Cómo construir una base de datos con Microsoft Access

Si tiene una suscripción a Office 365 , una de las aplicaciones a las que puede acceder es Access . Es una herramienta para crear varios tipos de bases de datos e informes en su computadora. Si está buscando un método para crear una base de datos, MS Access es la mejor manera de hacerlo, ya sea que desee crear una base de datos simple o compleja.

Puede utilizar la herramienta para crear una base de datos, crear formularios para entradas de datos, filtrar sus datos mediante consultas personalizadas y generar informes a partir de sus datos. Hay asistentes paso a paso para ayudarlo a crear estos elementos para que no sea demasiado difícil de usar.

Cómo construir una base de datos en blanco con MS Access^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

Lo primero que debe hacer es crear una base de datos. Para hacer esto, inicie una nueva base de datos en Access . Sus tablas de datos, formularios, consultas e informes se guardarán en él. Para hacerlo, puede usar una de las muchas plantillas que proporciona Access o crear una desde cero.

Aquí crearemos una base de datos que almacene la información de los estudiantes y usaremos una plantilla de base de datos en blanco.

Inicie la aplicación Access^{(Launch the Access app)} en su computadora.
Haga clic en Nuevo^(New) en la barra lateral izquierda para crear una nueva base de datos.
Seleccione la opción Base de datos en blanco^{(Blank database)} en el panel lateral derecho para crear una nueva base de datos en blanco.

Haga clic^(Click) en el ícono de la carpeta pequeña y elija una ruta para guardar su base de datos. Luego, haz clic en el botón que dice Crear^(Create) .

Así es como construyes una base de datos con Access . Su base de datos debe estar disponible en la ruta especificada.

Crear una tabla en su base de datos^{(Create a Table In Your Database)}

La base de cualquier base de datos son las tablas. Son estas tablas donde sus datos se guardan en varias columnas, y aquí es donde puede ejecutar consultas y generar informes.

Cuando crea una nueva base de datos en Access , se abre la nueva pantalla de creación de tablas en la vista de hoja de datos. Esta vista no es la más fácil para trabajar, por lo que debe cambiarla a la vista de diseño y luego crear las columnas de su tabla.

Haga clic^{(Right-click)} con el botón derecho en la tabla recién creada y seleccione Vista de diseño^{(Design View)} .

Le pedirá que guarde su tabla primero. Introduzca un nombre para la tabla y haga clic en Aceptar^(OK) .

La siguiente pantalla le permite agregar columnas y sus tipos de datos a la tabla. Mantenga la primera columna tal como está porque genera una identificación única para cada uno de sus artículos.
Como estamos creando una base de datos de estudiantes, coloque el cursor en el segundo campo y escriba Student Name . Elija Texto breve^{(Short Text)} en el campo Tipo de datos .^{(Data Type)}

Ingrese Edad^(Age) como el siguiente nombre de campo y elija Número^(Number) en el menú desplegable Tipo de datos .^{(Data Type)}

Agregue la última columna con el nombre País^(Country) y Texto breve^{(Short Text)} como tipo de datos.

Presione Ctrl + S para guardar la tabla.

Cree un formulario para la entrada de datos en su base de datos^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Si bien puede abrir la tabla en la vista de hoja de datos y agregarle los datos requeridos, un formulario le proporcionará una forma más fácil de ingresar sus datos. Tampoco tendrá que entrometerse con ningún otro dato en la tabla, ya que un formulario solo le permite editar una entrada a la vez.

Puede utilizar el asistente de formularios de Access para crear un formulario para la entrada de datos^{(create a form for data entry)} con los campos elegidos.

Mientras Access aún está abierto con su base de datos, haga clic en la pestaña Crear^(Create) en la parte superior y elija la opción que dice Asistente para formularios^{(Form Wizard)} .

Le pedirá que seleccione los campos que desea usar en su formulario. Seleccione todo lo que necesitará para ingresar un valor y haga clic en el icono de flecha derecha para agregarlos a la lista. Luego haga clic en Siguiente^(Next) en la parte inferior.

La siguiente pantalla ofrece cuatro diseños de formulario para elegir. Haga clic^(Click) en cualquier diseño y aparecerá una vista previa en el lado izquierdo. Una vez que haya hecho una selección, haga clic en Siguiente^(Next) en la parte inferior.

Ingrese un nombre para su formulario y presione Finalizar^(Finish) .

El formulario debería abrirse permitiéndole agregar datos a su tabla.

Cree una consulta para filtrar datos en su base de datos^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

Una consulta le permite filtrar los datos guardados en sus tablas utilizando varios criterios personalizados. Por ejemplo, si está buscando recuperar los datos de los estudiantes que tienen 20 años o más y viven en los EE. UU., puede crear una consulta y generar una tabla que solo tenga los estudiantes que coincidan con sus criterios.

Haga clic en la pestaña Crear en la parte superior y seleccione ^(Create)Asistente de consultas^{(Query Wizard)} .

Elija la primera opción que dice Asistente de consulta simple^{(Simple Query Wizard)} y presione Aceptar^(OK) .

Seleccione la tabla y los campos que desea incluir en la consulta y haga clic en Siguiente^(Next) .

Elija la opción Detalle^(Detail) en la siguiente pantalla y haga clic en Siguiente^(Next) en la parte inferior.

Ingrese un nombre para su consulta y presione Finalizar^(Finish) en la parte inferior.

Haga clic con el botón derecho en su consulta recién creada y elija Vista de diseño^{(Design View)} . Utilizará esta vista para ingresar los criterios para su consulta.

La siguiente pantalla le permite especificar los filtros para su consulta. Vamos a crear una regla que solo muestre a los estudiantes que tienen 20 años o más y son de EE. UU.
Escriba >=20 en el cuadro Criterios del campo ^(Criteria)Edad^(Age) .
Ingrese EE^(US) . UU. en la fila Criterios del campo ^(Criteria)País^(Country) .

Presione Ctrl + S para guardar los cambios.
Haga doble clic^{(Double-click)} en su consulta en la barra lateral izquierda y verá la versión filtrada de sus datos.

Cómo crear un informe de base de datos en Access^{(How To Build a Database Report In Access)}

Los informes generalmente se usan para sacar datos de Access y verlos como archivos independientes. Access le permite generar informes para las tablas y campos elegidos y utiliza el mismo estilo de asistente que los formularios y las consultas para generar informes.

Haga clic en la pestaña Crear en la parte superior y seleccione ^(Create)Asistente^{(Report Wizard)} de informes .

Agregue los campos que le gustaría tener en su informe y haga clic en Siguiente^(Next) .

Si desea especificar cualquier orden de agrupación, puede hacerlo en esta pantalla. Luego presiona Siguiente^(Next) .

Si desea ordenar sus registros por un campo, puede hacerlo en esta pantalla. Luego haga clic en Siguiente^(Next) .

Seleccione un diseño de informe y presione Siguiente^(Next) .

Introduzca un nombre para el informe y haga clic en Finalizar^(Finish) .

Haga clic^{(Right-click)} con el botón derecho en el informe y seleccione Vista previa^{(Print Preview)} de impresión .

Haga clic en PDF o XPS^{(PDF or XPS )} en la parte superior para guardarlo en cualquiera de estos formatos.

Su base de datos completa con tablas, formularios, consultas e informes está lista.

¿Cómo construyes tus bases de datos^{(build your databases)} ? Si usa Access , ¿usa las funciones mencionadas anteriormente? Háganos saber en los comentarios a continuación.

If you have an Office 365 subscription, one of the apps уou can access is Access. Іt’s a tool to create varioυs types of databases and reports on your computer. If you’re looking for a mеthod on how tо build а database, MS Access is the best way to do it whether you want to build a simple or a complex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

Launch the Access app on your computer.
Click on New in the left sidebar to create a new database.
Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

Right-click on the newly created table and select Design View.

It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

Enter a name for your form and hit Finish.

The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
Enter US in the Criteria row for the Country field.

Press Ctrl + S to save the changes.
Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

Select a report layout and hit Next.

Enter a name for the report and click on Finish.

Right-click on the report and choose Print Preview.

Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

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Cómo construir una base de datos en blanco con MS Access^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

Crear una tabla en su base de datos^{(Create a Table In Your Database)}

Cree un formulario para la entrada de datos en su base de datos^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Cree una consulta para filtrar datos en su base de datos^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

Cómo crear un informe de base de datos en Access^{(How To Build a Database Report In Access)}

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Create a Table In Your Database

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Create a Query To Filter Data In Your Database

How To Build a Database Report In Access

Autor: Jaime David

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