Siglas como EDI pueden parecer abrumadoras y ambiguas. ¿Qué quisieron decir?
En este caso, el acrónimo significa Electronic Data Interchange, un término elegante para el intercambio de datos entre empresas en formato electrónico.
EDI sigue estándares específicos para ayudar a cumplir con las leyes y protocolos para proteger esta información. También existen ciertos formatos estándar para este proceso que rigen las leyes y protocolos para el procesamiento de estos datos. En esta publicación, cubriremos cómo funciona, los formatos, protocolos y regulaciones utilizados, y el proceso de implementación de EDI.
Sin más demora, buceemos de inmediato.
Intercambio electrónico de datos
El intercambio electrónico de datos pretende reemplazar los métodos tradicionales de intercambio de datos basados en papel. Los estándares establecidos para EDI también ayudan a regular la automatización del intercambio de datos, eliminando la mayor parte del trabajo manual realizado por humanos. El uso de este método tiene muchas ventajas sobre los métodos manuales en papel que se usaban en el pasado.
Beneficios del Intercambio Electrónico de Datos
El intercambio electrónico de datos tiene varios beneficios de automatización significativos, como la reducción de costos y la reducción de errores humanos. También ahorra mucho tiempo; el intercambio electrónico de datos es más rápido que los métodos estándar en papel.
La automatización proporciona un flujo de trabajo más eficiente al reducir el trabajo manual, lo que genera menos errores humanos. Además, la automatización reduce el tiempo que se tarda en procesar información y ejecutar tareas, ahorrando así más tiempo.
Considere estos beneficios para mayor claridad. EDI:
- Ahorra tiempo y dinero al automatizar el proceso que antes era manual.
- Aumenta la eficiencia a medida que se comparten y procesan más documentos comerciales con mayor rapidez.
- Reduce los errores con una estandarización rígida, lo que garantiza el formato correcto antes de que los datos ingresen a los procesos comerciales o las aplicaciones.
- La integración mejora la trazabilidad y los informes, ya que las empresas pueden incorporar documentos en varios sistemas de TI que respaldan la recopilación, la visibilidad y el análisis de datos.
- La automatización respalda las experiencias positivas de los clientes, lo que permite la ejecución fluida de transacciones y la entrega rápida y confiable de productos y servicios.
¿Cómo funciona EDI?
Los estándares de mensajes EDI están definidos y establecidos por organizaciones como ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol y el Comité de Estándares Acreditados X12 (ASC X12). Estos estándares son fundamentales para garantizar una transmisión de datos segura y precisa, eliminando los problemas causados por la falta de datos, la inexactitud o la violación de datos.
La importancia de los estándares de intercambio de datos electrónicos regulados se destaca por la necesidad de coherencia cuando se trabaja con información confidencial. Los sobres de datos estructuran los tipos de datos y contienen información sobre el remitente y el destinatario. El flujo de documentos EDI, o mensajes, describe el flujo de mensajes EDI hacia y desde departamentos y socios para ejecutar procesos o transacciones.
Varios lenguajes de programación diferentes apoyan y complementan el proceso de intercambio electrónico de datos. Lenguajes como JSON, XML y la cada vez más popular tecnología blockchain complementan el proceso EDI por la forma en que estructuran los datos. La estructura de estos lenguajes permite uniformidad y consistencia; también soportan la seguridad necesaria para EDI.
Software y métodos EDI
Es mejor no pensar en EDI únicamente en términos de software, sino también en términos de métodos. Esto se debe a que existen diferentes tipos de intercambio electrónico de datos, cada uno de los cuales tiene un propósito diferente.
Veamos varios métodos de intercambio electrónico de datos y discutamos qué son y cómo usarlos.
EDI directo / punto a punto
Este método conecta directamente a dos socios comerciales; facilita la conexión individual entre ellos. La principal aplicación de este método es conectar grandes socios con proveedores.
EDI por furgoneta
VAN significa Red de Valor Agregado; este es un servicio que suele proporcionar un tercero que administra la red y brinda a los socios métodos de comunicación, como buzones de correo, para enviar y recibir documentos de datos.
EDI por AS2
AS2 es un protocolo de comunicación de Internet para transmitir y recibir datos de forma segura, proporcionando a EDI la universalidad de Internet.
EDI en línea
Es similar a AS2 en algunos aspectos; sin embargo, este método utiliza protocolos estándar de Internet a través de navegadores web. Además, este método utiliza formularios en línea; estos formularios ayudan a formatear los datos enviados de acuerdo con los requisitos de la empresa y el socio.
EDI móvil
Mobile EDI es el intercambio de datos entre dispositivos móviles; sin embargo, la adopción de este proceso fue lenta debido a problemas de seguridad. Sin embargo, a medida que la tecnología mejora y las técnicas de seguridad se actualizan, crece la cantidad de aplicaciones móviles que satisfacen estas necesidades.
tecnología de cadena de bloques
La tecnología Blockchain, inicialmente creada para compartir artículos científicos de manera segura, está ganando terreno rápidamente. Gracias a la tecnología blockchain, los artículos y la información relevante se asignarán a una nueva cadena o se agregarán a una existente. En este sentido, la tecnología blockchain se adapta muy bien a EDI y tiene una seguridad estricta incorporada.
Subcontratación EDI
Este método utiliza las ventajas de las fuentes externas como medio para manejar el intercambio electrónico de datos. Muchas empresas no cuentan con recursos internos para manejar estas tareas y, por lo tanto, subcontratan el trabajo a terceros.
implementación EDI
No todas las organizaciones tienen facilidad para implementar procesos de intercambio electrónico de datos debido a las diferentes necesidades de formato de datos. Las necesidades de formato de las organizaciones a menudo varían lo suficiente como para requerir métodos sólidos que permitan que los diversos formatos disponibles funcionen juntos, además, un panorama en constante cambio de estándares regulatorios gubernamentales para el intercambio de datos.
Estos factores han llevado a muchas empresas a subcontratar sus necesidades de EDI, lo que reduce la carga para la empresa. Sin embargo, ya sea que el proceso se maneje interna o externamente, la implementación requiere algunos requisitos y consideraciones básicos a los que hay que prestar atención. Además de los tipos de documentos, la seguridad, el hardware y el software, un proceso EDI bien construido debe incluir lo siguiente:
Software de traducción o mapeo
Este tipo de software toma los datos, identifica los distintos campos de formato y crea un mapa para facilitar la estandarización de los datos y viceversa.
Desembalaje de sobres o lotes
Estas capacidades permiten a los socios empaquetar y desempaquetar grandes cantidades de datos para simplificar y acelerar el proceso de intercambio de datos. Además, las transacciones se pueden dividir y agrupar y enviar a los departamentos correspondientes.
Enrutamiento de mensajes
Una vez que se reciben los datos, y se desempaquetan según sea necesario, el destinatario debe tomar medidas para enviar la información al destino apropiado dentro de la organización del destinatario. Aquí es donde entran en juego los mecanismos de enrutamiento de mensajes; facilitar el proceso de división de documentos según el destinatario y los datos de destino.
Acuerdos de socios comerciales (TPA)
Los acuerdos de socios comerciales sirven como acuerdos contractuales entre empresas y socios. Establece acuerdos de términos y condiciones y define estándares para la comunicación, documentos comerciales y protocolos entre socios.
Uso del intercambio electrónico de datos (EDI)
Terminemos esta publicación mirando el resumen básico de EDI.
Como definición amplia, el intercambio electrónico de datos es un método electrónico utilizado por las empresas para intercambiar información como ventas, envíos, datos de transacciones y más. Algunos de los métodos EDI más populares son EDI web, EDI directo/punto a punto y EDI a través de VAN. El uso de la tecnología blockchain para asegurar y simplificar los datos comerciales entre socios ha estado creciendo recientemente.
Los métodos varían, pero cada implementación requerirá la debida diligencia para garantizar prácticas EDI exitosas. Para garantizar procesos EDI bien construidos, cada organización necesitará:
- Software de traducción para facilitar el cumplimiento del formato de datos entre socios.
- Software de empaquetado/desvelado por lotes para la gestión estructurada de grandes lotes de datos.
- El enrutamiento de mensajes identifica destinos y facilita el intercambio de datos a los departamentos apropiados en las organizaciones asociadas.
- Acuerdos con socios comerciales que establecen los términos del intercambio de datos entre socios comerciales.
Las prácticas y la implementación de EDI pueden parecer abrumadoras, pero si cuenta con las herramientas y la información adecuadas, debería poder lograrlo al agregar esta tecnología al flujo de trabajo de su empresa.
