Cómo usar el seguimiento de reuniones de Outlook para ver quién aceptó

Microsoft Outlook permite a los organizadores de reuniones ver una lista de personas que han aceptado una invitación a una reunión. Eso significa que puede usar el seguimiento de reuniones de Outlook para ver una lista de todas las personas que han confirmado su asistencia a su reunión y, en la mayoría de los casos, puede ver quién ha aceptado una reunión incluso si no es el organizador de la reunión.

Veremos cómo funcionan las respuestas a las reuniones en Outlook y cómo ver el seguimiento de los asistentes a la reunión en las versiones de navegador, escritorio y móvil para que pueda ver quién aceptó una invitación a la reunión en Outlook .

¿Debería optar por enviar una respuesta?

Cuando recibe una invitación a una reunión, puede elegir Aceptar^(Accept) , Provisional^(Tentative) o Rechazar^(Decline) . Cualquiera que sea la respuesta que elija, puede optar por:

Edita la respuesta antes de enviarla
Envía la respuesta ahora
No enviar una respuesta

Si elige la tercera opción, el organizador de la reunión no recibirá un correo electrónico con su respuesta. Sin embargo, eso no significa necesariamente que su respuesta no será rastreada. Si está utilizando Outlook para Mac^{(Outlook for Mac)} , Outlook en la web, Outlook para iOS o Outlook para Android , su respuesta seguirá siendo rastreada incluso si elige «No enviar una respuesta^(Response) «.

Además, si es usuario de Microsoft 365 y elige aceptar, aceptar provisionalmente o rechazar una invitación a una reunión sin enviar una respuesta, el organizador de la reunión y otros asistentes que sean usuarios de Microsoft 365^{(Microsoft 365)} podrán ver su respuesta.

Microsoft para Windows es la excepción. Si está invitado a una reunión y elige «No enviar una respuesta», ni el organizador de la reunión ni los demás asistentes podrán ver su respuesta a la invitación. Sin embargo, ese podría no ser el caso por mucho tiempo. Microsoft dice: «Planeamos actualizar este comportamiento en Outlook para Windows también, pero aún no tenemos una fecha de lanzamiento prevista».

Por último, tenga en cuenta que si la reunión fue organizada por un usuario de Microsoft 365 , la lista de invitados y sus respuestas se pueden ver a través de cualquier aplicación de Outlook excepto Outlook para Android . Las respuestas no se pueden ver en aplicaciones que no sean de Outlook^{(non-Outlook apps)} .

Cómo usar el seguimiento de reuniones de Outlook^{(Outlook Meeting Tracking)} en un navegador^(Browser)

Siga estos pasos para ver las respuestas a una reunión en Outlook en línea.

Vaya a Outlook.Office.com e inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña.
Seleccione el icono de calendario a la izquierda.

Seleccione la fecha de la reunión que le interesa seguir.

Seleccione la reunión específica para la que desea ver las respuestas.

En la ventana emergente de información de la reunión, seleccione el icono de flecha diagonal «Ver evento».

En la vista ampliada del evento, verá información sobre quién organizó la reunión y cómo respondieron los invitados.

Expanda^(Expand) cada categoría seleccionando el ícono > para ver las respuestas individuales.

Como se mencionó, si es usuario de Microsoft 365 , los pasos anteriores deberían funcionar tanto si es el organizador de la reunión como si no.

Vale la pena señalar que no hay una buena manera de copiar la lista de respuestas de Outlook en línea. Para eso, necesitará la aplicación de escritorio de Outlook .

Cómo usar el seguimiento de reuniones de Outlook^{(Outlook Meeting Tracking)} en la aplicación de escritorio^{(Desktop App)}

Los usuarios de la mayoría de las versiones de escritorio de Outlook pueden seguir estos pasos para ver quién aceptó una invitación a una reunión en Outlook . Como se indicó, esto solo funcionará si usted es el organizador de la reunión.

Abra Outlook y seleccione el calendario en el panel de navegación de Outlook .

Seleccione la reunión que le interesa del calendario.
Seleccione la pestaña Reunión^(Meeting) o Ocurrencia de la reunión.^{(Meeting Occurrence )}

Seleccione Seguimiento^(Tracking) .

Si la reunión es periódica, elija ver el seguimiento de la ocurrencia de la reunión o de toda la serie.

Verá una lista de invitados a la reunión y sus respuestas.

Si desea imprimir una lista de respuestas o pegarlas en otro lugar, seleccione la flecha desplegable junto a Seguimiento^{(Tracking )} en la pestaña Reunión^(Meeting) y elija Copiar estado al portapapeles^{(Copy status to clipboard)} .

Ahora puede pegar ( Ctrl + V ) la información de seguimiento en un documento como Word o Excel para imprimir o pegarla en cualquier otro lugar que desee, como en un correo electrónico o mensaje de chat.

Si bien la aplicación de escritorio de Outlook para Windows es un poco más tosca y menos elegante que su versión en línea, la capacidad de copiar fácilmente la información de seguimiento de reuniones es una buena característica.

Cómo ver quién^(Who) aceptó una invitación a una reunión^{(Meeting Invitation)} en Outlook para dispositivos móviles^(Mobile)

Cuando esté en movimiento, aún puede comprobar quién ha aceptado una invitación a una reunión mediante la aplicación de Outlook para su dispositivo móvil.

Inicie la aplicación de Outlook.

Seleccione el calendario.

Seleccione una reunión en el calendario.
En Asistentes^(Attendees) , verá una lista de personas que aceptaron la invitación a la reunión.

Si la reunión tiene muchos asistentes, es posible que vea un enlace para Ver todos los asistentes^{(View all attendees)} .

Seleccione el enlace View all ### attendees para ver una lista de todos los asistentes ordenados por respuesta (aceptada, tentativa, rechazada).

Cómo cambiar lo que hace Outlook con las respuestas a las reuniones^(Meeting)

Los organizadores de reuniones que usan Outlook para Microsoft 365 , Outlook 2021 , Outlook 2019 , Outlook 2016 y Outlook 2013 pueden cambiar la forma en que Outlook procesa las respuestas a las reuniones. Puede optar por que las respuestas de la reunión pasen por alto su bandeja de entrada. Las respuestas a las reuniones están configuradas para omitir su bandeja de entrada de forma predeterminada, pero puede cambiar ese comportamiento si lo desea.

En Outlook, seleccione Archivo^(File) > Opciones^(Options) .

En la ventana Opciones de Outlook , seleccione ^{(Outlook Options)}Correo^(Mail) .

En la sección Seguimiento^(Tracking) , si la casilla Procesar automáticamente las solicitudes de reunión y las respuestas a las solicitudes de reunión y las encuestas^{(Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls)} está marcada, no aparecerá ninguna respuesta a la reunión en su bandeja de entrada a menos que el invitado haya agregado un comentario a su respuesta. La información de seguimiento de la reunión se actualizará en consecuencia. Si desmarca esta casilla, recibirá un mensaje en su bandeja de entrada cada vez que un asistente actualice su respuesta.

Del mismo modo, puede marcar la casilla marcada Actualizar información de seguimiento y luego eliminar las respuestas que no contienen comentarios^{(Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments)} . La reunión se actualizará con las respuestas que reciba y las propias respuestas se eliminarán si no contienen ningún comentario.

Como puede ver, con solo ajustar algunas configuraciones diferentes, puede hacer que Outlook haga exactamente lo que desea^{(get Outlook to do exactly what you want)} con las respuestas de las reuniones y la información de seguimiento.

Microsoft Outlook allows meеting organizers to view a list of people who have accepted а meeting invitation. That means you can use Outlook’s meeting tracking to view a list of everyone who has RSVP’d to your meeting, and in most cases, you can see who has accepted a meeting even if you’re not thе meeting organizer.

We’ll walk through how meeting responses work in Outlook and how to view meeting attendee tracking on the browser, desktop, and mobile versions so you can see who accepted a meeting invitation in Outlook.

Should You Opt To Send a Response?

When you receive an invitation to a meeting, you can choose Accept, Tentative, or Decline. Whichever response you choose, you can then opt to:

Edit the Response before Sending
Send the Response Now
Do Not Send a Response

If you choose the third option, then the meeting organizer will not receive an email with your response. That doesn’t necessarily mean that your response won’t be tracked, though. If you’re using Outlook for Mac, Outlook on the web, Outlook for iOS, or Outlook for Android, your response will still be tracked even if you choose “Do Not Send a Response.”

Furthermore, if you’re a Microsoft 365 user and you choose to accept, tentatively accept, or decline a meeting invitation without sending a response, the meeting organizer and other attendees who are Microsoft 365 users will still all be able to see your response.

Microsoft for Windows is the exception. If you’re invited to a meeting and you choose “Do not send a response,” then neither the meeting organizer nor the other attendees can view your response to the invitation. That might not be the case for long, though. Microsoft says, “We do plan to update this behavior in Outlook for Windows as well, but do not yet have an expected release date.”

Lastly, be aware that if the meeting was organized by a Microsoft 365 user, the list of invitees and their responses can be viewed via any Outlook app except Outlook for Android. Responses cannot be viewed in non-Outlook apps.

How To Use Outlook Meeting Tracking in a Browser

Follow these steps to view responses to a meeting in Outlook online.

Navigate to outlook.office.com and sign in with your username and password.
Select the calendar icon on the left.

Select the date of the meeting you’re interested in tracking.

Select the specific meeting for which you want to see responses.

In the meeting info pop-up, select the diagonal arrow “View Event” icon.

In the expanded view of the event, you’ll see information on who organized the meeting and how invitees have responded.

Expand each category by selecting the > icon to see individual responses.

As mentioned, if you’re a Microsoft 365 user, the steps above should work whether you’re the meeting organizer or not.

It’s worth noting that there isn’t a good way to copy the list of responses from Outlook online. For that, you’ll need Outlook’s desktop application.

How To Use Outlook Meeting Tracking in the Desktop App

Users of most desktop versions of Outlook can follow these steps to see who accepted a meeting invitation in Outlook. As noted, this will only work if you are the meeting organizer.

Open Outlook and select the calendar in the Outlook navigation panel.

Select the meeting you’re interested in from the calendar.
Select the Meeting or Meeting Occurrence tab.

Select Tracking.

If the meeting is recurring, choose to view tracking for the meeting occurrence or the whole series.

You’ll see a list of meeting invitees and their responses.

If you want to print a list of responses or paste them elsewhere, select the dropdown arrow next to Tracking on the Meeting tab and choose Copy status to clipboard.

Now you can paste (Ctrl + V) the tracking information into a document like Word or Excel for printing or paste it anywhere else you want, like into an email or chat message.

While Outlook’s desktop app for Windows is a bit clunkier and less sleek than its online version, the ability to easily copy meeting tracking information is a nice feature.

How To See Who Accepted a Meeting Invitation on Outlook for Mobile

When you’re on the go, you can still check to see who has accepted a meeting invitation using the Outlook app for your mobile device.

Launch the Outlook app.

Select the calendar.

Select a meeting in the calendar.
Under Attendees, you’ll see a list of people who accepted the meeting invitation.

If the meeting has a lot of attendees, you may see a link to View all attendees.

Select the View all ### attendees link to view a list of all attendees sorted by response (accepted, tentative, declined).

How To Change What Outlook Does with Meeting Responses

Meeting organizers using Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, and Outlook 2013 can change how Outlook processes meeting responses. You can opt to have meeting responses bypass your inbox. Meeting responses are set to skip your inbox by default, but you can change that behavior if you want.

In Outlook, select File > Options.

In the Outlook Options window, select Mail.

In the Tracking section, if the box labeled Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls is checked, then no meeting responses will appear in your inbox unless the invitee added a comment to their response. The tracking information for the meeting will be updated accordingly. If you uncheck this box, you’ll get a message in your inbox every time an attendee updates their response.

Similarly, you can check the box marked Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments. The meeting will be updated with any responses you receive, and the responses themselves will be deleted if they don’t contain any comments.

As you can see, just by tweaking a few different settings, you can get Outlook to do exactly what you want with meeting responses and tracking information.

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