La Manera Geek de Administrar Impresoras

¿Ha oído hablar de la consola de administración de impresión en ^{(Print Management)}Windows 7 y Windows 8 ? Lo hice, pero lo ignoré felizmente durante años. Hasta hace poco cuando, por casualidad, despertó mi atención. Empecé a usarlo y me encantó. Por lo tanto, decidí compartir lo que aprendí con nuestros lectores y mostrar una mejor manera de administrar las impresoras y los controladores instalados.

Dónde encontrar la Consola de administración de impresión^{(Print Management Console)}

Tanto en Windows 7 como en Windows 8 , la consola de administración de impresión es parte de las ^{(Print Management)}herramientas administrativas^{(Administrative Tools)} . Sin embargo, no está disponible en todas las ediciones de Windows . Solo los usuarios de Windows 7 Professional , Ultimate y Enterprise^{(Ultimate and Enterprise)} podrán usarlo. En Windows 8 está disponible en Windows 8 Pro y Enterprise^{(Pro and Enterprise)} .

Si bien una búsqueda del término Administración de impresión en el ^{(Print Management)}menú^{(Start Menu)} de inicio de Windows 7 arrojará el resultado apropiado, hacer lo mismo en la pantalla de inicio ^(Start)de Windows 8 no lo hará. ^{(Windows 8)}Por eso, para asegurarte de encontrarlo, lo mejor es abrir el Panel de control^{(Control Panel)} e ir a System and Security -> Administrative Tools.

Esto funcionará tanto en Windows 7 como en Windows 8 .

Cuando inicie por primera vez Administración de impresión^{(Print Management)} , su ventana se verá similar a la captura de pantalla a continuación.

Sección Cómo trabajar con servidores de ^(Servers)impresión^(Print)

Aunque Servidores de impresión^{(Print Servers)} es la segunda sección a la izquierda, me gustaría mostrarla primero, ya que es la parte más interesante de la consola de administración de impresión .^{(Print Management)}

En Servidores de impresión^{(Print Servers)} , encontrará su computadora. Si es parte de un dominio de red^{(network domain)} y tiene permisos administrativos sobre él, verá también otras computadoras de ese dominio. Para cada computadora enumerada, hay información sobre los controladores instalados, la impresión de formularios, los puertos utilizados y las impresoras instaladas.

La sección Controladores^(Drivers) muestra todos los controladores de impresión instalados en la computadora seleccionada, incluidos los controladores instalados por software que emula la presencia de una impresora.

Con un clic derecho en un controlador, puede administrar diferentes aspectos del mismo, como su aislamiento de otros controladores o sus propiedades. También puede eliminar el controlador seleccionado.

El siguiente es Formularios^(Forms) . Allí verá la lista de todos los formularios que todas sus impresoras pueden usar para imprimir. Para cada uno, se muestra información útil, como su ancho, alto o tipo.

Si no recuerdas el tamaño de una página A3^{(A3 page)} , búscala aquí y podrás ver su tamaño en milímetros. Útil, ¿no?

Una columna importante en esta lista se llama Tipo^(Type) . Los valores más comunes para ello son Built In e Printer . Los formularios incorporados vienen con ^{(Built In)}Windows y no se pueden quitar ni cambiar. Los formularios de la impresora^(Printer) son instalados por una de sus impresoras y compatibles con ella. Estos formularios se pueden eliminar, con un clic derecho y luego presionando Eliminar^(Delete) . Debe eliminarlos solo si no planea usarlos.

La tercera lista es Puertos^(Ports) . Se muestran todos los puertos de impresión instalados y utilizados en su computadora. Algunos son puertos estándar que vienen con su computadora y es posible que nunca se usen. Sin embargo, aparecerán como disponibles.

Con un puerto, puede hacer clic derecho y eliminarlo o configurarlo. Eliminar un puerto significa que no se utilizará. Si una impresora real está conectada a su computadora, ya no podrá usarla y tendrá que volver a instalarla.

Otra opción es configurar un puerto. Sin embargo, pocos puertos se pueden configurar realmente.

La lista más interesante se llama Impresoras^(Printers) . Muestra todas las impresoras instaladas, incluidas las de software. Un clic derecho en una impresora revela muchas opciones de configuración. Puede: abrir la cola de la impresora^{(printer queue)} , pausar la impresión^{(pause printing)} , implementar la impresora con la directiva de grupo^{(Group Policy)} en un dominio de red^{(network domain)} , establecer valores predeterminados de impresión, administrar el uso compartido^{(manage sharing)} , imprimir una página de prueba^{(test page)} , editar sus propiedades, eliminar o cambiar el nombre de la impresora y acceder a la ^{(printer and access)} Ayuda^(Help) .

Todo esto sólo desde el menú del botón^{(click menu)} derecho .

Cómo trabajar con filtros personalizados

La primera sección, Filtros personalizados^{(Custom Filters)} , muestra la misma información que los servidores de impresión^{(Print Servers)} con el uso de filtros que se pueden configurar para mostrar solo lo que le interesa.

Algunos de los filtros más interesantes son Impresoras con trabajos^{(Printers With Jobs)} e Impresoras no listas^{(Printers Not Ready)} .

Por ejemplo, el filtro Impresoras con trabajos^{(Printers With Jobs)} muestra las impresoras que están imprimiendo algo en este momento y cuántos trabajos tienen en cola.

No olvide usar el menú de ^(Menu)acciones^(Actions) o el botón derecho del ratón^{(Right Click)} en las categorías

Un menú muy útil en la Consola de administración de impresión^{(Print Management)} es el menú Acción . ^(Action)Muestra las mismas opciones que un clic derecho en una categoría.

Por ejemplo, cuando está en la categoría Filtros personalizados^{(Custom Filters)} , le permite crear filtros de impresora o controladores^{(printer or driver filters)} personalizados .

En la sección Print Servers -> Drivers , le permite agregar nuevos controladores o administrar los existentes.

En la sección Print Servers -> Printers , ofrece la posibilidad de exportar todas sus impresoras a un archivo o importar impresoras^{(file or import printers)} desde un archivo.

Opciones muy útiles si me preguntas, así que no dudes en experimentar y aprender esta herramienta y todas sus opciones contextuales.

Conclusión

Como puede ver en este tutorial, la consola de administración de impresión^{(Print Management)} es una herramienta muy útil. Después de conocerlo mejor, lo prefiero al Panel de ^{(Printers Panel)}Dispositivos^(Devices) e Impresoras , a la hora de administrar mis impresoras. Para obtener más consejos y trucos interesantes sobre Windows , no dude en leer nuestras recomendaciones a continuación.

Have you heard about the Print Management console in Windows 7 and Windows 8? I did but I ignored it blissfully for years. Until recently when, by chance, it stirred up my attention. I began to use it and I loved it. Therefore I decided to share what I have learned with our readers and show a better way to manage your installed printers and drivers.

Where to Find the Print Management Console

Both in Windows 7 and Windows 8, the Print Management console is part of Administrative Tools. However, it is not available in all editions of Windows. Only users of Windows 7 Professional, Ultimate and Enterprise will be able to use it. In Windows 8 it is available in Windows 8 Pro and Enterprise.

While a search for the term Print Management in Windows 7’s Start Menu will return the appropriate result, doing the same in Windows 8’s Start screen will not. That’s why, to make sure you find it, it is best to open the Control Panel and go to System and Security -> Administrative Tools.

This will work both in Windows 7 and Windows 8.

When you first launch Print Management, its window will look similar to the screenshot below.

How to Work with the Print Servers Section

Even though Print Servers is the second section on the left, I would like to showcase it first, as it is the most interesting part of the Print Management console.

Under Print Servers you find your computer. If you are part of a network domain and you have administrative permissions over it, you will see also other computers from that domain. For each computer listed, there is information about drivers installed, printing forms, ports used and the printers installed.

The Drivers section displays all the print drivers installed on the selected computer, including drivers installed by software that emulates the presence of a printer.

With a right click on a driver, you can manage different aspects of it, such as its isolation from other drivers or its properties. You can also delete the selected driver.

Next is Forms. There you see the list of all forms that can be used for printing by all your printers. For each, there is useful information shown such as its width, height or type.

If you don’t remember the size of an A3 page, look for it here and you can see its size in millimeters. Useful, isn’t it?

An important column in this list is named Type. The most common values for it are Built In and Printer. The Built In forms come with Windows and cannot be removed or changed. The Printer forms are installed by one of your printers and supported by it. These forms can be deleted, with a right click and then a press on Delete. You should delete them only if you do not plan to use them.

The third list is Ports. All the printing ports installed and used on your computer are shown. Some are standard ports that come with your computer and might never be used. However, they will be listed as available.

With a port you can right click and delete it or configure it. Deleting a port means it won’t be used. If a real printer is attached to your computer, you won’t be able to use it anymore and you will have to reinstall it.

Another option is to configure a port. However, few ports can be really configured.

The most interesting list is named Printers. It shows all the printers installed, including software ones. A right click on a printer reveals many configuration options. You can: open the printer queue, pause printing, deploy the printer with Group Policy over a network domain, set printing defaults, manage sharing, print a test page, edit its properties, delete or rename the printer and access Help.

All this just from the right click menu.

How to Work with Custom Filters

The first section – Custom Filters – displays the same information as Print Servers with the use of filters that can be configured to show only what interests you.

Some of the most interesting filters are Printers With Jobs and Printers Not Ready.

For example, the Printers With Jobs filter displays the printers that are printing something at the moment and how many jobs they have in queue.

Don’t Forget to Use the Actions Menu or the Right Click on Categories

A very useful menu in the Print Management console is the Action menu. It displays the same options as a right click on a category would.

For example, when in the Custom Filters category, it lets you create custom printer or driver filters.

In the Print Servers -> Drivers section, it allows you to add new drivers or manage existing ones.

In the Print Servers -> Printers section, it offers the possibility to export all your printers to a file or import printers from a file.

Very useful options if you ask me, so don’t hesitate to experiment and learn this tool and all its contextual options.

Conclusion

As you can see from this tutorial, the Print Management console is a very useful tool. After getting to know it better, I preferred it to the Devices and Printers Panel, when managing my printers. For more interesting tips and tricks about Windows, don’t hesitate to read our recommendations below.

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