En esta guía, le diremos cómo crear tablas de datos univariadas y bivariadas. Las tablas de datos en Microsoft Excel le permiten experimentar con diferentes valores de entrada y ver cómo afectan los resultados de la simulación sin volver a crear los cálculos. Se pueden usar no solo en aplicaciones personales (como el cálculo de pagos mensuales en función de tasas de interés cambiantes y diferentes montos de crédito), sino también en cualquier escenario que incluya análisis hipotéticos o análisis de sensibilidad.
En otras palabras, tablas de datos con una o más variables son herramientas útiles para examinar cómo uno o más conjuntos de alternativas afectan un escenario dado. Determinaremos cómo crear tablas de datos de una y dos variables utilizando los datos de la lista de problemas resueltos del servicio de asistencia para la semana. En aras de la simplicidad, supondremos que todo el personal de soporte tiene el mismo nivel de experiencia y tasas de remuneración, y que todos los incidentes informados tienen el mismo nivel de dificultad.
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Cómo crear tablas de datos con una variable y dos variables
Explicaremos por separado cómo crear tablas de una y dos variables:
Tabla de datos de una sola variable
En este caso, ilustraremos cómo investigar la variabilidad del tiempo de resolución de incidentes en horas en función del número de agentes asignados. En la semana analizada, cinco empleados resolvieron 30 incidentes con un promedio de equipo de 29,72 horas, calculado a partir de los datos de la lista de informes. Este cálculo arroja un promedio de 5,94 horas por agente cuando divide A2 por D2:
Para ver cómo cambiar la cantidad de agentes afectaría la media individual, cree una tabla de datos de la siguiente manera:
Paso 1: seleccione las celdas F2 a G7:
En la imagen de arriba, F2 a F7 contiene un conjunto de alternativas, y G2 es donde insertará la fórmula principal (A2 / D2).
Paso 2: ir al menú Datos ya a la seccion Pronóstico para encontrar el submenú Análisis. En versiones de Microsoft Excel anteriores a 2016, el análisis estaba en la sección Herramientas de datos, también en Menú de datos.
Paso 3: seleccione la tabla de datos de análisis.
Paso 4: debido a que la variable de análisis (número de agentes) está en la columna F, coloca el cursor en el campo de la celda de entrada para la columna. Luego seleccione la celda que contiene el valor inicial (D2):
Paso 5: haga clic aquí Aceptar y observe cómo Microsoft Excel completa correctamente la columna AVG By Agent. La siguiente imagen ilustra cómo cambia el tiempo de trabajo promedio de un agente si emplea a un número diferente de personas.
Nota: si selecciona una de las celdas entre F3 y F7, verá que su valor es de la tabla de datos, no de la fórmula constante.
Próximo,¿Cuál es la diferencia entre usar una tabla de datos y copiar una fórmula en la columna G?? La respuesta es simple. Gracias a la tabla de datos, puede realizar cambios en un solo lugar y Microsoft Excel recalculará toda la simulación.
Este enfoque también evita tener que lidiar con referencias de celdas absolutas, algo con lo que tendría que lidiar solo si tuviera que copiar la fórmula en celdas adyacentes. Un análisis de sensibilidad a menudo requerirá la prueba de dos Variables relacionados con. Aprenderás a crear tabla de datos bidimensional en la siguiente sección.
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Tablas de datos de dos variables
En el caso anterior, el tiempo de trabajo promedio del agente disminuirá a medida que crezca el número de empleados. Sin embargo, vale la pena mirar este escenario desde diferentes perspectivas haciéndose las siguientes preguntas:
- ¿Necesita contratar más agentes para reducir el tiempo promedio de resolución de problemas? Si es así, ¿cuánto puede pagar?
- ¿Cómo se mantiene el tiempo promedio de resolución de problemas del equipo si cambia la cantidad de incidentes?
En el siguiente ejemplo, analizará el segundo escenario usando una tabla de datos de dos variables, comenzando con los siguientes hechos:
- El promedio del equipo fue de 29.72 horas.
- Para 30 incidentes y cinco empleados, esto significa un promedio de 0,1981 horas, aproximadamente 12 minutos, por ticket de agente.
Ingrese un conjunto de valores para boletos en una columna y otro conjunto de valores para agentes en una línea de la siguiente manera. El orden es arbitrario, pero elegimos cinco agentes y 40 incidentes para empezar porque ese es el primer ejemplo que veremos más adelante. Tenga en cuenta que la celda G2 contiene una referencia para calcular el tiempo promedio por ticket de agente.
Siga los pasos a continuación:
Paso 1: luego seleccione las celdas G2 a M7:
Paso 2: cree una tabla de datos de la misma manera que antes, solo que esta vez tendrá que seleccionar las celdas de entrada de la fila (D2) y columna (D1) porque hay valores iniciales allí:
Paso 3: Hacer clic AceptarMicrosoft Excel llenará la tabla de datos con una serie de valores:
Paso 4: A partir de este conjunto de datos, puede sacar las siguientes conclusiones si desea mantener el promedio del equipo en 29,72 horas:
- Si mantiene un personal de cinco y el número de tickets aumenta a 40, los empleados tendrán que resolver cada incidente en 0,1486 horas (aproximadamente nueve minutos) o menos.
- Si se reduce el número de empleados a tres y se aumenta el número de tickets a 35, los agentes tendrán hasta 0,2830 horas (17 minutos) para cerrar cada caso.
- Si asigna más recursos a su mesa de ayuda (digamos ocho empleados) y la cantidad de tickets se mantiene constante en 30, los agentes deberían poder cerrar cada incidente en 0.1238 horas (siete minutos y medio) o menos.
Entre otras cosas, estas observaciones lo ayudarán a determinar si necesita mejorar las habilidades de sus agentes para optimizar su productividad o si necesita contratar a más personas.
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pensamientos finales
Listo, en esta guía aprendiste cómo crear tablas de datos de una y dos variables y cómo usarlas para acelerar el cálculo de tus decisiones. Si bien copiar y pegar fórmulas en un rango de celdas puede ser útil en ocasiones, el uso de tablas de datos es una solución más confiable. Esta característica de Microsoft Excel le permite visualizar con poco esfuerzo cómo el cambio de una o dos variables afecta una simulación compleja.
