Agregar rápidamente una tabla de contenido a un documento de Word

Ahora que estoy de vuelta en la escuela después de mucho tiempo, también tengo que volver a tener que crear varias presentaciones de PowerPoint y escribir informes en Word . Hay muchas funciones en Word que la mayoría de las personas nunca usan a menos que estén en la escuela.

Una de esas características es la Tabla de contenido^(Contents) . Word tiene una excelente función que le permite crear una tabla de contenido de excelente apariencia automáticamente si sabe qué tipo de encabezados usar. Lo bueno es que incluso si ya tienes un documento de Word^{(Word document)} con mucho contenido, es muy fácil editarlo para que puedas generar la tabla de contenido automáticamente.

En este artículo, lo guiaré a través del proceso de configuración de su documento de Word^{(Word document)} con los encabezados correctos y luego hablaré sobre cómo crear la tabla de contenido. También voy a hablar sobre cómo puede personalizar la tabla de contenido a su gusto.

Configurar y ver encabezados en Word

Lo primero que querrá hacer antes de poder crear cualquier tabla de contenido es configurar sus encabezados. De forma predeterminada, los encabezados permitidos que puede usar son H1 (Título 1)^{( H1 (Heading 1))} , H2 (Título 2)^{(H2 (Heading 2))} y H3 (Título 3)^{(H3 (Heading 3))} .

Puede encontrar estos encabezados en el cuadro Estilos en la pestaña ^(Styles)Inicio^(Home) principal en la cinta. Estos son los únicos tres que puede usar para una TOC predeterminada . Si agrega una TOC personalizada , también puede usar H4 (Título 4)^{( H4 (Heading 4))} , H5 (Título 5)^{(H5 (Heading 5))} , H6 (Título 6)^{( H6 (Heading 6))} , Subtítulo^(Subtitle) , Título^(Title) y Encabezado de TOC^{(TOC Heading)} .

Cuando revise su documento para agregar los diferentes encabezados, siéntase libre de elegir cualquiera de los encabezados mencionados anteriormente si solo H1, H2 y H3^{(H2 and H3)} se sienten demasiado restringidos. Solo tendrá que insertar una TOC personalizada y cambiar algunas configuraciones, que también mencionaré.

Es muy fácil aplicar encabezados al texto en Word . Simplemente haga clic^{(Just click)} en la línea con el texto y luego haga clic en el estilo de encabezado^{(heading style)} que desea aplicar.

Revise el documento y agregue tantos encabezados como desee. Tenga en cuenta que cuando agregue encabezados, será difícil verlos, incluso si tiene marcas de párrafo visibles. Para ver rápidamente todos los encabezados en un documento de Word^{(Word document)} , haga clic en la pestaña Ver^(View) y luego marque la casilla debajo del Panel de navegación^{(Navigation Pane)} .

Cuando haga esto, aparecerá un panel en el lado izquierdo^{(hand side)} del documento y podrá ver los distintos títulos, subtítulos, etc.

Al hacer clic en cualquiera de los elementos de la lista, accederá a ese encabezado en el documento de Word^{(Word document)} . Esta es una excelente manera de ver rápidamente su estructura de encabezados antes de crear su TOC final.

Agregar una tabla de contenido en Word

Ahora que tenemos todos nuestros encabezados configurados correctamente, avancemos e insertemos una tabla de contenido. Primero^(First) , comenzaremos con la configuración de TOC^{(TOC setup)} predeterminada en Word . Antes de comenzar, puede ser una buena idea agregar una página en blanco al comienzo de su documento.

Para hacer eso, vaya a la parte superior de su primera página actual y luego haga clic en Insertar^(Insert) y Página en blanco^{(Blank Page)} . Ahora haga clic en Referencias^(References) , Tabla de contenido^{( Table of Contents)} y seleccione una de las opciones automáticas en la parte superior.^(Automatic)

Una tabla manual será solo texto de relleno en el formato de una tabla de contenido, pero deberá realizar todos los cambios manualmente. Cuando inserte el TOC automático , debería ver algo como esto:

¡Increíble! ¡Ahora tiene una TOC^(TOC) bien formateada en su documento de Word^{(Word document)} ! Una vez que haya insertado la TOC , aún puede realizar cambios en los encabezados de su documento, pero los cambios no se reflejarán automáticamente en la TOC .

Para actualizar el TOC , simplemente haga clic dentro de él y luego haga clic en Actualizar tabla^{(Update Table)} en la parte superior.

Le preguntará si desea actualizar solo los números de página o la tabla completa. Si ha modificado, insertado o eliminado encabezados, debe elegir la tabla completa^{(entire table)} . Si acaba de agregar más contenido a su documento, pero no agregó ni eliminó ningún encabezado, puede elegir solo los números de página^{(page numbers only)} .

Personalizar tabla de contenido

Si usó encabezados que no sean H1, H2 y H3, notará que no aparecerán en el TOC . Para usar estos encabezados adicionales, debe elegir Tabla de contenido personalizada^{(Custom Table of Contents)} al insertar el TOC.

Esto abrirá el cuadro de diálogo de opciones para el TOC . Puede cambiar algunas configuraciones básicas, como mostrar los números de página y alinear los números a la derecha o no. En General , puede elegir entre varios estilos y también puede optar por mostrar más niveles más allá de tres, que es el encabezado H3^{(H3 heading)} .

Si hace clic en Opciones^(Options) , puede elegir elementos adicionales para construir la TOC . Si se desplaza hacia abajo, podrá seleccionar el título Subtítulo^(Subtitle) y TOC^{( TOC heading)} .

Para personalizar la apariencia^{(look and feel)} de la tabla de contenido, debe hacer clic en el botón Modificar^(Modify) . Si simplemente hace clic con el botón derecho en la TOC y elige Fuente^(Font) o Párrafo^(Paragraph) , no formateará la TOC . Cuando haga clic en Modificar^(Modify) , aparecerá otro cuadro de diálogo en el que podrá editar cada nivel de TOC^{(TOC level)} . TOC 1 es H1, TOC 2 es H2, etc.

Haga clic en el segundo botón Modificar^(Modify) y podrá cambiar el formato de ese encabezado en particular. Entonces, si lo desea, puede hacer que todos los encabezados H1 estén en negrita y con un tamaño de fuente^{(font size)} diferente .

Por último, si presiona la tecla CTRL^{(CTRL key)} y luego hace clic en cualquier elemento de la tabla^(TOC) de contenido , accederá a esa página. Sin embargo, si le resulta molesto tener que presionar la tecla CTRL^{(CTRL key)} , puede cambiar esto yendo a Archivo^(File) – Opciones^(Options) y luego haciendo clic en Avanzado^(Advanced) .

Continúe y desmarque la casilla Use CTRL + Click to follow hyperlink . Ahora puede simplemente hacer clic en los elementos de la TOC como enlaces sin mantener presionada la tecla CTRL^{(CTRL key)} . Desafortunadamente, esto solo funciona en su copia local de Word . Cuando se lo envías por correo electrónico a alguien y si esa configuración no ha cambiado, tendrá que hacer CTRL + click . Eso es todo cuando se trata de la tabla de contenido en Word . ¡Disfrutar!

Now that І’m back in schoоl again аfter a long time, I’m also baсk to having to create various PowerPoint presentations and write reports up in Word. There are a lоt of features in Word that most people never use unless they are in school.

One of those features is the Table of Contents. Word has a great feature that allows you to create a great-looking table of contents automatically if you know what type of headings to use. The great thing is that even if you already have a Word document with a lot of content, it’s very easy to edit it so that you can generate the table of contents automatically.

In this article, I’m going to walk you through the process of setting up your Word document with the correct headings and then talk about how to create the table of contents. I’m also going to talk about how you can customize the table of contents to your liking.

Setup and View Headers in Word

The first thing you’ll want to do before you can create any table of contents is to setup your headers. By default, the allowed headers you can use are H1 (Heading 1), H2 (Heading 2) and H3 (Heading 3).

You can find these headings in the Styles box on the main Home tab in the ribbon. These are the only three you can use for a default TOC. If you add a custom TOC, you can also use H4 (Heading 4), H5 (Heading 5), H6 (Heading 6), Subtitle, Title, and TOC Heading.

When you are going through your document to add the different headings, feel free to pick from any of the above-mentioned headings if only H1, H2 and H3 feel too restricted. You’ll just have to insert a custom TOC and change a few settings, which I will also mention.

It’s very easy to apply headings to text in Word. Just click on the line with the text and then click on the heading style you want to apply.

Go through the document and add as many of these headings as you would like. Note that when you add headers, it will be hard to see the headers, even if you have paragraph marks visible. In order to quickly see all headers in a Word document, click on the View tab and then check the box under Navigation Pane.

When you do this, a pane will appear on the left hand side of the document and you’ll be able to see the various headings, sub-headings, etc.

Clicking on any of the items in the list will take you to that heading in the Word document. This is a great way to quickly see your heading structure before creating your final TOC.

Adding a Table of Contents in Word

Now that we have all of our headers setup properly, let’s go ahead and insert a table of contents. First, we’ll start off with the default TOC setup in Word. Before starting, it might be a good idea to add a blank page at the beginning of your document.

To do that, go the top of your current first page and then click on Insert and Blank Page. Now click on References, Table of Contents and pick from one of the Automatic choices at the top.

A manual table will be just filler text in the format of a table of contents, but you’ll have to manually make all the changes. When you insert the automatic TOC, you should see something like this:

Awesome! Now you have a nicely formatted TOC in your Word document! Once you have inserted the TOC, you can still make changes to the headings in your document, but the changes won’t be automatically reflected in the TOC.

In order to update the TOC, just click inside of it and then click on Update Table at the top.

It will ask you if you want to update just the page numbers or the entire table. If you have modified, inserted or deleted headings, you should choose entire table. If you just added more content to your document, but haven’t added or removed any headings, you can choose page numbers only.

Customize Table of Contents

If you used headings other than H1, H2, and H3, you’ll notice they won’t appear in the TOC. In order to use these extra headings, you have to choose Custom Table of Contents when inserting the TOC.

This will bring up the options dialog for the TOC. You can change some basic settings like whether to show the page numbers and whether to right-align the numbers or not. Under General, you can choose from multiple styles and you can also choose to show more levels beyond three, which is the H3 heading.

If you click on Options, you can choose extra items to build the TOC with. If you scroll down, you’ll be able to select Subtitle and TOC heading.

In order to customize the look and feel of the table of contents, you have to click on the Modify button. If you simply right-click on the TOC and chose Font or Paragraph, it won’t format the TOC. When you click on Modify, you’ll get another dialog where you can edit each TOC level. TOC 1 is H1, TOC 2 is H2, etc.

Click on the second Modify button and you’ll be able to change the formatting for that particular heading. So if you want, you could make all H1 headings bold and a different font size.

Lastly, if you press the CTRL key and then click on anything in the TOC, you’ll be brought to that page. However, if you find it annoying to have to press the CTRL key, you can change this by going to File – Options and then clicking on Advanced.

Go ahead and uncheck the Use CTRL + Click to follow hyperlink box. Now you can just click on the items in the TOC as links without holding down the CTRL key. Unfortunately, this only works on your local copy of Word. When you email it to someone and if they don’t have that setting changed, they will have to CTRL + click. That’s about it when it comes to table of contents in Word. Enjoy!

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