Si tiene una cuenta de Gmail para uso personal y profesional, es muy probable que esté utilizando Contactos de Google. Aquí es donde se almacenan los contactos con los que chateas a través de Gmail, pero ahí no termina la funcionalidad. Para muchas empresas, los contactos de Google también pueden servir como un valioso repositorio de contactos. Es gratis y se integra a la perfección con otros servicios de Google, por lo que si su organización usa GSuite, Contactos de Google es un excelente lugar para almacenar sus contactos comerciales.
Sin embargo, es probable que la mayoría de las empresas almacenen la información de contacto en otro lugar, como en el software CRM, otras herramientas de administración de contactos y aplicaciones de marketing por correo electrónico. Si las bases de datos de contactos en todas estas herramientas no se comunican entre sí, es probable que su negocio termine con silos de datos, lo que puede ser perjudicial para su negocio de varias maneras. Por ejemplo, puede terminar con toneladas de contactos duplicados, información desactualizada y equipos que trabajan con datos diferentes.
Muchas organizaciones confían en la importación y exportación manual de datos para resolver estos problemas y trabajan con una base de datos de contactos algo consistente. Sin embargo, este método no funciona para todos y no sustituye a la verdadera integración de datos.
Es por eso que las operaciones tradicionales de importación/exportación no siempre son la mejor manera de administrar contactos, y vale la pena probar alternativas.
Cómo importar y exportar contactos de Gmail de forma tradicional
Cuando visitas tu Panel de contactos de Google, en la barra lateral de la izquierda verás opciones para importar y exportar archivos CSV. Puede importar la lista de contactos desde otra aplicación a su cuenta de Contactos de Google o exportar los contactos que tiene almacenados allí.
Esta importación/exportación se puede realizar mediante cualquiera de los siguientes métodos de archivo CSV:
- Archivos CSV de Google
- Archivos CSV de Outlook
- archivos vCard
Recuerde que cada cuenta de Google por separado tiene su propio conjunto de contactos, por lo que si tiene múltiples cuentas de Gmailcada uno de ellos tendrá su propia base de datos de contactos en Google Contacts.
Los contactos de Google facilitan la división de contactos en grupos por aplicación etiquetas. Al importar/exportar, puede, por ejemplo, exportar archivos marcados solo como «Corporativo» y omitir todos los demás contactos.
Esto es lo suficientemente bueno para operaciones únicas y unidireccionales. En otras palabras, si desea descargar una cantidad limitada de contactos de una aplicación y enviarlos a otra aplicación, importar/exportar contactos desde Gmail estará bien. Un caso de uso común es cuando mueve contactos de su antigua cuenta de Gmail a una nueva, o toma un pequeño subconjunto de sus contactos y los comparte una vez con un colega.
Problemas con la importación/exportación tradicional
Si necesita compartir contactos regularmente entre cuentas y aplicaciones, es posible que tenga algunos problemas con el formato CSV.
Si algunas de sus entradas de Contactos de Google ya existen en otra aplicación, puede recibir contactos duplicados. Incluso después de fusionar los archivos CSV, algunos contactos se superpondrán. Por ejemplo, un contacto llamado «William» en una base de datos y «Bill» en la otra probablemente se almacenará como dos contactos diferentes.
Además, dado que algunos archivos CSV están separados por comas, no es raro que las direcciones se dividan en diferentes campos de información cuando se importa o exporta un contacto usando un archivo CSV. Los números de teléfono también pueden confundirse con grandes cantidades, por lo que pueden aparecer datos erróneos en muchas aplicaciones. CSV no está optimizado para compartir contactos de forma continua y no mantener Tus contactos están sincronizados.
Otro problema es que sus datos de contacto cambian constantemente y los archivos CSV solo crean una instantánea temporal de su base de datos. Puede quedar obsoleto muy rápidamente y no actualizará sus contactos en tiempo real. Por esta razón, es probable que tenga que importar/exportar manualmente constantemente, lo que puede convertirse en un desastre muy rápidamente, sin mencionar el hecho de que hacerlo manualmente cada semana o mes lleva mucho tiempo.
Además, no es un intercambio de contactos bidireccional: solo puede exportar archivos desde una aplicación e importarlos a otra. Lo que significaría que si necesita los mismos contactos en ambas aplicaciones, debe importar/exportar dos veces, lo que puede convertirse en un desastre muy rápidamente.
Sin embargo, hay formas de automatizar esto y hacer que la gestión de contactos sea mucho más fácil. En lugar de usar constantemente archivos CSV para este propósito, considere sincronización continua entre sus aplicaciones integrando Google Contacts con el resto de la pila de software.
Cómo crear una sincronización de contactos de Google
La integración de la pila de software es la mejor manera de evitar muchos de los problemas de los que hemos hablado aquí, ya que cierra las brechas entre sus herramientas y garantiza que se comuniquen entre sí en tiempo real.
La integración del software se puede lograr de varias maneras diferentes:
Para cualquiera de estas opciones, sus cuentas de Contactos de Google se vincularán al software CRM y otras aplicaciones que almacenan su información de contacto. Esta integración será mucho menos compleja y requerirá menos tiempo que las frecuentes exportaciones de CSV, ya que las operaciones de intercambio de contactos se automatizarán.
Los contactos de Google ofrecen algunos integraciones nativas con CRM y otras herramientas de gestión de contactos. En caso de que su CRM no ofrezca sincronización bidireccionalpero sólo empuja hacia un lado o si las herramientas que ya usa no ofrecen integraciones nativas entre ellas, hay otras opciones que puede considerar.
Una buena alternativa es la integración interna que se ajustará a las necesidades de su negocio y encajará perfectamente con sus flujos de trabajo. La desventaja de esto es que su construcción es muy costosa y requiere mucho tiempo, y para esto necesita tener el conocimiento especializado necesario.
La tercera opción es nuestra mejor opción: si desea que sus bases de datos de contactos se sincronicen en tiempo real, implementar la herramienta de vinculación de aplicaciones iPaaS es su mejor opción. Las plataformas IPaaS están diseñadas específicamente para crear integración entre dos piezas de software separadas; considérela como una solución diseñada específicamente para integrar sus aplicaciones y hace todo el trabajo duro por usted.
Cómo las herramientas iPaaS pueden sincronizar los contactos de Gmail
Existen diferentes tipos de herramientas iPaaS, cada una con diferentes funciones para integrar diferentes partes de su negocio. Hablaremos de herramientas que se especializan en integraciones de acción desencadenante y se enfocan en sincronizar datos de clientes.
Automatización de acciones desencadenantes
Plataformas como Zapier, bandeja.io y Automatización.io se especializan en la automatización de flujos de trabajo y envío de datos unidireccional. permitiría la creación desencadenar flujo de acción – por ejemplo, puede ordenar que un contacto creado en Google Contacts también se cree automáticamente en su CRM.
Esto le permite crear flujos de trabajo complejos y completamente automatizados entre cientos de aplicaciones diferentes, pero cuando actualiza datos o agrega nuevos contactos a través de varias aplicaciones, las cosas se complican más. Este tipo de automatización está diseñado para la transferencia unidireccional de una aplicación directamente a otra, y este principio desencadenante no es óptimo para la sincronización continua de datos.
Si desea sincronizar sus segmentos de contacto de diferentes maneras, deberá crear múltiples automatizaciones que funcionen de forma independiente entre sí para que puedan superponerse e incluso cancelarse. Tampoco sincroniza tus datos históricos, solo los contactos que creaste después la automatización está configurada.
Sincronización de datos de clientes
También existen soluciones de integración más completas que se centran en mantener sincronizados los datos de los clientes. Si eres usuario de HubSpot, puedes usar Native Sincronización de contactos de Google para que tus contactos fluyan entre bases de datos de dos formas y en tiempo real. Esto significa que cada vez que cambie o actualice cualquier información de contacto, el cambio también se reflejará en sus otras aplicaciones.
Esto también se aplica a la creación de nuevos contactos: si se agrega un contacto a una cuenta de Contactos de Google, se creará automáticamente en su CRM y viceversa., manteniendo todos los campos de información y segmentación en todas las aplicaciones.
Esto garantiza que sus contactos se sincronicen y actualicen constantemente en toda la pila de software, lo que proporciona una solución mucho más fluida para las engorrosas importaciones y exportaciones de CSV. Además es totalmente automático, por lo que una vez configurado, la sincronización se mantiene sin que tengas que hacer nada.
Tenga en cuenta que este tipo de integración solo funciona con detalles de contacto, plomo y empresa. Funciona muy bien si desea sincronizar los contactos de Gmail con otras herramientas, por lo que en lugar de importar o exportar, definitivamente debería considerar configurar la sincronización.
Sin embargo, esta integración no funciona si necesita sincronizar otros tipos de datos como boletos, ofertas o tarjetas de Trello. Si ese es su caso, las herramientas de automatización de activación de acciones podrían ser una mejor opción. Incluso puedes usar más de una herramienta iPaaS para potencie su ecosistema de software, saturándolo con más opciones de integración y automatización para diferentes requerimientos.
Explora alternativas para importar/exportar
Hay una opción lista para usar para importar y exportar contactos como archivos CSV en su cuenta de Contactos de Google (que es donde están sus contactos de Gmail). Sin embargo, esta puede no ser la mejor solución si necesita compartir constantemente contactos entre su cuenta de Google y otras aplicaciones comerciales.
En cambio, tiene algunas excelentes alternativas que se pueden adaptar a sus procesos comerciales específicos. Puede aprovechar la integración en la aplicación: algunos CRM y otras herramientas de administración de contactos las ofrecen con Contactos de Google y otros servicios de Google.
Puede crear una integración personalizada con G Suite internamente, pero no tiene sentido para muchas organizaciones, ya que es un enfoque costoso y lento, especialmente para las pequeñas empresas.
Finalmente, puede implementar la herramienta iPaaS para que se encargue de esta sincronización por usted. Tenga en cuenta, sin embargo, que no todas las herramientas de iPaaS son iguales: hay muchos tipos de software de integración que funcionan mejor para diferentes casos de uso, así que analice cuidadosamente sus opciones y vea qué resuelve mejor cada problema. Incluso puede combinar dos o más de estas soluciones para integrar sus aplicaciones.
