Cómo hacer una lista de verificación en Excel

Aprender a crear una lista de verificación en Excel es un cambio de juego para muchas personas. Hacer una lista de verificación lo ayudará a realizar un seguimiento de muchas cosas cotidianas. Por ejemplo, una lista de verificación puede ayudarlo a recordar qué llevar en sus viajes o los ingredientes disponibles al cocinar una receta.

Sin embargo, no todo el mundo está bien versado en hojas de cálculo y puede resultarle difícil crear una lista de verificación en Excel . Esta publicación discutirá cómo hacer una lista de verificación en Excel , además de algunos consejos sobre cómo integrarla con otras características de la hoja de cálculo.

Cómo crear una lista de verificación en Excel^{(How to Create a Checklist in Excel)}

El primer paso para crear una lista de verificación es generar una lista de elementos o actividades que deben confirmarse. Esto es lo que debe hacer en la hoja de cálculo de Excel^{(Excel spreadsheet)} :

Para abrir Excel , haga clic en el botón de búsqueda^{(search button)} junto al menú Inicio^{(Start menu)} . Escriba » Excel » y haga clic en el primer resultado.

En una nueva hoja de cálculo, escriba el nombre de la lista de verificación en una de las celdas, preferiblemente en A1, para que le sea fácil saber de qué se trata la lista.

Seleccione una columna donde enumerará los elementos (ejemplo: una columna). Luego, haga clic en una celda donde desee colocar el primer elemento o actividad^{(item or activity)} y escríbalo.

Escriba el resto de las entradas en las celdas siguientes de la columna. A continuación, seleccione una columna donde va a colocar la casilla de verificación. Lo colocaremos en la columna B en este ejemplo, ya que está al lado de nuestras entradas enumeradas. Luego, proceda con las instrucciones a continuación.

Cómo usar casillas de verificación en Excel^{(How to Use Checkboxes in Excel)}

Aquí se explica cómo hacer una casilla de verificación en Excel que puede marcar para indicar que la entrada se ha completado:

Compruebe si tiene la pestaña Desarrollador en la barra de ^(Developer)herramientas de Microsoft Excel^{(Microsoft Excel toolbar)} . Si no, haga clic en Archivo^(File) .
Desplácese hacia abajo y haga clic en Opciones^(Options) . Luego, haga clic en Personalizar cinta^{(Customize Ribbon)} .

Dirígete al lado derecho del panel y marca la casilla Desarrollador^{(Developer box)} antes de hacer clic en Aceptar^(OK) .

Haz clic en la pestaña Desarrollador.
Haga clic en el icono Insertar y, en ^{(Insert )}Controles de formulario^{(Form Controls)} , seleccione Casilla^(Checkbox) de verificación .

Seleccione la celda donde desea colocar la casilla de verificación, preferiblemente junto a una entrada en su lista.

Puede cambiar el texto de la casilla de verificación eliminando el texto predeterminado de la casilla^{(default checkbox text)} de verificación y escribiendo una palabra o frase^{(word or phrase)} o eliminando el texto por completo para que solo quede la casilla de verificación .^{(tick box)}

Si desea mover la casilla de verificación, arrástrela a la posición que desee.

Para copiar la casilla de verificación exacta en las celdas siguientes, haga clic en ella. Luego, desplace el mouse hacia la esquina inferior derecha del cuadro y arrástrelo hacia abajo (o hacia cualquier dirección donde desee colocar las casillas de verificación).

Sugerencia importante:^{(Important tip: )} al formatear una casilla de verificación en una celda, mantenga presionada la tecla Ctrl y presione el botón izquierdo^(left-click) para modificar o cambiar el tamaño de la casilla de verificación en lugar de marcarla.

Cómo vincular celdas en una lista de verificación de Excel^{(How to Link Cells in an Excel Checklist)}

1. Si desea contar las casillas marcadas, vincule la casilla de verificación a otra celda.

2. Haga clic con el botón derecho en una casilla de verificación y seleccione ^{(checkbox and select)} Control de formato^{(Format Control)} .

3. Vaya a la pestaña Control . Dirígete a la opción Enlace de celda , escribe el ^{(Cell Link)}nombre de la celda^{(Cell name)} que deseas vincular.

Notará que si marca la casilla de verificación, la celda vinculada mostrará VERDADERO^(TRUE) .

Desmarcarlo producirá FALSO^(FALSE) .

4. Repita^(Repeat) los pasos 1 y 2 con las demás celdas de la columna que debe vincular.

5. Para obtener un resumen de cuántas casillas se marcaron, haga clic en una celda donde desea que se muestren los resultados. Luego, type =CONTAR.SI (^(COUNTIF() C4:C10 , VERDADERO)^(,TRUE)) . Reemplace C4: C10 con las celdas iniciales y finales del rango de celdas^{(cell range)} .

6. Si desea ocultar la columna donde se muestran los valores TRUE/FALSEA continuación, presione el botón derecho^{(right-click)} y seleccione Ocultar^(Hide) en la parte inferior del menú emergente^{(popup menu)} .

Modifique su lista de verificación de Excel usando formato condicional ^{(Modify Your Excel Checklist Using Conditional Formatting )}

El formato condicional de su hoja de cálculo puede ayudar a que sus datos se destaquen y hacerlos visualmente atractivos.

1. Seleccione la celda que desea modificar, luego haga clic en la pestaña Inicio . ^(Home)Vaya al lado derecho de la barra de herramientas y haga clic en ^{(toolbar and click)} Formato condicional^{(Conditional Formatting)} .

2. Seleccione Nueva regla^{(New Rule)} . Mostrará varios tipos de reglas que puede usar para editar la celda seleccionada. Por ahora, elige Usar una fórmula para determinar a qué celdas dar formato^{(Use a formula to determine which cells to format)} .

3. En el cuadro de texto a continuación, Edit the Rule Description type =$C4 . A continuación, seleccione Formato^(Format) y luego seleccione Rellenar^(Fill) . Vaya a Color y cambie el color de fuente de la celda (ejemplo: Verde). Seleccione Aceptar^(OK) .

Nota:^{(Note: )} No olvides modificar el nombre de la celda^{(cell name)} . Lo que usamos aquí (C4) es solo un ejemplo.

4. Observe que cuando marque la casilla de verificación vinculada junto a la celda, el texto se volverá verde.

5. Repita los pasos 1 a 4 para el resto de las entradas.

Sugerencia importante:^{(Important Tip:)} Presione la Ctrl + Shift key y arrastre la celda a donde desea duplicar la casilla de verificación para producir el mismo resultado de copiar y pegar. Este método también mantendrá las casillas de verificación alineadas.

Cómo hacer una lista de verificación interactiva de Excel^{(How to Make an Interactive Excel Checklist)}

Si desea realizar un seguimiento de su progreso en la lista de verificación de tareas pendientes de su receta, integre la lista de verificación en un porcentaje de finalización de tareas. Así es como lo haces:

Usando el ejemplo que tenemos actualmente, haga clic en cualquier celda donde desee que se muestre el progreso de la tarea^{(task progress)} (Ejemplo: Celda E7^{(Cell E7)} )

Escriba la siguiente fórmula CONTAR.SI =COUNTIF($C$4:$C$10,TRUE) . Esta fórmula contará el número total de entradas cuyas casillas de verificación estaban marcadas.

Para realizar un seguimiento de la tasa de finalización^{(completion rate)} de todas las entradas, escriba esto en la celda donde desea que se muestre (Ejemplo: Celda F4^{(Cell F4)} ) =COUNTIF($C$4:$C$10,TRUE)/7*100 . Nota: no olvide^{(t forget)} reemplazar «7» con el número de entradas en la lista.

¿Qué hay en su lista de verificación? ^{(What’s in Your Checklist? )}

Crear una lista de verificación en Microsoft Excel puede ser divertido y ayudarlo a entusiasmarse con la actividad o los elementos^{(activity or items)} que desea rastrear. Ya sea que esté haciendo una lista de compras o creando un inventario para su tienda, una lista de verificación es una de las mejores maneras de evitar perder algún artículo. A continuación^(Next) , cree una lista desplegable en Excel y facilite el ingreso de datos de uso frecuente en una hoja de cálculo.

Learning how to create a checklist in Εxcеl is a game-changer for many рeople. Making a checkliѕt will help you keep track of many eνeryday things. For instance, a checklist can help you remember what to bring in your travels or the ingrediеnts available when cooking a recipe.

However, not everyone is well-versed in spreadsheets and may find it tough to create a checklist in Excel. This post will discuss how to make a checklist in Excel, plus some pointers on integrating it with other spreadsheet features.

How to Create a Checklist in Excel

The first step in creating a checklist is coming up with a list of items or activity that needs to be confirmed. Here’s what you should do on the Excel spreadsheet:

To open Excel, click on the search button next to the Start menu. Type “Excel” and click on the first result.

On a new spreadsheet, type the name of the checklist in one of the cells, preferably in A1, so that it will be easy for you to know what the list is about.

Select a column where you will list the items (example: A column). Then, click a cell where you want to put the first item or activity and type it.

Type in the rest of the entries on the succeeding cells of the column. Next, select a column where you are going to put the checkbox. We’ll put it in column B in this example since it’s next to our listed entries. Then, proceed with the instructions below.

How to Use Checkboxes in Excel

Here’s how to make a checkbox in Excel which you can tick to indicate that the entry is completed:

Check if you have the Developer tab on the Microsoft Excel toolbar. If not, click File.
Scroll down and click Options. Then, click Customize Ribbon.

Head to the right side of the panel and tick the Developer box before clicking OK.

Click the Developer tab.
Click the Insert icon, and under Form Controls, select Checkbox.

Select the cell where you want to place the checkbox, preferably next to an entry on your list.

You can change the text on the checkbox by deleting the default checkbox text and typing a word or phrase or removing the text entirely so that only the tick box remains.

If you want to move the checkbox, drag it to the position you want.

To copy the exact checkbox on the succeeding cells, click on it. Then, hover your mouse to the lower right corner of the box and drag it downwards (or to any direction where you want to place the checkboxes).

Important tip: When formatting a checkbox on a cell, hold the Ctrl key and press left-click to modify or resize the shape of the checkbox instead of ticking it.

How to Link Cells in an Excel Checklist

1. If you want to tally the boxes ticked, link the checkbox to another cell.

2. Right-click a checkbox and select Format Control.

3. Go to the Control tab. Head over to the Cell Link option, type the Cell name you want to link.

You’ll notice that if you tick the checkbox, the linked cell will display TRUE.

Unchecking it will produce FALSE.

4. Repeat steps 1 and 2 to the other cells in the column that must be linked.

5. To get a summary of how many boxes were ticked, click a cell where you want the results displayed. Then, type =COUNTIF(C4:C10,TRUE). Replace C4:C10 with the beginning and ending cells of cell range.

6. If you want to hide the column where the TRUE/FALSE values are displayed, click on the column (example: column C). Next, press right-click and select Hide at the bottom of the popup menu.

Modify Your Excel Checklist Using Conditional Formatting

Conditional formatting of your spreadsheet can help your data stand out and make it visually appealing.

1. Select the cell you want to modify, then click the Home tab. Go to the right side of the toolbar and click Conditional Formatting.

2. Select New Rule. It will show several rule types which you can use to edit the selected cell. For now, choose Use a formula to determine which cells to format.

3. In the text box below, Edit the Rule Description type =$C4. Next, select Format and then select Fill. Go to Color and change the font color of the cell (example: Green). Select OK.

Note: Don’t forget to modify the cell name. What we used here (C4) is just an example.

4. Notice that when you tick the linked checkbox next to the cell, the text will turn green.

5. Repeat steps 1-4 for the rest of the entries.

Important Tip: Press Ctrl + Shift key and drag the cell to where you want to duplicate the checkbox to produce the same result of copy-pasting. This method will also keep the checkboxes aligned.

How to Make an Interactive Excel Checklist

If you want to track your progress on your recipe to-do checklist, integrate the checklist into a percent of tasks completion. Here’s how you do it:

Using the example we currently have, click into any cell where you want to have the task progress to be displayed (Example: Cell E7)

Type the following COUNTIF formula =COUNTIF($C$4:$C$10,TRUE). This formula will count the total numbers of entries whose checkboxes were ticked.

To track the completion rate of all the entries, type this in the cell where you want it displayed (Example: Cell F4) =COUNTIF($C$4:$C$10,TRUE)/7*100. Note: don’t forget to replace “7” with the number of entries on the list.

What’s in Your Checklist?

Creating a checklist in Microsoft Excel can be fun and help you be excited about the activity or items you want to track. Whether you are making a grocery list or creating an inventory for your store, a checklist is one of the best ways to avoid missing any item. Next, create a dropdown list in Excel and make it easier to enter frequently used data in a spreadsheet.

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What’s in Your Checklist?

Autor: Jaime David

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