Google Drive Se ha convertido en una de las mejores y más populares formas de compartir archivos entre clientes, colegas y amigos sin tener que descargarlos directamente.
Hace diez años, habría enviado estos archivos como un archivo adjunto de correo electrónico o un enlace desde un sitio como mega carga ambas cosas mediafuego . Alegrémonos todos de que estos días hayan quedado atrás.
Una característica popular en estos sitios antiguos que ha migrado a los intercambios populares de hoy en día, como pastilla , es posible revocar el enlace o dejar de compartir el archivo después de un cierto período de tiempo. Esto no es algo que podamos hacer por correo electrónico. Sin embargo, esta es una característica que muchas personas desconocen Google Drive .
Algunos archivos confidenciales no deben estar en
Internet Siempre. En este artículo, hablemos sobre cómo establecer una fecha de vencimiento para el acceso a archivos compartidos para Google Drive .
Acceder a las restricciones de caducidad de los archivos compartidos en Google Drive
Es importante saber que esta función solo está disponible para cuentas de organizaciones de pago. G suite . Esto significa cuentas estándar Google o cuentas que usan la versión heredada gratuita G suite no se puede utilizar la caducidad del acceso al recurso compartido de archivos.
Usuarios que no pertenecen a una organización paga G suite Es posible que aún tengan archivos que caducan compartidos con ellos, pero se debe cumplir este requisito para configurar el acceso a caducar a los archivos compartidos en Google Drive. Si trabajas para una empresa que te asigna su propia cuenta de correo a través del dominio gmail personalizado, lo más probable es que tenga acceso a esta función a través de esta cuenta.
Cómo configurar la caducidad del acceso a archivos compartidos en Google Drive
Por supuesto, el primer paso en este proceso es compartir el archivo con alguien. Para compartir uno de sus archivos en Google Drive, la forma más fácil es acceder al archivo y luego buscar el botón azul grande en la esquina superior derecha. Para compartir(Comparar) No te lo puedes perder.
haga clic aquí(Hacer clic) en él y aparecerá un cuadro transparente que le permitirá ingresar la lista de direcciones de correo electrónico con las que desea compartir el archivo.
presiona el botón Aceptar(ESTÁ BIEN) para enviar la(s) invitación(es) para compartir archivos cuando esté lista. Después de eso, querrá volver a abrir el mismo archivo y hacer clic en el botón azul nuevamente. Para compartir(Comparar) o haga clic derecho en el archivo y haga clic en Para compartir(Comparar) . Haga clic esta vez Avanzado(Avanzado) en la esquina inferior derecha del cuadro iluminado.
En este caso, si pasa el cursor sobre la línea de cualquier usuario con el que está compartiendo el archivo, aparecerá un ícono de temporizador con las palabras » establecer un vencimiento(Establecer una caducidad) «Cuando pasas el cursor sobre él. Si no ve este ícono, es posible que no esté usando su cuenta en G suite compatible. Si es así, haga clic en él.
Otra razón por la que es posible que no lo veas es porque Google actualizado la interfaz interfaz gráfica de usuario por Google Drive . En su lugar, es posible que deba hacer clic en el pequeño menú desplegable junto a su nombre y luego hacer clic en Dar acceso temporal(Otorgar acceso temporal) .
Ahora verá una ventana similar a las dos siguientes. La imagen de arriba es la última versión. Google Drive y lo más probable es que te encuentres.
Esto debería activar las opciones de caducidad de acceso. Al hacer clic en el menú, se mostrarán las fechas típicas de 7 y 30 días, o puede hacer clic en Fecha personalizada…(fecha no estándar…) para establecer su propia fecha de vencimiento.
Establecer una fecha personalizada le permitirá seleccionar el día desde la vista del calendario. El único inconveniente es que no puede seleccionar la hora, solo la fecha: el archivo caducará un minuto antes de la medianoche de cualquier día seleccionado.
Cuando esté satisfecho con la forma en que configuró la caducidad del acceso a los archivos compartidos, haga clic en guardar cambios(Guardar cambios) y luego en Inteligente(Dar) . ¡Eso es todo!
Lo importante a tener en cuenta es que los usuarios aún podrán mantener su archivo más allá de la fecha de vencimiento descargándolo. Para evitar esto, configure su acceso para que solo les permita ver el archivo (no editarlo) y habilite el » Deshabilitar las opciones de descarga, impresión y copia para comentaristas y espectadores(Deshabilitar las opciones de descarga, impresión y copia para comentaristas y espectadores) «.
Si tiene una cuenta con una organización de G Suite que no es heredada, la caducidad del acceso a los archivos compartidos es uno de los muchos beneficios infrautilizados que puede aprovechar. Solo toma unos segundos, ¡así que no dejes que esos archivos confidenciales anden por ahí para siempre!
En caso de G suite no es lo suficientemente seguro o no cumple con sus estándares, también tenemos una excelente guía sobre cómo configurar su propio almacenamiento en la nube personal(cómo configurar su propio almacenamiento en la nube personal) . Compruébelo para obtener un control completo sobre el uso compartido de la nube.
