¿Cómo puede mantener su sitio web funcionando sin problemas cuando su equipo está de vacaciones?

Estamos seguros de que con las vacaciones acercándose, usted y el equipo de su sitio web están esperando un momento para irse. puedo oírte «Vacaciones todo lo que siempre quise» la canción ya estaba circulando en mi cabeza.

Pero sin la ofensa de Go-Go, esta canción salió en la década de 1980 cuando no tenían muchos sitios web. Hoy en día, no puede simplemente cerrar su negocio por unas semanas y regresar esperando el mismo nivel de compromiso. Su sitio web debe estar operativo las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Además, el tiempo de vacaciones tiende a disminuir durante los períodos críticos para el negocio, como los fines de semana largos y el final del año, lo que hace que sea aún más difícil tener tranquilidad cuando el equipo de administración del sitio está de vacaciones.

Aun así, todo el mundo necesita descansar de vez en cuando, y existen herramientas y procesos que se pueden implementar para prepararse. En esta publicación, cubriremos siete consejos para mantener su sitio web funcionando sin problemas mientras su equipo de desarrollo se toma un merecido descanso.

Crea un plan antes y después de las vacaciones.

En primer lugar, si prevé que algunas tareas de la estrategia de administración de su sitio web se realizarán durante la temporada navideña, elabore un plan con actividades previas a la partida, así como actividades de regreso de las vacaciones.

Tener un plan de acción para tareas importantes (y, por supuesto, realizarlas) garantiza que su sitio web estará listo durante semanas con un número limitado de empleados. También ayuda a su equipo a recuperar el equilibrio cuando regresan al trabajo.

Para evitar el agotamiento antes de que comiencen las vacaciones, haga un plan con expectativas razonables sobre lo que su equipo puede lograr antes de las vacaciones y lo que puede esperar hasta que terminen las vacaciones. Si es posible, distribuya estas tareas unas semanas antes de las vacaciones para no cansarse de hacer mandados de última hora.

Probablemente hay cosas que simplemente no pueden esperar hasta el final de las vacaciones y se les debe dar prioridad. Distribuya estas tareas entre su equipo para reducir la cantidad de trabajo adicional por persona y asegúrese de tener acceso adecuado a sus herramientas cuando sea necesario. Cuanto antes planees, mejor.

Implementar un congelamiento de código.

Una congelación de código es un período de tiempo en el que no se agrega, elimina ni edita ningún código de sitio. En otras palabras, no se realizan cambios en su sitio que puedan causar errores en momentos críticos.

La congelación del código debería comenzar «una semana o un mes antes del» evento «según Cindi Brinson, gerente sénior de desarrollo web de HubSpot:» Asegúrese de que no se lance ningún código nuevo que pueda tener consecuencias imprevistas y negativas para su sitio web «.

Incluso los cambios aparentemente insignificantes en el código base de su sitio pueden tener consecuencias negativas, empeorando cuando su equipo está ausente y mucho peor cuando ocurren durante períodos de mucho tráfico; es mejor mantener las aprobaciones por completo hasta que todo su equipo esté en línea.

Adopte la automatización.

¿Ha automatizado el mantenimiento rutinario del sitio web y las tareas comerciales? Si no, ahora es un buen momento. La automatización se encarga del trabajo pesado cuando su equipo está ausente, incluidos los correos electrónicos de marketing y otras comunicaciones con los clientes, el movimiento de datos entre aplicaciones o la recuperación de datos de su sitio web para su análisis.

Si está haciendo marketing por correo electrónico, es posible que ya haya automatizado sus flujos de correo electrónico. Asegúrese de que los encargados del correo electrónico hayan planificado sus comunicaciones durante todo el descanso y durante los días posteriores al regreso.

Lo mismo ocurre con las publicaciones en redes sociales: si está utilizando la automatización en sus cuentas de redes sociales, prepare publicaciones programadas en todas las plataformas y mantenga a sus seguidores interesados ​​durante la temporada navideña.

También tienes la opción de automatizar la comunicación con los clientes. Por ejemplo, puede configurar una respuesta automática en su canal de servicio al cliente para que sus clientes sepan que su equipo se está tomando un breve descanso y responderá pronto.

Además, si ejecuta una tienda en línea, la automatización también se puede utilizar para enviar facturas, pagos y confirmaciones de envío a sus clientes, enviar correos electrónicos promocionales y descuentos, enviar correos electrónicos de carritos abandonados y mantener el inventario.

Por supuesto, la automatización no es solo para las vacaciones: le ahorra horas de trabajo diario durante todo el año, lo que le permite concentrarse en los aspectos más gratificantes e influyentes de su trabajo. Para obtener más información, consulte nuestra guía para automatizar su flujo de trabajo.

Establecer procedimientos de comunicación de emergencia.

Incluso si hace todo lo que está a su alcance para preparar su sitio para las fiestas, aún pueden suceder cosas que no anticipó, como un tiempo de inactividad inesperado o un problema de seguridad. En estos casos, debe establecer procedimientos de comunicación de crisis con todos los miembros de su equipo.

Primero, explique qué canales utilizará en caso de emergencia: correo electrónico, aplicación de mensajería interna o puede compartir números de teléfono siempre que solo se usen como último recurso para problemas urgentes.

Además, Brinson recomienda que haga una lista de personas a contactar en caso de problemas: “Cree una lista de guardia con las responsabilidades de todo el equipo que cubra todo el período de inactividad y asegúrese de que todos tengan todos los detalles de contacto necesarios. ”De esa manera, si hay problemas, no pierde el tiempo en llegar a la persona adecuada.

Brinde a su equipo expectativas claras sobre cuándo usar estos canales. Los mensajes de alarma no deben revisarse varias veces al día. Mientras esté de vacaciones, sus empleados solo recibirán un ping cuando sea absolutamente necesario. Para minimizar esto, su equipo puede depender de recursos internos, lo que nos lleva a nuestro siguiente consejo…

Documentar procesos internos.

Dependiendo de quién esté en la oficina (u oficina virtual) durante sus vacaciones, los empleados pueden ser responsables de tareas relacionadas con el sitio que no conocen. Aquí es donde ayuda documentar los procesos de su equipo, incluidas las instrucciones para las tareas de mantenimiento, así como las guías de resolución de problemas potenciales.

La documentación se puede compartir en un documento de Google, en una wiki de la empresa o del equipo, o en un repositorio de código de sitio, en cualquier lugar al que se pueda acceder fácilmente. Revise la documentación de su equipo para asegurarse de que sea precisa y fácil de seguir.

Supervisar la actividad del sitio web.

Al igual que la automatización, el monitoreo de sitios web no es solo para las vacaciones. El propietario del sitio web debe monitorear la actividad de su sitio web diariamente, verificando irregularidades, tendencias de tráfico o tendencias de seguridad.

No desea que los clientes tengan problemas con su sitio web antes de encontrarlos. El monitoreo del sitio web es como un visitante que nunca abandona su sitio web, detecta anomalías y le informa de inmediato. Configure su software de monitoreo para enviar alertas sobre eventos prioritarios durante sus vacaciones para que no se vea afectado cuando su sitio falle.

Pero, ¿qué sucede cuando el software de monitoreo detecta un evento o varios eventos a la vez? ¿Qué haces primero? Cindi Brinson dice que esto también debe planificarse con anticipación: “Identifique eventos potenciales clave en el sitio y predeterminar qué gravedad encajan. Por ejemplo, la página principal no funciona (P1), no se pueden agregar productos al carrito (P1), la página sobre nosotros tiene problemas (P4, esto puede esperar)».

Establezca expectativas sobre la rapidez con que su equipo responde a problemas de diferentes niveles de gravedad (P1, P2, P3, etc.) y considere agregarlos al acuerdo de nivel de servicio de su empresa.

No descuides tu apoyo.

Como sabemos, su sitio no solo se va de vacaciones mientras su equipo lo hace, y tampoco su base de clientes. Incluso si su personal de soporte es limitado durante la temporada navideña, eso no significa que deba detener las operaciones de soporte por completo.

Mantenga alguna forma de recursos de soporte disponibles para los visitantes del sitio mientras su equipo está fuera, ya sea que eso signifique contratar personal de soporte temporal para manejar sus tickets, chat en vivo (otro gran uso de la automatización) y/o una base de conocimientos completa que cubra la mayoría de los problemas de los clientes. .

También puede considerar informar a sus clientes con anticipación, a través de su sitio web, correo electrónico o ambos, que los servicios al cliente estarán limitados durante la temporada navideña. Establezca fechas en las que tendrá asistencia limitada para que los clientes sepan exactamente qué esperar. Si bien esto será por algunos inconvenientes, aún así es bueno recibir una notificación. Muestra que está pensando en sus clientes y les permite prepararse adecuadamente.

Dale a tu equipo de Internet un descanso (adecuado)

Si bien todos necesitamos tiempo libre para ser felices y productivos, el sitio web de su empresa no tiene interrupciones. Para mantener su negocio en línea cuando lleguen las vacaciones, todo se reduce a una planificación adecuada.

Ahora, el paso final: una vez que esté listo, puede cerrar su computadora portátil y colgar. Sí, su sitio web es importante, pero también lo es su día en el spa.