Gestión de empresas a bajo coste con Google Workspace, el paquete de aplicaciones web de Google para ser más eficientes en la organización del trabajo
Los oficinistas sabemos lo importante que es la eficiencia en el trabajo, más aún si podemos utilizar la tecnología a nuestro favor.Entre las muchas herramientas que podemos utilizar sin duda destaca Espacio de trabajo de Googlela plataforma desarrollada por Google con numerosas herramientas diseñadas para maximizar la eficiencia de cada empresa y cada empleado presente en el puesto de trabajo.
En la siguiente guía te mostraremos cómo ser más eficiente en el trabajo con Google Workspaceutilizando todos los servicios optimizados para empresas innovadoras, en una versión mejorada en comparación con el uso de los servicios de Google destinados a usuarios privados.
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1) Administrar equipos virtuales y físicos
Cualquiera que trabaje en equipo sabe cuando es importante comunicar y compartir ideas y proyectos de la empresa rápidamenteespecialmente si trabajamos en diferentes oficinas, si hay varios equipos diferentes para gestionar o si parte del equipo está en el trabajo inteligente.
En este caso podemos usar grupos de Google para gestionar todo el equipo, crear una unidad compartida y usar Google Calendar compartido programar citas, reuniones y fijar plazos de proyectos.
2) Realizar reuniones y comunicarse en tiempo real
Para aumentar la productividad en el trabajo no tenemos que utilizar ningún programa o servicio externo, ya que Google Workspace incluye todo lo necesario para reuniones de empresa, ofreciendo además un chat en tiempo real entre los distintos departamentos.
Para el propósito podemos usar Reunión de Google Y Chat de Googleque ofrecen una calidad excepcional para reuniones con varias personas y permiten a los administradores mantenerse en contacto con todos los departamentos, gestionando un chat diferente para cada grupo de trabajo (saltando a la reunión en cualquier punto del chat).
Para saber más, podemos leer nuestra guía sobre cómo usar google meet: mejores funciones y opciones para cambiar.
3) Editar documentos de equipo compartidos
Entre las funciones más populares de Google Workspace encontramos la gestión integrada de cualquier documento de oficina, especialmente los generados con Microsoft Office. De hecho, no es necesario instalar la suite de Microsoft para todos los miembros del equipo o departamentos, ya que podemos editar documentos utilizando la suite que ofrece Google.
Para editar todos los documentos podemos usar Documentos, Hojas Y Presentacionescapaz de reemplazar efectivamente Word, Excel y PowerPoint sin tener que descargar nada a la PC pero usando la cuenta corporativa de Google.
Los documentos editados se pueden guardar en su unidad personal o unidad compartida y, para los archivos compartidos, podemos ver los cambios realizados por todos los miembros autorizados del equipo.
En este sentido, te invitamos a leer nuestro artículo sobre diferencias entre Microsoft 365 o Google Workspace.
4) Comunicarse con los clientes y proveedores de la empresa
Dentro de Google Workspace encontramos Negocios de Gmailuna versión mejorada de su Gmail personal donde puede aprovecha los dominios personalizadosresponda a clientes y proveedores, proporcione imágenes de la empresa y distintivos para cada empleado, y mucho más.
Con esta versión de Gmail podemos Acceso rápido a todos los demás servicios de Google (Drive, Task, Meet y Chat), coordinando el trabajo entrante con todo el equipo o con la administración sin tener que utilizar servidores Exchange o clientes de correo dedicados (aunque configurable para administrar los buzones de correo de Gmail, para satisfacer a los más tradicionalistas).
Para saber más, podemos leer nuestra guía sobre cómo obtener una dirección de correo electrónico con un dominio personalizado.
5) Sea visible para los clientes
Ser visible para los clientes en línea es fundamental para hacer crecer cualquier negocio trabajando en la web o contenido distribuido. Para distribuir los archivos al público, para compartir los formularios de evaluación o módulos de trabajo podemos utilizar todas las herramientas integradas en Google Workspace.
Para formularios de trabajo y comentarios podemos usar Formularios de Googlepara crear un sitio rápido para nuestra empresa podemos usar Sitios de Google mientras que para distribuir archivos podemos publicar un archivo en la web directamente desde Google Drivellevándonos a Documentos, Fichas y Presentaciones, pulsando sobre Archivo y finalmente haciendo clic en Publicar en la web.
Conclusiones
Espacio de trabajo de Google No lo es una excelente alternativa a todas las plataformas de trabajo compartido del mercadodada la potencia que ofrecen los servidores de Google, la estabilidad y las funciones innovadoras que facilitan la integración de cualquier trabajo corporativo.
Esta solución no está exenta de defectos, pero sigue siendo una de las mejores soluciones para las pequeñas y medianas empresas italianas que son nuevas en la web o quieren potenciar el soporte tecnológico de los equipos de trabajo, incluso entre diferentes oficinas.
Para saber más, podemos leer nuestras guías de aplicaciones y herramientas para el trabajo en equipo, el chat, la comunicación y el intercambio de proyectos vamos cómo escribir un documento compartido al mismo tiempo.
