SharePoint es una herramienta poderosa y muy útil tanto para pequeñas como para grandes empresas. Sin embargo, a veces se vuelve difÃcil usar las diversas herramientas y los usuarios pueden sentirse abrumados por todas ellas. Por lo tanto, hemos decidido compartir este artÃculo sobre sugerencias y trucos de la biblioteca de documentos de SharePoint para ayudarlo. También hemos discutido algunos lÃmites de la biblioteca de documentos de SharePoint, por lo que también puede conocer las limitaciones de la biblioteca de documentos. ¿Estás emocionado de saber? Estamos emocionados de compartir nuestro conocimiento con usted sobre la configuración de la biblioteca de documentos de SharePoint. ¡Asà que vamos a sumergirnos!
Si desea usar SharePoint y aprovecharlo al máximo, debe conocer algunos consejos. En este artÃculo, hemos cubierto los mejores que le facilitarán y harán más eficiente el uso de SharePoint. Quédate hasta el final para saber más.
Antes de discutir los consejos y trucos de la biblioteca de documentos de SharePoint, primero veamos qué es realmente. La biblioteca de documentos de SharePoint es un tipo especial de lista pero diferente de una lista ordinaria en muchos aspectos. En la biblioteca de documentos de SharePoint, puede guardar sus documentos, como imágenes, archivos y PDF, etc. Básicamente, las listas se usan para almacenar datos y las bibliotecas de documentos se usan para almacenar diferentes tipos de archivos. En la biblioteca de documentos, cuando guarde cualquier información, se conocerá como un elemento. Siga leyendo para saber cómo acceder a la configuración de la biblioteca de documentos de SharePoint.
Siga los pasos que se mencionan a continuación para acceder a la configuración de la biblioteca de documentos de SharePoint:
1. Ir a SharePoint en tu computadora
2. Haga clic en el icono de configuración en la esquina superior izquierda.
3. Elige contenido del sitio del menú.
4. A continuación, elija el preferido Biblioteca de documentos.
5. Haga clic en el icono de engranaje de nuevo.
6. Seleccione Configuración de la biblioteca.
Lea la siguiente sección para conocer los ejemplos de la biblioteca de documentos de SharePoint.
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Hay muchos tipos de bibliotecas de documentos para diferentes casos de uso. Puede usar los diferentes tipos de plantillas según sus necesidades, y SharePoint las ha diseñado de tal manera que siempre habrá algo que coincida con sus requisitos. Estos son algunos ejemplos de bibliotecas de documentos de SharePoint:
- Biblioteca de documentos – Aquà puedes almacenar documentos y compartirlos con otros.
- Activo Biblioteca – Puede almacenar archivos más grandes como vÃdeos, fotos y audio archivos en este tipo de biblioteca.
- Imagen Biblioteca – Una biblioteca de imágenes es un tipo especial de archivo donde puede guardar fácilmente fotos.
- Deslizar Biblioteca – Esta es una biblioteca muy útil y aquà puedes compartir diapositivas. Y cuando necesite presentarlos en una reunión, puede hacerlo fácilmente con Microsoft Powerpoint.
- wiki Página Biblioteca – Aquà puedes guardar páginas web y web partes que contienen tanto imágenes como textos.
- De Biblioteca – Es un seguro lugar para guardar todos tus formularios, pedidos y informes.
- Sitio Página Biblioteca – Este es un tipo especial de biblioteca donde puede almacenar su paginas.
Esperamos que esto responda a su pregunta sobre los ejemplos de la biblioteca de documentos de SharePoint.
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Como la Biblioteca de documentos de SharePoint tiene excelentes caracterÃsticas, también existen algunas limitaciones y también debe conocerlas. Estos son algunos lÃmites de la biblioteca de documentos de SharePoint:
- Solo puedes ahorrar hasta 30 millones de elementos en una lista o una biblioteca de documentos. Sin embargo, podrÃa parecer que es más que suficiente. Pero si dirige una gran empresa y usa la lista de SharePoint como su principal almacenamiento de datos, incluso 30 millones puede parecer que no es gran cosa.
- solo puedes ver 5k elementos en una sola vista.
- SharePoint tiene un sistema de búsqueda muy robusto. Sin embargo, cuando hay demasiados datos, puede generar resultados incorrectos y no funcionar correctamente.
- No puede usar espacios cuando asigna un nombre de SharePoint a una biblioteca de documentos.
Hay muchas cosas que puede hacer para que su experiencia de SharePoint sea holÃstica. Comprender lo que necesita y lo que no es muy importante cuando se trata de usar algo de manera productiva. Y después de hacerte la vida más fácil, puedes compartir tu experiencia en la sección de comentarios sobre cómo has aplicado los consejos que se comparten a continuación y cómo te han beneficiado. Pero antes de eso, eche un vistazo a estos consejos y trucos de la biblioteca de documentos de SharePoint.
1. Dar nombres lógicos
Una cosa que debe tener en cuenta es SharePoint y sus herramientas son para la colaboración. Es por eso que todo lo que cree no solo será utilizado por usted, sino también accesible a sus compañeros o empleados. Por lo tanto, debe nombrar cada archivo lógicamente. Si da un nombre que es confuso y puede que otros no lo entiendan, entonces, sin el contexto, los empleados o sus compañeros perderán demasiado tiempo averiguando qué contiene la biblioteca de documentos. No pierdas el tiempo de tus compañeros, pero invierte tu tiempo para dar un nombre propio.
2. Tener diferentes tipos de biblioteca
Como compartimos, existen diferentes tipos de bibliotecas de documentos. Entonces, si está almacenando todos sus datos en uno solo, entonces no solo limita el uso de la herramienta, sino que también hace que toda la experiencia sea un poco mala. Por lo tanto, le sugerimos que utilice diferentes tipos de bibliotecas de documentos para mantener los datos organizados. Este es uno de los mejores consejos y trucos de la biblioteca de documentos de SharePoint que puede seguir entre las mejores prácticas de estructura de SharePoint.
3. Utilice el control de versiones de documentos
Cuando guarda un determinado documento, es posible que haya ingresado los datos incorrectos o que, por alguna razón, esté dañado. En ese caso, es frustrante crear el documento una vez más. Por lo tanto, para ahorrar tiempo y trabajo duro, siempre debe activar el Control de versiones de documentos. De esa manera, puede recuperar la versión anterior de un archivo. Esta es una de las opciones de biblioteca de documentos de SharePoint más convenientes.
4. Usar metaetiqueta
Puede crear carpetas y guardar sus documentos allÃ. Sin embargo, le recomendamos que cree etiquetas meta para sus documentos. Esta, entre las demás opciones de la biblioteca de documentos de SharePoint, ayuda a buscar fácilmente un elemento en particular. Pero si está utilizando carpetas en lugar de etiquetas meta, entonces es bastante difÃcil buscar un archivo en particular y le llevará más tiempo. ¿Por qué le recomendamos que evite las carpetas? Si está utilizando carpetas, está limitando la clasificación a un tipo particular solamente. Las metaetiquetas, por otro lado, son flexibles y le brindan una variedad de opciones diferentes.
5. Dar permiso
Si está a cargo de un departamento en particular y maneja la biblioteca de documentos por usted. Entonces, no solo ejerce mucha presión sobre sus hombros, sino que también consume más tiempo y no es eficiente. Si está utilizando SharePoint, es muy fácil otorgar permisos a otros. Es por eso que le asesoraremos para permitir, editar o crear nuevas bibliotecas de documentos, también a otros empleados. No solo aliviará la presión sobre su hombro, sino que también aumentará la productividad de su organización.
6. Sujetar caballos
Acabamos de decir que debe compartir la autoridad con otros para hacer que el trabajo de administrar la biblioteca de documentos sea menos agotador. Sin embargo, si un nuevo pasante o empleado se ha unido a su organización, o si es un empleado de un departamento diferente. ¿DeberÃa darles acceso a la biblioteca de documentos y darles la autoridad para editarla? Como alguien dijo una vez, un gran poder conlleva grandes responsabilidades (quien dijo esta lÃnea, comente a continuación). Entonces, siempre debes darle un gran poder a alguien con mucho cuidado. Determinar quién es responsable y quién necesita los permisos y otorgar permisos solo a ellos.
7. Nombra correctamente
Esta es una biblioteca de documentos de SharePoint bastante básica con consejos y trucos. Como dijimos anteriormente, no puede usar espacios entre palabras al nombrar una biblioteca de documentos. Entonces, ¿deberÃa usar sÃmbolos diferentes ya que escribir el nombre solo con letras pequeñas creará confusión? La respuesta es no, no debes usar sÃmbolos. Veamos cómo se verá cuando uses sÃmbolos. Pato Pato a ganar. ¿No es confuso? Siempre le sugerimos que use letras mayúsculas para una mejor comprensión. Por ejemplo, escriba el nombre asÃ, DuckDuckGo. Este es extraño, por eso debe usar este truco para nombrar la biblioteca de documentos correctamente.
8. Tener solo un tipo de contenido
Le aconsejaremos que tenga un solo tipo de contenido por biblioteca. No se mezcle con los otros tipos, ya que puede crear confusión. SharePoint no le permite etiquetar de forma masiva cuando está cargando un archivo. Por lo tanto, tener solo un tipo de contenido también puede ser beneficioso si desea agregar etiquetas. También te ayudará a encontrar fácilmente diferentes artÃculos. Siga este consejo para las mejores prácticas de estructura de SharePoint.
9. Organizar la información
La organización de la información es muy importante. Como SharePoint es una plataforma de Microsoft, puede integrar y usar fácilmente otras aplicaciones de Microsoft con SharePoint. Una de las aplicaciones es OneNote. Puede usar esta aplicación para tomar notas para organizar sus nuevas ideas en un solo lugar.
10. Leer Leer Leer
Adquirir conocimientos es muy importante cuando estás aprendiendo algo nuevo. Es lo mismo cuando desea utilizar SharePoint. Si no conoce las diferentes herramientas de SharePoint, entonces no es posible utilizar la plataforma de manera eficiente. Por eso, siempre te sugerimos que aprendas de artÃculos de blog, hagas cursos o veas videos de YouTube, para tener la mayor cantidad de información posible.
Recomendado:
Esperamos que este artÃculo te haya ayudado a conocer Sugerencias y trucos de la biblioteca de documentos de SharePoint, configuración de la biblioteca de documentos de SharePoint y ejemplos de la biblioteca de documentos de SharePoint. Si aún tiene alguna pregunta, no olvide compartirla en la sección de comentarios y nuestro equipo se ocupará de ella. También puede decirnos qué temas desea explorar a continuación, e intentaremos escribir un artÃculo dedicado a eso. También puede guardar nuestro sitio en su marcador para referencia futura. Gracias por leer.
