¿Cómo escanea un documento a su computadora con Windows?

Probablemente ahora usamos más papel que nunca, aunque es más fácil, rápido y económico manejar documentos digitales. Así que escanee esas reliquias de papel en su computadora con Windows y recicle el papel.

¿Qué tipo de archivo debo usar?^{(What File Type Should I Use?)}

La mayoría de las aplicaciones de escaneo pueden guardar el archivo en uno o más formatos:

BMP: también conocido como mapa de bits, este es un tipo de archivo de imagen más antiguo que rara vez se usa.
TIFF: los tipos de archivo ^(TIFF:) TIFF y TIF son mejores cuando necesita alta resolución. Use este si desea realizar impresiones de alta calidad del escaneo.
JPEG: Muchas personas están familiarizadas con el formato de archivo JPEG o JPG . Permite guardar escaneos con un tamaño de archivo más pequeño. Sin embargo, hay cierta pérdida de calidad.
PNG: relativamente nuevo en comparación con los demás, el tipo de archivo PNG da como resultado un tamaño de archivo un poco más grande que los JPG^(JPGs) , pero la calidad es casi la misma que la del archivo original. En caso de duda, elija PNG .
PDF: el tipo de archivo de documento portátil de Adobe se usa mejor para texto escaneado que cualquier persona debe poder leer en una pantalla o papel. Es una mala opción para escanear imágenes^{(scanning pictures)} , ya que el tamaño del archivo será grande y no se traducirá bien a la web.

Escanee documentos en Windows con la aplicación Windows Scan^{(Scan Documents into Windows with Windows Scan App)}

La mejor parte de la mayoría de las impresoras es el escáner^(scanner) . También es la forma más común de escanear documentos en Windows . Cómo funciona esto diferirá un poco de un escáner a otro.

Los escáneres, como los de las impresoras multifunción, tienen un alimentador de superficie plana o de documentos (a veces, ambos).

Para iniciar un nuevo escaneo, coloque el documento boca abajo en la superficie plana o boca abajo en el alimentador de documentos. La orientación exacta depende de su modelo de impresora.

Abra la aplicación de escaneo de Microsoft^{(Microsoft Scan App)} . La impresora multifunción se mostrará en Escáner^(Scanner) . Deje la fuente^{(Source )} como configurada automáticamente^{(Auto-configured)} . Elija el tipo de archivo deseado en el menú desplegable Tipo de archivo.^{(File type )}

Seleccione Mostrar más^{(Show more)} en el menú desplegable Tipo de archivo .^{(File type )}

Puede establecer dónde se guardará el archivo resultante seleccionando Escaneos^(Scans) . Si lo deja en Escaneos^(Scans) , es probable que vaya a la carpeta Imágenes^{(Pictures )} > Escaneos . ^{(Scans )}Creará la carpeta Escaneos^(Scans) si no existe una.

Seleccione el botón Escanear^{(Scan )} para iniciar el escaneo.

Hay una ventana de progreso de escaneo. Según el tamaño del elemento escaneado, esto puede demorar entre unos segundos y unos minutos.

Cuando finalice el escaneo, le mostrará el nombre del archivo, como se muestra en el rectángulo amarillo. Para ver el archivo escaneado inmediatamente, seleccione el botón Ver^{(View )} . Se abrirá en el visor de imágenes predeterminado para el tipo de archivo. De lo contrario, seleccione Cerrar^(Close) .

Escanear a Windows con Fax y Escáner de Windows^{(Scan to Windows with Windows Fax and Scan)}

Sí, Windows Fax and Scan todavía está disponible. Aunque es un software más antiguo, permite un mayor control sobre el escaneo.

Para iniciar un nuevo escaneo, coloque el documento boca abajo en la superficie plana o boca abajo en el alimentador de documentos. Seleccione Nuevo escaneo^{(New Scan )} para comenzar el proceso.

En la ventana Nuevo escaneo^{(New Scan )} , hay varias opciones de escaneo. Puede cambiar a un escáner diferente, crear perfiles de escaneo y elegir entre Superficie plana^(Flatbed) y Alimentador de documentos^{(Document Feeder)} como origen. También puede establecer el formato de color como color, blanco y negro o escala de grises. Luego seleccione el tipo de archivo, DPI , y ajuste el brillo y el contraste. Seleccione el botón Vista previa^{(Preview )} para ver cómo se verá el escaneo, luego cambie la configuración según sea necesario.

Cuando esté listo, haga clic en Escanear^(Scan) . Dependiendo de la configuración, la exploración puede tardar un poco.

El documento escaneado se muestra en el área de vista previa grande. Resalte^(Highlight) el escaneo que desea guardar haciendo un solo clic en él, luego seleccione Guardar como^{(Save as)} .

Navegue hasta donde desea guardar el escaneo en Windows . Este paso le permite seleccionar un formato de archivo diferente. Elija entre TIFF , BMP , GIF o PNG y, a continuación, seleccione Guardar^(Save) .

Escanear documentos en Windows con un iPhone^{(Scan Documents into Windows with an iPhone)}

No necesita una aplicación especial para el iPhone de Apple para escanear documentos. Está integrado en iOS como parte de la aplicación Notes . Para compartir en Windows , necesitará una cuenta de Teams o OneDrive y tenerla registrada en el iPhone. Si no lo hace, también puede enviárselo por correo electrónico.

Abra la aplicación Notas^(Notes) .

Seleccione el icono de nueva nota.

Seleccione el ícono de la cámara y luego Escanear documentos^{(Scan Documents)} .

Apunte la cámara al documento a escanear y obtenga la imagen lo más clara posible. Cuando esté listo, toque el círculo para realizar el escaneo.

Habrá un rectángulo alrededor de la imagen escaneada. Toque^(Tap) y mantenga presionados los círculos en cada esquina para ajustar el rectángulo al documento que se va a escanear. Al sostener un círculo, se agranda y brinda una vista ampliada de esa esquina para un escaneo de precisión. Cuando esté listo, seleccione Keep Scan para continuar.

Se puede escanear otro documento y agregarlo a la misma nota siguiendo los pasos 4 y 5. Cuando termine de escanear, toque Guardar^(Save) .

Hay otra oportunidad de confirmar que el escaneo es bueno. Si está bien, toca Listo^(Done) .

Seleccione el menú de tres puntos.

En el menú deslizable, seleccione Compartir nota^{(Share Note)} .

Seleccione OneDrive o Teams para compartir el escaneo como un archivo PDF . Ahora abra OneDrive o Teams en su dispositivo Windows y recupere el archivo escaneado.

Escanear documentos en Windows con Google Drive^{(Scan Documents into Windows with Google Drive)}

Las versiones anteriores de Android podían escanear documentos directamente desde la aplicación de la cámara. En versiones recientes, el escaneo se ha movido a la aplicación Google Drive .

Abra la aplicación Google Drive y seleccione el botón más ( + ) cerca de la esquina inferior derecha.

En el menú deslizable, seleccione Escanear^(Scan) .

Coloque la cámara del teléfono para capturar el documento como desee, luego toque el botón de escaneo con la marca de verificación para realizar la captura.

Elige automáticamente el tipo de documento PDF . Para escanear más páginas, seleccione el ícono más en la parte inferior izquierda, que se muestra aquí con un rectángulo amarillo alrededor. Cuando esté listo, seleccione Guardar^(Save) .

En la pantalla Guardar en Drive^{(Save to Drive )} , puede cambiar el título del documento, qué cuenta usar y en qué carpeta guardar el escaneo. El valor predeterminado es Mi unidad^{(My Drive)} .

Para guardar en otra carpeta dentro de Drive , toque Mi unidad^{(My Drive )} y navegue hasta el lugar deseado y toque Seleccionar^(Select) . La aplicación vuelve a la pantalla Guardar en Drive . ^{(Save to Drive )}Presiona Guardar^(Save) .

Si tiene la aplicación Google Drive en su computadora con Windows , se sincronizará casi de inmediato y podrá obtener el archivo en el Explorador de archivos de Windows^{(Windows File Explorer)} en la carpeta Google Drive . Para enviar el escaneo a su computadora con Windows , seleccione el menú de tres puntos para el documento.

Seleccione Compartir^(Share) .

Envíelo por correo electrónico a través de Outlook o compártalo en OneDrive o OneNote . Entonces es accesible en su dispositivo Windows a través de una de esas aplicaciones.^(Windows)

Escanee documentos en Windows con la aplicación de Office^{(Scan Documents into Windows with the Office App)}

Puede usar la aplicación de Microsoft Office^{(Microsoft Office)} como una aplicación de escaneo en dispositivos Android e iOS. Microsoft también tiene la aplicación Lens que funciona de la misma manera. Si tiene una licencia de Microsoft 365 , elija la aplicación ^{(Microsoft 365)}de Office^(Office) porque puede hacer mucho más que solo escanear.

Abra la aplicación de Office^(Office) y seleccione el botón de signo más para obtener el menú Captura rápida .^{(Quick Capture )}

En el nuevo menú, seleccione Escanear^(Scan) .

Coloque la cámara sobre el documento. Office detectará automáticamente los bordes del mismo. Toca el círculo blanco para capturarlo.

Si es necesario, ajuste los bordes manteniendo el dedo en cualquiera de las manijas y moviéndolo. Seleccione Confirmar^(Confirm) .

Seleccione Listo^{(Done )} para comenzar a guardar el escaneo.

Las opciones^(Options) permiten seleccionar el formato de archivo. Puede ser una imagen, un PDF o un documento de Word . Puede cambiar el Tamaño del archivo^{(File Size)} , pero tenga en cuenta que la calidad también cambiará. Para guardar en Windows , seleccione su OneDrive . Se sincronizará con la carpeta OneDrive > Documentos^(Documents) en su computadora con Windows.

Transferir documentos escaneados a Windows con la aplicación de Office^{(Transfer Scanned Documents into Windows with the Office App)}

El programa de escaneo de Office^(Office) tiene otra característica útil cuando desea escanear un documento y acceder a él en una computadora que no es suya. La acción Transferir archivos^{(Transfer Files )} puede hacer eso, y ni siquiera necesita un puerto o cable USB .

En la aplicación de Office, toque el botón Acciones^{(Actions )} .

Desplácese hacia abajo hasta la sección Compartir archivos^{(Share files )} y seleccione Transferir archivos^{(Transfer Files)} .

En un navegador en la computadora, vaya a transfer.office.com , inicie sesión y luego seleccione Enviar^(Send) .

En el teléfono, toca Listo para escanear^{(Ready to Scan)} .

Cuando se abra el sitio web de transferencia, se mostrará un código QR.

Escanea el código QR con el teléfono.

El teléfono (a la izquierda) y el sitio web (a la derecha) mostrarán un código. Si el código coincide, seleccione Emparejar^{(Pair )} en el teléfono y el navegador web.

En el teléfono, seleccione el archivo o los archivos que desea transferir y luego seleccione la marca de verificación cerca de la parte superior derecha de la pantalla. Verás que el navegador web está esperando.

Cuando ocurra la transferencia, el archivo se descargará a la carpeta de descarga predeterminada del navegador. También lo verás en el navegador web. Si desea descargarlo nuevamente, pase el mouse sobre Recibido^{(Received )} y se convierte en un botón de descarga. Si olvidó algo, vuelva al teléfono y seleccione Enviar más archivos^{(Send More Files)} .

Recuerde^(Remember) ir al navegador de la computadora y seleccionar Conectado,^{(Connected, )} luego Desconectar teléfono^{(Disconnect Phone )} para mantener su teléfono seguro.

Hay varios programas de escaneo para Windows , iOS y Android , pero ¿por qué no usar las aplicaciones de escaneo integradas que hemos cubierto? Ya están allí, y estamos seguros de que disfrutará usando estos métodos para ahorrar tiempo y archivos.

We probably use mоre paper now than ever, even though it’s easier, faster, and cheaper to dеal with digital documents. Sо scan those paper relics into yоur Windowѕ computer and reсycle the paper.

What File Type Should I Use?

Most scan apps can save the file in one or more formats:

BMP: Also known as bitmap, this is an older image file type that’s seldom used.
TIFF: TIFF and TIF file types are best when you need high resolution. Use this one if you want to make high-quality prints of the scan.
JPEG: Many people are familiar with the JPEG or JPG file format. It allows for saving scans with a smaller file size. However, there is some loss of quality.
PNG: Relatively new compared to the others, PNG filetype results in file size a bit larger than JPGs, yet the quality is almost the same as the original file. If in doubt, choose PNG.
PDF: Adobe’s portable document file type is best used for scanned text that needs to be readable by anyone on a screen or paper. It’s a bad choice for scanning pictures as the file size will be large, and it doesn’t translate to the web well.

Scan Documents into Windows with Windows Scan App

The best part of most printers is the scanner. It’s also the most common way to scan documents into Windows. How this works will differ a little from scanner to scanner.

Scanners, like those on all-in-one printers, have a flatbed or document feeder (sometimes both).

To start a new scan, place the document face down on the flatbed or facedown in the document feeder. The exact orientation depends on your model of printer.

Open the Microsoft Scan App. The all-in-one printer will be shown under Scanner. Leave the Source as Auto-configured. Choose the desired file type in the File type dropdown.

Select Show more under the File type dropdown.

You can set where the resulting file will be saved by selecting Scans. If you leave it at Scans, it’s likely going to your Pictures > Scans folder. It will create the Scans folder if one doesn’t exist.

Select the Scan button to start the scanning.

There’s a scanning progress window. Depending on the size of the scanned item, this may take a few seconds to a few minutes.

When the scan is finished, it will show you the file name, as shown in the yellow rectangle. To view the scanned file immediately, select the View button. It will open in the default image viewer for the file type. Otherwise, choose Close.

Scan to Windows with Windows Fax and Scan

Yes, Windows Fax and Scan is still available. Although it’s older software, it does allow for more control over the scan.

To start a new scan, place the document face down on the flatbed or facedown in the document feeder. Select New Scan to begin the process.

In the New Scan window, there are several scanning options. You can change to a different scanner, create scanning profiles, and choose between Flatbed and Document Feeder as the source. You also can set the color format as color, black and white, or grayscale. Then select the file type, DPI, and adjust the brightness and contrast. Select the Preview button to see what the scan will look like, then change the settings as needed.

When ready, click Scan. Depending on the settings, the scan may take a little time.

The scanned document is shown in the large preview area. Highlight the scan to be saved by single-clicking on it, then select Save as.

Navigate to where you’d like to save the scan in Windows. This step allows you to select a different file format. Choose from TIFF, BMP, GIF, or PNG, then choose Save.

Scan Documents into Windows with an iPhone

You don’t need a special app for the Apple iPhone to scan documents. It’s built into iOS as part of the Notes app. To share to Windows, you’ll need either a Teams or OneDrive account and have that registered on the iPhone. If you don’t, you can email it to yourself as well.

Open the Notes app.

Select the new note icon.

Select the camera icon and then Scan Documents.

Point the camera at the document to scan and get the image as clear as possible. When ready, tap the circle to take the scan.

There will be a rectangle around the scanned image. Tap and hold the circles at each corner to fit the rectangle to the document to be scanned. When holding a circle, it enlarges and gives a magnified view of that corner for precision scanning. When ready, select Keep Scan to proceed.

Another document can be scanned and added to the same note by following steps 4 and 5. When done scanning, tap Save.

There’s another chance to confirm the scan is good. If it’s good, tap Done.

Select the three-dots menu.

In the slide-in menu, select Share Note.

Select either OneDrive or Teams to share the scan as a PDF file. Now open OneDrive or Teams on your Windows device and retrieve the scanned file.

Scan Documents into Windows with Google Drive

Older Android versions could scan documents directly from the camera app. In recent versions, scanning has been moved into the Google Drive app.

Open the Google Drive app and select the plus button (+) near the bottom-right corner.

In the slide-in menu, select Scan.

Position the phone camera to capture the document as you’d like, then tap the scan button with the checkmark to make the capture.

It automatically chooses the PDF document type. To scan more pages, select the plus icon in the bottom left, shown here with a yellow rectangle around it. When ready, select Save.

In the Save to Drive screen, you can change the document title, which account to use, and what folder to save the scan. It defaults to My Drive.

To save to another folder within Drive, tap My Drive and navigate to the desired spot and tap Select. The app returns to the Save to Drive screen. Tap Save.

If you have the Google Drive app on your Windows computer, it will sync almost immediately, and you can get the file in Windows File Explorer under the Google Drive folder. To send the scan to your Windows computer, select the three-dots menu for the document.

Select Share.

Email it through Outlook, or share it to OneDrive or OneNote. Then it’s accessible on your Windows device through one of those apps.

Scan Documents into Windows with the Office App

You can use the Microsoft Office app as a scanning app on Android and iOS devices. Microsoft also has the Lens app that works in the same manner. If you have a Microsoft 365 license, go with the Office app because it can do much more than just scanning.

Open the Office app and select the plus-sign button to get the Quick Capture menu.

In the new menu, select Scan.

Position the camera over the document. Office will automatically detect the edges of it. Tap the white circle to capture it.

If needed, adjust the borders by holding your finger on any of the handles and moving it around. Select Confirm.

Select Done to begin saving the scan.

Options allow for selecting the file format. It can be an image, PDF, or Word document. You can change the File Size, but note that quality will also change. To save to Windows, select your OneDrive. It will sync with OneDrive > Documents folder on your Windows computer.

Transfer Scanned Documents into Windows with the Office App

The Office scan program has another handy feature when you want to scan a document and access it on a computer that isn’t yours. The Transfer Files action can do that, and you don’t even need a USB port or cable.

In the Office app, tap the Actions button.

Scroll down to the Share files section and select Transfer Files.

In a browser on the computer, go to transfer.office.com, sign in, and then select Send.

On the phone, tap Ready to Scan.

When the transfer website opens it will show a QR code.

Scan the QR code with the phone.

The phone (on the left) and the website (on the right) will show a code. If the code matches, select Pair on the phone and web browser.

On the phone, select the file or files you want to transfer and then select the checkmark near the top-right of the screen. You’ll see that the web browser is just waiting.

When the transfer happens, the file will get downloaded to the browser’s default download folder. You’ll also see it in the web browser. Should you want to download it again, mouse over Received and it becomes a download button. If you forgot something, go back to the phone and select Send More Files.

Remember to go to the computer’s browser and select Connected, then Disconnect Phone to keep your phone secure.

There are several scan programs for Windows, iOS, and Android, but why not use the built-in scan apps we’ve covered? They’re already there, and we’re sure you’ll enjoy using these methods to save files and time.

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Autor: Jaime David

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