajando con dos de los elementos más comunes en cualquier diseño: Texto^(Text) e Imágenes^(Pictures) .

Agregue texto a su documento

Las plantillas tienen cuadros de texto con texto ficticio. Pero siempre puedes hacer el tuyo propio.

Haga clic en Home > Draw Text Box (en el grupo Objetos^(Objects) ) y arrastre el cursor en forma de cruz para dibujar un cuadro donde desee colocar el texto.

Escriba su texto en el cuadro de texto. Puede agrandar el cuadro de texto arrastrando los controladores o vincularlo a otro cuadro de texto. Publisher tiene un método único para manejar el texto que se desborda.

Los cuadros de texto^(Text) pueden quedarse sin espacio cuando tienen demasiado texto. Un nuevo cuadro de texto puede manejar cualquier texto que se desborde del primero. Los cuadros de texto^(Text) se pueden conectar. Puede crear nuevos cuadros de texto y hacer que su contenido abarque más de una página o crear columnas de diferentes anchos.
Aparece un pequeño cuadro con puntos suspensivos en la parte inferior derecha de un cuadro de texto cuando el texto se desborda.

Crea un nuevo cuadro de texto.
Haga clic^(Click) en los puntos suspensivos en el primer cuadro de texto y se convierte en un símbolo de una jarra. Vaya^(Move) al nuevo cuadro de texto y haga clic en él. El texto de desbordamiento se moverá al nuevo cuadro de texto.

Nota:^(Note:) Publisher usa las mismas fuentes de Windows que ve en ^(Windows)Microsoft Word . Así que si quieres usar una tipografía especial, tendrás que descargar e instalar tipografías^{(download and install fonts)} .

Agregue imágenes a su documento

El Grupo de ilustraciones^{(Illustration Group)} en la pestaña Insertar^(Insert) le ofrece tres métodos para agregar imágenes.

Haga clic en Imágenes^(Pictures) y cargue un archivo de imagen desde su escritorio.
Haga clic en Imágenes en línea^{(Online Pictures)} y use la búsqueda de Bing para usar una imagen de dominio público o cualquiera que haya guardado en OneDrive .
Haga clic en Marcador de posición de imagen^{(Picture Placeholder)} para reservar espacio para una imagen que desee agregar más tarde.

También puede usar la colección Formas^(Shapes) para combinar formas simples en logotipos interesantes.

Agregar elementos con bloques de construcción

Los bloques de construcción son elementos preformateados que simplemente puede «encajar» en su diseño. Puede reutilizar estos bloques y modificarlos para que coincidan con su diseño general. Ejemplos de bloques de construcción son encabezados, formatos de cotización, barras, bordes, marcos, calendarios y letreros publicitarios como cupones.

Los bloques de construcción lo ayudan a crear sus documentos de Publisher más rápido. También puede guardar cualquier elemento de diseño que planee reutilizar como bloque de construcción.

Vaya a Insert > Building Blocks Group y haga clic en cualquier galería de bloques de construcción.
Seleccione entre las opciones de la galería desplegable o haga clic en Más^(More) [ tipo de Building Block ] para ver si hay más en la galería.
Haga clic^(Click) en él para insertarlo en el documento.

Recuerde^(Remember) , como cualquier otro elemento, puede arrastrar el bloque de construcción por la página y manipularlo para que se ajuste a su diseño. Los bloques de construcción son una combinación de texto, autoformas^(AutoShapes) y objetos.

Para acceder rápidamente a sus opciones de formato, haga clic con el botón derecho en el bloque de creación y seleccione Formato^(Format) en el menú.

Verifique su documento con el verificador de diseño^{(Design Checker)}

Microsoft Publisher es un programa de autoedición. Entonces, en la mayoría de los casos, su objetivo final será imprimir el documento. Antes de presionar imprimir, verifique la consistencia de su diseño con otra característica de Publisher llamada Design Checker .

Vaya a File > Info > Run Design Checker .

Es un paso de solución de problemas y le evita contratiempos de impresión. Haga clic^(Click) en Design Checker Options y luego seleccione la pestaña Checks para ver los muchos errores que intenta evitar.

Puede utilizar este cuadro de diálogo para activar o desactivar las comprobaciones.

Imprima su documento

Este es su objetivo final. Pero tenga en cuenta que todavía tiene que imprimir su contenido correctamente en el tipo de papel que necesita para su proyecto.

Haga clic File > Print .
En la pantalla Imprimir^(Print) , e ingrese un número en el cuadro Copias del trabajo de impresión^{(Copies of print job)} .
Elige la impresora adecuada.
Utilice la configuración^(Settings) según el trabajo de impresión. Diferirá con el tipo de documento.

Microsoft Publisher también le ofrece algunas opciones de exportación. Vaya a Archivo^(File) y seleccione Exportar^(Export) . Hay tres opciones en Pack and Go si desea guardar su documento y exportarlo para una tirada de impresión en una imprenta comercial más adelante.

El asistente Pack and Go^{(Go Wizard)} empaqueta sus archivos y sus activos como imágenes, fuentes y colores en un solo archivo para trabajos de impresión comercial.

Comience a hacer^{(Start Making Professional Looking)} documentos de apariencia profesional

Microsoft Publisher es fácil de dominar y es un buen punto de partida para aprender autoedición. Comience^(Start) por diseñar su propio currículum. O bien, haz una infografía simple^{(make a simple infographic)} y compártela. Como todo lo demás, la mejor manera de aprender es haciendo.

Do yоu want to design flyers, brochures, or cards, and рublish it on your own? Microsoft Publisher mіght be the program that’s best sυited for this if you arе on Microsoft 365.

It bears a resemblance to Microsoft Word but is more related to the commercial Adobe InDesign (part of Adobe’s expensive Creative Cloud) and free Scribus software. Publisher is a desktop publishing software with features for page layout and design.

What Can You Do In Microsoft Publisher

You can design anything in Microsoft Publisher by combining graphics with beautiful text. Start with simple things like cards and printable labels. Graduate to bigger projects like wedding invitations, brochures, flyers, newsletters, lesson plans, and even books.

You can begin from scratch. But it’s a lot easier to start with a design from the rich library of templates that Microsoft provides. In this beginner’s tutorial, we will start with a built-in template and then show you the basic elements to customize it.

How To Start a Publisher Document From a Template

You can choose to go with the readymade templates in Publisher or search for online templates from Microsoft.

Launch Publisher and click on New from the backstage screen. Select the Built-In tab above the templates shown.

Scroll down a bit and select Greeting Cards.
Go through the templates and select a Publisher template. In our example, we’ve picked a Birthday template.

You can customize the template from the options on the right or do it later.
Click on the Create button in the right pane.

Once the template is open in Publisher, you can start formatting and editing it.

How To Customize a Publisher Template

The pages of any document display as thumbnails on the left side of Publisher. You can select any page and customize it.

In Publisher, everything is within boxes with borders. These are known as objects and they are like containers for every design element like text, lines, images, headers etc.

The boxes allow you to move those elements around the document to place them wherever you want. You can change their characteristics easily, reorder them in a stack on top of each other, group them together, and even change their visibility.

To understand it better, think about how you work with a simple Text Box in Microsoft Word.

As this is a beginner’s tutorial on Publisher, let’s start by working with two of the most common elements in any design: Text and Pictures.

Add Text To Your Document

Templates have text boxes with dummy text. But you can always make your own.

Click Home > Draw Text Box (In the Objects group) and drag the cross shaped cursor to draw a box where you want the text.

Type your text in the text box. You can make the text box bigger by dragging the handles or link it to another text box. Publisher has a unique method of dealing with text that overflows.

Text boxes can run out of room when they have too much text. A new text box can handle any text that overflows from the first. Text boxes can be connected. You can create new text boxes and make your content span more than one page or create columns of different widths.
A little box with ellipses appears in the lower right of a text box when text overflows.

Create a new text box.
Click the ellipses in the first text box and it turns into a symbol of a pitcher. Move to the new text box and click it. The overflow text will move to the new text box.

Note: Publisher uses the same Windows fonts you see in Microsoft Word. So if you want to use a special typeface, you will have to download and install fonts.

Add Pictures To Your Document

The Illustration Group on the Insert tab gives you three methods to add pictures.

Click Pictures and upload an image file from your desktop.
Click Online Pictures and use the Bing powered search to use a public domain image or any you have saved on OneDrive.
Click on Picture Placeholder to reserve space for an image you want to add later.

You can also use the Shapes collection to combine simple shapes into interesting logos.

Add Elements With Building Blocks

Building blocks are pre-formatted elements that you can just “fit” into your design. You can re-use these blocks and modify them to match them to your overall design. Examples of building blocks are headings, quote formats, bars, borders, frames, calendars, and advertising signages like coupons.

Building blocks help you create your Publisher documents faster. You can also save any design element that you plan to reuse as a building block.

Go to Insert > Building Blocks Group and click on any building block gallery.
Select from the choices in the dropdown gallery or click on More [Building Block type] to see if there are any more in the gallery.
Click on it to insert it into the document.

Remember, like any other element, you can drag the building block around on the page and manipulate it to fit your design. Building blocks are a combination of text, AutoShapes, and objects.

To quickly access their formatting options, right-click on the building block and choose Format from the menu.

Check Your Document With The Design Checker

Microsoft Publisher is a desktop publishing program. So, in most cases, your final goal will be to print the document. Before you hit print, check the consistency of your layout with another Publisher feature called Design Checker.

Go to File > Info > Run Design Checker.

It’s a troubleshooting step and saves you from printing mishaps. Click on Design Checker Options, and then select the Checks tab to see the many errors it tries to prevent.

You can use this dialog to enable or disable the checks.

Print Your Document

This is your final goal. But do note that you still have to print your content correctly on the type of paper you need for your project.

Click File > Print.
On the Print screen, and enter a number in the Copies of print job box.
Choose the right printer.
Use the Settings according to the print job. It will differ with the type of document.

Microsoft Publisher also gives you a few Export options. Go to File and select Export. There are three choices under Pack and Go if you want to save your document and export it for a printing run at a commercial press later.

The Pack and Go Wizard packages your files and their assets like images, fonts, and colors into one file for commercial printing jobs.

Start Making Professional Looking Documents

Microsoft Publisher is easy to master and is a good jumping off point for learning desktop publishing. Start by designing your own resume. Or, make a simple infographic and share it. Like everything else, the best way to learn is by doing.

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