Funciones de Word que le ahorran horas de trabajo

Independientemente de qué computadora uses para trabajar, Windows o Mac, hay muchas posibilidades de que uses Microsoft Word. Microsoft Word puede parecer un programa sencillo a primera vista, pero es enormemente complejo, con decenas de funciones a veces obvias y muchas más veces ocultas para buscarlas en los distintos menús de opciones. Los manuales de Word, por muy aburridos que sean, parten de lo básico para explicar las funciones que. probablemente nunca se utilizarán en la vida.
Para intentar que sean lo más imprescindibles posible, veámoslos aquí Funciones especiales más útiles de Microsoft Word que vale la pena siempre saber y usartanto para quienes trabajan con él sólo ocasionalmente como para quienes lo utilizan todos los días. Son características que no se esconden como trucos secretos, pero que no se explican en ningún lado, a menos que hayan sido estudiadas en manuales específicos.

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Deja de colorear títulos y usa estilos

El primer error que arruina los documentos es seleccionar un título y ponerlo en negrita o ampliarlo manualmente. Hacer esto es como pintar cada habitación de una casa con un pincel: lleva un tiempo infinito y si decides cambiar el color, tienes que empezar de nuevo. El Estilosque se encuentra en el menú Inicio, funciona como un control remoto para todo el texto.

Si le das estilo a un título Título 1le está diciendo al programa que ese es el título de un capítulo. La gran ventaja es que si en un mes decides que ya no te gusta el azul y lo quieres todo en negro y fuente Arial, no tendrás que pasar cien páginas. Todo lo que necesitas hacer es cambiar el estilo una vez y Word cambiará instantáneamente cada título de tu documento, en un abrir y cerrar de ojos.

Mueve capítulos como si fueran ladrillos

Una vez establecidos los estilos, se desbloquea un arma secreta: el Panel de navegación (puede encontrarlo en la pestaña Ver). Es una especie de mapa lateral que enumera todos tus títulos. En lugar de copiar y pegar, puedes simplemente hacer clic en un título en el cuadro y arrastrarlo a donde quieras. Todo el texto bajo ese título se moverá con él, como si fuera un bloque LEGO, sin dejar espacios vacíos ni líneas huérfanas.

El truco para recopilar fragmentos de texto sin volverse loco

Imagínese tener que hacer un resumen tomando una oración de la página 5, un párrafo de la página 12 y una imagen de la página 30. Normalmente saltaría continuamente hacia adelante y hacia atrás, perdiendo el hilo de la discusión. Sin embargo, hay una función casi olvidada llamada Espiga.

Funciona como un cubo invisible: selecciona la primera frase y pulsa Ctrl+F3. La frase desaparece y acaba en el cubo. Haga lo mismo con los otros fragmentos de texto en diferentes partes del archivo. Cuando llegues al punto donde quieras pegar todo, presiona Ctrl+Mayús+F3 y Word vaciará el cubo, pegando cada pieza en el orden exacto en que las recogiste. Para aquellos que necesitan extraer información de documentos de gran tamaño, seguir la ruta Navigaweb utilizando este comando es la única forma de no perder la cabeza.

Vea lo invisible para evitar errores de diseño

Mucha gente escribe Word mientras mira una hoja de papel blanca y limpia, pero esto es un error. Activar el símbolo Pi (el que parece una «P» al revés en la pestaña Inicio) es como tomar una radiografía de su documento. De repente verás puntos entre palabras, símbolos al final de los párrafos y pequeñas flechas donde usaste la tecla Tab.

Evite que los dátiles se partan a la mitad

Es molesto cuando una fecha o un nombre compuesto termina entre dos líneas, con el día al final de la página y el año al comienzo de la siguiente. En lugar de utilizar la barra espaciadora habitual, úsala Unificando el espacio presionando Ctrl+Mayús+Espacio. Este comando «pega» las dos palabras: Word las tratará como si fueran un solo término y nunca las separará, moviéndolas ambas juntas a la siguiente línea si no hay espacio.

El salto de página para que no te vuelvas loco

Deje de presionar Enter repetidamente para ir a una nueva página. Es el error más común y más dañino. Para pasar a la página siguiente limpiamente, use la combinación Ctrl+Entrar. De esta forma creas un muro invisible: todo lo que añadas en la página anterior nunca moverá el inicio de la página siguiente, que siempre permanecerá perfectamente alineada en la parte superior.

Crea atajos para palabras largas

Si escribe con frecuencia nombres de empresas largos, direcciones complicadas o cláusulas legales repetitivas, no hay razón para escribirlos cada vez. Microsoft Word Dispone de un sistema de reposición automática que puedes personalizar.

Ve a las opciones de autocorrección y crea tu propio tema musical. Por ejemplo, puede decirle a Word que cada vez que escriba «dirección» y presione la barra espaciadora, debería reemplazarla automáticamente con la dirección completa de la oficina, incluido el código postal y la provincia. Es una forma sencilla de escribir mucho más rápido sin cometer errores tipográficos en las partes más aburridas del texto.

Consejos rápidos para un documento perfecto

Para aquellos que quieran un resultado profesional sin pasar horas jugueteando, esto es lo que deben comprobar antes de cerrar el archivo:

• Guardado automático: Vaya a las opciones y reduzca el tiempo de guardado automático a un minuto. Evitarás llorar si tu PC se reinicia repentinamente.
• Índice automático: Si ha utilizado Estilos de título, la tabla de contenido se crea sola con dos clics en la pestaña Referencias. Nunca lo escribas a mano.
• Comparación de documentos: Si tiene dos versiones del mismo archivo y no sabe qué ha cambiado, utilice la función Comparar en la pestaña Revisar. Te resalta las diferencias como si fuera un corrector.
• Limpieza de datos: Antes de enviar un archivo a un cliente, utilice la Inspección de documentos para borrar sus comentarios privados e información oculta.
• Bloque de caracteres: Si utilizas una fuente en particular, recuerda incorporarla en las opciones de guardado. De lo contrario, quien abra el archivo verá una fuente estándar y todo el diseño se irá al infierno.

Libro de registro de Navigaweb

Si tuviera que darte un consejo desapasionado sería este: deja de considerar Word como una simple hoja de papel digital. La mayoría de nosotros lo usamos al 10% de su capacidad, pasando horas haciendo cosas que el programa haría en un segundo. El secreto no es conocer todos los comandos, sino aprender a utilizar estilos y saltos de página. Una vez que adquiera el hábito de no tocar más la tecla Intro para ir a una nueva página, sentirá que el documento finalmente deja de luchar contra usted y comienza a colaborar. Es una pequeña inversión de tiempo al principio que te salva de crisis nerviosas al final del proyecto.

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