Configuraciones de Word para cambiar para ahorrar tiempo

Configuraciones y opciones de Word que necesita cambiar para mejorar el flujo de trabajo de su documento

Como cualquier software, Microsoft Word también necesita optimización que se puede lograr modificando productivamente algunas configuraciones y opciones predeterminadas.
Gracias a estos cambios, el programa de mecanografía más utilizado en el mundo debería volverse más ligero, más rápido y brindarle acceso rápido a las funciones más útiles y comunes, para no perder tiempo en actividades de administración de documentos que necesitan ser automatizadas.
En esta guía, te mostraremos todo en detalle. configuraciones que podemos modificar o intentar mejorar nuestro trabajo con Wordpara ahorrar tiempo y esfuerzo y escribir artículos comerciales o científicos más rápido.

Opciones de palabras para cambiar

En la guía nos referiremos a la última versión de Word, que se puede descargar como actualización o como nuevo programa de Internet, aunque también se pueden recrear muchos pasos en versiones anteriores de Word (no obstante, le recomendamos que utilice la última versión posible). que en el momento de escribir este artículo es palabra 2019).

Habilitar guardado automático

Una de las funciones más solicitadas en Word es sin duda el guardado automático en tiempo real que nos permitirá recuperar rápidamente nuestros documentos en caso de caída o pérdida repentina de la conexión a Internet. Desafortunadamente, esta funcionalidad solo presente en la suite de Microsoft 365es decir, un conjunto de programas de Microsoft Office equipado con sincronización en la nube.
Para usarlo, necesitaremos suscribirnos a Microsoft 365, comenzar a descargar la versión del paquete 365 y (finalmente) iniciar Word, crear un nuevo documento y poner una marca de verificación en el interruptor. guardado automáticoestá en la esquina superior izquierda.

Crea documentos con texto aleatorio o Lorem Ipsum

Si necesitamos crear documentos de Word sobre la marcha que contengan texto aleatorio (útil para probar nuevos programas o crear guías en Word), no debemos preocuparnos demasiado, ya que Word puede generar texto aleatorio o generar texto. lorem ipsumpara que pueda descargar rápidamente nuevos archivos de Word con fines de prueba.

Para generar automáticamente el texto de Lorem Ipsum, simplemente escriba el siguiente comando en un documento en blanco:

= lorem (5.5)

seguido de una clave Entrar en. Al instante el documento se llenará con 5 párrafos de 5 líneas cada uno para que lo llenes rápidamente. Al modificar dos números en el código, podemos generar un texto aún más largo. Si queremos generar texto aleatorio en lugar de Lorem Ipsum, podemos usar el código:

= rand (5.5)

Generará un texto prestado de la guía oficial de Word, por lo que puedes probar el documento con diferentes programas o probar uno de los otros trucos que te mostramos a continuación.

Cómo resaltar rápidamente una oración completa

Si hasta ahora ha estado seleccionando oraciones con el mouse, le complacerá saber que podemos hacer que Word lo haga todo, ¡reduciendo a cero el riesgo de cometer errores!
Para seleccionar rápidamente una oración completa, mantenga presionado CONTROL y presione el botón izquierdo del mouse en la primera palabra de la oración; toda la oración se marcará inmediatamente, hasta la puntuación. El mismo truco se puede usar para hacer que una oración aparezca en negrita o cursiva: simplemente mantenga presionada la tecla CTRL, mantenga presionada la tecla GRAMO. (negrita) o ESTE (cursiva) y finalmente presione la primera palabra de la oración.

Establecer la ubicación preferida para guardar archivos

Ir al menú Archivo -> Opciones y luego en la pizarra Rescate para establecer una carpeta preferida para guardar documentos.
La ventaja es que de esta manera puedes usar el botón del disco para guardar un nuevo documento inmediatamente y volver a abrirlo rápidamente.
Desde la misma pestaña de configuración, también puede elegir el formato de archivo predeterminado y cambiarlo a docx, doc, odt o rtf según sea necesario.

Mover «Guardar como» a la barra de herramientas de acceso rápido

Botón guardar con nombre debe estar siempre a mano para que cualquier documento nuevo pueda guardarse inmediatamente con un nombre reconocible. Por lo tanto, puede usar la barra de herramientas de acceso rápido más alta de todas, que también tiene botones Guardar y Restaurar edición.
En la barra, haga clic en la flecha hacia abajo y haga clic en Otros comandos. En las opciones de Word, busque un comando guardar con nombre y añádelo a la columna de la derecha. Recuerde, sin embargo, que Guardar como se puede hacer rápidamente presionando la tecla F12 en el teclado de su computadora.

Acelere las operaciones de copiar, cortar y pegar

Cuando hace clic con el botón derecho en un documento de Word, hay opciones de copiar y cortar y pegar que pueden demorar un tiempo.
Si prefiere desactivarlo y usar para pegar texto siempre en modo sin formato para mostrar el botón Pegar clásico, vaya al menú Archivo -> Opciones -> Avanzado y desmarque el botón. mostrar opciones de pegado. El hecho es que copiar y pegar se puede hacer más rápido con la combinación de teclas CTRL + C, CTRL + X y CTRL + V.

Establecer la fuente predeterminada

Utiliza Microsoft Word indicadores Hasta talla 11.
Precisamente porque está predefinido y todo el mundo lo usa, podría ser más conveniente cambiarlo, tal vez configurando el viejo Times New Roman o Helvetica (o Arial) para que se seleccione la mejor fuente para escribir un currículum y, por lo tanto, también perfectamente adecuado para documentos comerciales.
Para cambiar la fuente en su documento, simplemente deje abierta la pestaña Inicio en la cinta y seleccione una fuente del menú desplegable.
Para cambiar la fuente predeterminada para todos los documentos de escritura futuros, haga clic en la esquina derecha del campo personaje tarjetas Casa.
Seleccione Arial, presione el botón Establecer como predeterminado, luego cambie la opción para colocar un «Para todos los documentosantes de hacer clic en Aceptar.

Desactiva las sugerencias pasando el cursor sobre el botón

Si tiene suficiente experiencia con Word, puede acelerar su programa desactivando las sugerencias y los minitutoriales que aparecen automáticamente cuando hace clic en un botón. Si nunca los leemos, puedes desactivarlos en el menú. Archivo -> Opciones -> Generalcambiándolo estilo rápidoen no mostrar pistas ambas cosas no mostrar la descripción de la función … para poder leer el nombre del botón al pasar el cursor sobre él. El último modo es preferible ya que muestra los nombres de los comandos sin descripciones.

Cambiar la plantilla Normal a una de las seleccionadas

Para ahorrar tiempo en la configuración de la página y repetir las opciones de formato, puede crear una plantilla predeterminada para cada nuevo documento que se abre. Luego haga clic derecho en el estilo Normalen el centro a la derecha de la cinta y presione Editar.
Luego cambie la fuente como en el paso 4, y luego el tamaño y estilo de la fuente. Los botones encima de la vista previa también te permiten elegir los márgenes laterales y la altura del interlineado.
En la esquina inferior izquierda, puede ingresar otras secciones de edición, como pestañas, párrafos, bordes y más. antes de hacer clic Está bien y salir, elija una opción a continuación «En nuevos documentos basados ​​en este modelo«.
Nota: El estilo normal se guarda en un archivo llamado normal.dotm. Si se cambia, daña o mueve, Word creará automáticamente una nueva versión que usa la configuración predeterminada original y luego perderá las personalizaciones realizadas.

Cambiar datos personales en documentos

Esto es algo que muchos olvidan y que corre el riesgo de causar una mala impresión. De hecho, si escribe un nuevo documento a partir de uno existente, cualquiera que lo lea puede encontrar que el documento no es nuestro porque la información que contiene apunta a un autor diferente.
Todos los metadatos y la información personal son visibles desde el menú. Archivo > Información

La edición de datos personales en Word se realiza una vez y se aplica a todos los documentos guardados posteriormente.
La información del autor se puede cambiar en el menú. Archivo -> Información o también en Archivo -> Opciones -> General y pon tu nombre debajo de «Personaliza tu copia de OfficeSi desea cambiar el autor de un documento específico, puede usar el menú Revisar, o puede agregar y editar el autor en el cuadro que aparece después de guardar como.

Eliminar la propiedad del documento y la información personal

Si desea privacidad completa sobre quién escribió y editó el archivo de Word, es importante eliminar los metadatos ocultos que incluyen los nombres de las personas que trabajaron en él, la fecha de creación, las versiones anteriores, el tiempo de trabajo y más. La información almacenada por Microsoft Office es visible desde el Archivo -> Información.
Para borrar toda esta información, ve al menú Archivo -> Opcionesprensa centro de Seguridad y luego en Configuración del centro de confianza. Vaya a Opciones de privacidad y presione el botón Controles de documentos, luego seleccione Eliminar todos los metadatos.
Nota: Esta es una configuración relacionada con el archivo en uso y no es permanente.

Deshabilitar vista protegida en Word

Vista protegida es un modo de solo lectura que, como su nombre indica, está diseñado para proteger su computadora del documento recibido en caso de que se infecte. Si está recibiendo archivos de fuentes confiables, puede deshabilitar vista protegida.
luego ve a Archivo -> Opciones -> Centro de confianza -> Configuración del Centro de confianza y desmarque todas o algunas de las opciones en la sección vista protegida.

Desplazamiento automático

Para la lectura manos libres de documentos largos, el desplazamiento automático se puede activar con solo tocar un botón.
Este botón se puede agregar a la barra de herramientas de acceso rápido en la parte superior presionando la tecla de flecha hacia abajo que se mueve hacia arriba Otros comandos -> Seleccionar comandos de -> Todos los comandos–
El botón de desplazamiento automático aparecerá como un círculo blanco. Cuando se presiona, el puntero del mouse se convierte en una flecha doble y puede desplazarse por el documento con el mouse sin hacer clic en nada. Para salir del modo de desplazamiento automático, presione el botón del mouse o presione la tecla Esc.

Conclusiones

Muchos de estos consejos y trucos han sido utilizados diariamente por personas que han estado trabajando con Word durante años, pero este puede ser un buen punto de partida para cualquiera que esté comenzando a trabajar de manera estable en Word y desee una respuesta más rápida, conveniente y eficiente. . usar.

Siguiendo con el tema de códigos y funciones que podemos usar en Word, te invitamos a leer nuestras guías Funciones especiales de Word que siempre deben usarse al escribir un documento y cómo
Optimice Word desactivando opciones innecesarias.