Cómo configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook

Si se va de vacaciones y no va a estar disponible para responder a sus correos electrónicos, es una buena idea configurar una respuesta de «fuera de la oficina» en Outlook en su computadora. De esta forma, cualquier persona que te envíe un correo electrónico recibirá una respuesta automática avisándole de tu ausencia en la oficina.

Outlook le permite crear respuestas personalizadas para enviarlas automáticamente a cualquier persona que le envíe un correo electrónico. También puede especificar un período de fecha personalizado^{(custom date period)} durante el cual la aplicación debe manejar sus correos electrónicos por usted.

Establecer respuestas de Outlook de fuera de la oficina para cuentas de Exchange^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

Si se encuentra en un entorno empresarial^{(business environment)} y su empresa u organización utiliza Microsoft Exchange^{(company or organization uses Microsoft Exchange)} , tiene una forma muy sencilla de configurar respuestas de fuera de la oficina en Outlook para su cuenta de correo electrónico^{(email account)} .

Inicie la aplicación de Outlook en su computadora.
Haz clic en la pestaña que dice Archivo^(File) en la parte superior y verás varias opciones. Haga clic^(Click) en la opción que dice Respuestas automáticas (fuera de la oficina)^{(Automatic Replies (Out of Office))} . Si no ve esta opción, pase a la siguiente sección para aprender cómo realizar la tarea.

Aparecerá un cuadro en su pantalla que le permitirá ingresar información en varios campos. Para enviar respuestas personalizadas automáticas, deberá completar los campos de la siguiente manera.
Activa la casilla que dice Enviar respuestas automáticas^{(Send automatic replies)} en la parte superior.
Marque la casilla Solo enviar durante este intervalo de tiempo^{(Only send during this time range)} . Luego seleccione las fechas desde y hasta cuando no estará disponible para responder a sus correos electrónicos.
Si desea que su respuesta se envíe solo a aquellos que están en su organización, haga clic en la pestaña Dentro de mi organización^{(Inside My Organization)} . De lo contrario, haga clic en la otra pestaña que dice Fuera de mi organización^{(Outside My Organization)} .
Escriba la respuesta que desea enviar automáticamente en el cuadro que aparece en su pantalla. También puede utilizar las herramientas de formato para formatear y cambiar el estilo de su texto.
Una vez que haya terminado, haga clic en Aceptar^(OK) para guardar los cambios.

Outlook ahora enviará automáticamente su mensaje personalizado predefinido a cualquier persona que le envíe un correo electrónico durante el ^{(custom message)}período de fecha^{(date period)} especificado .

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

La mayoría de los usuarios generales usan cuentas IMAP o POP3^{(IMAP or POP3 accounts)} en su Outlook. Esto generalmente incluye el uso de su Hotmail , Gmail y otras cuentas de correo electrónico con la aplicación de Outlook^{(Outlook app)} . Si usted es uno de estos usuarios, deberá crear una regla para enviar respuestas automáticas, ya que el método anterior no funcionará para usted.

Sin embargo, afortunadamente, crear un mensaje personalizado^{(custom message)} y una regla para automatizar el envío de respuestas no es demasiado difícil en Outlook .

Crear una plantilla de respuesta automática^{(Create An Automatic Reply Template)}

Abra Outlook en su computadora y haga clic en la opción Nuevo correo electrónico en la parte superior.^{(New Email)}

Se abrirá la ventana^{(email compose window)} habitual de redacción de correo electrónico . Aquí, debe escribir el correo electrónico que desea que Outlook envíe automáticamente. Simplemente escriba^{(Just type)} el cuerpo del correo electrónico, que generalmente incluye mencionar cuánto tiempo no estará disponible y cuándo volverá.

Haga clic en la pestaña Archivo en la parte superior y seleccione ^(File)Guardar como^{(Save As)} .

Ingrese un nombre para su plantilla de respuesta fuera de la oficina^{(office reply template)} y elija Plantilla de Outlook^{(Outlook Template)} en el menú desplegable Guardar como tipo . ^{(Save as type)}Luego haga clic en Guardar^(Save) .

Cierre la ventana de redacción del correo electrónico y seleccione ^{(email compose window and select)} No cuando le pregunte si desea guardar los cambios.

Configurar una regla de respuesta automática^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

Haga clic en la pestaña Inicio , seleccione ^(Home)Reglas^(Rules) y elija Administrar reglas y alertas^{(Manage Rules & Alerts)} .

En la pestaña Reglas de correo electrónico , haga clic en ^{(Email Rules)}Nueva regla^{(New Rule)} para crear una nueva regla.

Seleccione Aplicar regla en los mensajes que recibo^{(Apply rule on messages I receive)} y presione Siguiente^(Next) .

Marque la respuesta usando una plantilla específica^{(reply using a specific template)} y haga clic en su enlace.

Seleccione la plantilla de correo electrónico^{(email template)} que creó anteriormente, haga clic en Abrir^(Open) y luego presione Siguiente^(Next) .

Opcionalmente, aplique cualquier excepción si lo desea y haga clic en Siguiente^(Next) .

Introduzca un nombre para su regla y haga clic^{(rule and click)} en Finalizar^(Finish) .

Configuración de una respuesta fuera de la oficina en la versión web de Outlook^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

Muchos usuarios están abandonando sus aplicaciones de escritorio^{(desktop apps)} y reemplazándolas con sus contrapartes web. Si ya lo ha hecho y usa la versión web de Outlook^{(use the Outlook web version)} para sus correos electrónicos, también puede configurar una respuesta fuera de la oficina^{(office reply)} en Outlook para web.

Este es más fácil de hacer que cualquier otro método discutido anteriormente.

Dirígete al sitio web de Outlook e inicia sesión en tu cuenta si aún no lo has hecho.
Una vez que vea su bandeja de entrada, haga clic en el ícono de configuración en la esquina superior derecha y luego elija Ver todas las configuraciones de Outlook^{(View all Outlook settings)} en la parte inferior. Se abrirá el menú de configuración.

Verá varias configuraciones que puede configurar para su cuenta de Outlook^{(Outlook account)} . Desea encontrar la opción que dice Respuestas automáticas^{(Automatic replies)} y hacer clic en ella.

Aparecerán varias opciones nuevas en el panel lateral^{(side pane)} derecho .
En primer^(First) lugar, habilita la opción que dice Activar respuestas automáticas^{(Turn on automatic replies)} .
Marque la casilla Enviar respuestas solo durante un período de tiempo^{(Send replies only during a time period)} . Especifique un intervalo de fechas en los cuadros Hora de inicio^{(Start time)} y Hora de finalización. ^{(End time)}Aquí es cuando la aplicación enviará sus respuestas automáticas.
A continuación, puede introducir una respuesta personalizada^{(custom reply)} que se enviará automáticamente a las personas que le envíen un correo electrónico. Siéntase libre de utilizar las opciones de formato disponibles.
Opcionalmente, habilite Enviar respuestas solo a los contactos^{(Send replies only to contacts)} si solo desea responder automáticamente a sus contactos.
Finalmente, haga clic en Guardar^(Save)en la parte inferior para guardar los cambios.

Si alguna vez desea desactivar las respuestas automáticas, simplemente desmarque la opción Respuestas automáticas activadas.^{(Automatic replies on )}

Es una gran cosa poder establecer una respuesta fuera de la oficina^{(office reply)} en Outlook . Háganos saber si lo usa y cómo se ve su mensaje de respuesta automática en los comentarios a continuación.

If you’re hеading off to a vacation and you’re not going to be available to reply to your emаils, it’ѕ a good idea to set an ‘out of office’ reply in Outlook on your сomputer. This way, anyone who sends you an email will rеceive an automаtic responѕe letting them know of your absence in the office.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

Launch the Outlook app on your computer.
Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
Enable the box that says Send automatic replies at the top.
Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

Click on the File tab at the top and select Save As.

Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

Checkmark reply using a specific template and click on its link.

Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

Several new options will appear on the right-hand side pane.
First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

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