Cómo restringir la edición en documentos de Word

Microsoft Word viene precargado^{(Microsoft Word comes preloaded)} con muchas características que le permiten crear y editar sus documentos. Una de esas funciones le permite restringir la edición en Word . Cuando habilita la función, evita que cualquier persona pueda eliminar o agregar contenido a sus documentos, lo que hace que permanezcan intactos.

Hay muchas formas de aplicar restricciones a sus documentos y puede usar lo que sea apropiado para su situación. Por ejemplo, puede habilitar las restricciones de formato si no desea que nadie cambie el formato del documento.

Restringir la edición en Word^{(Restrict Editing In Word)}

Puede restringir la edición de documentos nuevos y existentes en Word . Siempre que pueda abrir un documento con la aplicación, puede aplicarle restricciones.

Haz doble clic^{(Double-click)} en tu documento y se abrirá en la aplicación de Word .
Haga clic en la pestaña que dice Revisar^(Review) en la parte superior para encontrar la opción de restricciones que está buscando.
En la siguiente pantalla, haz clic en Proteger^(Protect) y selecciona Restringir edición^{(Restrict Editing)} para acceder a la opción de restricciones.

Verá que aparece un nuevo panel en el lado derecho de la pantalla. Le permite aplicar varios tipos de restricciones a su documento. Comience^(Start) habilitando la opción Limitar formato a una selección de estilos^{(Limit formatting to a selection of styles)} y haciendo clic en Configuración^(Settings) .

Se abrirá un cuadro en su pantalla. Aquí, puede especificar qué estilos de formato se permitirán para su documento mientras restringe los demás. Marque las que desee conservar.
Puede hacer clic en Todo^(All) para seleccionar todas las opciones de formato o en Ninguno^(None) para seleccionar ninguna de ellas. Finalmente, haga clic en Aceptar^(OK) para guardar los cambios.

El segundo tipo de restricción que puede aplicar son las restricciones de edición. Active la casilla que dice Permitir solo este tipo de edición en el documento^{( Allow only this type of editing in the document)} y luego elija una de las cuatro opciones que aparecen en el menú desplegable.
Si desea restringir todos los cambios, elija la opción Sin cambios (solo lectura)^{( No changes (Read only))} del menú.

Word le brinda una opción en la que puede permitir que ciertas personas editen su documento, incluso si ha sido restringido. Para usarlo, seleccione la parte de su documento que desea mantener editable para los usuarios elegidos.
Haga clic en Más usuarios^{(More users)} en Excepciones (opcional)^{(Exceptions (optional))} en el panel lateral derecho para seleccionar los usuarios que pueden editar el documento.

Ingrese^(Enter) los nombres de usuario que desea permitir para editar su documento y haga clic en Aceptar^(OK) .

Marque^(Tick-mark) el nombre de usuario que acaba de agregar en el panel lateral derecho.
Haga clic en Sí, comenzar a aplicar la protección^{(Yes, Start Enforcing Protection)} para comenzar a aplicar restricciones a su documento.

Te pedirá que ingreses una contraseña para protección. Puede usar esta contraseña para eliminar más tarde las restricciones de edición del documento. Introduzca una contraseña segura y haga clic en Aceptar^(OK) .

Si alguien intenta realizar un cambio en el documento, Word evitará que lo haga y aparecerá un mensaje en la parte inferior para informarle que el documento está protegido.

Buscar partes editables en el documento^{(Find Editable Parts In The Document)}

Si se ha encontrado con un documento restringido pero sabe que debe haber partes que pueda editar, Word le permite encontrar las partes editables en un documento protegido con bastante facilidad.

Puede encontrar fácilmente todas las partes editables en su documento con unos pocos clics.

Inicie su documento en la aplicación de Word .
Haga clic en la pestaña Revisar en la parte superior.^(Review)
Selecciona la opción que dice Proteger^(Protect) y elige Restringir edición^{(Restrict Editing)} .

Verá tres opciones en su pantalla, todas las cuales se describen a continuación.
Buscar la siguiente región que puedo editar^{(Find Next Region I Can Edit)} : encuentra la siguiente parte editable en su documento.
Mostrar todas las regiones que puedo editar^{(Show All Regions I Can Edit)} : mostrará todas las partes del documento que se pueden editar.
Resalte las regiones que puedo editar^{(Highlight the regions I can edit )} : si marca esto, se resaltarán todas las partes que se pueden editar en su documento.

Puede comenzar a realizar cambios en las regiones editables ahora.

Eliminar restricciones de edición en Word^{(Remove Editing Restrictions In Word)}

Si ya no desea restringir la edición en Word , puede hacerlo utilizando la misma opción que utilizó para aplicar las restricciones.

Abra su documento restringido en la aplicación de Word .
Haga clic en la opción Revisar en la parte superior.^(Review)
Seleccione Proteger^(Protect) seguido de Restringir edición^{(Restrict Editing)} en la siguiente pantalla.

En el panel lateral derecho, en la parte inferior de la pantalla, encontrará una opción que dice Detener protección^{(Stop Protection)} . Haga clic^(Click) en él para eliminar las restricciones de su documento.

Te pedirá que ingreses tu contraseña. Hazlo y haz clic en Aceptar^(OK) .

Deben eliminarse las restricciones y puede comenzar a editar el documento.

Cómo restringir la edición en Word con contraseña y modo de solo lectura^{(How To Restrict Editing In Word With Password & Read-Only Mode)}

La característica anterior es una excelente manera de restringir que las personas editen sus documentos. Pero, como puede ver, es un poco demasiado complejo y requiere seguir una docena de pasos.

Otra forma de restringir la edición en Word es proteger su documento con una contraseña. Puede agregar una contraseña y su documento se la solicitará cada vez que lo abra. Puede combinarlo con el modo de solo lectura^{(combine it with read-only mode)} y recibirá un aviso que indica que el documento solo debe leerse incluso después de ingresar la contraseña correcta.

Inicie su documento en la aplicación de Word .
Haga clic en el menú Archivo en la parte superior.^(File)
Aparecerán varias opciones en la barra lateral izquierda. Haga clic^(Click) en el que dice Información^(Info) para abrir el panel de información.

En la siguiente pantalla, haga clic en el pequeño icono de flecha hacia abajo debajo de Proteger documento^{(Protect Document)} .

Seleccione Siempre abierto de solo lectura^{(Always Open Read-Only)} de las opciones disponibles en su pantalla.

Word ahora siempre abrirá este documento en particular en modo de solo lectura. Verá un mensaje de confirmación para el mismo en su pantalla.

Es hora de bloquear su documento con una contraseña. Para hacerlo, haz clic en la opción Proteger Documento y selecciona ^{(Protect Document)}Cifrar con Contraseña^{(Encrypt with Password)} .

Introduzca^(Enter) la contraseña con la que desea proteger su documento y haga clic en Aceptar^(OK) .

Te pedirá que ingreses tu contraseña nuevamente. Hazlo y pulsa Aceptar^(OK) .

Su documento ahora está protegido con una contraseña y solo se abrirá si ingresa la contraseña correcta.
Si alguna vez necesita deshabilitar la protección, vuelva al mismo menú de información , haga clic en ^(Info)Proteger documento^{(Protect Document)} y seleccione Abrir siempre en modo de solo lectura^{(Always Open Read-Only)} .

Haga clic en Proteger documento^{(Protect Document)} nuevamente y seleccione Cifrar con contraseña^{(Encrypt with Password)} .

Elimine todo del campo Contraseña^(Password) y haga clic en Aceptar^(OK) . Eliminará la protección con contraseña de su documento.

Desincentivar la edición marcando el documento como final^{(Discourage Editing By Marking Document As Final)}

Word tiene una función que le permite marcar un documento como final. Cuando lo hace, se considera que su documento es la versión final y no se le permite realizar más cambios.

Si un usuario abre el documento, verá una advertencia que indica que el documento se ha marcado como final. Si aún desean continuar y editar el documento, pueden hacer clic en una opción para hacerlo.

Esta opción es solo para disuadir a las personas de editar su documento y en realidad no restringe la edición en Word .

Mientras su documento está abierto en Word , haga clic en la opción Archivo en la parte superior.^(File)
Seleccione Información^(Info) de las opciones disponibles en la barra lateral izquierda.

Haga clic en Proteger documento^{(Protect Document )} en el menú del lado derecho y seleccione Marcar como final^{(Mark as Final)} .

Recibirá un aviso que indica que el documento se marcará como final y luego se guardará. Haga clic^(Click) en Aceptar^(OK) para continuar.

Verá otro aviso en su pantalla que describe lo que significa marcar como final. Haga clic^(Click) en Aceptar^(OK) para continuar.

La próxima vez que abra el documento, verá un mensaje que indica que el documento es definitivo. Si necesita editarlo, haga clic en el botón Editar de todos modos^{(Edit Anyway)} .

Para eliminar la etiqueta final de su documento, regrese al mismo menú Información , haga clic en ^(Info)Proteger documento^{(Protect Document)} y seleccione la opción Marcar como final .^{(Mark as Final)}

Deshabilitar la edición en un documento sin Word^{(Disable Editing In a Document Without Word)}

Si no desea utilizar Word para habilitar restricciones por algún motivo, hay un método que no lo requiere. Utiliza una de las opciones en el Explorador de archivos^{(File Explorer)} para evitar que las personas editen su documento.

Localice su documento de Word usando el Explorador de archivos^{(File Explorer)} , pero no lo abra.
Haga clic derecho en su archivo y seleccione Propiedades^(Properties) .

Haga clic en General en la parte superior si aún no está allí.
Verá una casilla de verificación etiquetada como Solo lectura^(Read-only) . Marque la casilla y haga clic en Aplicar^(Apply) seguido de Aceptar^(OK) .

El Explorador de archivos ha hecho que su archivo sea de solo^{(File Explorer has made your file read-only)} lectura, lo que significa que las personas pueden leerlo pero no pueden editarlo.

¿Restringe la edición en sus documentos de Word ? Si es así, ¿qué métodos utiliza? Háganos saber a nosotros y a nuestros lectores en los comentarios a continuación.

Microsoft Word comes preloaded with many features to let you create and edit your documents. One of those features lets you restrict editing in Word. When you enable the feature, it prevents anyone from being able to remove or add content to your documents thus making them remain intact.

There are many ways to apply restrictions to your documents and you can use what’s appropriate for your situation. For example, you can enable formatting restrictions if you don’t want anyone to change the formatting of the document.

Restrict Editing In Word

You can restrict editing for both your existing as well as new documents in Word. As long as you can open a document with the app, you can apply restrictions to it.

Double-click on your document and it’ll open in the Word app.
Click on the tab that says Review at the top to find the restrictions option that you’re looking for.
On the following screen, click on Protect and select Restrict Editing to access the restrictions option.

You’ll see a new pane appearing on the right-hand side of your screen. It lets you apply various types of restrictions to your document. Start by enabling the Limit formatting to a selection of styles option and clicking on Settings.

A box will open on your screen. Here, you can specify what formatting styles are to be allowed for your document while restricting the others. Tick-mark the ones you want to keep.
You can click on All to select all formatting options or None to select none of them. Finally, click on OK to save the changes.

The second restriction type you can apply is editing restrictions. Enable the box that says Allow only this type of editing in the document and then choose one of the four options given in the dropdown menu.
If you want to restrict all changes, choose the No changes (Read only) option from the menu.

Word gives you an option where you can allow certain people to edit your document even if it’s been restricted. To use it, select the part of your document that you want to keep editable for your chosen users.
Click on More users under Exceptions (optional) on the right-hand side pane to select users who’re allowed to make edits to the document.

Enter the usernames you want to allow to edit your document and click on OK.

Tick-mark the username you just added in the right-hand side pane.
Click on Yes, Start Enforcing Protection to start applying restrictions to your document.

It’ll prompt you to enter a password for protection. You can use this password to later remove editing restrictions from the document. Enter a strong password and click on OK.

If anyone tries to make a change to the document, Word will prevent them from doing so and a message will appear at the bottom letting them know the document is protected.

Find Editable Parts In The Document

If you’ve come across a restricted document but you know there should be parts in it that you can edit, Word lets you find the editable parts in a protected document fairly easily.

You can easily find all the editable parts in your document with a few clicks.

Launch your document in the Word app.
Click on the Review tab at the top.
Select the option that says Protect and choose Restrict Editing.

You’ll see three options on your screen all of which are described below.
Find Next Region I Can Edit – it finds the next editable part in your document.
Show All Regions I Can Edit – it’ll show all the parts in your document that can be edited.
Highlight the regions I can edit – if you tick-mark this, all the parts that can be edited in your document will be highlighted.

You can start making changes to the editable regions now.

Remove Editing Restrictions In Word

If you no longer want to restrict editing in Word, you can do it using the same option you used to apply the restrictions.

Open your restricted document in the Word app.
Click on the Review option at the top.
Select Protect followed by Restrict Editing on the following screen.

On the right-hand side pane, at the very bottom of your screen, you’ll find an option saying Stop Protection. Click on it to remove restrictions from your document.

It’ll ask you to enter your password. Do so and click on OK.

Restrictions should be removed and you can start editing the document.

How To Restrict Editing In Word With Password & Read-Only Mode

The above feature is a great way to restrict people from editing your documents. But, as you can see, it’s a bit too complex and requires going through about a dozen steps.

Another way to restrict editing in Word is to password protect your document. You can add a password and your document will prompt you for it each time you open it. You can combine it with read-only mode and you’ll get a prompt saying the document is only meant to be read even after entering the correct password.

Launch your document in the Word app.
Click on the File menu at the top.
Several options will appear in the left sidebar. Click on the one that says Info to open the info panel.

On the following screen, click on the small down arrow icon under Protect Document.

Select Always Open Read-Only from the options available on your screen.

Word will now always open this particular document in read-only mode. You’ll see a confirmation message for the same on your screen.

It’s time to lock your document with a password. To do it, click on the Protect Document option and select Encrypt with Password.

Enter the password you want to protect your document with and click on OK.

It’ll ask you to enter your password again. Do so and hit OK.

Your document is now protected with a password and it’ll only open if you enter the correct password.
If you ever need to disable protection, go back to the same Info menu, click on Protect Document, and choose Always Open Read-Only.

Click on Protect Document again and select Encrypt with Password.

Remove everything from the Password field and click on OK. It’ll remove password protection from your document.

Discourage Editing By Marking Document As Final

Word has a feature that lets you mark a document as final. When you do it, your document is considered to be the final version and no further changes are allowed to be made to it.

If a user opens the document, they’ll see a warning saying the document has been marked as final. If they still wish to proceed and edit the document, they can click on an option to do it.

This option is only to discourage people from editing your document and it doesn’t actually restrict editing in Word.

While your document is open in Word, click on the File option at the top.
Select Info from the options available in the left sidebar.

Click on Protect Document on the right-hand side menu and select Mark as Final.

You’ll get a prompt saying the document will be marked as final and then saved. Click on OK to continue.

You’ll see another prompt on your screen describing what marking as final means. Click on OK to continue.

The next time you open the document, you’ll see a message saying the document is final. If you need to edit it, click on the Edit Anyway button.

To remove the final tag from your document, head back to the same Info menu, click on Protect Document, and select the Mark as Final option.

Disable Editing In a Document Without Word

If you don’t want to use Word to enable restrictions for some reason, there’s a method that doesn’t require it. It uses one of the options in File Explorer to prevent people from editing your document.

Locate your Word document using File Explorer but don’t open it.
Right-click on your file and select Properties.

Click on General at the top if you aren’t already there.
You’ll see a checkbox labeled as Read-only. Tick-mark the box and click on Apply followed by OK.

File Explorer has made your file read-only meaning people can read it but they can’t edit it.

Do you restrict editing in your Word documents? If so, what methods do you use? Let us and our readers know in the comments below.

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