Hoy toca hablar con el Padre Funciones de gestión de proyectos con software herramientas de gestión de proyectos y colaboración interna y externa que están en todas partes. Gratis o de pago, simple o complejo, la oferta es infinita.
Este software puede ayudar enormemente a mejorar la comunicación y el ritmo de trabajo., siempre y cuando sepas lo que necesitas. La variedad de opciones puede confundirte, pero no te estreses, deja que este blog te ayude a elegir la más adecuada.
¿Qué es el software de gestión de proyectos?
Antes de pasar a las funciones de gestión de proyectos, necesitamos saber cuáles son estos programas que nos ayudarán con el proyecto.
En la definición básica de software de gestión de proyectos, este sistema es básicamente una herramienta que ayuda a los propietarios de empresas, directores de proyectos y particulares a realizar un seguimiento del progreso del trabajo.
Estas herramientas facilitan la colaboración, el seguimiento y la finalización de tareas sobre la marcha. También es una excelente herramienta para compartir conocimientos, ya que fomenta la documentación adecuada en toda la organización.
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En un estudio de caso realizado por el Project Management Institute, Du Telecom logró alcanzar una tasa de crecimiento del 32% en los primeros cuatro años. La empresa atribuye este crecimiento al uso de prácticas seguras de gestión de proyectos.
Esto enfatiza ¿Qué tan importante es implementar y administrar el proyecto de manera segura? y el uso de software de gestión de proyectos puede ayudarle a lograr este objetivo.
Características de la gestión de proyectos de software.
El software de gestión de proyectos tiene varias características que generalmente debería esperar de un sistema de gestión de proyectos confiable. La función básica de estos sistemas es el seguimiento del proyecto. Por ejemplo: debería poder visualizar quién está trabajando en qué parte del proyecto, los obstáculos y una descripción general de todo el proyecto.
Además, entre las funciones de gestión de proyectos disponibles en este tipo de software se encuentra esta Le permitirán mejorar la comunicación, proporcionar informes precisos y ayudarle a generar los mejores informes para su negocio. Incluso le dan la opción de configurar paneles si desea ver rápidamente cómo le está yendo actualmente.
1. Funciones de colaboración
Las funciones de colaboración son una consideración importante a la hora de comprar. La gestión de proyectos y carteras es un esfuerzo de equipo, por lo que la colaboración y el intercambio de documentos son cruciales. Esto incluye funciones que permiten a los usuarios hacer preguntas y solucionar problemas de proyectos, tareas, recursos, programas y otros problemas.
¿Las capacidades de colaboración del software permiten a los gerentes y miembros del equipo colaborar fácilmente en la priorización, asignación de recursos y flujo de procesos? Al colaborar, ¿puede el equipo profundizar en un proyecto, recurso o tarea específica? ¿Existen funciones de redes sociales empresariales, mensajería instantánea y otras herramientas de colaboración fáciles de usar? Esta es una de las funciones básicas de la gestión de proyectos.
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2. Capacidades globales y móviles
Muchas empresas ejecutan muchos proyectos en todo el mundo, los llamados Es importante medir la capacidad del software de gestión de carteras y proyectos para respaldar las operaciones internacionales.. Esto puede incluir la funcionalidad de conversión de moneda, así como soporte en varios idiomas.
Muchas organizaciones también emplean una gran cantidad de trabajadores móviles, por lo que la capacidad de admitir el acceso móvil a las funciones es crucial. El acceso móvil al software de gestión de proyectos y carteras permite a los usuarios aprovechar las mejores funciones, independientemente de dónde trabajen y pueden ayudarle a colaborar mejor.
3. Soporte de gestión y datos
Los beneficios de un buen software con buenas funciones de gestión de proyectos se pueden lograr cuando Los sistemas obtienen datos sobre todos los aspectos del proyecto para el personal directivo y los directores de proyecto., para que puedan tomar decisiones sobre el establecimiento de prioridades, recursos, presupuestos y cronogramas. Por lo tanto, tiene sentido que la plataforma admita la recopilación, el análisis y el intercambio de datos.
Los datos pueden provenir de sistemas financieros, de recursos humanos y de otro tipo, por lo que el software de gestión de carteras y proyectos requiere automatización y flujo de datos. ¿La plataforma admite la exportación de datos en los formatos de archivos más populares de la industria, tanto de fuentes internas como externas?
Gestión de datos incluida calidad y seguridad de los datos, es otra cuestión a considerar al caracterizar la gestión de proyectos. Esto incluye posibilidad de eliminar la entrada de datos innecesaria, e identificar y corregir datos que violen los criterios de reglas comerciales preconfigurados, que las organizaciones pueden modificar según sea necesario.
Las capacidades de seguridad incluyen control de acceso a datos, como la capacidad de establecer permisos basados en roles.
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4. Ampliabilidad, escalabilidad, flexibilidad
Para empresas en crecimiento, La capacidad de la plataforma para expandirse y escalar para satisfacer las crecientes necesidades de los usuarios y respaldar un número cada vez mayor de proyectos es esencial.. ¿La plataforma contiene módulos que garantizan flexibilidad y fácil expansión para un proyecto específico? ¿Permite que los usuarios activen y desactiven funciones según sus necesidades en cualquier momento? Esta es una de las funciones más importantes de la gestión de proyectos de software.
5. Integración con otros sistemas
El software debe funcionar con otros sistemas. para que una organización pueda obtener importantes beneficios del software de gestión de carteras y proyectos. Esto permite a los usuarios realizar una variedad de tareas de análisis de diseño.
Estos pueden incluir sistemas financieros, aplicaciones de gestión/cronometraje de servicios, sistemas de gestión de proyectos, plataformas de inteligencia empresarial y plataformas ERP.
¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?
Tener este tipo de sistema con excelentes funciones de gestión de proyectos le dará la tranquilidad de que sus proyectos se completarán de manera correcta y eficiente. A continuación se enumeran una serie de ventajas competitivas que disfrutará al implementar un software de gestión de proyectos en su empresa:
Colaboración en tiempo real
Un sistema en la nube puede brindar a los usuarios la capacidad de trabajar juntos en un espacio compartido sin sacrificar la atención de cada usuario y, además, Los líderes de proyecto tendrán la oportunidad de trabajar en múltiples proyectos y monitorear el desempeño de sus subordinados. mientras que los gerentes pueden mantenerse actualizados con todo lo que sucede sin afectar la productividad de los demás.
Compartir documentos
Parte de la función de colaboración en tiempo real es la capacidad de compartir y trabajar en documentos con otros miembros del equipo. Esto puede facilitarse con soluciones de gestión de proyectos que permiten a una empresa integrar aplicaciones de almacenamiento en la nube de terceros en su sistema, facilitando la colaboración remota.
Manejo de costos
Un buen sistema de gestión de proyectos ofrece a sus usuarios informes precisos que le ayudarán a pronosticar costesidentificar fuentes de sobrecostos y mejorar la producción para abordar cualquier problema de costos actual.
Informes en tiempo real
Los sistemas en la nube pueden generar informes que simplifiquen la información importante de la empresa para hacerla más comprensible para el usuario. Esto es necesario para identificar los KPIS adecuados para evaluar el desempeño del equipo de trabajo.
Documentación más sencilla
Debido a una operación más fácil, El software de gestión de proyectos también facilita la creación de documentación.. Esto significa que los proyectos se pueden utilizar para análisis y reimplementación en el futuro, y otros equipos pueden implementar las soluciones proporcionadas por equipos anteriores en proyectos futuros.
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