Cómo usar los formularios de Google como un rastreador de gastos

Un rastreador de gastos es vital si está haciendo un presupuesto o si necesita saber a dónde va su dinero. Google Forms es un generador de formularios gratuito que funciona muy bien como un rastreador de gastos.

Google Forms es muy personalizable, por lo que, si bien también se puede usar como una encuesta, una herramienta RSVP , un formulario de contacto, una hoja de registro de productos o cualquier otro formulario de preguntas y respuestas, puede convertirlo en un rastreador de gastos personalizado eligiendo preguntas relacionadas con los gastos. .

Un rastreador de gastos de Google Forms puede controlar cualquier cosa que desee con respecto a una transacción, y dado que funciona muy bien desde un teléfono, lo tendrá con usted donde quiera que vaya.

Puedes dejar de guardar recibos o intentar descifrar un cargo en tu tarjeta de crédito; simplemente abra su registro de gastos justo después de gastar dinero para registrar todos los detalles importantes y envíelo a una hoja de cálculo que pueda revisar más tarde.

Sugerencia^(Tip) : consulte nuestra lista de las mejores aplicaciones de presupuesto y seguimiento de gastos^{(best budgeting and expense tracking apps)} para conocer otras formas de realizar un seguimiento de los gastos. No son tan personalizables como los formularios de Google^{(Google Forms)} , pero tienen sus propios beneficios.

Decida qué rastrear^{(Decide What To Track)}

La idea de un rastreador de gastos es controlar en qué está gastando su dinero, por lo que hay algunos detalles básicos que el formulario debe incluir. Pero dependiendo de lo que desee rastrear, es posible que necesite algunos campos adicionales en el formulario.

Estos son algunos ejemplos de lo que podría querer rastrear:

Precio^(Price) : ¿Cuánto cuesta esta transacción?
Tienda^(Store) : ¿Dónde estás gastando el dinero?
Descripción^{(Description)} : ¿En qué estás gastando el dinero?
Categoría^(Category) : ¿Qué tipo de compra es (entretenimiento, comida, factura, etc.)?
Método^{(Payment method used)} de pago utilizado: ¿Cómo lo paga (qué tarjeta/banco/aplicación)?
Quién corrió el gasto^{(Who ran the expense)} : si hay varias personas que usan el formulario
Notas^(Notes) : ¿Alguna nota extra que necesites hacer?

Al decidir qué incluir en un rastreador de gastos de Google Forms , tenga en cuenta que desea que los campos sean lo más amplios posible para que puedan aplicarse a cualquier cosa que esté comprando. No necesariamente necesita un campo que le pregunte qué tipo de comida está comprando, por ejemplo, a menos que se trate únicamente de un registro de gastos de alimentos; es posible que también desee utilizar esto para registrar el pago del alquiler y las facturas telefónicas.

En esa nota, puede hacer que cualquiera de los campos en su formulario de seguimiento de gastos sea obligatorio o no obligatorio. Por lo tanto, si desea un campo realmente específico para algo, simplemente haga que no sea obligatorio para que no tenga que usarlo para cada transacción.

Cree el rastreador de gastos de formularios de Google^{(Build The Google Forms Expense Tracker)}

Este es un rastreador de gastos de muestra, por lo que el suyo, de ninguna manera, necesita verse exactamente como este. Estamos usando preguntas amplias con opciones de respuesta aún más amplias para mostrar cómo funciona esto. Aprenderá que editar el formulario es extremadamente fácil, por lo que no debería tener ningún problema para personalizarlo usted mismo.

Abre Formularios de Google^{(Open Google Forms)} .
Seleccione En blanco^(Blank) para iniciar un nuevo formulario.
Cambie el nombre de su formulario a algo reconocible.
Seleccione la primera casilla y cámbiela a Respuesta corta^{(Short answer)} .

Asigne el nombre Precio^(Price) a este , confirme que se muestra el número^{(Is number)} y luego marque el botón Requerido^(Required) .

Use el signo más del menú a la derecha para agregar una nueva pregunta, pero esta vez elija Opción múltiple^{(Multiple choice)} .
Nombra esta Store y luego completa las opciones de respuesta con las tiendas habituales en las que compras. Otro^(Other) se agrega de forma predeterminada, por lo que si termina haciendo una compra en una tienda diferente, puede escribirlo allí.

Continúe^(Continue) a través del formulario haciendo todas las diferentes preguntas que quiera hacerse cada vez que compre algo. Utilice las sugerencias anteriores, como el método de pago y la pregunta de descripción, para obtener la mayor cantidad de detalles posible. Esto será útil más adelante cuando interpretemos todos los resultados del formulario.
Use el botón de vista previa (el ícono del ojo) en la parte superior de Google Forms para obtener la URL de su formulario. Puede compartir esto con cualquier persona con la que desee usar el formulario, o enviárselo a usted mismo para que sea fácilmente accesible desde su teléfono.

Esto no es necesario, pero su formulario también puede incluir imágenes, encabezados y un esquema de color único. ¡Un formulario colorido podría hacer que el seguimiento de los gastos sea divertido, si eso es posible! El icono de pintura en la parte superior de la página es el lugar al que se dirige para realizar esos cambios.

Configurar cálculos^{(Set Up Calculations)}

Cada entrada de su formulario se recopila en una hoja de cálculo con un formato agradable en Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} . Seleccione RESPUESTAS^{(RESPONSES )} en la parte superior de su formulario y luego haga clic en el icono de la hoja de cálculo para cambiar el nombre de la hoja de cálculo (si lo desea).

Después de que se abra la hoja de cálculo, cree una nueva pestaña en la parte inferior y asígnele el nombre Cálculos^{(Calculations)} .

A partir de ahí, puede hacer cualquier cosa que admita Google Sheets : sume todos sus gastos durante un período de tiempo determinado, cree gráficos para una comprensión visual de sus gastos, vea quién está gastando más dinero, identifique qué tiendas le están costando más, etc. .

El uso de ese tipo de fórmulas en Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} está fuera del alcance de este artículo, pero veamos algo realmente simple como sumar todos los gastos de cada persona para que podamos ver realmente quién gasta más. Siempre puede adaptar la fórmula al total de cuánto está gastando en cada tienda.

La forma más sencilla de sumar todos los gastos, independientemente de la persona que haya realizado la transacción, es ejecutar la fórmula de suma^(sum) , así:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

Este cálculo funciona para nuestro ejemplo porque la columna de precio de las respuestas del formulario está en la columna B.

Aquí hay una fórmula de Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} que muestra una visión mucho más detallada de cuánto gasta cada persona:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

La forma en que esto funciona es ingresando sumif y luego eligiendo la columna que contiene los nombres ( G en nuestro ejemplo). La siguiente parte es identificar el nombre, Jeff . Finalmente, seleccione el encabezado de la columna con los precios para que cuando la otra columna coincida con el nombre que buscamos, agregue solo esos precios.

Busque en la lista de funciones de Google Sheets^{(list of Google Sheets functions)} otras formas de interpretar los datos de su formulario. Otra forma de ver sus gastos es con un cuadro o gráfico; Google tiene un tutorial^{(Google has a tutorial)} sobre cómo hacerlo.

An expense traсker is vital іf you’re budgeting or you need to know where your money is gоing. Googlе Forms is a free form builder that works great as an expense tracker.

Google Forms is heavily customizable, so while it can also be used as a survey, RSVP tool, contact form, product signup sheet, or any other question/answer form, you can make it into a custom expense tracker by choosing expense-related questions.

A Google Forms expense tracker can keep tabs on anything you want regarding a transaction, and since it works great from a phone, you’ll have it with you wherever you go.

You can stop saving receipts or trying to decipher a charge on your credit card; just pull up your expense tracker right after you spend money to record all the important details and submit it to a spreadsheet you can review later.

Tip: See our list of the best budgeting and expense tracking apps for some other ways to track expenses. They’re not as customizable as Google Forms but they do have their own benefits.

Decide What To Track

The idea of an expense tracker is to keep tabs on what you’re spending your money on, so there are a few basic details that the form needs to include. But depending on what you’re wanting to track, you might need some extra fields in the form.

Here are some examples of what you might want to track:

Price: How much is this transaction?
Store: Where are you spending the money?
Description: What are you spending money on?
Category: What type of purchase is it (entertainment, food, bill, etc.)?
Payment method used: How are you paying for it (which card/bank/app)?
Who ran the expense: If there are multiple people using the form
Notes: Any extra notes you need to make?

When deciding what to include in a Google Forms expense tracker, keep in mind that you want the fields to be as broad as possible so that they can apply to anything you’re purchasing. You don’t necessarily need a field that asks what kind of food you’re buying, for example, unless this is solely a food expense tracker; you might want to also use this for recording rent payment and phone bills.

On that note, you can make any of the fields in your expense tracker form required or not required. So, if you do want a really specific field for something, just make it not required so that you don’t have to use it for every transaction.

Build The Google Forms Expense Tracker

This is a sample expense tracker, so yours, by no means, needs to look exactly like this one. We’re using broad questions with even broader answer options to show how this works. You’ll learn that editing the form is extremely easy, so you shouldn’t have any problem customizing it for yourself.

Open Google Forms.
Select Blank to start a new form.
Rename your form to something recognizable.
Select the first box and change it to Short answer.

Name this one Price, confirm that Is number is shown, and then mark the Required button.

Use the plus sign from the menu off to the right to add a new question, but this time choose Multiple choice.
Name this one Store, and then fill out the answer options with the usual stores you shop at. Other is added by default, so if you end up making a purchase from a different store, you can type it in there.

Continue through the form making all the different questions you want to ask yourself each time you buy something. Use the suggestions above, like the payment method and description question, to provide yourself with as much detail as possible. This will come in handy later when we interpret all the results from the form.
Use the preview button (the eye icon) at the top of Google Forms to get the URL to your form. You can share this with anyone you want to use the form with, or send it to yourself so that it’s easily accessible from your phone.

This isn’t necessary, but your form can also include images, headings, and a unique color scheme. A colorful form might make tracking expenses fun, if that’s at all possible! The paint icon at the top of the page is where you go for those changes.

Set Up Calculations

Every entry from your form is gathered in a nicely formatted spreadsheet at Google Sheets. Select RESPONSES from the top of your form and then click the spreadsheet icon to rename the spreadsheet (if you want).

After the spreadsheet opens, create a new tab at the bottom and name it something like Calculations.

From there, you can do anything that Google Sheets supports: add up all your expenses for a given time period, create graphs for a visual understanding of your expenses, see who’s spending the most money, identify which stores are costing you the most, etc.

Using those types of formulas in Google Sheets is out of the scope of this article, but let’s look at something really simple like adding up all the expenses for each person so that we can really see who’s spending the most. You can always adapt the formula to total how much you’re spending at each store.

The easiest way to total all the expenses regardless of the person who did the transaction, is to run the sum formula, like this:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

This calculation works for our example because the price column from the form responses is in column B.

Here’s a Google Sheets formula that shows a much more detailed look at how much each person is spending:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

The way this works is by entering sumif and then choosing the column that contains the names (G in our example). The next part is identifying the name, Jeff. Finally, select the column heading with the prices so that when the other column matches the name we’re after, it will add just those prices.

Look through Google’s list of Google Sheets functions for some other ways to can interpret the data from your form. Another way to see your expenses is with a chart or graph; Google has a tutorial on doing that.

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