20 trucos especiales, a menudo ocultos, para utilizar Gmail como un experto y personalizar el servicio de correo electrónico de Google
Todos estamos cansados de recibir esa alerta roja que dice que Google Drive casi se está quedando sin espacio. O darnos cuenta, días después, de que el email de un cliente o amigo había acabado en la pestaña de «Promociones» junto a mil descuentos en tiendas que no nos interesan. Google Mail está diseñado para ser simple, pero es por eso que muchas de las funciones más útiles están ocultas en menús que nadie abre. Pasamos horas jugueteando con la configuración para descubrir cómo convertir una caja caótica en una herramienta que funcione para nosotros, en lugar de obligarnos a perseguirla. Así es como limpiamos todo y qué opciones activamos para que nunca más pierdas nada.
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El problema de las cartas y cómo volver al control total
Básicamente, Gmail divide los mensajes en Principales, Sociales y Promociones. Parece conveniente, pero en la práctica es como tener un mayordomo que decide qué debemos leer y qué no, cometiendo errores muchas veces. Un correo electrónico de trabajo enviado a través de un sistema automatizado acaba en Promociones y desaparece de nuestra vista.
Para solucionarlo lo mejor es desactivar este sistema y utilizar una visualización más honesta. Hacemos clic en el engranaje de la parte superior derecha, vamos a «Ver todas las configuraciones» y buscamos la pestaña «Bandeja de entrada». Aquí, en lugar de «Predeterminado», elegimos correo prioritario. De esta forma, Gmail sólo pone los mensajes no leídos y los que hemos marcado con una estrella en la parte superior. Todo lo demás cae al fondo.
Si queremos una experiencia aún más parecida a los programas de correo electrónico clásicos, podemos activar la opción Panel de lectura (siempre desde la marcha más alta). Esto nos permite leer el contenido de un correo electrónico en un cuadro al lado, sin tener que entrar y salir continuamente de la lista de mensajes. Para aquellos que no encuentran claros los íconos de los botones, en la configuración general podemos cambiar las «Etiquetas de los botones» para mostrar el texto en lugar de solo los íconos.
Finalmente, si una conversación se vuelve molesta, usamos la función Ignorar (desde el menú de tres puntos del mensaje): es como silenciar un grupo de WhatsApp, el hilo de mensajes ya no volverá al principio de cada respuesta.
La máquina del tiempo y la velocidad de respuesta
Todos hicimos clic en «Enviar» y un segundo después nos dimos cuenta de que olvidamos el archivo adjunto. Gmail tiene una función para cancelar el envío, pero de forma predeterminada está configurada en 5 segundos, lo cual es casi inútil. Accediendo a la configuración general, en el elemento «Deshacer envío», podemos mover el cursor a 30 segundos. Es un margen que lo cambia todo, porque el mensaje queda en una especie de «sala de espera» antes de salir. Si quieres saber más, hemos escrito una guía específica sobre formas de cancelar el envío de un correo electrónico.
Para los que escriben mucho, el atajos de teclado son la única manera de no volverse loco. Por ejemplo, presionando la tecla do Se abre un nuevo mensaje inmediatamente. Si no recuerdas las teclas, simplemente púlsalas. Mayús +? para que aparezca la lista completa de todas las combinaciones disponibles.
Sin embargo, si a menudo escribimos las mismas cosas, como direcciones para llegar a la oficina, podemos usar i Modelos. Simplemente vaya a Configuración > Avanzado y active «Plantillas». Una vez hecho esto, podremos guardar las respuestas estándar y recuperarlas con dos clics, evitando el habitual y aburrido copiar y pegar de correos electrónicos antiguos.
Busque archivos gigantes y realice una limpieza profunda
El espacio de Gmail se comparte con Google Photos y Drive. Si la casilla está llena, dejamos de recibir correos electrónicos. Antes de pagar la suscripción, podemos hacer una limpieza específica buscando los «pesos pesados».
En la barra de búsqueda escribimos size:10m para buscar mensajes de más de 10 megabytes. Un truco para quienes tienen que eliminar miles de correos electrónicos no es simplemente seleccionar los 50 mensajes de la página, sino hacer clic en el enlace amarillo que aparece en la parte superior: Seleccione todas las conversaciones que coincidan con esta búsqueda. Sólo así podrás eliminar miles de correos electrónicos antiguos de una sola vez. Para más detalles, así es como encontrar correos electrónicos antiguos en Gmail y archivos adjuntos más grandes.
Desenmascarar a quienes venden nuestros datos y gestionar la privacidad
Cuando nos registramos en un sitio, la dirección de correo electrónico muchas veces termina en bases de datos vendidas a terceros. Para entender quién ha traicionado nuestra confianza, sigamos la ruta de Navigaweb utilizando el truco del signo más y los puntos.
Gmail tiene dos secretos sobre las direcciones: primero, ignora los puntos por completo. mario.rossi@gmail.com es lo mismo que mario.rossi@gmail.com. Segundo, ignora todo lo que escribimos después de un símbolo. +. Si nos registramos en un sitio usando nombre+sitiodeejemplo@gmail.comEl correo electrónico aún nos llegará, pero si comenzamos a recibir spam en esa dirección específica, sabremos exactamente quién vendió nuestros datos. En ese punto, podemos bloquear la recepción de correos electrónicos de remitentes no deseados creando un filtro que envía todo a la basura.
Por seguridad, recomendamos activar la opción en Configuración Preguntar antes de ver imágenes externas. Esto evita que los remitentes sepan si abrimos el correo electrónico a través de pequeñas imágenes invisibles (píxeles de seguimiento). Además, si usamos una PC pública, podemos hacer lo mismo. Cierre de sesión remoto: simplemente vaya al final de la página de Gmail y haga clic en «Detalles» (debajo de la última actividad de la cuenta) para cerrar todas las sesiones activas en otros dispositivos.
Organización y productividad avanzadas.
Gmail no usa carpetas, pero etiquetas. Podemos organizar los mensajes simplemente arrastrando el correo electrónico con el ratón sobre la etiqueta deseada en la columna de la izquierda. Si, por el contrario, necesitamos administrar varias cuentas, podemos configurar Gmail para enviar correo con otra dirección de correo electrónicocentralizando todo en un solo lugar.
Para aquellos que usan la aplicación en iOS, hay un truco rápido: pueden mover un mensaje de una cuenta de Gmail a otra (o a una cuenta IMAP) usando la función «Mover» después de seleccionar los correos electrónicos en el modo de edición. Esto es muy útil para quienes están migrando sus datos o dividiendo su correo entre trabajo y privado. Si por el contrario queremos compartir la gestión del buzón con un colega sin darle la contraseña, podemos utilizar la función compartir una dirección de Gmail en «Cuentas e Importación».
Por último, para no olvidarnos de cosas que hacer, podemos convertir un correo electrónico en una tarea. Simplemente resalte el texto, vaya al menú «Más» en la parte superior y seleccione Agregar actividades. El mensaje se convertirá en un recordatorio en Google Tasks, integrado directamente en tu calendario.
Aplicación para potenciar tu correo
Si la interfaz estándar no es suficiente, existen herramientas que agregan funciones profesionales sin complicar demasiado las cosas.
Onda corta Es ideal para quienes reciben cientos de correos electrónicos. Convierte Gmail en algo así como un chat, agrupa mensajes por tema y te permite hacer resúmenes rápidos de conversaciones largas.
Bandeja de entrada derecha Se utiliza para quienes necesitan saber si el correo electrónico ha sido leído. Añade una notificación que nos avisa cuando el destinatario abre el mensaje, y es muy útil para configurar recordatorios automáticos.
pájaro de correo en cambio, es un programa que se instala en la PC. Es perfecto para quienes administran 3 o 4 cuentas diferentes y quieren verlas todas en una sola pantalla sin saltar de pestaña en pestaña.
Otras cosas útiles que muchas veces se olvidan
- Uso sin conexión: En la configuración, en el elemento «Sin conexión», podemos activar la lectura de correo sin Internet. Útil en el avión; Las respuestas se enviarán tan pronto como volvamos a estar en línea. Para más detalles, así es como leer el correo de Gmail sin conexión.
- Posponer correo electrónico: Al hacer clic en el icono del reloj encima de un mensaje, podemos hacerlo desaparecer y volver a aparecer en la bandeja de entrada en un momento más conveniente.
- Archivo vs Papelera de reciclaje: Archivar un correo electrónico no significa eliminarlo. Solo elimina el mensaje de la vista principal, pero lo mantiene guardado. Si lo borramos, al cabo de 30 días desaparece para siempre.
Libro de registro de Navigaweb
Después de años de luchar con notificaciones de falta de espacio y buscar correos electrónicos enterrados bajo montañas de boletines, me di cuenta de que la única forma de no volverme loco con Gmail es dejar de confiar en la configuración automática. Mi consejo desapasionado es dedicar una hora el sábado a hacer una limpieza con el operador. size: y para desactivar las pestañas de categorías. Parece un trabajo aburrido, pero la sensación de abrir tu email y ver sólo lo realmente importante, sin el ruido de fondo de las promociones, no tiene precio. Menos distracciones significan más tiempo para hacer otras cosas.
