¿Tenemos miedo de perder documentos mientras trabajamos con la suite de Office? Veamos cómo activar el autoguardado en Word, Excel y Powerpoint
Una de las preocupaciones más comunes al crear documentos con Office es perder todo el trabajo realizado hasta ese momento debido a un corte de energía repentino o un error de Windows, junto con un reinicio forzado. Estos escenarios son cada vez más raros, pero podemos asegurar el trabajo realizado mediante la programación de Word, Excel y PowerPoint para guardar automáticamente el documento a medida que se crea: al actuar de esta manera, en el peor de los casos, solo perderemos nuestros últimos momentos antes de un problema o un accidente.
En esta guía, le mostraremos más adelante cómo habilitar el guardado automático de archivos en word, excel y powerpointproteger siempre el trabajo realizado en la oficina o en casa; si eso no es suficiente (corremos el riesgo de dañar el archivo), también le mostraremos cómo usar el Historial de archivos para poder volver a una versión anterior de un archivo, para que siempre pueda comenzar de nuevo y evitar tener que comenzar de nuevo.
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1) Guardado automático en Office 365
Si tenemos una copia de suscripción de Office 365, el autoguardado está disponible subiendo el archivo directamente a OneDrive, OneDrive for Business o SharePoint Online (for business): de esta forma, los diferentes programas de Office que uses se encargarán de sincronizar cada cambio que realice en el archivo (en cuestión de segundos) para que nunca tengamos que preocuparnos por los problemas. En primer lugar, habilitamos el cliente OneDrive en nuestro PC con Windows 10 buscando su icono en la esquina inferior derecha o buscando una entrada en el menú Inicio OneDrive.
Si tenemos versiones anteriores de Windows o estamos usando una Mac, descarga OneDrive.
Después de habilitar la carpeta OneDrive sincronizada, vayamos al programa de Office para usar, comencemos a redactar el documento (Nuevo) luego haga clic en la parte superior archivo, archivo -> Ahorrar dinero y seleccionar como ruta OneDrive -> carpeta personal. El archivo se guardará instantáneamente en la nube y aparecerá un botón en la parte superior de la ventana guardado automático.
En otro artículo, la guía sobre sincronización de carpetas en Onedrive.
Con el botón activo, ya no tenemos que preocuparnos de guardar a intervalos porque todo está sincronizado en la nube (por supuesto, debe haber conexión a Internet). Si queremos restaurar la versión anterior del archivo, simplemente haga clic en el botón en la esquina superior derecha Guardado en OneDrive y usa el menú Ver todas las versiones.
De esta manera podemos guardar y restaurar automáticamente cuando sea necesario incluso en caso de problemas con la computadora (siempre podemos continuar trabajando en otra computadora configurada con nuestra cuenta de Office 365).
Si aún no tenemos Office 365, podemos suscribirnos al servicio aquí -> Comprar Office 365.
También hay disponible una prueba de un mes del paquete básico para que pueda evaluar todos los beneficios de tener una suscripción de Office en lugar de comprar el paquete completo para la producción fuera de línea.
2) Guardado automático para versiones sin conexión de Office
Si no tenemos Office 365 sino la versión gratuita (con licencia clásica válida por tiempo indefinido), no es posible el guardado automático en la nube, pero siempre podemos aplicar guardado automático de archivos sin conexión.
En este caso utilizaremos el sistema de parches integrado con Office para poder guardar los cambios que no guardamos manualmente a intervalos más cortos (recuerda que solo pulsas CTRL + B en el teclado para guardar su progreso inmediatamente).
Para habilitar el guardado automático en versiones comerciales de Office, abrimos cualquier documento con programas de Office, haga clic en la parte superior archivo, archivo y vamos Opciones -> Rescate.
En esta ventana, asegúrese de que se indique la extensión de los últimos archivos de Office (por ejemplo, docx, xlsx, etc.), coloque una marca de verificación en el elemento Registre información sobre el guardado automático cadaconfiguramos el intervalo a 1 minuto (el mínimo que podemos configurar) y también encendemos el habla Mantenga la última versión restaurada automáticamente si sale sin guardar.
La información de guardado automático se guardará en la ruta indicada en el campo Ruta de guardado automático de archivosque también puede ser una carpeta en cualquier nube (si tenemos sincronizado OneDrive o Google Drive, podemos registrar allí los cambios y así tener una copia de seguridad continua).
Para restaurar sus archivos después de un corte de energía o un bloqueo del sistema, simplemente vuelva a abrir Office y use una herramienta de recuperación de archivos que se basará en la copia de seguridad que creó anteriormente. Desafortunadamente, este sistema solo guarda los cambios realizados cada minuto: si escribe muy rápido, perder un minuto puede arruinar muchos documentos durante la restauración.
3) Cómo usar el historial de archivos de Windows
Si queremos un sistema de copia de seguridad adicional, gracias al cual también podamos recuperar archivos potencialmente dañados por errores, reinicios repentinos o malware, podemos confiar en el sistema de guardado del historial de archivos, que está presente en Windows 10 (pero también en versiones anteriores del mismo). sistema). operando). ).
Para habilitar el historial de archivos en Windows, abra el menú Inicio en la esquina inferior izquierda, busque Configuración de copia de seguridad y abrimos el primer elemento que aparece en la parte superior; desde el nuevo menú, configure la unidad de copia de seguridad (llave USB, disco duro externo o cualquier recurso de red) haciendo clic en agregar disco.
Después de agregar la ruta de la copia de seguridad, haga clic en Otras opcionesnosotros elegimos cada 10 minutos en el menú Haz una copia de seguridad de tus archivos y finalmente agregamos la carpeta de respaldo (donde guardamos los archivos de Office) haciendo clic en el botón Agregar una carpeta.
El sistema realiza copias de seguridad automáticamente cada 10 minutos, por lo que siempre tenemos una copia de nuestros documentos de Office en una unidad separada. Para obtener más información sobre los sistemas de respaldo, consulte la guía a continuación.
LEER TAMBIÉN -> Copia de seguridad de la carpeta de usuario para guardar información personal en Windows
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