Cómo utilizar la función de revisión para realizar un seguimiento de los cambios en los documentos de Word

Microsoft Office Word ofrece una función de revisión^{(Review Feature)} , que permite realizar un seguimiento de los cambios^(Changes) en un documento. En esta guía, compartimos cómo puede usar la función de revisión^{(Review Feature)} o la función de seguimiento de cambios^{(Track Changes)} en Microsoft Word.

Función de revisión^{(Review Feature)} o seguimiento de cambios^{(Track Changes)} en Word

Desglosé la función^{(Review Feature)} de función de revisión en varias secciones y expliqué cómo cada una de ellas es útil:

Habilitar control de cambios
Revisar y comentar
Ver cambios
Aceptar y rechazar cambios
Finalizando el documento
Combinar comentarios y cambios^(Changes) en un solo documento
Compara dos^{(Compare two)} documentos sin seguimiento

La combinación y comparación de documentos son funciones opcionales y debe usarlas en diferentes escenarios.

1] Habilitar control de cambios

Antes de enviar un documento que pasará por una revisión, asegúrese de habilitar la función Seguimiento de cambios^{(Track Changes)} . Una vez activado, los cambios realizados por cualquiera de los revisores quedarán registrados con su nombre. Esos cambios pueden ser aprobados o rechazados por otra persona. La función también ofrece una forma de bloquear el control de cambios^{(Track Changes)} para que nadie pueda desactivarla. Aprendamos los dos.

Asegúrese^(Make) de que el documento esté listo para su revisión.
Abra el documento y luego vaya a Review section > click on Track Changes, y luego haga clic en el menú Control de cambios nuevamente.^{(Track Changes)}
Una vez habilitado, debería notar que el botón tiene un fondo gris.
A continuación, haga clic en Bloquear seguimiento e ingrese una contraseña,^{( Lock Tracking, and enter a password,)} confirme y haga clic en Aceptar.
Después de esto, el seguimiento de cambios^{(Track Changes)} se desactivará para usted o para cualquier otra persona, a menos que se deshabilite utilizando la misma contraseña nuevamente.

Nota:^(Note:) si pierde u olvida su contraseña, Microsoft no podrá recuperarla por usted. Asegúrese de anotarlo en alguna parte del documento.

2] Revisar y comentar

Después de esto, cualquier cambio que se realice en el documento se registrará sin importar dónde se comparta y edite el documento. Así es como se registrarán los cambios:

Las eliminaciones se marcan con un tachado
Las adiciones se muestran con un subrayado
Cada autor obtiene su color para los cambios.
Seleccione un párrafo o conjunto de palabras y haga clic en el botón de comentario para agregar sus comentarios

Aparecerá una línea horizontal roja^{(red horizontal line)} junto a la línea o párrafo, lo que facilitará su identificación. Haga clic^(Click) en él y todos los cambios y comentarios serán visibles. Además de esto, puede personalizar aún más los colores haciendo clic en la flecha^{(customize colors by clicking on the arrow)} en la esquina inferior derecha de la sección Seguimiento^(Tracking) .

Nota:^(Note:) incluso si desactiva el seguimiento, los subrayados de colores y el tachado serán visibles en el documento.

3] Ver cambios

Supongamos que un documento le ha llegado después de revisarlo y necesita encontrar todos los cambios y comentarios. Vaya a Revisar ^(Review ) > Seguimiento ^(Tracking ) > Mostrar para revisión^{(Display for Review)} .

Vaya a Review > seguimiento > cambiar de Marcación simple^{( Simple Markup )} a Marcación completa^{(All Markup)}
Si elige Sin marcas^{(No Markup)} , el documento se mostrará solo como la versión final.
Si selecciona Original , puede ver el documento original sin cambios.

4] Aceptar y rechazar cambios

Si está de acuerdo con una diferencia, haga clic en Aceptar^(Accept) y pase al siguiente, pero si no le gusta, haga clic en Rechazar^(Reject) y vaya al siguiente. Se deshará el cambio a la revisión anterior. Debería ver que la diferencia está marcada con un subrayado^{( marked with an underline)} . También tienes opciones para

Aceptar todos los cambios en el documento
Rechazar todos los cambios en el documento.

También tienes la sección de comentarios, que puede ayudarte a navegar por todos los comentarios. Puede responder a los comentarios, marcarlo como resuelto cuando haya realizado un cambio o eliminarlo.

5] Finalización del documento

Cuando sepa que todo está completo, siga estos pasos para eliminar las marcas y los comentarios visibles.

Elimine^(Delete) todos los comentarios haciendo clic en Comentarios > Delete > Delete todos los comentarios
Haga clic^(Click) en Aceptar todos los^{(Accept All)} cambios y detener el seguimiento
Es posible que se le solicite que ingrese la contraseña si el seguimiento estaba bloqueado.

Hecho esto, la función Revisar^(Review) en el documento de Office Word está completa. Sin embargo, hay dos características más que hemos agregado a la guía. Pueden ser útiles en un escenario diferente.

6] Combinar^(Merge) comentarios y cambios de diferentes documentos en un solo documento

Si ha proporcionado un documento para que lo revisen varios usuarios, puede combinarlos en un documento final para su revisión.

Abra un documento de Microsoft en blanco y vaya a Review > Compare > Combine
Seleccione dos documentos, el original en el lado izquierdo y el editado en el derecho.
Haga clic^(Click) en Aceptar y repita para todos los documentos hasta que termine.

El cambio realizado por los autores será visible en diferentes colores. Si desea filtrar por autor, puede hacer clic en Show Markup > Specific Personas específicas y eliminar los autores que no necesite.

Al hacerlo, asegúrese de usar la función Proteger^{(Protect feature)} para bloquear autores y configurar restricciones de edición. Es útil cuando un documento está disponible en una ubicación compartida.

7] Comparar dos^{(Compare two)} documentos sin seguimiento

Por último, si no había habilitado el seguimiento y se realizaron cambios, puede usar la herramienta Comparar para encontrar las diferencias.^(Compare)

Abra un documento en blanco y luego vaya a Revisar^(Review) > haga clic en el botón Comparar^{( Compare button)} y luego haga clic en Comparar nuevamente.^{(Compare again.)}
Mostrará un cuadro de diálogo similar donde puede seleccionar el documento original, el documento revisado, el nombre del autor y más.
También puede optar por comparar comentarios, encabezados, pies de página, tablas y más.

Con esto concluye nuestra guía sobre cómo puede usar las funciones de revisión para rastrear, comentar y comparar en Microsoft Word . Es una poderosa herramienta para empresas donde los documentos se revisan en diferentes niveles.

Espero que la guía haya sido fácil de entender y seguir.

Microsoft Office Word offers a Review Feature, which allows one to Track Changes in a document. In this guide, we are sharing how you can use the Review Feature or Track Changes feature in Microsoft Word.

Review Feature or Track Changes feature in Word

I have broken down the Review Feature feature into multiple sections and explained how each of them is useful:

Enable Track Changes
Reviewing and Commenting
View Changes
Accepting and Rejecting Changes
Finalizing the document
Merging Comments and Changes into One Document
Compare two documents without Tracking

Merging and comparing documents are optional features, and you need to use it in different scenarios.

1] Enable Track Changes

Before you send a document that will go through a review, make sure to enable the Track Changes feature. Once it is turned on, changes made by any of the reviewers will be recorded with their name. Those changes can be approved or rejected by another person. The feature also offers a way to lock Track Changes so that nobody can disable it. Let’s learn both of them.

Make sure the document is ready for review.
Open the document, and then go to Review section > click on Track Changes, and then click on Track Changes menu again.
Once enabled, you should notice that the button has a grey background.
Next, click on Lock Tracking, and enter a password, confirm and click ok.
After this, Track Changes will be disabled for you or anybody else unless disabled by using the same password again.

Note: If you lose or forget your password, Microsoft won’t be able to recover it for you. Make sure to note it somewhere regarding the document.

2] Reviewing and Commenting

After this, whatever changes are made to the document will be recorded no matter where the document is shared and edited. Here is how the changes will be recorded:

Deletions are marked with a strikethrough
Additions are shown with an underline
Every author gets its color for the changes
Select a paragraph or set of words, and click on the comment button to add your comments

A red horizontal line will show up next to the line or paragraph, making it easier to identify. Click on it, and all changes and comments will be visible. Adding to this, you can further customize colors by clicking on the arrow on the right-bottom corner of the Tracking section.

Note: Even if you turn off tracking, the colored underlines and strikethrough will be visible in the document.

3] View Changes

Assuming a document has come back to you after review, and you need to find all the changes and comments. Go to Review > Tracking > Display for Review.

Go to Review > tracking > change from Simple Markup to All Markup
If you choose No Markup, then the document will display as the final version only
If you select Original, you can view the original document without any changes

4] Accepting and Rejecting Changes

If you are ok with a difference, then click on Accept and move next, but if you do not like it, click on Reject and jump to next. It will undo the change to the previous revision. You should see that the difference is marked with an underline. You also have options to

Accept All Changes in Document
Reject All Changes in Document.

You also have the comments section, which can help you navigate through all the comments. You can reply to comments, mark it as resolved when you have made a change or delete it.

5] Finalizing the document

When you know everything is complete, follow these steps to remove any visible markups and comments.

Delete all the comments by clicking on Comments > Delete > Delete all comments
Click on Accept All changes and stop tracking
You might be asked to enter the password if the tracking was locked.

Done this, the Review feature in Office Word document is complete. However, there are two more features that we have added to the guide. They can be handy in a different scenario.

6] Merge comments & changes from different documents into one Document

If you have given a document to be reviewed by multiple users, then you can combine them into one final document for review.

Open a blank Microsoft document, and go to Review > Compare > Combine
Select two documents, original on the left side, and edited on the right.
Click ok and repeat for all documents until it is over.

Change made by the authors will be visible in different colors. If you want to filter by author, you can click on Show Markup > Specific people and remove authors you don’t need.

When doing so, make sure to use the Protect feature to lock authors and setup editing restrictions. It is useful when a document is available on a shared location.

7] Compare two documents without Tracking

Lastly, if there was no tracking enabled, and changes were made, you can use the Compare tool to find the differences.

Open a blank document, and then go to Review > click on the Compare button, and then click on the Compare again.
It will show a similar dialogue box where you can select the original document, revised document, author name, and more.
You can also choose to compare comments, headers, footers, tables, and more.

That concludes our guide on how you can use the review features to track, comment, compare in Microsoft Word. It’s a powerful tool for companies where the documents are reviewed at different levels.

I hope the guide was easy to understand and follow.

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Función de revisión^{(Review Feature)} o seguimiento de cambios^{(Track Changes)} en Word

1] Habilitar control de cambios

2] Revisar y comentar

3] Ver cambios

4] Aceptar y rechazar cambios

5] Finalización del documento

6] Combinar^(Merge) comentarios y cambios de diferentes documentos en un solo documento

7] Comparar dos^{(Compare two)} documentos sin seguimiento

Review Feature or Track Changes feature in Word

1] Enable Track Changes

2] Reviewing and Commenting

3] View Changes

4] Accepting and Rejecting Changes

5] Finalizing the document

6] Merge comments & changes from different documents into one Document

7] Compare two documents without Tracking

Autor: Jaime David

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Cómo utilizar la función de revisión para realizar un seguimiento de los cambios en los documentos de Word

Función de revisión(Review Feature) o seguimiento de cambios(Track Changes) en Word

1] Habilitar control de cambios

2] Revisar y comentar

3] Ver cambios

4] Aceptar y rechazar cambios

5] Finalización del documento

6] Combinar(Merge) comentarios y cambios de diferentes documentos en un solo documento

7] Comparar dos(Compare two) documentos sin seguimiento

Review Feature or Track Changes feature in Word

1] Enable Track Changes

2] Reviewing and Commenting

3] View Changes

4] Accepting and Rejecting Changes

5] Finalizing the document

6] Merge comments & changes from different documents into one Document

7] Compare two documents without Tracking

Autor: Jaime David

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6] Combinar^(Merge) comentarios y cambios de diferentes documentos en un solo documento

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