Cómo comparar dos archivos de Excel y resaltar las diferencias

Hay dos archivos de Excel con nombres similares en diferentes carpetas en su computadora. ¿Cómo determina si los archivos son duplicados o versiones diferentes del mismo libro de Excel^{(Excel workbook)} ? En este tutorial, le mostraremos cómo comparar dos archivos de Excel , incluso si no tiene Excel instalado en su computadora.

Estas herramientas de comparación pueden ayudarlo a detectar datos inconsistentes, valores obsoletos, fórmulas rotas, cálculos incorrectos y otros problemas en su hoja de cálculo de Excel^{(Excel worksheet)} .

1. Comparar dos hojas de Excel : Ver lado^{(View Side)} a lado^(Side)

Si puede examinar los datos de la hoja de un vistazo, ábralos en una ventana separada y realice una comparación en paralelo con la función «Ver en paralelo» de Excel.

Abra el archivo de Excel que^{(Excel file)} contiene ambas hojas de trabajo, diríjase a la pestaña Ver y seleccione ^(View)Nueva ventana^{(New Window)} .

En la nueva ventana, seleccione o cambie a la (segunda) hoja de trabajo que desea comparar.

Cambie el tamaño o reorganice las ventanas para que tenga una vista de lado a lado de ambas hojas de trabajo en la pantalla de su computadora. Nuevamente^(Again) , este método es mejor para comparar hojas de cálculo de Excel con solo unas pocas filas o columnas.

Si prefiere usar la herramienta de comparación de Excel para colocar ambas ventanas una al lado de la otra, marque la pestaña «Ver» y seleccione el icono Ver una al lado de la otra.^{(View Side by Side)}

Excel inmediatamente organizará ambas hojas de trabajo horizontalmente en la pantalla de su computadora. Puede ser un poco difícil comparar hojas en esta vista horizontal^{(landscape view)} , por lo que debe continuar con el siguiente paso para cambiar la orientación a una vertical/portrait arrangement .

Dirígete a la pestaña «Ver» nuevamente y selecciona Organizar todo^{(Arrange All)} .

Seleccione Vertical en la ventana «Organizar» y seleccione Aceptar^(OK) .

Eso apilará ambas hojas de trabajo en una posición de lado a lado en su pantalla. Hay una^{(s one)} configuración más que debe habilitar para que la comparación sea mucho más fácil.

Toque Desplazamiento síncrono^{(Synchronous Scrolling)} y asegúrese de que esté resaltado. Esto le permite desplazarse por ambas hojas de trabajo simultáneamente, lo que permite una comparación sincrónica fila por fila de su conjunto de datos.

Si las filas superiores de ambas hojas de trabajo son encabezados, asegúrese de congelarlos para que no se muevan con el resto del conjunto de datos cuando se desplaza.

Seleccione Congelar paneles^{(Freeze Panes)} y seleccione Congelar fila superior^{(Freeze Top Row)} . Repita este paso para la segunda hoja de trabajo.

Seleccione Restablecer posición de la ventana^{(Reset Window Position)} para revertir la orientación de la comparación^{(comparison orientation)} al formato horizontal.

Cuando haya terminado con la comparación, seleccione Ver lado a lado^{(View Side by Side)} para revertir las hojas de trabajo a sus tamaños iniciales.

Ahora puede desplazarse por ambas hojas de trabajo y compararlas línea por línea. La principal ventaja de esta función es que está integrada en todas las versiones de Excel . Sin embargo, aún tendrá que hacer un montón de trabajo, es decir, detectar celdas con diferentes figuras, macros, fórmulas, etc.

2. Compara dos archivos de Excel usando herramientas en línea^{(Online Tools)}

Existen herramientas basadas en la web que ofrecen servicios de comparación de Excel^{(Excel comparison)} . Encontrará estas herramientas beneficiosas si no tiene instalado Excel en su computadora. ^(Excel)Esta herramienta de comparación de Excel de Aspose^{(Excel Comparison tool by Aspose)} es una buena herramienta web^{(web tool)} para comparar dos archivos de Excel .

Cargue el primer archivo de Excel^{(Excel file)} (primario) en el primer cuadro, arrastre el otro archivo en el segundo cuadro y seleccione el botón Comparar ahora^{(Compare Now)} .

Si los archivos tienen varias hojas, seleccione las hojas que desea comparar en la pestaña Hojas^{(Sheets tab)} . Si ambas hojas tienen celdas con valores o contenidos diferentes, la herramienta de comparación Aspose Excel^{(Aspose Excel comparison)} resaltará las diferencias en amarillo.

La limitación de estas herramientas basadas en la web es que en su mayoría resaltan diferentes valores. No pueden resaltar fórmulas discrepantes^{(highlight discrepant formulas)} , cálculos, etc.

3. Compare dos archivos de ^{(Compare Two)} Excel usando «Comparación de hojas de cálculo»

Spreadsheet Compare es un software confiable para comparar dos archivos u hojas de cálculo de Excel . Lamentablemente, por el momento solo está disponible para dispositivos Windows . Viene como un programa independiente^{(standalone program)} y también está integrado en Microsoft Excel incluido en las versiones/paquetes de Office: Office Professional Plus^{(Office Professional Plus)} (2013 y 2016) o Microsoft 365.

Use la comparación de hojas de cálculo en Excel^{(Use Spreadsheet Compare in Excel)}

Si su aplicación de Excel es parte de los paquetes de ^{(Excel app)}Office mencionados anteriormente , puede acceder a la herramienta de comparación de hojas de cálculo^{(Spreadsheet Compare tool)} a través del complemento «Consultar». Si no hay una pestaña «Consultar» en su aplicación de Excel^{(Excel app)} , aquí le mostramos cómo activarla.

Seleccione Archivo^(File) en la barra de menú.

Seleccione Opciones^(Options) en la barra lateral.

Seleccione Complementos^(Add-ins) en la barra lateral, seleccione Complemento COM^{(COM Add-in)} en el menú desplegable «Administrar» y seleccione Ir^(Go) .

Marque la casilla Consultar^(Inquire) y seleccione Aceptar^(OK) .

Nota:^(Note:) Si no encuentra una casilla de verificación «Consultar» en la página de complementos COM^{(COM Add-ins page)} , su versión de Excel u Office no es compatible con la comparación de hojas de cálculo^{(Spreadsheet Compare)} . O quizás, el administrador de su organización ha deshabilitado la función. Instale las versiones de Office con ^(Office)Spreadsheet Compare preinstalado o comuníquese con el administrador de su organización.

Abra los dos archivos de Excel que desea comparar en una ventana separada, diríjase a la pestaña Consultar^(Inquire) en la barra de menú y seleccione Comparar archivos^{(Compare Files)} .

Excel agregará automáticamente el primer y segundo archivo a los cuadros de diálogo «Comparar» y «Para», respectivamente. Seleccione Intercambiar archivos^{(Swap Files)} para intercambiar los archivos principal y secundario, o seleccione Comparar^(Compare) para iniciar la comparación.

Eso iniciará Comparación de hojas de cálculo^{(Spreadsheet Compare)} en una nueva ventana, destacando cualquier disparidad dentro de su conjunto de datos. Las celdas regulares con diferentes valores tendrán un resaltado verde. Las celdas con fórmulas tienen un formato de color púrpura, mientras que las celdas con una macro tendrán un color de relleno turquesa^{(turquoise fill color)} .

Seleccione Exportar resultados^{(Export Results)} para generar y guardar una copia de los resultados en su computadora como un documento de Excel^{(Excel document)} .

El informe indicará la(s) hoja(s) y las referencias de celda con diferentes conjuntos de datos, así como los valores exactos de los datos antiguos y nuevos.

Puede compartir el informe de Excel^{(share the Excel report)} con sus colegas, equipo u otras personas que trabajen en colaboración en el archivo.

Use la comparación de hojas de cálculo como un programa independiente^{(Use Spreadsheet Compare as a Standalone Program)}

Si su versión de Excel u Office no tiene el complemento Comparación de hojas de cálculo^{(Spreadsheet Compare add-in)} , instale el software independiente^{(standalone software)} desde el sitio web del desarrollador. Al instalar el archivo de instalación^{(setup file)} , asegúrese de marcar la casilla Registrar y activar el complemento en Excel^{(Register and activate the add-in in Excel)} .

Después de la instalación, inicie Comparación de hojas de cálculo^{(Spreadsheet Compare)} y siga estos pasos para usar el programa para comparar los documentos de Excel .

Seleccione Comparar archivos^{(Compare Files)} en la pestaña «Inicio».

Seleccione el icono de la carpeta junto al ^{(folder icon)}cuadro de diálogo^{(dialog box)} «Comparar (archivos más antiguos)» para agregar el primer documento que desea comparar con la herramienta. Agregue el segundo archivo al cuadro «Para (archivos más nuevos)» y seleccione ^{(box and select)} Aceptar^(OK) para continuar.

Spreadsheet Compare procesará los archivos y resaltará las celdas con valores variables en verde.

Encuentra las diferencias

La herramienta de comparación «Ver lado a lado» es la opción más viable para los usuarios de Office Hogar o Estudiantes^{(Office Home or Students users)} . Si está utilizando Excel para Microsoft 365 u Office Professional Plus (2013 o 2016), la herramienta integrada «Comparación de hojas de cálculo» está a su disposición. Pero si no tiene Excel en su computadora, las herramientas de comparación de Excel^{(Excel comparison)} basadas en la web harán el trabajo. Es así de fácil.

There are two ѕimilarly-named Excel files in different folders on your computer. How do you determine if the files are duplicates or different versions of the same Excel workbook? In this tutorial, we’ll show you how to compare two Excel files, even if you don’t have Excel installed on your computer.

These comparison tools can help you spot inconsistent data, outdated values, broken formulas, incorrect calculations, and other problems in your Excel worksheet.

1. Compare Two Excel Sheets: View Side by Side

If you can peruse the sheet’s data at a glance, open them in a separate window and perform a side-by-side comparison using Excel’s “View Side by Side” feature.

Open the Excel file housing both worksheets, head to the View tab, and select New Window.

In the new window, select or switch to the (second) worksheet you want to compare.

Resize or rearrange the windows so you have a side-by-side view of both worksheets on your computer’s display. Again, this method is best for comparing Excel worksheets with only a few rows or columns.

If you’d rather use Excel’s comparison tool to place both windows side-by-side, check the “View” tab and select the View Side by Side icon.

Excel will immediately arrange both worksheets horizontally on your computer’s screen. It might be a bit difficult to compare sheets in this landscape view, so proceed to the next step to change the orientation to a vertical/portrait arrangement.

Head to the “View” tab again and select Arrange All.

Select Vertical in the “Arrange” window and select OK.

That’ll stack both worksheets in a side-by-side position on your screen. There’s one more setting you need to enable to make the comparison a lot easier.

Tap Synchronous Scrolling and make sure it is highlighted. This lets you scroll through both worksheets simultaneously, allowing for a synchronous row-by-row comparison of your dataset.

If the top rows of both worksheets are headers, make sure you freeze them so they don’t move with the rest of the dataset when you scroll through.

Select Freeze Panes and select Freeze Top Row. Repeat this step for the second worksheet.

Select Reset Window Position to revert the comparison orientation to landscape format.

When you’re done with the comparison, select View Side by Side to revert the worksheets to their initial sizes.

Now you can scroll through both worksheets and compare them line-by-line. The major advantage of this feature is that it’s built into all Excel versions. However, you’ll still have to do a bunch of the work—i.e., spotting cells with varying figures, macros, formulas, etc.

2. Compare Two Excel Files Using Online Tools

There are web-based tools that offer Excel comparison services. You’ll find these tools beneficial if you don’t have Excel installed on your computer. This Excel Comparison tool by Aspose is a good web tool for comparing two Excel files.

Upload the first (primary) Excel file in the first box, drag the other file in the second box, and select the Compare Now button.

If the files have multiple sheets, select the sheets you want to compare in the Sheets tab. If both sheets have cells with different values or content, the Aspose Excel comparison tool will highlight the differences in yellow.

The limitation of these web-based tools is that they mostly highlight different values. They can’t highlight discrepant formulas, calculations, etc.

3. Compare Two Excel Files Using “Spreadsheet Compare”

Spreadsheet Compare is a reliable software for comparing two Excel files or worksheets. Sadly, it’s only available for Windows devices at the moment. It comes as a standalone program and is also built into Microsoft Excel included in the Office versions/packages: Office Professional Plus (2013 and 2016) or Microsoft 365.

Use Spreadsheet Compare in Excel

If your Excel app is part of the above-mentioned Office packages, you can access the Spreadsheet Compare tool via the “Inquire” add-in. If there’s no “Inquire” tab in your Excel app, here’s how to turn it on.

Select File on the menu bar.

Select Options on the sidebar.

Select Add-ins in the sidebar, select COM Add-in in the “Manage” drop-down menu, and select Go.

Check the Inquire box and select OK.

Note: If you don’t find an “Inquire” checkbox in the COM Add-ins page, your Excel or Office version doesn’t support Spreadsheet Compare. Or perhaps, your organization’s admin has disabled the feature. Install the Office versions with Spreadsheet Compare pre-installed or contact your organization’s admin.

Open both Excel files you want to compare in a separate window, head to the Inquire tab in the Menu bar, and select Compare Files.

Excel will automatically add the first and second files to the “Compare” and “To” dialog boxes, respectively. Select Swap Files to interchange the primary and secondary files, or select Compare to start the comparison.

That’ll launch Spreadsheet Compare in a new window, highlighting any disparity within your dataset. Regular cells with different values will have a green highlight. Cells with formulas are formatted purple while cells with a macro will sport a turquoise fill color.

Select Export Results to generate and save a copy of the results to your computer as an Excel document.

The report will indicate the sheet(s) and cell references with varying datasets, as well as the exact values of the old and new data.

You can share the Excel report with your colleagues, team, or other people working collaboratively on the file.

Use Spreadsheet Compare as a Standalone Program

If your Excel or Office version doesn’t have the Spreadsheet Compare add-in, install the standalone software from the developer’s website. When installing the setup file, make sure you check the Register and activate the add-in in Excel box.

After installation, launch Spreadsheet Compare and follow these steps to use the program to compare the Excel documents.

Select Compare Files in the “Home” tab.

Select the folder icon next to the “Compare (older files)” dialog box to add the first document you want to compare to the tool. Add the second file to the “To (newer files)” box and select OK to proceed.

Spreadsheet Compare will process the files and highlight cells with varying values in green.

Spot the Differences

The “View Side by Side” comparison tool is the most viable option for Office Home or Students users. If you’re using Excel for Microsoft 365 or Office Professional Plus (2013 or 2016), the built-in “Spreadsheet Compare” tool is at your disposal. But if you don’t Excel on your computer, web-based Excel comparison tools will get the job done. It’s really that easy.

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