Cómo crear un correo electrónico grupal en Gmail y otras funciones ocultas

Todo el mundo quiere mantener su correspondencia organizada. Todos nos ahogamos en el correo electrónico todos los días. Puede pasar horas revisando innumerables anuncios, informes, boletines y mensajes que se acumulan en su cuenta de Gmail .

Puede elegir su propia forma de lidiar con ellos, pero le recomendamos invertir algo de tiempo y esfuerzo para dominar » el rey del correo electrónico^{(the king of Email)} «. Gmail en realidad viene con una variedad de funciones que no todos conocen. Con nuevas funciones implementadas^{(new features rolling out)} todo el tiempo, puede ser difícil priorizar y mantenerse al día.

En este artículo, seleccionamos algunas de las funciones ocultas de Gmail más útiles que quizás te hayas perdido. Aprender a usarlos lo ayudará a estructurar mejor su comunicación por correo electrónico. Comencemos con cómo crear un correo electrónico grupal en Gmail .

Crear un correo electrónico de grupo en Gmail^{(Create A Group Email In Gmail)}

Si envía correos electrónicos regularmente a las mismas personas, aprender este truco le ahorrará mucho tiempo y esfuerzo.

Para enviar un correo electrónico grupal en Gmail , primero debe crear una lista de correo con todos los contactos que desea incluir. Posteriormente puede editar esos grupos agregando o eliminando contactos.

Cómo configurar una lista de correo electrónico^{(How To Set Up An Email List)}

Google tiene una aplicación separada para administrar todos sus contactos de Gmail . Es por eso que para crear una lista de correo en Gmail , primero deberá crear una lista en Contactos de Google^{(Google Contacts)} .

Abra la aplicación web Contactos de Google .^{(Google Contacts)}
Elija los contactos que desea poner en el mismo grupo de su lista de contactos.
Una vez que haya seleccionado los contactos, busque el icono Administrar etiquetas^{(Manage labels)} en la parte superior de la pantalla y haga clic en él.

En el menú desplegable, elija Crear etiqueta^{(Create label)} .
Nombra la etiqueta. Asegúrese^(Make) de que el nombre sea fácil de recordar, ya que eso es lo que usará para identificar la lista de correo electrónico más adelante.

Haga clic en Guardar^(Save) para crear la lista.

Para administrar la lista, selecciónela en el menú Etiquetas^(Labels) en el lado izquierdo de la pantalla. Allí puede eliminar los contactos existentes. Para agregar contactos a una lista existente, regrese a sus contactos, elija el contacto y al hacer clic en el icono Administrar^(Manage) etiquetas, elija el nombre de una lista ya existente.

Puede crear tantas listas (o etiquetas) como desee para diferentes grupos de personas.

Cómo enviar un correo electrónico grupal^{(How To Send A Group Email)}

Ahora que tiene su lista de correo electrónico, envíe su primer correo electrónico grupal y vea cuánto más fácil es que copiarlo y pegarlo a cada individuo por separado.

Abre Gmail.
Haga clic en el ícono + Compose
En la ventana del nuevo mensaje, en Para^(To) comenzar a escribir el nombre de su lista de contactos. Gmail lo reconocerá y lo completará por ti.
Al hacer clic en la sugerencia, verás que todos los contactos de tu lista aparecen automáticamente en el campo de destinatario.
Complete^(Fill) la línea de asunto y el resto de su correo electrónico. Luego presione Enviar^(Send) para finalizar su primer correo electrónico grupal en Gmail .

Más trucos de Gmail para aumentar su productividad^{(More Gmail Tricks To Boost Your Productivity)}

Como cualquier software, Gmail tiene sus propios trucos^{(Gmail has its own tricks)} y atajos que pueden ayudarte a que tu comunicación sea más eficiente. Algunos de ellos son menos obvios que otros. Aprender a usar las siguientes funciones de Gmail aumentará su productividad y lo ayudará a organizar mejor su correspondencia por correo electrónico.

Programar Enviar^{(Schedule Send)}

Esta característica le permite escribir correos electrónicos que desea enviar más tarde. Luego puede programar enviarlos en cualquier momento en el futuro.

Cuando tenga listo su correo electrónico, en lugar de hacer clic en Enviar^(Send) , haga clic en la flecha hacia abajo^{(down arrow)} junto a él. A continuación, seleccione una fecha y una hora en el menú Programar envío .^{(Schedule Send)}

Redacción inteligente^{(Smart Compose)}

Smart Compose es la característica perfecta si desea un poco de ayuda de Gmail al redactar sus mensajes. Predice palabras y frases que vas a escribir a continuación y te da sugerencias. Esto puede ahorrar mucho tiempo de escritura.

Para habilitar la función, vaya a su Configuración de ^(Settings)Gmail . En General , desplácese hacia abajo para encontrar Redacción^{(Smart Compose)} inteligente y Personalización^{(Smart Compose Personalisation)} de Redacción inteligente . Asegúrate de que ambos estén activados para obtener sugerencias de escritura personalizadas.

Deshacer Enviar^{(Undo Send)}

Todas las principales aplicaciones de mensajería^{(the top messaging apps)} ya tienen una función para recuperar un mensaje que envió por error. Ahora también puedes hacerlo en Gmail . Sin embargo, en Gmail solo tiene 30 segundos para hacerlo después de presionar Enviar^(Send) .

Para configurarlo, ve a Configuración^(Settings) de Gmail . En General , desplácese hacia abajo hasta que encuentre Deshacer envío^{(Undo Send)} . Allí puede elegir el período de cancelación de envío, de 5 a 30 segundos después de enviar el correo electrónico.

Modo confidencial^{(Confidential Mode)}

Puede llevar las cosas aún más lejos con la función de modo confidencial . ^{(Confidential)}¿ Recuerdas^(Remember) cómo Facebook te permite enviar mensajes que se autodestruyen^{(Facebook allows you to send messages that self-destruct)} después de un cierto período de tiempo? Ahora puedes hacer lo mismo en Gmail .

Antes de enviar su correo electrónico, haga clic en el icono de candado a la derecha del botón Enviar^(Send) . Luego puede establecer el período de vencimiento para este correo electrónico, asegurándose de que el destinatario no pueda reenviarlo, copiarlo, imprimirlo o descargarlo.

Incluso puede configurar seguridad adicional y solicitar al destinatario que ingrese un código SMS que se enviará a su teléfono antes de que pueda abrir su correo electrónico.

empujones^(Nudges)

Si recibe muchos correos electrónicos al día y con frecuencia se olvida de responderlos, le encantará la función Nudges de ^(Nudges)Gmail . Automáticamente volverá a colocar sus correos electrónicos antiguos en la bandeja de entrada con sugerencias para responder o hacer un seguimiento.

Para habilitar esta función, vaya a Configuración de ^(Settings)Gmail . Desplácese hacia abajo en General hasta que encuentre Nudges . Luego haga clic en uno o ambos cuadros para habilitar las sugerencias.

Conviértase en un usuario profesional de Gmail^{(Become A Pro Gmail User)}

Tanto si es un usuario avanzado de Gmail como si acaba de empezar, le beneficiará conocer los consejos esenciales para aprovechar al máximo la plataforma. Comienza^(Start) aprendiendo cómo ordenar tu bandeja^{(how to sort your inbox)} de entrada y cómo bloquear a alguien en Gmail^{(how to block someone on Gmail)} para organizar mejor tu correo electrónico.

¿Qué otras características útiles ha descubierto en su tiempo usando Gmail ? Comparta^(Share) sus experiencias con nosotros en la sección de comentarios a continuación.

Everybody wants to keep their corresроndence organized. We all drown in email daily. You may spend hours sorting through coυntless ads, reports, newsletters, аnd messages that pile up in yоur Gmail account.

You can choose your own way of dealing with those, but we recommend investing some time and effort into mastering “the king of Email“. Gmail actually comes with a variety of functions that not everyone knows about. With new features rolling out all the time, it can be hard to prioritize and keep up.

In this article, we hand-picked some of the most useful hidden Gmail features that you may have missed. Learning how to use them will help you bring more structure into your email communication. Let’s get started with how to create a group email in Gmail.

Create A Group Email In Gmail

If you regularly send emails to the same people, learning this trick will save you lots of time and effort.

In order to send a group email in Gmail, you first need to create a mailing list with all the contacts you want to include. You can later edit those groups by adding or removing contacts.

How To Set Up An Email List

Google has a separate app for managing all your Gmail contacts. That’s why in order to create a mailing list in Gmail, you’ll need to create a list in Google Contacts first.

Open the Google Contacts web app.
Choose the contacts that you want to put on the same group from your contacts list.
Once you’ve selected the contacts, find the Manage labels icon on top of the screen and click on it.

From the drop down menu, choose Create label.
Name the label. Make sure the name is easy to remember since that’s what you’ll be using to identify the email list later.

Click Save to create the list.

In order to manage the list, choose it from the Labels menu on the left side of the screen. There you can remove existing contacts from it. To add contacts to an existing list, go back to your contacts, choose the contact and when clicking the Manage labels icon choose the name of an already existing list.

You can create as many lists (or labels) as you like for different groups of people.

How To Send A Group Email

Now that you have your email list, send your first group email and see how much easier it is than copy pasting it to every individual separately.

Open Gmail.
Click on the + Compose icon to start a new email.
In the new message window, under To start typing the name of your contact list. Gmail will recognize it and fill it in for you.
When you click on the suggestion, you will see that all the contacts from your list automatically appear in the recipient field.
Fill out the subject line and the rest of your email. Then press Send to finish your first group email in Gmail.

More Gmail Tricks To Boost Your Productivity

Like any software, Gmail has its own tricks and shortcuts that can help make your communication more efficient. Some of them are less obvious than others. Learning to use the following Gmail features will boost your productivity and help you better organize your email correspondence.

Schedule Send

This feature allows you to write emails you want to send later. Then you can schedule to send them for any time in future.

When you have your email ready, instead of clicking Send click the down arrow next to it. Then select a date and time from the Schedule Send menu.

Smart Compose

Smart Compose is the perfect feature if you want a little help from Gmail when composing your messages. It predicts words and phrases you’re going to write next and gives you suggestions. This can save a lot of typing time.

To enable the feature, go to your Gmail Settings. Under General, scroll down to find Smart Compose and Smart Compose Personalisation. Make sure both of those are on for personalized writing suggestions.

Undo Send

All of the top messaging apps already have a feature to recall a message you sent by mistake. Now you can do that in Gmail as well. However, in Gmail you only have 30 seconds to do it after you hit Send.

To set it up, go to Gmail Settings. Under General, scroll down until you find Undo Send. There you can choose the send cancelation period, from 5 to 30 seconds after you send the email.

Confidential Mode

You can take things even further with the Confidential mode feature. Remember how Facebook allows you to send messages that self-destruct after a certain period of time? You can now do the same in Gmail.

Before you send your email, click on the lock icon to the right of the Send button. You can then set the expiration period for this email, ensuring the recipient won’t be able to forward, copy, print, or download it.

You can even set up extra security and require the recipient to enter an SMS code that will be sent to their phone before they can open your email.

Nudges

If you receive many emails daily and often forget to reply to them, you will love the Nudges feature on Gmail. It will automatically put your old emails back into the inbox with suggestions to reply or follow up.

To enable this feature, go to Gmail Settings. Scroll down under General until you find Nudges. Then click one or both boxes to enable the suggestions.

Become A Pro Gmail User

Whether you’re an advanced Gmail user or only getting started, it will benefit you to learn the essential tips to get the most out of the platform. Start with learning how to sort your inbox, and how to block someone on Gmail to organize your email better.

What other useful features have you discovered in your time using Gmail? Share your experiences with us in the comments section below.

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