Cómo agregar comentarios a una celda de hoja de cálculo de Excel

¡Soy un gran usuario de Excel y siempre me sorprende la poca gente que agrega comentarios a sus hojas de cálculo de Excel^{(add comments to their Excel spreadsheets)} ! Agregar y usar comentarios en Excel es una excelente manera de explicar fórmulas, celdas y otros datos en la hoja de cálculo, ¡lo que le ahorra el tiempo que pasa hablando por teléfono con sus colegas! Es realmente fácil agregar comentarios a las celdas en Excel y explicaré cómo puede hacerlo en Excel XP/2003 , Excel 2007 , Excel 2010 y Excel 2013 .

Los comentarios son básicamente notas que se pueden insertar en cualquier celda de Excel . Es útil para recordatorios, notas para otros y para hacer referencias cruzadas a otros libros de trabajo. Tenga en cuenta que las versiones más nuevas de Office tienen una opción llamada Mostrar tinta^{(Show Ink)} en la barra de herramientas Comentarios^(Comments) y esto solo es útil para tabletas. Básicamente, la función le permite escribir a mano un comentario en lugar de escribir uno. Sin embargo, en computadoras de escritorio y portátiles, solo es útil para ver comentarios escritos a mano creados en una tableta.

Además, hay muchas otras cosas que puede hacer con los comentarios una vez que los agrega a una hoja de trabajo, como formatear, cambiar la forma, cambiar el tamaño, etc. Desplácese^(Scroll) hasta la parte inferior de la publicación para ver esos consejos.

Agregar comentarios a una celda de Excel 2013

Excel 2013 se ve un poco diferente a 2010, pero en general es más o menos lo mismo. Para agregar un comentario, haga clic en la pestaña Revisar y haga clic^{(Review tab and click)} en Nuevo comentario^{(New Comment)} una vez que haya seleccionado la celda deseada.

Ahora solo escriba su comentario y cuando se aleje de esa celda, verá un pequeño triángulo rojo en la esquina superior derecha^{(right corner)} de la celda que indica que la celda tiene un comentario.

Agregar comentarios a una celda de Excel 2010

En Excel 2010 , agregar un comentario es muy fácil e igual que en 2013. Simplemente haga clic^{(Just click)} en la pestaña Revisar^{(Review tab)} y verá todas las herramientas de comentarios. Haga clic^(Click) en la celda a la que desea agregar el comentario y luego haga clic en Nuevo comentario^{(New Comment)} .

Aparecerá una pequeña ventana de diálogo^{(dialog window)} donde puede comenzar a escribir texto. También notará el pequeño triángulo rojo en la parte superior derecha de la celda, que está allí para indicar que la celda tiene un comentario.

Puede ver rápidamente todos los comentarios en una hoja de trabajo haciendo clic en el botón Mostrar todos los comentarios^{(Show All Comments)} . Esto es útil si la hoja tiene muchos comentarios. También puede hacer clic en Anterior^(Previous) y Siguiente^(Next) para recorrer todos los comentarios uno por uno.

Agregar comentarios a una celda de Excel 2007

El procedimiento para Excel 2007 es el mismo que el anterior. Lo primero que querrá hacer es hacer clic en la celda donde desea insertar el comentario. Haga clic^(Click) en la pestaña Revisar en la ^(Review)barra de cinta^{(ribbon bar)} para ver las herramientas de edición de comentarios .^{(comment editing)}

En el grupo Comentarios^(Comments) , haga clic en Nuevo comentario^{(New Comment)} . En la hoja de cálculo de Excel , aparecerá un cuadro de texto de comentario donde puede escribir su nuevo comentario.^{(comment text box)}

Escriba su comentario y haga clic fuera del cuadro de texto^{(text box)} cuando haya terminado. Notará que hay una pequeña flecha roja en la parte superior derecha de la celda, lo que indica que esta celda tiene un comentario. Al hacer clic en la celda, aparece automáticamente el comentario.

Agregar comentarios^{(Add Comments)} a una Excel XP/2003 Cell

En Excel 2003 y XP, tiene un par de opciones más para insertar comentarios en una celda ya que no hay barra de cinta^{(ribbon bar)} . Puede usar los menús en la parte superior, el menú contextual del mouse^{(mouse context-menu)} o la barra de herramientas de revisión.

Agregar comentarios usando la barra de menú

Primero, debe hacer clic en la celda en la que desea insertar el comentario. Luego haga clic en la opción de menú Insertar^(Insert) y elija Comentar^(Comment) .

Al igual que en 2007, aparecerá un cuadro de texto junto a la celda donde puede ingresar su comentario. ^{(text box)}Además, aparece un triángulo rojo en la esquina^{(hand corner)} superior derecha de la celda.

Agregar comentarios usando el menú contextual del mouse^{(Add Comments Using Mouse Context Menu)}

Otra forma simple pero ingeniosa de insertar un comentario en una celda de Excel^{(Excel cell)} es simplemente hacer clic derecho en la celda y elegir Insertar comentario^{(Insert Comment)} . Esto realmente funciona tanto en Excel 2007 como en Excel 2003 .

Agregar comentarios^{(Add Comments)} usando la barra de herramientas de revisión^{(Reviewing Toolbar)}

Finalmente, puede usar la barra de herramientas de revisión^{(Reviewing toolbar)} en Excel para agregar comentarios a las celdas. Para abrir la barra de herramientas Revisión^{(Reviewing toolbar)} , vaya a Ver^(View) , Barras^(Toolbars) de herramientas y seleccione Revisión^(Reviewing) .

El primer ícono en el extremo izquierdo es el botón Nuevo comentario^{(New Comment button)} . Haga clic^(Click) en él y aparecerá un nuevo cuadro de comentario en la celda seleccionada actualmente.^{(comment box)}

Cambiar el tamaño de un comentario

Ahora hablemos de un par de cosas que puede hacer con los comentarios una vez que se han agregado. En primer lugar, cambiemos el tamaño del comentario. Para hacer eso, haga clic y arrastre uno de los controladores en las esquinas o lados del cuadro de comentarios^{(comment box)} .

Dar formato a un comentario

De forma predeterminada, no hay formato en un comentario, pero ¿qué sucede si desea cambiar la fuente o aumentar el tamaño del texto? Para dar formato a un comentario, primero haga clic en la celda y luego haga clic en Editar comentario^{(Edit Comment)} . Luego, haga clic con el botón derecho en cualquier lugar dentro del comentario y elija Formatear comentario^{(Format Comment)} .

Ahora podrá cambiar la familia de fuentes, el estilo de fuente, el tamaño de fuente, el color de fuente y los efectos de fuente. Ahora eres libre de hacer que tus comentarios se vean tan feos o hermosos como quieras.

Cambiar forma de comentario

De forma predeterminada, el cuadro de comentarios^{(comment box)} es un rectángulo, pero en realidad puede cambiar la forma del comentario. Hubiera sido bueno si hubieran agregado esa opción a la sección Comentarios en la pestaña ^(Comments)Revisar^(Review) , pero por alguna razón no está allí. En su lugar, debe agregar el botón de forma a la barra de ^{(shape button)}herramientas de acceso^{(access toolbar)} rápido .

Para hacer esto, haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en ^(File)Opciones^(Options) .

Ahora primero debe hacer clic en la barra de herramientas de acceso rápido^{(Quick Access Toolbar)} en el lado izquierdo^{(hand side)} . En la parte superior, verá un menú desplegable Elegir comandos ; ^{(Choose commands from)}continúe y seleccione Todos los comandos de^{(All Commands from)} la lista. Desplácese^(Scroll) hacia abajo hasta que vea Editar forma^{(Edit Shape)} , haga clic en él y luego haga clic en el botón Add>> .

Para cambiar la forma del comentario, haga clic en la celda y luego haga clic en ^{(cell and click)} Editar comentario^{(Edit Comment)} primero. Luego haga clic en el nuevo botón Editar forma en la barra de ^{(Edit Shape button)}herramientas de acceso^{(access toolbar)} rápido y se le presentará una gran cantidad de formas entre las que puede elegir.

Copiar comentarios a diferentes celdas

Si desea copiar un comentario de una celda a otra, también es bastante sencillo. Simplemente^(Just) seleccione la celda y luego presione CTRL + C para copiar el contenido. A continuación^(Next) , vaya a la otra celda, haga clic con el botón derecho y seleccione Pegado especial^{(Paste Special)} .

Seleccione Comentarios de la lista y solo los comentarios se insertarán en la nueva celda. Cualquier otra cosa que resida actualmente en la celda permanecerá igual.

Cambie el usuario de Windows^{(Windows User)} a su propio nombre^{(Own Name)}

Es posible que haya notado en las capturas de pantalla anteriores que algunos de los comentarios comienzan con «Usuario de Windows» y eso se debe a que la copia de Office está registrada con ese nombre de manera predeterminada. Puede cambiar esto yendo a Archivo^(File) , haciendo clic en Opciones^(Options) y luego haciendo clic en General .

Puede dejarlo en blanco si no desea que aparezca nada en el comentario o cambiarlo por el texto que desee. Esto aparecerá en la parte superior de todos los comentarios de forma predeterminada.

Eliminar el indicador de comentario de las celdas

Por último, ¿qué sucede si desea ocultar esos pequeños triángulos rojos de la parte superior de los bloques de celdas incluso si existe un comentario? Bueno^(Well) , eso también es fácil. Vaya a Archivo^(File) , Opciones^(Options) y luego Avanzado^(Advanced) .

Desplácese hacia abajo hasta Mostrar^(Display) y luego verá una sección llamada Para celdas con comentarios, mostrar:^{(For cells with comments, show:)} y aquí puede elegir entre tres opciones: Sin comentarios o indicadores^{(No comment or indicators)} , Solo indicadores y comentarios al pasar el mouse^{(Indicators only, and comments on hover)} o Comentarios e indicadores^{(Comments and indicators)} .

Eso es todo lo que puede hacer con los comentarios en Excel , así que espero que esto lo haga lucir como un profesional de Excel en su oficina. ^(Excel)Si tienes alguna pregunta, publica un comentario. Disfrutar

I’m a big user of Excel and it always amazes me how few people add comments to their Excel spreadsheets! Adding and using comments in Excel is a great way to explain formulas, cells, and other data in the spreadsheet itself, thus saving you the time spent on the phone with colleagues! It’s really easy to add comments to cells in Excel and I’ll explain how you can do so in Excel XP/2003, Excel 2007, Excel 2010 and Excel 2013.

Comments are basically notes that can be inserted into any cell in Excel. It’s useful for reminders, notes for others, and for cross-referencing other workbooks. Note that newer versions of office have a option called Show Ink in the Comments toolbar and this is only useful for tablet PCs. The feature basically lets you handwrite a comment instead of typing one. On desktops and laptops, though, it’s only useful for viewing hand-written comments created on a tablet PC.

Also, there are a lot of other things you can do with comments once you add them to a worksheet like formatting, changing the shape, resizing and so on. Scroll to the bottom of the post for those tips.

Add Comments to an Excel 2013 Cell

Excel 2013 looks a bit different than 2010, but overall it’s pretty much the same. To add a comment, click on the Review tab and click on New Comment once you have selected the desired cell.

Now just type in your comment and when you navigate away from that cell, you’ll see a small red triangle in the upper right corner of the cell indicating that the cell has a comment.

Add Comments to an Excel 2010 Cell

In Excel 2010, adding a comment is super easy and the same as 2013. Just click on the Review tab and you’ll see all the commenting tools. Click on the cell you want to add the comment to and then click on New Comment.

A small dialog window will appear where you can begin typing in text. You’ll also notice the small little red triangle at the top right of the cell, which is there to indicate that cell has a comment.

You can quickly see all comments on a worksheet by clicking on the Show All Comments button. This comes in handy if the sheet has a bunch of comments. You can also click Previous and Next to cycle through all the comments one by one.

Add Comments to an Excel 2007 Cell

The procedure for Excel 2007 is the same as above. The first thing you’ll want to do is click on the cell where you want to insert the comment. Click on the Review tab in the ribbon bar to view the comment editing tools.

In the Comments group, click on New Comment. In the Excel spreadsheet a comment text box will appear where you can type in your new comment.

Type in your comment and click outside of the text box when you are done. You’ll notice that there is a small red arrow at the top right of the cell, indicating that this cell has a comment. Clicking on the cell automatically brings up the comment.

Add Comments to an Excel XP/2003 Cell

In Excel 2003 and XP, you have a couple of more options for inserting comments into a cell since there is no ribbon bar. You can use the menus at the top, the mouse context-menu or the reviewing toolbar.

Add Comments Using Menu Bar

First, you need to click on the cell that you want to insert the comment into. Then click on the Insert menu option and choose Comment.

Just like in 2007, a text box will appear next to the cell where you can enter your comment. Also, a red triangle appears at the upper right hand corner of the cell.

Add Comments Using Mouse Context Menu

Another simple, yet nifty way to insert a comment into an Excel cell is to simply right-click on the cell and choose Insert Comment. This actually works in both Excel 2007 and Excel 2003.

Add Comments Using Reviewing Toolbar

Finally, you can use the Reviewing toolbar in Excel to add comments to cells. To open the Reviewing toolbar, go to View, Toolbars, and choose Reviewing.

The first icon on the far left is the New Comment button. Click on it and a new comment box will appear in the currently selected cell.

Resize a Comment

Now let’s talk about a couple of things you can do with the comments once they have been added. Firstly, let’s just simply resize the comment. To do that, click and drag one of the handles on the corners or sides of the comment box.

Format a Comment

By default, there is no formatting on a comment, but what if you want to change the font or increase the size of the text? To format a comment, you first click on the cell and then click Edit Comment. Then you right-click anywhere inside the comment and choose Format Comment.

You’ll now be able to change the font family, font style, font size, font color and font effects. You are now free to make your comments look as ugly or beautiful as you like.

Change Shape of Comment

By default, the comment box is a rectangle, but you can actually change the shape of the comment. It would have been nice if they had added that option to the Comments section on the Review tab, but for some reason it’s not there. Instead you have to add the shape button to the quick access toolbar.

To do this, click on the File tab and then click on Options.

Now you need to click on Quick Access Toolbar on the left hand side first. At the top, you’ll see a Choose commands from drop down; go ahead and select All Commands from the list. Scroll down until you see Edit Shape, click on it and then click on the Add>> button.

To change the shape of the comment, click on the cell and click Edit Comment first. Then click on the new Edit Shape button in the quick access toolbar and you’ll be presented with a whole slew of shapes you can choose from.

Copy Comments to Different Cells

If you want to copy a comment from one cell to another, it’s also fairly-straight-forward. Just select the cell and then press CTRL + C to copy the contents. Next, go to the other cell, right-click and choose Paste Special.

Select Comments from the list and only the comments will be inserted into the new cell. Anything else currently residing in the cell will remain the same.

Change Windows User to Your Own Name

You may have noticed in the screenshots above that some of the comments start out with “Windows User” and that’s because the copy of Office is registered to that name by default. You can change this by going to File, clicking on Options and then clicking on General.

You can leave it blank if you want nothing to appear in the comment or change it to whatever text you like. This will appear at the top of all comments by default.

Remove Comment Indicator From Cells

Lastly, what if you want to hide those little red triangles from the top of the cells blocks even if a comment does exist? Well, that’s easy also. Go to File, Options and then Advanced.

Scroll down to Display and then you’ll see a section called For cells with comments, show: and here you can choose from three options: No comment or indicators, Indicators only, and comments on hover or Comments and indicators.

That’s about all there is you can do with comments in Excel so hopefully this will make you look like an Excel pro at your office. If you have any qestions, post a comment. Enjoy

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