Microsoft es uno de los jugadores más antiguos en la industria del correo electrónico. En 1996 compraron Hotmail, un viejo clásico entre los millennials. Y hace ocho años, crearon Outlook, que ahora utilizan más de 400 mil millones de usuarios en todo el mundo. Esta popular herramienta es esencial para empresas y organizaciones que trabajan con varios productos o servicios de Microsoft.
La piedra angular de un buen servicio de correo electrónico como Outlook es su capacidad para administrar y organizar sus mensajes y contactos. Para este último, Outlook proporciona varias funciones que pueden ser de interés para su caso de uso específico. En última instancia, la forma en que recopila, organiza y utiliza sus contactos depende de usted.
Esto es lo que necesita saber para aprovechar al máximo sus contactos de Outlook.
¿Qué es Outlook?
Outlook es una aplicación de gestión de información personal desarrollada por Microsoft. Outlook ofrece un servicio de correo electrónico que le permite organizar y priorizar los mensajes de correo electrónico, incluidos los de cuentas separadas o incluso de diferentes proveedores, como Gmail o iCloud. También le permite administrar y compartir contactos, calendario, tareas y archivos.
Hay diferentes tipos de cuentas de Outlook que puede crear según su perfil. Hay cuentas escolares, comerciales y personales. Es importante saber qué tipo de cuenta tiene, ya que las características y funciones pueden variar dependiendo de esto.
¿Dónde se almacenan sus contactos de Outlook?
Puede acceder a sus cuentas de Outlook desde una variedad de dispositivos. Para ello dispones de la versión web de Outlook, la aplicación de escritorio y la aplicación móvil de Outlook. Esto es excelente en términos de accesibilidad, pero puede resultar confuso cuando algunas partes de su cuenta están sincronizadas y otras no.
En cuanto a los contactos, también conocidos como “Personas de Outlook”, verlos en Outlook no significa que no estén sincronizados con la nube de Microsoft.
para saber con certeza visite el sitio web de Office365 e inicie sesión en su cuenta de Outlook. Si su lista de contactos se ve como en su aplicación, sus contactos se almacenan en la nube de MS.
Si sus contactos no están allí, probablemente solo los tenga en su libreta personal de direcciones de Outlook. Si los quiere en la nube, eche un vistazo a su configuración. La guía paso a paso depende del tipo de cuenta que tenga, pero un buen lugar para comenzar es visitando Configuración> Ver todas las configuraciones de Outlook> Personas
Consejo de experto: Evite usar múltiples repositorios de contactos simultáneamente. Si eligió Outlook como su repositorio principal de contactos, no agregue herramientas similares como Contactos de Google o iCloud. Esto simplemente aumentará la complejidad (posiblemente innecesaria) de su estrategia de gestión de contactos.
Cómo agregar contactos a Outlook
Hay diferentes formas de agregar contactos a Outlook. En esta sección, nos centramos en los contactos individuales. Hicimos uno aparte Consulte la sección sobre cómo importar o sincronizar listas de contactos completas.
Puede crear contactos individuales en Outlook ingresando manualmente la información de alguien. Para hacer esto, debe hacer clic en el ícono “Personas” en su aplicación o sitio web:
Y elige Nuevos contactos > Nuevo contacto
Si una persona se pone en contacto con usted por correo electrónico y desea conservar sus datos de contacto individualesPuedes hacerlo directamente desde tu bandeja de entrada.
Haga clic en el nombre del destinatario y vaya a la pestaña Contacto > Agregar a contactos. En algunos casos, verá que agregar su perfil de LinkedIn también es una opción.
Asesoramiento de expertos: Con tantos campos de contacto disponibles, puede ser abrumador determinar qué información es crítica. Alinee sus datos de contacto con el resto de su estrategia de gestión de datos. ¡La constancia es tu mejor aliada!
Opciones para organizar contactos
A medida que crezca su base de datos de contactos, notará que hay diferentes tipos de contactos en su libreta de direcciones. ¿Deberían estar juntos los proveedores, clientes y otros asociados? ¿Cómo organizas todo? Outlook ofrece una variedad de recursos que pueden variar según el tipo de cuenta o la versión de Office365 que esté usando. Sin embargo, en la mayoría de los casos, verá una opción para crear listas de contactos, grupos de contactos y categorías.
Listas de contactos de Outlook
En Outlook, la lista de contactos le permite enviar un correo electrónico a un grupo de personas al mismo tiempo. Las listas de contactos también pueden denominarse listas de distribución. Tenga en cuenta que las direcciones de correo electrónico en la lista de contactos no están asociadas con contactos guardados.
Para crear una nueva lista, vaya a Página de Outlook de personaso presione el ícono “Personas”. Vaya al menú superior izquierdo y haga clic en Nuevo contacto> Nueva lista de contactos
Puede agregar tantos contactos a la lista como desee, pero tenga en cuenta que Outlook no es una aplicación de marketing por correo electrónico. Para campañas masivas de correo electrónico, puede probar opciones especializadas.
Dale a tu lista un nombre que puedas recordar fácilmente. Al redactar un correo electrónico, simplemente puede ingresar el nombre de la lista en el campo Abajo: línea de correo electrónico para agregar la lista completa.
Grupos de contactos de Outlook
Los grupos de Outlook son una excelente manera de colaborar con su equipo. Podrás compartir conversaciones, archivos y calendarios con otros miembros de este grupo.
Para crear un grupo de contactos, vaya a la página de inicio de Outlook. Verá “Nuevo grupo” en el menú de la izquierda. También puedes ir a Página de Outlook de personas y haga clic Nuevo contacto > Nuevo grupo en el menú superior izquierdo.
Después de nombrar el grupo y agregar miembros del equipo, se generará un correo electrónico automáticamente. Cualquier persona del grupo podrá ver los correos electrónicos asociados con esa dirección.
Solo los miembros o los remitentes de confianza pueden enviar correos electrónicos al grupo. Para permitir que los no miembros envíen correos electrónicos al grupo, puede agregarlos a la lista remitentes de confianza que verá debajo de la dirección de correo electrónico del grupo.
Carpetas de contactos de Outlook
La libreta de direcciones es la carpeta predeterminada en Outlook. Aquí es donde mirará Outlook cuando escriba un correo electrónico o cuando desee enviar una invitación a una reunión. Si está utilizando la aplicación móvil de Outlook, esta también es la carpeta que ve en su teléfono inteligente.
Puede almacenar mensajes de correo electrónico, calendarios, contactos y tareas en la carpeta. Para crearlo, vaya a la página de inicio de Outlook. Ya verás ‘Nueva carpeta … ‘en el menú izquierdo o superior (según la versión de Office365).
Las carpetas se usan más comúnmente cuando desea compartir su lista de contactos con un colega.
Consejo de experto: En cuanto a los contactos, es mejor mantenerlo simple. Limítate a una carpeta simple. Especialmente si planea sincronizar sus datos de contacto con otros sistemas, es mucho más complicado si sus contactos están organizados en carpetas.
Categorías de perspectiva
En Outlook, puede categorizar tareas, mensajes de correo electrónico, calendarios y contactos. Puede asignar un color y nombre diferente a cada categoría que necesite.
Sus contactos de Outlook pueden caer en diferentes categorías. En este caso, las categorías actúan como etiquetas o lo que la mayoría de los CRM llaman etiqueta.
La limitación de categorías en Outlook es que no podrá verlas en la libreta de direcciones de su teléfono inteligente o en Outlook Mobile. Solo funcionan en su escritorio.
Para obtener una cuenta Premium de Outlook, vaya a Ver> Categorías para crearlos y administrarlos.
Administrar duplicados en Outlook
Los contactos duplicados no se pueden combinar en Outlook. Sin embargo, puede detectar contactos que pueden estar duplicados y fusionarlos manualmente.
Puede hacer esto seleccionando Administrar > Combinar contactos duplicados.
Si luego decide desconectarlos, vaya a la barra de herramientas de su libreta de direcciones, haga clic en Contactos vinculadosluego seleccione Desenganchar.
Esta no es una forma ideal de administrar contactos duplicados y mantener su base de datos precisa. Echa un vistazo a los servicios gratuitos para evitar duplicados eligiendo solución de sincronización como a continuación.
Cómo transferir contactos de Outlook
Además de Outlook, probablemente utilice otras aplicaciones que almacenan contactos, como herramientas de marketing por correo electrónico, CRM, aplicación de soporte, etc. Por lo tanto, en algún momento puede necesitar compartir sus contactos de Outlook en otra aplicación o necesita agregar manualmente contactos de otras aplicaciones a Panorama. En tales casos, tenemos varias opciones:
Importar y exportar contactos
Como parte de las funciones de Outlook, las opciones para importar y exportar contactos son muy fáciles de usar. Si estás usando la versión de escritorio de Outlook, visita la tuya Página “Personas” de Outlook. Allí encontrará ambas opciones bajo Administrar.
Si te has decidido exporta tus contactos, debe seleccionar los tipos de contactos que desea exportar. Opción todos los contactos se relaciona con su libreta de direcciones. El resultado de la exportación será un archivo CSV que luego podrá importar a otra aplicación.
Abajo importar contactosOutlook requiere que transfiera archivos CSV con Codificación UTF-8 (no te asustes por el nombre, está a solo unos clics de distancia). Al usar este formato, no tiene que preocuparse de que Outlook sobrescriba los contactos existentes.
Consejo de experto: Importar y exportar archivos CSV no es una buena práctica de administración de contactos. Este tipo de proceso manual a menudo da como resultado información de contacto desactualizada, errores de datos y riesgos de seguridad innecesarios.
Sincronización de contactos para Outlook
Dado que importar y exportar archivos CSV no es ideal, existen soluciones para transferir información de contacto directamente desde Outlook a otra aplicación y viceversa. Algunas aplicaciones comerciales ofrecen integración nativa de Outlook.
Otra solución es utilizar un iPaaS como Zapier o una solución de integración nativa, como las que se ofrecen con Centro de operaciones.
Zapier es una herramienta basada en disparadores. Cada vez que se crea un nuevo contacto en Outlook, se “empuja” automáticamente a la otra herramienta. Tenga en cuenta que Zapier no se ejecuta en datos históricos, solo agregará contactos agregados después de configurar “zap”.
Por otro lado, HubSpot Sync verifica constantemente todas las libretas de direcciones (incluidos los datos históricos) en busca de información nueva o actualizada en ambas aplicaciones. Puedes configurarlo de una o dos maneras (la última opción asegura que Outlook esté completamente sincronizado con la otra aplicación):
Aplicación móvil Outlook
La aplicación móvil de Outlook es una forma muy conveniente de acceder a todas sus cuentas de correo electrónico (incluidas las cuentas de Gmail), calendarios y contactos desde su teléfono inteligente.
Consejo de experto: Antes de sincronizar contactos en su teléfono con Outlook, verifique su configuración y especifique qué otras aplicaciones (como Gmail, Yahoo o iCloud) también están sincronizando contactos. Deshabilite cualquiera que pueda superponerse con sus contactos de Outlook.
