Para firmar documentos PDF con valor legal, se debe colocar una firma digital, es decir, una firma certificada por un tercero
En una PC, teléfono inteligente o tableta, puede dibujar su firma en formato electrónico (dibujando con el dedo o con un lápiz capacitivo) y así crear documentos simples firmados sin demasiados problemas. Sin embargo, si los documentos que recibimos requieren un nivel de firma a nivel legal no podemos simplemente firmar con un bolígrafo o un dedo, sino que tendremos que firmar documentos con uno firma digitaleso es aplicando en el documentar un certificado que nos asegure nuestra identidad.
la firma digital es esencial para empresarios y contadores que presenten documentos a la Cámara de Comercio localya que ahora todos aceptan documentos en formato digital solo si están firmados digitalmente y rechazan documentos con firma electrónica.
En la siguiente guía te mostraremos cómo firmar digitalmente un documento PDFpara que podamos certificar nuestras intenciones y confirmar el contenido
Obtener una firma electrónica en un documento digital
Cómo obtener la firma digital
Exactamente como el PEC y SPID la firma digital se puede obtener eligiendo un proveedor de firma digitalque aportará el certificado necesario para estampar este tipo de firma.
Uno de los mejores proveedores de firma digital es Arubaque proporciona varios métodos para mantener su certificado y le permite activar rápidamente la firma digital mediante el SPID (a utilizar en este caso como método de reconocimiento).
Según la suscripción elegida en Aruba, obtendremos un lector de tarjetas inteligentes (y la tarjeta inteligente relativa con la firma digital guardada dentro) o la tarjeta inteligente simple (si ya tenemos un lector de tarjetas inteligentes en la oficina); alternativamente podemos obtener el Memoria USB Aruba Key o uno memoria USB sencillapara ser utilizado como un token USB al firmar.
Memoria USB Aruba Key está listo para usar y además incluye el software de firma, es decir Signo de Aruba; si hemos elegido otros métodos para la firma (como la tarjeta inteligente o la llave USB simple) tendremos que descargar el software Signo de Aruba en la computadora, cargue el documento que se va a firmar en él y use la tarjeta inteligente o el token para aplicar la firma digital.
Cómo obtener la firma digital remota
Ahí Firma Digital Remota es una evolución de la firma digital que simplifica al máximo el procedimiento, haciéndola cómoda de usar incluso para usuarios novatos.
Con la firma digital remota, el certificado de firma digital siempre está disponible en el servidor de Aruba: al firmar el documento (a través de Aruba Sign), un Código OTP que se generará en el teléfonopara comprobar inmediatamente nuestra identidad y proceder a la firma real.
Con la firma digital remota no tenemos que descargar ningún certificado, no tenemos que instalar lectores de tarjetas inteligentes y no tendremos que conservar los tokens, haciendo el trámite mucho más sencillo, cómodo y rápido; lo malo es que siempre debemos estar conectados a Internetya que la firma es imposible sin acceso al servidor de Aruba.
Las aplicaciones para cargar son Aruba Digital Signature (disponible para Androide Y iPhone) y la aplicación Aruba OTP (disponible para Androide Y iPhone), imprescindible para poder completar el proceso de firma.
Si tenemos miedo de perder el teléfono, no hay problema: es posible generar la OTP para la firma digital remota incluso con un generador de OTP físico o con una llave USB OTP, sin tener que molestar al smartphone en uso.
Cómo firmar digitalmente un documento PDF
Ahora que hemos visto lo que se necesita para obtener una firma digital o firma digital remota, veamos juntos todos los pasos que debemos seguir para aplicar la firma digital en cualquier documento PDF.
Convertir documentos a PDF
En primer lugar, asegurémonos de que el documento esté en formato PDF: en caso de que recibamos documentos de Word o en otro formato electrónico, le recomendamos que los convierta inmediatamente a PDF utilizando uno de los métodos que se ven en nuestra guía sobre cómo convertir documentos a PDF.
Instalar hardware y software de firma
Tras convertir los documentos a PDF, deberemos asegurarnos de que hemos instalado correctamente todo el hardware y software necesarios para la firma digital. Para Aruba tendremos que usar el programa Signo de Arubaperfectamente compatible con el hardware proporcionado por la propia Aruba.
Una vez preparado el hardware y el software recuperamos el certificado real, guardado en la tarjeta inteligente o token USB: este archivo es imprescindible, ya que es el certificado de nuestra firma digital.
en el caso de la firma digital remota el certificado se almacena en los servidores de Aruba y Aruba Sign puede recuperarlo cada vez que necesitamos firmar: en este caso concreto debemos estar siempre conectados a Internet y elegir la firma digital remota después de subir el documento real.
Aplicar firma digital
El procedimiento de firma real es realmente muy simple: después de cargar uno o más documentos en formato PDF a Aruba Sign (o un programa de firma similar, como Dique) nosotros elegimos Firma en pdf (PAdES)haga clic en Continuar y Firmar y seleccione el método elegido para recuperar la firma digital (token, tarjeta inteligente o código OTP para firma remota).
El resultado final serán los archivos PDF firmados en la misma carpeta de origen, listos para ser enviados o compartidos.
Conclusiones
La firma digital es imprescindible para enviar documentos a la administración pública y para enviar facturas al contador; el documento firmado digitalmente tiene el mismo valor legal que el papel impreso y firmado, por lo que tendremos que estar atentos a lo que certificamos. Junto con el PEC y el SPID, forma parte de la «tríada» necesaria en Italia para poder enviar documentos certificados, verificar nuestra identidad en servicios digitales y firmar documentos sin imprimirlos y escanearlos.
Para saber más podemos leer nuestras guías CNS, CRS, CIE y SPID: guía de autenticación en sitios estatales vamos cómo activar SPID: guía completa.
