Ya sea que sea una organización grande o pequeña, SharePoint es un servicio que cualquiera puede usar para hacer que su negocio sea eficiente. Con este sitio, puede administrar y compartir información fácilmente con otros empleados sin esfuerzo. Si no tiene los conocimientos adecuados sobre cómo usar las diversas funciones de SharePoint, entonces puede ser un trabajo difÃcil usar todo el potencial de esta plataforma. Por lo tanto, hemos decidido escribir un artÃculo para compartir algunos consejos sobre la lista de SharePoint con usted. ¿Te animas a conocerlos? Como estamos emocionados de compartir nuestro conocimiento, comencemos. Además, aprenderá ejemplos de listas de SharePoint.
Hemos mostrado ejemplos de listas de SharePoint y consejos y trucos de listas de SharePoint en detalle.
Introducido por primera vez por Microsoft en 2001, es una plataforma de gestión e intercambio de información. Ayuda a las organizaciones a crear sitios para almacenar y compartir datos con sus empleados. Puede crear muchos tipos de sitios con SharePoint, como sitios de equipo, sitios de comunicación, sitios clásicos, etc. Lo mejor es que viene con algunas versiones de Office 365. Además, puede comprarlo como un servicio independiente.
Sin embargo, hay posibilidades de que trabajes en una empresa de TI y nunca hayas oÃdo hablar de esta plataforma de gestión de contenido. Esto se debe a que muchas organizaciones pequeñas no utilizan esta herramienta y la sustituyen por otras aplicaciones de Microsoft Office. Pero eso no cambia el hecho de cuán poderoso es SharePoint. Y tiene el potencial para cumplir con la mayorÃa de sus requisitos. Utiliza el flujo de trabajo para proporcionar herramientas de colaboración como listas, bibliotecas, bases de datos, etc.
A diferencia de otras aplicaciones de Microsoft, no recibe actualizaciones frecuentes. A pesar de este hecho, SharePoint todavÃa tiene un aspecto moderno y también es bastante seguro.
- Encima 100 millón personas de todo el mundo utilizan esta herramienta de colaboración.
- Casi 50 por ciento de las principales empresas del mundo, incluidas las empresas Fortune 500, utilizan SharePoint para sus necesidades diarias.
- Microsoft es una organización bastante grande que gana miles de millones de dólares en ingresos al año. Pero, ¿sabe que SharePoint gana casi 2 mil millones de dólares al año de sus ingresos totales?
- Otro hecho divertido es que Microsoft recibe 10Â 000 nuevos usuarios de SharePoint al dÃa.
- En esta era moderna, una habilidad que está en demanda es la codificación. Sin embargo, no a todo el mundo le gusta programar, y es posible que muchos de sus empleados no sepan programar. Por lo tanto, mediante el uso de la función fácil de arrastrar y soltar de SharePoint, cualquiera puede crear un sitio sin codificar una sola palabra.
- Hay 3 modos diferentes en los que puede usar esta herramienta: On-Premise, Cloud e Hybrid. Por lo tanto, no solo es potente sino también flexible.
Ahora, lea más para obtener información sobre las sugerencias de listas de SharePoint.
Después de obtener respuestas a la mayorÃa de sus preguntas importantes, es hora de conocer los trucos y sugerencias de listas en lÃnea de SharePoint.
1. Exportar datos a Excel
Una de las caracterÃsticas de la lista de SharePoint es la función de representación gráfica avanzada de datos. Entonces, si está administrando sus datos en la lista de SharePoint y necesita usar la función de representación gráfica, debe exportar los datos a Excel. Esto se debe a que la representación gráfica no está disponible en la lista de SharePoint. Exportar a Excel es una función bastante útil y deberÃa usarla para ahorrar un tiempo valioso. Este fue el primer consejo que ayudó a resolver su consulta, consejos de lista de SharePoint. Conozcamos el segundo consejo.
2. Utilice la capacidad de filtro
Uno de los principales atractivos de la lista de SharePoint es la opción de filtro. Con el filtrado, puede encontrar fácilmente la información que ha estado buscando en segundos. Pero esa acción puede tardar horas en encontrar sin esta opción de filtro.
3. Integrar con otras aplicaciones de Microsoft 365
Puede integrar la lista de SharePoint con otras aplicaciones de oficina, lo cual es una caracterÃstica poderosa y conveniente. Para mayor eficiencia, puede integrar la lista con Power Apps, Power Automate y Power BI. Este fue el tercer consejo para los trucos de listas de SharePoint. Ahora pasemos al siguiente consejo.
4. Establecer permisos
El permiso es una función que hace que SharePoint sea más lucrativo y una mejor solución para muchos otros programas de creación de listas. Lo mejor es que puedes personalizar los permisos. Si algunos empleados no necesitan usar la opción de edición, puede proporcionarles solo los permisos necesarios. No solo es conveniente, sino que reduce el riesgo de que un empleado novato elimine información importante.
5. La simplicidad es la clave
El siguiente truco de la lista de SharePoint es su simplicidad. Pero no te hagas una idea equivocada. Sigue siendo una herramienta poderosa. Sin embargo, muchos pueden usarlo de manera compleja si no saben cómo usar cada herramienta correctamente y complican las cosas. Asà que te sugerimos que no hagas eso y hagas listas respetando el minimalismo. ¿Cómo se pueden hacer listas minimalistas? La respuesta es simple. Lea acerca de las funciones y cómo mantener adecuadamente la información en el formato correcto.
Lea también: Microsoft 365 Copilot: nuevo asistente de IA para aplicaciones de Office
Después de aprender los consejos de la lista de SharePoint, infórmenos sobre sus limitaciones. Existen ciertas limitaciones de la lista de SharePoint que debe tener en cuenta. Se mencionan a continuación:
- 30,000,000 es el número máximo de elementos que puede agregar a una lista de SharePoint. Sin embargo, se podrÃa decir que es más que suficiente. SÃ, si la organización es pequeña, solo esta afirmación es cierta. Pero en caso de que sea una de las compañÃas Fortune 500, ni siquiera estamos seguros de que pueda ser suficiente.
- 250 MB es el lÃmite de tamaño máximo de una lista. Esto puede ser limitante si desea agregar archivos adjuntos y no solo llenar la lista con palabras.
- Tu podrÃas querer ocultar alguna columnans de algunos usuarios. Pero desafortunadamente, es imposible para hacer esto en la lista de SharePoint, lo que puede ser un gran inconveniente para algunos usuarios.
- Si quieres ocultar algunas vistas de lista para ciertos usuariosentonces también es imposible Para hacer eso.
- Si hay miles de documentos o elementos en una lista, algunos usuarios pueden obtener una error de umbral al buscar en la lista un elemento especÃfico.
- En las listas, están disponibles los nombres de opciones genéricas como elemento nuevo, elemento de edición, entrada y salida. Pero tu no se puede personalizar el menu según requerimiento.
Lea la siguiente sección para conocer ejemplos de listas de SharePoint.
Ahora vamos a darle algunos ejemplos de listas de SharePoint para ampliar su comprensión de este asunto.
1. Lista de ejemplos de cursos
En la lista de ejemplos de cursos, podemos almacenar varios datos sobre los cursos. Ingrese detalles como el nombre del curso, el nombre del instructor, la descripción, la tarifa del curso y el tipo de curso.
2. Lista de vacaciones
En este tipo de lista, puede realizar un seguimiento de los detalles sobre las vacaciones de los empleados. Ingrese detalles como el nombre del empleado, el motivo de la baja, la fecha de la baja, el perÃodo total, aprobado o no, etc.
3. Gestión de proyectos
Si diriges una empresa, entonces tendrás un proyecto. Además, para administrar ese proyecto de manera eficiente, puede usar una lista en SharePoint. Los detalles que se pueden incluir en una lista de gestión de proyectos son el nombre del proyecto, la fecha de inicio, la fecha de finalización, la asignación, el presupuesto y la duración.
4. Lista de reclutamiento/Rastreador
Si eres un RRHH, entonces esta lista te ayudará mucho. Con un rastreador de reclutamiento, puede realizar un seguimiento de los perfiles de los candidatos, las fechas de las entrevistas, los estados de las solicitudes, etc. Algunos detalles que puede agregar son el nombre del candidato, el puesto, la fecha de la solicitud, la fecha de la entrevista, el nombre del reclutador, la dirección de correo electrónico del candidato, la experiencia y las habilidades.
5. Lista de encuestas de empleados
Para dirigir una empresa exitosa, necesita buenos empleados. Sabemos que es difÃcil conseguir buenos empleados. Sin embargo, ¿sabes qué es más difÃcil? ¡Para retenerlos! Si desea administrar una empresa exitosa y desea conservar ese éxito, entonces es necesario escuchar las sugerencias y quejas de los empleados. Para hacer eso, puede mantener una lista de encuestas. Puede incluir los detalles en esa lista: nombre, fecha, salario, beneficios de salud, cultura laboral, comentarios sobre el desempeño, oportunidad laboral, etc.
Lea también: Cómo resolver el elemento web de edición de SharePoint no permitido
Después de obtener la información necesaria sobre SharePoint, conozcamos algunas diferencias entre las listas y bibliotecas de SharePoint.
| Lista de SharePoint | Biblioteca de SharePoint |
| Una lista es una opción que le ayuda a almacenar y organizar la información. | La biblioteca, también conocida como biblioteca de documentos, puede almacenar documentos y archivos. |
| No puede utilizar las funciones de check-in y check-out. | Puede utilizar esta función. |
| Cuando compartimos documentos en la lista de SharePoint, no se rastrean. Cuando busque, no se mostrarán en el resultado. | Cuando agrega documentos a la biblioteca de documentos de SharePoint, se rastrean. Por lo tanto, puede buscarlos a través de la barra de búsqueda. |
| No podemos establecer documentos como plantillas en la versión moderna de la Lista de SharePoint. | Para bibliotecas de documentos, es posible establecer documentos como plantillas. |
| No es posible agregar versiones secundarias. Solo se permiten versiones principales. | Versiones principales y secundarias están disponibles. |
La respuesta depende del uso. Si desea una experiencia de software simple con flexibilidad, puede usar una lista, que es una mejor opción. Excel es la mejor opción si desea funciones potentes como gráficos. Como estamos hablando de SharePoint aquÃ, conozcamos algunas cosas que lo hacen mejor que Excel.
- Es fácil a usary no tiene que pasar meses aprendiendo las caracterÃsticas de la lista de SharePoint.
- puede fácilmente integrar con otras aplicaciones de Microsoft 365, lo que lo hace más flexible que una hoja de cálculo.
- Al igual que comprar en Amazon, puede encontrar fácilmente la información correcta utilizando el capacidades de filtro avanzadas en la lista.
- En Excel, los usuarios pueden descargar un archivo en particular, ingresar datos en él y luego enviarlo por correo electrónico a su jefe. Este método no solo es laborioso, sino que también puede causar errores. En la lista, sin embargo, los usuarios pueden hacer cambios en los datos, y solo habrá una versión del mismo. No hay copias ni el dolor de cabeza de administrar varios archivos.
- En Excel, no puede optimizar los permisos para cada usuario. Debe dar todo el permiso o nada, lo que puede generar problemas como eliminar celdas importantes, problemas de formato, etc. Sin embargo, puede seleccione los permisos desea dar a un empleado en las listas.
Recomendado:
Esperamos que este artÃculo sobre Sugerencias de listas de SharePoint fue útil para usted. También compartimos otra información que lo ayudó a obtener más conocimiento sobre los ejemplos de listas de SharePoint. Si aún tiene preguntas, no olvide utilizar la sección de comentarios y nuestro equipo atenderá su consulta. También puede sugerir nuevos temas en los comentarios, y escribiremos un artÃculo dedicado a eso. Guarde nuestro sitio en sus marcadores para referencia futura. Gracias por leer.
