Si ha comenzado a aprender lo que significa usar MS Office y Access, pero para comenzar a diseñar bases de datos de MS Access, primero necesita saber cómo hacerlo. crear una tabla de acceso.
Luego puede ver cómo unir dos o más tablas, crear formularios y consultas, generar informes y posiblemente programar en VBA. En última instancia, la combinación de todos estos pasos conducirá a la creación de una base de datos bajo MS Office Access.
En esta publicación, aprenderemos cómo crear una tabla de Access:
- En una base de datos vacía o existente
- Datos de otra base de datos de Access
Antes de eso, primero averigüemos qué es una tabla de Access
¿Qué es una tabla en MS Access?
Puede crear una tabla de Access para almacenar toda la información en una base de datos. Este es el elemento básico del cómic. Al igual que las hojas de cálculo de Excel, cada tabla de Access se compone de filas (registros) y columnas (campos).
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En Access, puede crear hasta 255 tablas por base de datos, cada una con 255 campos y aproximadamente 1 000 000 de información. ¡Veamos cuántos datos se pueden manipular!
Sin embargo, debe saber que la base de datos de Access tiene un tamaño fijo. Está limitado a 2 GB.
El campo de la tabla es la información básica en la base de datos. En OOP, estamos hablando de un objeto. Similar a Excel, un campo se considera una celda. Cada tabla de Access debe contener al menos un campo.
A su vez, un registro es una fila de entrada del usuario. Puede haber varios registros para el mismo campo.
- Por ejemploen el campo del nombre del cliente podemos tener a Julienne, Philippe, Affect33, Désiré, etc.
¿Cómo crear una tabla de Access?
Como anunciamos al comienzo de nuestro tutorial, aprenderemos a crear una tabla de Access de dos maneras:
- En una nueva base de datos
- Importar desde una fuente de datos externa
Asi que aqui esta:
Cómo crear una tabla de Access en una base de datos existente (o vacía)
Para crear una tabla de Access, debe hacer lo siguiente:
- Paso 1: Inicie Access desde el escritorio de Windows o haga clic en su icono anclado en la barra de tareas o Menu de inicio
- Paso 2: seleccione una base de datos ya creada o haga clic en una base de datos vacía para crearla
NOTA: cuando se crea la nueva base de datos, viene con la tabla que se muestra en la vista Hoja de datos. Para modificarlo, debe ingresar al modo crear. Sin embargo, para agregar una tabla a la base de datos con otras tablas ya creadas:
- Paso 3: Activar crear una tarjeta, un grupo de tablas y, a continuación, elija Crear tabla. La siguiente ventana aparecerá:
- Paso 4: En esta pantalla, debe completar estos cinco elementos:
- Nombre del campo: Este es el título del campo a crear. Puede contener hasta 64 caracteres.
- Tipo de datos: especifica el valor para escribir en el campo;
- Descripción: Esto es opcional pero muy necesario cuando vas a crear formularios;
- Propiedades de controles: permite configurar la apariencia general del control;
- propiedades de la tabla: le permite configurar los componentes de la tabla.
SUGERENCIAS: cuando se trata de nombres de campo, utilice nombres significativos y más cortos. Evite los espacios (utilice _ guión bajo en su lugar) y los caracteres acentuados.
Tipos de datos en Access
Access admite varios tipos de datos:
- Texto: para cuerdas
- Nota: Reservado para textos largos como comentarios
- Numérico: para enteros
- Fecha y hora: usado para fechas
- Monetario: usado por dinero
- etc
Puede explorar otros tipos de datos y averiguar para qué se utilizan. También será tu misión al final de este artículo.
Propiedades de campo en una tabla de Access
Recuerde que cada tipo de datos tiene sus propios atributos. Estamos hablando de bienes raíces. Entre los más generales están:
- Formato: Indica cómo se completará el campo
- tamaño del campo: Este es el número máximo de caracteres para ingresar en el campo
- Título: Este es el título del campo utilizado en el formulario
- Máscara de entrada: especifica las condiciones asociadas con la entrada
- alinear el texto: especifica la alineación del texto en el control.
- Valor por defecto: se inserta automáticamente cada vez que se ingresa un nuevo registro
- Índice: utilizado para buscar. Admite tres configuraciones: no (predeterminado), sí con duplicados (el campo permite duplicados) y sí, sin duplicados (el campo no permite duplicados). Volveremos sobre esto en las siguientes líneas.
- importante si: Limita los valores permitidos en el campo
- mensaje si error: para verificar la entrada en el control
- etc
Hay muchas otras propiedades. Intenta cambiar el tipo de datos, verás que hay algunos que no he mencionado aquí. Además, puede insertar, eliminar filas o agregar índices y claves principales en los campos.
Para insertar o eliminar una (o más) filas, seleccione el campo deseado, luego haga clic con el botón derecho y seleccione Insertar filas o Eliminar filas. Estas acciones también están disponibles en Pestaña Diseño, Grupo de herramientas.
Modos de visualización para crear una tabla de Access
Access tiene dos modos de visualización de las tablas:
- Modo de creación: muestra la estructura de su tabla.
- modo hoja de datos: este es un modo que le permitirá ver los registros de la tabla, modificarlos o eliminarlos.
¿Qué es una clave principal y para qué se utiliza al crear una tabla de Access?
La clave principal es un campo que identifica de forma única cada fila de la tabla. Representa todos los demás campos contenidos en él. Tenemos acceso a todos los registros de la tabla desde la clave primaria. Además, la clave principal también facilita la búsqueda en la tabla. Incluso si los campos indexados se crean para ello con mayor frecuencia.
La clave principal no puede ser nula ni contener duplicados.
Puede aplicar varias claves principales a una tabla, pero es mejor usar solo una clave por tabla, lo cual es lógico, rápido y eficiente. Debe asegurarse de que las claves principales estén configuradas correctamente, ya que serán necesarias para definir la relación entre las tablas.
Para agregar una propiedad de clave principal a uno (o más) campos, seleccione los campos y haga lo siguiente:
- Paso 1: Haga clic derecho y luego seleccione Clave principal
- Paso 2: Después de seleccionar las filas a las que desea aplicar esta propiedad, active Diseño en la pestaña del grupo Herramientas
- Paso 3: Haga clic en la clave principal.
¡Cómo crear una tabla de Access con una clave externa!
La clave foránea está representada por índices. De hecho, como se mencionó anteriormente, el índice facilita el estudio. En este caso, es mejor crear varios índices en la tabla que usar más de una clave principal.
- REQUERIDO: El término clave externa se utiliza en lugar del índice.
Para crear un índice (o incluso una clave externa), existen dos métodos:
en propiedades
Encuentre la propiedad indexada. Tiene tres valores:
- No: El valor predeterminado. En este caso, no se define ningún índice en el campo.
- si, con duplicados: El campo está indexado con duplicados.
- Sí, sin duplicados: El campo está indexado sin duplicados.
Desde la pestaña de creación
Haga clic en el índice. La siguiente ventana aparecerá:
Agregar un índice a la tabla de Access
- nombre de índice: Indica el nombre del índice. Puede diferir del nombre del campo al que está asociado (¡siempre se recomienda dejar el nombre del campo!).
- Nombre del campo : seleccione el campo al que se aplicará el índice de la lista.
- orden de clasificación (opcional) : Navegar entre ascendente y descendente.
La propiedad index tiene tres valores posibles:
- Básico : para la clave principal.
- Único : sin duplicados.
- ignorar valores nulos : La clave foránea evita el valor nulo.
Crear una tabla de Access a partir de datos en otra base de datos
La importación de datos de otra base de datos de Access sigue estos pasos:
- en Pestaña de datos externosgrupo importar y vincularhaga clic aquí Nuevas fuentes de datos> Desde base de datos> Acceso:
En esta ventana, debe especificar dos elementos:
Origen del objeto (parte 1):
Para hacer esto, vaya a la carpeta donde se encuentra la base de datos, luego haga clic en Abrir.
Modo de almacenamiento y ubicación en la base de datos activa: Hay dos modos de almacenamiento:
- La primera es importar (todos) los objetos de la base de datos de origen a la base de datos activa sin tener en cuenta las modificaciones realizadas en los objetos de origen. Es decir, si los datos importados se modifican en una de las dos bases de datos de transacciones, ningún elemento se verá afectado por estas modificaciones.
- Por otro lado, en el segundo modo, Access creará automáticamente una tabla de enlace que permitirá que todas las modificaciones de datos en la base de datos activa se transfieran a la base de datos de origen y viceversa.
Origen del objeto (parte 2)
- Paso 1: Seleccione la opción 1
- Paso 2: luego haga clic Aceptar.
- Paso 3: En la siguiente ventana, seleccione el objeto u objetos que desea importar a la base de datos.
NOTA: Como puede ver, todos los objetos de Access se dividen en seis pestañas, al seleccionar una pestaña se muestran todos los elementos asociados con el objeto (¡no olvide seleccionar la tabla para nuestro caso!).
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Se muestran opciones adicionales al hacer clic en el botón de opciones. Le permiten definir los parámetros de importación y dependen del objeto seleccionado.
- Paso 4: Finalmente, si se han realizado todos los ajustes y se han seleccionado los objetos deseados, haga clic en Aceptar. Access comienza a importar los datos. La velocidad de la importación dependerá del número y tamaño de los objetos importados.
solicitud
Acabamos de ver en este post cómo crear una tabla Acceso. Primero de una base de datos existente y luego de otra fuente de datos. Sin embargo, puede importar datos de una fuente que no sea Access. Prueba entre las opciones que ofrece el grupo Importar y Vincular y verás que es posible combinar datos de una hoja de cálculo de Excel, por ejemplo. Esperamos haberte ayudado a obtener esta información.
