Cómo los tableros Kanban de Todoist pueden mejorar la productividad

Todoist es uno de los servicios de tareas en línea más funcionales que te permite ser lo más productivo posible con tu tiempo limitado.

Si bien hemos discutido anteriormente el uso de Todoist junto con la metodología Getting Things Done (GTD)^{(Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology)} , muchas personas no se dan cuenta de que Todoist te permite diseñar tus listas usando tableros Kanban .

En este artículo, le mostraremos cómo usar los tableros Kanban en ^(Kanban)Todoist y cómo puede mejorar aún más la gestión del tiempo^{(time management)} y la productividad.

Cómo usar tableros Kanban en Todoist

Si ha usado Trello antes^{(used Trello before)} , entonces sabe lo útil que es el enfoque de «listas» de Kanban . Le permite diseñar cada fase de un proyecto o un proceso en listas individuales. Luego, puede deslizar elementos de ese flujo de trabajo a lo largo del proceso a medida que se completa cada tarea en el elemento.

Cada proyecto en Todoist usa el formato de diseño que seleccionas cuando creas el proyecto por primera vez. El predeterminado es el formato de lista al que probablemente estés acostumbrado si has usado Todoist por un tiempo.

Para crear su primer tablero Kanban , deberá crear un nuevo proyecto. Junto a Proyectos^(Projects) en el menú de la izquierda, seleccione el ícono más.

En el cuadro de diálogo Agregar proyecto^{(Add project)} , una vez que establezca el nombre y el color, simplemente cambie la Vista^(View) a Tablero^(Board) . Seleccione Agregar^(Add) .

Esto creará el nuevo proyecto en el menú de la izquierda. Pero ahora, en lugar de usar el formato de lista, verá que el proyecto se presenta usando el formato de tablero Kanban .

Al principio, no parecerá un tablero, ya que deberá construirlo definiendo «secciones».

Antes de comenzar a hacer esto, es importante reflexionar sobre el flujo de trabajo o los «pasos» de su proyecto.

Cómo diseñar el tablero Kanban de su proyecto^{(Kanban Board)}

Piense un poco en el plan de su proyecto. O bien, si ha creado este nuevo tablero Kanban para un proyecto en el hogar, piense en los pasos que deberá seguir desde el principio hasta el final de su proyecto.

En este ejemplo, vamos a construir un tablero para crear un nuevo sitio web comercial. Pensando en las etapas más grandes de ese proyecto, crearemos secciones para cada una de esas etapas.

Preparación de cuentas y recursos para la construcción del sitio web .^{(building the website)}
Todo el proceso de diseño del sitio web.
Configurar las finanzas comerciales y la tienda en línea
Preparación de marketing y publicidad.
Lanzamiento del sitio web

Con estas etapas principales de su proyecto en mente, asigne un nombre descriptivo a cada una de las secciones.

Complete^(Fill) el campo de título debajo de cada sección y seleccione Agregar sección^{(Add section)} .

Continúe con esto para cada paso o área principal de su proyecto. No es necesario que sean los pasos reales del proyecto. Pero deben contener todas las principales áreas de enfoque de alguna manera lógica que tenga sentido para usted.

Una vez que haya terminado, su tablero Kanban vacío en ^(Kanban)Todoist debería verse como a continuación.

Ahora es el momento de completar su tablero con los elementos más pequeños en su plan de proyecto. Piense en estos como los subproyectos que agrupan los principales hitos.

Para agregar esto en una sección, simplemente seleccione Agregar tarea^{(Add task)} para agregar esa tarjeta de subproyecto.

No es necesario que agregue ningún detalle todavía. En este momento, solo está delineando el proyecto y los pasos principales. Podrá agregar elementos adicionales más adelante a medida que surjan. También podrá agregar sublistas y horarios más adelante para cada uno de estos también.

Simplemente seleccione Agregar tarea^{(Add task)} cuando haya terminado de nombrar cada una. Cuando haya terminado, debe tener un tablero preliminar que contenga todo el plan inicial del proyecto.

Una vez que haya configurado todos estos subproyectos, estará listo para sumergirse en cada uno de ellos y dividirlos en tareas más específicas.

Trabajar con tarjetas de tablero Kanban de Todoist^{(Todoist Kanban Board Cards)}

Si selecciona cada una de estas tarjetas de subproyectos, verá todo lo que puede configurar para planificarlas.

Lo que es más importante, puede planificarlos en subtareas. Para hacer esto, seleccione Agregar subtarea^{(Add sub-task)} .

Escriba la tarea en el campo de descripción. Seleccione Programar^(Schedule) si está listo para poner la tarea en su calendario, o puede dejarla para planificarla más tarde.

Seleccione el ícono de comentario a la derecha de la tarea para agregar comentarios o notas que lo ayudarán una vez que comience a trabajar en esa tarea.

Una vez que haya terminado de configurar la tarea, simplemente seleccione Agregar tarea^{(Add task)} .

Una vez que haya terminado de configurar todas las tareas, debería tener su subproyecto bastante bien planeado.

Seleccione la pestaña Comentarios^(Comments) para agregar notas o comentarios relacionados con la tarea que desee incluir. Estos se aplican a todo el subproyecto como un todo y no a ninguna de las subtareas.

Si está trabajando con un equipo, la pestaña Actividad^(Activity) es útil porque puede ver quién está trabajando en qué y cuándo.

Como puede ver, el enfoque Kanban de Todoist^{(Todoist Kanban)} le permite planificar y organizar un proyecto completo utilizando menos espacio y en un formato más lógico.

Usando Kanban para GTD

Una última cosa a mencionar es el uso del diseño Kanban para el enfoque ^(Kanban)GTD para la gestión del tiempo.

El uso de tableros Todoist Kanban para esto está hecho a medida para los flujos de trabajo de GTD . Esto se debe a que, idealmente, en GTD tendrás un proyecto configurado para los siguientes plazos:

Metas
Rutinas
Largo Plazo / En Espera
Próximo mes
Este mes
La próxima semana
Esta semana

Puedes configurar un tablero Kanban en Todoist con Esta semana^{(This Week)} en el extremo izquierdo y luego todos los demás marcos de tiempo que fluyen hacia él. Esto se vería algo como esto.

Ahora, agregue las tareas en la lista de marco de tiempo correcto, moviéndolas de derecha a izquierda a medida que se acerque al momento en que se las asignará a usted mismo.

Luego puede simplemente asignar una fecha de vencimiento a medida que los agrega a Esta semana^{(This Week)} y agregar ese elemento a su programación durante la planificación semanal.

Como puede ver, los tableros Kanban de Todoist^{(Todoist Kanban)} son útiles para muchas cosas y le brindan una visión más holística de todo su plan o programa. No importa cómo quieras usarlo, la planificación del tiempo GTD o la planificación de proyectos, vale la pena probar los tableros Kanban .

Todoist is one of the most functional online to-do services that allows you to be as productivе аs possiblе with your limited time.

While we’ve previously discussed using Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology, many people don’t realize that Todoist lets you lay out your lists using Kanban boards.

In this article, we’ll show you how to use Kanban boards in Todoist, and how it can further enhance your time management and productivity.

How to Use Kanban Boards in Todoist

If you’ve used Trello before, then you know just how useful the Kanban “lists” approach is. It lets you lay out each phase of a project or a process in individual lists. Then, you can slide items from that workflow across the process as each task on the item gets completed.

Each project in Todoist uses the layout format that you select when you first create the project. The default is the list format you’re probably used to if you’ve used Todoist for a while.

To create your first Kanban board, you’ll need to create a new project. Next to Projects in the left menu, select the plus icon.

In the Add project dialog box, once you set the name and the color, just change the View to Board. Select Add.

This will create the new project in the left menu. But now, instead of using the list format, you’ll see that the project is laid out using the Kanban board format.

At first, it won’t look like a board, because you’ll need to build it by defining “sections”.

Before you start doing this, it’s important to put some thought into the workflow or “steps” in your project.

How to Lay Out Your Project’s Kanban Board

Give some thought to your project plan. Or, if you’ve created this new Kanban board for an at-home project, then think about the steps you’ll need to go through from start to finish of your project.

In this example, we’re going to build a board for creating a new website business. Thinking through the larger stages of that project, we’ll create sections for each of those stages.

Preparing accounts and resources for building the website
The entire website design process
Getting the business finances and online shop set up
Preparing marketing and advertising
Launching the website

With these major stages of your project in mind, name each of the sections something descriptive.

Fill in the title field under each section and select Add section.

Continue this for each step or major area of your project. These don’t need to be the actual steps in the project. But they should contain all of the major focus areas in some logical way that makes sense to you.

Once you’re done, your empty Kanban board in Todoist should look like below.

Now it’s time to fill out your board with the smaller items in your project plan. Think of these as the sub-projects that package up major milestones.

To add this under a section, just select Add task to add that sub-project card.

You don’t need to add any details yet. Right now, you’re just outlining the project and major steps. You’ll be able to add additional items later as they come up. You’ll also be able to add sublists and schedules later for each of these as well.

Just select Add task as you’re finished naming each one. When you’re done you should have a preliminary board that contains your entire initial project plan.

Once you have all of these sub-projects set up, you’re ready to dive into each of those and break them down further into more specific tasks.

Working With Todoist Kanban Board Cards

If you select each of these sub-project cards, you’ll see everything you can set up to plan these out.

Most importantly, you can plan these out into sub-tasks. To do this, select Add sub-task.

Write out the task in the description field. Select Schedule if you’re ready to put the task on your calendar, or you can leave it to plan out later.

Select the comment icon on the right of the task to add any comments or notes that’ll help you once you get started working on that task.

Once you’re done setting up the task, just select Add task.

Once you’re through setting up all of the tasks, you should have your sub-project pretty well planned out.

Select the Comments tab to add any task-related notes or comments you’d like to include. These apply to the entire subproject as a whole and not any of the subtasks.

If you’re working with a team, the Activity tab comes in handy because you can see who’s working on what, and when.

As you can see, the Todoist Kanban approach lets you plan and organize an entire project using less space and in a more logical format.

Using Kanban for GTD

One last thing to touch on is using the Kanban layout for the GTD approach to time management.

Using Todoist Kanban boards for this is tailor-made for GTD workflows. This is because ideally in GTD you’ll have a project set up for the following timeframes:

Goals
Routines
Long Term / On Hold
Next Month
This Month
Next Week
This Week

You can set up a Kanban board in Todoist with This Week on the furthest left, and then all of the other time frames flowing into it. This would look something like this.

Now, add the tasks under the correct time frame list, moving them from right to left as they get closer to when you’re going to assign them to yourself.

You can then just assign a due date as you add them into This Week, and add that item to your schedule during weekly planning.

As you can see, Todoist Kanban boards are useful for many things, and they give you a more holistic view of your entire plan or schedule. No matter how you want to use it, GTD time planning, or project planning, Kanban boards are worth trying.

Rate this post