Guía de Google Docs y Google Drive Cloud Apps para descubrir trucos y funciones más útiles
La plataforma Google Drive no solo es útil para almacenar fotos y videos en línea (como cualquier otro servicio en la nube), sino que puede convertirse en una verdadera suite ofimática completa, trabajando en línea, fuera de línea y de manera colaborativa. A esto le sumamos que todo se ofrece de forma gratuita, lo que la convierte en una solución práctica para aquellos que no quieren pagar un buen dinero para aprovechar la plataforma de Microsoft, es decir, Office 365. En esta guía, reunimos todos los trucos de expertos para obtener un mejor uso de Google Drive y Google Docs. en las funciones más ocultas y menos utilizadas. Es posible que la plataforma aún no sea un reemplazo completo de Microsoft Office, pero ha mejorado tanto que se puede usar en producción sin ningún sacrificio particular.
La guía se dividirá en dos partes: en una las reuniremos todas Consejos y trucos de Google Driveen el otro yo consejos de expertos sobre el uso de Documentos de Google.
Los mejores trucos de escritura de Google Docs en su mejor momento
índice de artículos
Trucos de Google Drive
En esta parte de la guía, le mostramos los consejos más útiles para usar la plataforma en la nube de Google Drive como verdaderos profesionales, centrándonos en el intercambio de archivos, la publicación de archivos y otros aspectos de la colaboración de la plataforma.
Compartir un archivo o carpeta
Después de subir un archivo o carpeta a la nube, podemos compartirlo con nuestros amigos y colegas. Para compartir en Google Drive, simplemente abra su página de nube personal, haga clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta y luego haga clic en Para compartir. En la ventana que se abre, proporcionamos las direcciones de correo electrónico de nuestros compañeros y amigos para que puedan acceder al archivo para leerlo, modificarlo o descargarlo (según los permisos que les daremos).
Buscar por tipos de archivo
Al abrir Google Drive, en la interfaz principal del sitio, hacemos clic en la flecha en el cuadro de búsqueda en la parte superior para hacer la búsqueda muy detallada para elegir si mostrar solo archivos de cierto tipo, sus permisos y su visibilidad en la web .
Ordenar archivos
Hay un botón de cambio de vista en el lado derecho de la interfaz del sitio web de Google Drive, por lo que puede ordenarlos por Más nuevo, Más grande o Modificado recientemente con columnas específicas (encima de los archivos). .
Para ordenar archivos específicos, también podemos usar el menú en el lado izquierdo de la interfaz: Mi unidad, Computadora, Compartido conmigo, Recientes, Destacados y Papelera (donde encontramos archivos borrados).
varias vistas previas
Sin abrir cada archivo, podemos obtener una vista previa de varios archivos a la vez simplemente haciendo clic derecho en el archivo o carpeta y usando el botón Logro (símbolo del ojo). Mediante el uso de las teclas de cursor o las flechas de los laterales podemos así navegar por el contenido sin tener que abrirlo ni descargarlo.
Agregue Google Drive al escritorio de su computadora
Si usa Google Drive con frecuencia, podemos asegurarnos de que los archivos creados o guardados en línea también se sincronizarán en su computadora. El cliente de Google Drive se puede descargar desde el sitio web oficial, teniendo cuidado de elegir el instalador Copia de seguridad y sincronización.
La aplicación de escritorio Google Drive también le permite usar la plataforma como un servicio de respaldo en línea para archivos locales.
Puede seleccionar carpetas específicas para sincronizar cuando los archivos de sus documentos se muestran como enlaces web, a menos que elija convertirlos en documentos de Office.
Gestión de archivos adjuntos
Gracias a Drive, podemos administrar archivos adjuntos de Gmailpara guardarlos directamente en la nube sin tener que descargarlos a su computadora. Esto es muy útil si accedemos temporalmente a un equipo corporativo o público y no queremos dejar archivos adjuntos importantes. Tras volver a casa, encontraremos el archivo adjunto del correo electrónico en nuestro Google Drive, tanto en el smartphone como en el ordenador.
Aplicaciones de Google Drive
En Google Drive, no solo puede transferir archivos desde su computadora, sino también crear nuevos desde cero. Como se mencionó, puede crear documentos con la aplicación Google Docs y aún más con aplicaciones de terceros que se integran con Google Drive. Por ejemplo, puedes crear un archivo de código HTML, video, dibujo, hoja de texto plano, fax o lo que quieras. Muchas de estas aplicaciones están disponibles en Chrome Web Store o se pueden agregar presionando el botón de configuración a la derecha en la interfaz principal.
En otro artículo, analizamos las mejores aplicaciones de Google Drive que solo funcionan con Chrome como navegador.
Trucos de Documentos de Google
En esta parte de la guía, le mostramos cómo aprovechar al máximo las funciones de Google Docs en la plataforma Drive. Muchos de los comandos que se muestran también se pueden usar con Drive, ya que, en última instancia, forman parte de la misma plataforma (de hecho, Docs es una extensión de Drive para la gestión de documentos de oficina basada en la nube).
Documentos de Google sin conexión
Como se escribió en el pasado, las aplicaciones de Google Docs se pueden usar incluso sin conexión a Internet instalándolas como aplicaciones de Chrome en nuestra computadora para reemplazar Microsoft Office en la administración de archivos DOC, XLS y PTT de forma gratuita. .
Para saber cómo hacerlo, le recomendamos que lea nuestra guía. Google Drive sin conexión para abrir documentos sin internet.
Escanea documentos desde tu teléfono móvil
La aplicación Google Drive le permite transformar documentos en papel en documentos digitales gracias a una función especial de OCR. Para activarlo, solo presione la tecla + y seleccione para crear Nuevo documento de la foto.
Si quieres saber más al respecto, te animamos a leer la guía de escanea documentos PDF con la cámara de tu teléfono móvil.
escritura de voz
Si vamos a escribir un documento dictando las palabras con nuestra voz, podemos utilizar la función de escritura por voz pulsando en la parte superior Instrumentos y luego en escritura de voz.
Por supuesto, necesitas un micrófono para que esto funcione (el que viene con la videocámara también está bien, pero tendremos que pararnos cerca de la cámara).
Escritura
Cómo en Gmail, incluso en Google Drive puedes escribir a mano con el mouseinstalando una extensión específica en el navegador Google Chrome.
Esta característica puede ser muy útil para firmar documentos sin tener que imprimirlos y escanearlos cada vez, pero requiere cierta destreza con el mouse (firmar simplemente moviendo el mouse no es nada fácil).
Utilice la función OCR en el texto
Con Google Drive, puede usar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para analizar texto en archivos PDF e imágenes para convertirlos en un documento estándar editable.
De esta manera puede, por ejemplo, escanear un libro y luego copiarlo en un documento que puede editar.
Para obtener más información sobre esta función, le recomendamos que lea nuestra guía sobre cómo extraer texto de un PDF o una imagen con Google Docs.
clave de formato de copia
Botón Pintor de formato está presente en la barra de herramientas en todas las principales aplicaciones de Google Docs y se puede usar para copiar el formato de un bloque de texto a otro.
Esta es una de las características más importantes de la suite de Microsoft Office, que no podía faltar en el conjunto de programas de creación de documentos.
Establecer estilos de texto predeterminados
También es una característica principal de Word, ahora también incluida en Google Docs, con un menú desplegable donde puede seleccionar estilos de fuente predefinidos y un menú de opciones para modificar y guardar estilos nuevos que no sean los predeterminados.
busca el enlace
Si necesita escribir un documento con enlaces de hipertexto, seleccione una palabra como «Navigaweb», haga clic con el botón derecho y presione Enlace para agregar un enlace al sitio correcto que la aplicación busca automáticamente.
Arrastrar y soltar imágenes
Para agregar una imagen a su documento, simplemente arrástrela con el mouse desde una carpeta u otro sitio web a la interfaz web de Google Drive.
traducir documentos
Puede usar el poder de Google Translate y traducir documentos rápidamente usando las opciones del menú Herramientas -> Traducir documentoque permite la traducción bidireccional de 46 idiomas diferentes.
Cambiar temas de diapositivas
Los temas de presentación son muy similares a los temas de Microsoft Powerpoint, por lo que puede crear el diseño de presentación correcto de inmediato. Recientemente, es posible cambiar el tema actual desde el menú Deslizar.
Mesas de diseño
La aplicación Google Docs carece de las herramientas de diseño más avanzadas, pero puede usar tablas para crear diferentes tipos de diseños. del menú Mesa puede crear una red celular invisible para escribir y dar formato al texto de manera diferente.
Formato condicional en hojas de cálculo
Las posibilidades y el alcance de las aplicaciones web de Google Docs se amplían cada vez más por el menú Formato que en Hojas de trabajo, el equivalente de Excel, le permite crear un formato condicional para colorear el texto de las celdas de manera diferente según sus valores.
Publicar archivos en un sitio web incrustado
Esta característica única de Google Docs le permite incrustar un documento en su sitio web o página web simplemente copiando el código. Empotrarcomo con los videos de YouTube. El código se puede obtener desde el menú. Archivo -> Publicar en la Web.
Conclusiones
En esta breve guía, le mostramos todas las funciones expertas disponibles en Google Drive y Google Docs, para que pueda comenzar a usar la plataforma provista por Google como debe hacerlo. Es posible que Office no lo reemplace por completo, pero podemos usarlo para editar y leer documentos sobre la marcha.
Si somos fanáticos de la transmisión de música, también podemos usar Drive como almacenamiento para nuestros archivos para poder reproducirlos desde teléfonos inteligentes u otras computadoras como se explica en nuestra guía Cómo escuchar música guardada en Drive.
Si, por el contrario, necesitamos integrar las notas almacenadas en Google Keep en Docs o Google Drive, podemos seguir los pasos que se indican en la guía Cómo integrar Google Keep con Google Docs triunfar.
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