La limpieza de datos puede poner a su organización en la mejor posición para cumplir con las normas de seguridad y ayudar a mantener y administrar sus datos. Esta es una parte esencial de su estrategia de protección de datos. ¿La mejor parte? Lo pueden hacer pequeñas y grandes empresas.
Si el término «borrado de datos» te asusta, no tengas miedo. Estamos aquí para compartir este concepto y brindarle formas prácticas de comenzar a depurar datos ahora. Echemos un vistazo a cómo sería la depuración de datos en su organización.
¿Qué es el borrado de datos?
La limpieza de datos es el proceso de eliminar datos de una base de datos. Cuando elimina datos, se eliminan de forma permanente y no se pueden restaurar. Esta es una práctica clave para un buen mantenimiento de los datos como parte de la gestión del ciclo de vida de los datos (DLM). Esto también es importante para las leyes de protección de datos como el RGPD, que incluye los derechos de los interesados a solicitar la eliminación de sus datos personales.
La limpieza de datos a menudo se puede confundir con la eliminación de datos; ahora leamos sobre las diferencias.
Eliminación de datos versus eliminación de datos
Aunque la eliminación de datos es permanente e irreversible, la eliminación de datos puede ser una medida temporal. Depende del método de eliminación, como eliminar datos de una aplicación pero dejar la copia de seguridad en otro lugar. Esto significa que puede recuperar datos eliminados después de que se hayan eliminado de un dispositivo o servidor.
Otro punto común de confusión es la eliminación de datos versus el archivo de datos.
Eliminación de datos y archivo de datos
La eliminación de datos es el proceso de eliminar por completo una copia de datos de un dispositivo o servidor, mientras que archivar datos significa mover datos en lugar de eliminarlos. Esto es bueno para los datos que ya no se necesitan activamente y se pueden mover a un dispositivo de almacenamiento separado para la retención a largo plazo, por ejemplo, para uso futuro o para el cumplimiento normativo.
¿Cuáles son los beneficios de la limpieza de datos?
La eliminación de datos es un componente clave del cumplimiento de la protección de datos, pero también es esencial para mantener una base de datos saludable y precisa.
Teniendo en cuenta que 95% de la organización notan el impacto de la mala calidad de los datos en su trabajo, la limpieza de datos es un antídoto muy necesario para las bases de datos obsoletas y rebeldes.
Dicho esto, ¿cuáles son los beneficios de la limpieza de datos? Vamos a desglosarlo.
1. Ayuda a proteger eficazmente los datos confidenciales.
Mantener una base de datos limpia es un componente clave del cumplimiento de la protección de datos. A continuación, se incluyen algunos de los términos clave de protección de datos a tener en cuenta al decidir borrar sus datos, que se pueden analizar en detalle en el sitio web. Sitio web de la OIC.
- Derecho a eliminar: También conocido como el «derecho al olvido», elimina la información personal a pedido.
- Base legal para el procesamiento: Solo procesa datos que son necesarios para un propósito específico.
- Minimización de datos: Usted se asegura de que los datos personales tratados por usted sean adecuados y se limiten a lo necesario.
- Limitación de almacenamiento: Tiene una política que cubre los períodos de retención estándar de su organización y elimina o anonimiza los datos después de ese tiempo.
- Limitación de propósito: Tiene claro los propósitos del procesamiento de datos y borra los datos.
Una vez que se cumplen todos estos requisitos, es imperativo que los datos se borren por completo, de lo contrario, corre el riesgo de un riesgo de seguridad para los usuarios y una infracción de las normas de seguridad.
2. Le ayuda a desarrollar una vista más precisa de sus contactos.
La limpieza de datos es esencial para las organizaciones B2B que almacenan datos sobre sus clientes y contactos. Los datos de contacto cambian constantemente, y eso se debe a que las personas cambian constantemente. Sería difícil encontrar a alguien en su base de datos que tenga exactamente el mismo cargo, número de teléfono y dirección de correo electrónico que hace cinco años.
cada año estimado que:
- El 30% de las personas cambia de trabajo
- El 43% de las personas cambia de título y/o cargo
- 37% de las direcciones de correo electrónico cambian
Sin embargo, a medida que las personas crecen y cambian, muchas estrategias de gestión de datos se quedan atrás. De hecho, los datos son como productos frescos: no durarán para siempre y necesitan una limpieza regular para que algunas manzanas podridas no afecten la calidad general de la base de datos.
En realidad, Experian descubrió que la organización promedio sospecha que el 29% de sus datos actuales de clientes y prospectos son inexactos de alguna manera. Imagínese llamar al número de teléfono equivocado o llegar al correo electrónico equivocado: este es un cliente potencial que ya no se puede convertir porque los datos obsoletos no se han eliminado.
Las leyes de protección de datos también significan que los datos limpios son más importantes que nunca. El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) incluye un «derecho al olvido» para los europeos y establece requisitos sobre cuánto tiempo las empresas deben conservar los datos personales.
3. Puede concentrarse en los datos que son más importantes para su organización.
Sin datos obsoletos y redundantes que lo distraigan, puede concentrarse de manera más efectiva en los datos que lo ayudarán a atender mejor a sus clientes y permitir que su equipo ofrezca mejores ofertas, mejores campañas de marketing y mejores interacciones con los servicios.
Puedes tener todo tipo de datos sobre tu cliente, como la raza de su perro. (Quédate con nosotros). Esto puede haber ayudado a uno de sus vendedores a conectarse con ese cliente en algún momento, pero ya no ayuda a mantener esa relación con el cliente. Eliminar estos datos no afectará negativamente a su negocio. De hecho, puede ser beneficioso para ayudarlo a ahorrar un valioso espacio de datos.
4. Lo ayuda a reducir sus costos de almacenamiento en la nube.
Si almacena menos datos, naturalmente ocupará menos espacio en los servidores y en la suscripción a la nube. Piénselo: si limpia todos los terabytes de datos que no necesita, ahorrará cientos o incluso miles de dólares al mes.
Si utiliza un producto de datos como servicio, los ahorros pueden ser significativos. Dejar los datos sin usar y ocupar su asiento es una forma segura de desperdiciar dinero que se gastaría mejor en atraer clientes y aumentar sus ingresos.
5. Puede sincronizar datos confiables entre aplicaciones para obtener información enriquecida.
Descubrimos que la limpieza de datos conduce a una base de datos más precisa. Ahora que tiene datos que puede usar y en los que puede confiar, puede sincronizarlos con su software operativo y tener datos mejores y más limpios en todas sus aplicaciones. Esto puede incluir el tuyo CRM, software de servicio, software de marketingy evento sistema de gestión de contenidos.
Este tipo de sincronización entre todas sus aplicaciones puede ayudarlo a crear mejores análisis y brindarles a sus clientes una experiencia sin problemas. No solo comprenderá su desempeño y podrá actuar y responder a ese desempeño, sino que también podrá impresionar a sus clientes al reducir la redundancia en su sistema.
Cómo borrar datos
¿Cómo borras los datos? Puede comenzar con los siguientes pasos simples. Por supuesto, dependiendo de la complejidad y las necesidades de su negocio, es posible que tenga pasos adicionales, como averiguar quién debe participar en el proceso de eliminación de datos.
1. Seleccione la herramienta de borrado de datos.
Si bien puede eliminar datos manualmente simplemente eliminando datos y luego eliminando datos del disco duro de su sistema o de la «papelera de reciclaje», le recomendamos que utilice una herramienta dedicada. Esto puede requerir que primero sincronice todos sus datos con la herramienta, pero le ahorrará horas y días a su equipo y reducirá los errores.
Una de las herramientas que recomendamos es Centro de operacioneslo cual es excelente si desea administrar y eliminar ventas y datos de contacto. Si su caso de uso es diferente, pruébelo gratis herramientas de eliminación de datos aquí.
2. Seleccione los datos que desee eliminar.
Incluso si comprende los beneficios de la eliminación de datos, no siempre es fácil determinar qué datos deben eliminarse. Como todo declarativo con buenas intenciones, puede que te preocupes, «¿pero y si lo necesito?» y en cambio no hacer nada.
Sin embargo, cualquier organización puede comenzar eliminando datos que definitivamente no necesita, como datos duplicados e inexactos.
Al considerar qué datos eliminar, puede borrar los datos que son:
- Incorrecto
- Incompleto
- Duplicar
- Obsoleto
- Innecesario
3. Borre los datos y automatice la limpieza futura.
Use la utilidad o el método manual para eliminar datos del sistema. Le recomendamos que vuelva a verificar si desea eliminar estos datos, ya que una vez que se hayan borrado, ya no serán recuperables.
Después de identificar los datos extraíbles, puede automatizar la limpieza datos de baja calidad para garantizar la implementación regular de su estrategia. Los datos personales almacenados deben administrarse de manera segura y ética como parte de una estrategia de almacenamiento en la nube.
Mejores prácticas de eliminación de datos
Hemos establecido que la limpieza de datos es importante y es una parte esencial de su estrategia de gestión de datos. Pero, ¿qué mejores prácticas debería implementar al limpiar datos?
Echemos un vistazo.
1. Prepare sus datos antes de limpiarlos.
Si tiene muchas fuentes de datos diferentes y anomalías de formato, es necesario sincronizar y estandarizar los datos antes de purgar. De esta manera, evitarás hacer el mismo trabajo dos veces.
Por ejemplo, si una de las columnas de datos no coincide con un campo en su CRM, puede crear una segunda columna que represente los mismos datos pero con una etiqueta diferente. Esto requerirá eliminar ambas columnas dos veces.
2. Determinar el período de almacenamiento antes de la limpieza.
La eliminación manual de datos es tediosa, pero hacerlo automáticamente, sin un período de retención, puede provocar la pérdida de datos que puede necesitar a corto plazo. Le recomendamos que cree un período de retención mensual o incluso de un cuarto de hora en el que los nuevos datos irrelevantes permanecerán en el sistema, siempre que deban usarse o recuperarse dentro de un período de tiempo determinado. Si no lo hace, será eliminado.
Puede determinar el período de retención utilizando la herramienta de eliminación de datos. Por ejemplo, en HubSpot, puedes crear un flujo de trabajo que archive un contacto después de un cierto período de inactividad. Si este período de inactividad no se interrumpe, el contacto se eliminará del sistema.
3. Considere alternativas antes de limpiar.
Archivar y eliminar puede ser suficiente en algunos casos, especialmente si no tiene una base de datos particularmente grande. Si está trabajando con una pequeña lista de contactos y solo tiene contactos inactivos, puede ser suficiente archivarlos mientras están inactivos. De esa manera, si alguna vez vuelven a estar activos, no tiene que volver a agregarlos a su CRM o sistema de gestión de contactos.
Si elige hacer una copia de seguridad en lugar de borrar, asegúrese de tener suficiente espacio en su sistema para almacenar estos datos archivados.
4. Cree una estrategia de eliminación de datos organizada.
La eliminación aleatoria de datos puede provocar una pérdida significativa de datos, lo que puede dañar su negocio con el tiempo. Siéntese con los jefes de equipo y los ejecutivos de la empresa para averiguar por qué, qué, cuándo y cómo se aplica una estrategia de eliminación de datos.
- ¿Por qué estamos borrando datos? (Para liberar recursos, aumentar la seguridad, etc.)
- ¿Cuándo borraremos tus datos? (Trimestral, mensual, quincenal…)
- ¿Qué datos borraremos? (Contactos inactivos, publicaciones de blog antiguas, correos electrónicos desactualizados, etc.)
- ¿Cómo lo limpiamos? (Usando la herramienta de borrado de datos, ejecutando un comando, etc.)
Después de desarrollar su estrategia inicial, asegúrese de iterar y desarrollar un flujo de trabajo de eliminación de datos mejorado a medida que crece su negocio y su base de datos.
La eliminación de datos conduce a datos mejores y más limpios
La limpieza de datos es solo una parte de una estrategia eficaz de gestión de datos. Comience por comprender qué datos necesita, para qué propósitos y por cuánto tiempo. A continuación, puede eliminar los datos que ya no necesite para mejorar la limpieza e integridad general de la base de datos.
Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en octubre de 2020 y se actualizó para que sea completa.
