Muchas personas confían en el uso de plataformas móviles para trabajar y comunicarse con compañeros de trabajo, socios comerciales o seres queridos. Incluso si ha tenido su parte de fallas de seguridad, Zoom demostró ser uno de los mejores servicios de reuniones en línea(online meeting) . ¿Lo está utilizando para el trabajo, o tal vez para mantenerse en contacto con su familia o amigos(family or friends) ? ¿(Did) Sabía que Zoom le permite programar reuniones para que todos puedan asistir en la fecha y hora(date and time) en que planean estar en línea? Aquí se explica cómo programar reuniones de Zoom en (Zoom)Windows , macOS, Android e iOS:
1. Cómo programar una reunión de Zoom(Zoom meeting) usando la aplicación de escritorio(desktop app) para Windows o Mac(Windows or Mac)
Si instaló la aplicación de escritorio Zoom en su (Zoom desktop)PC o dispositivo(PC or device) con Windows 10 , o en su Mac , la aplicación le brinda la forma más fácil de programar una reunión. En primer(First) lugar, abra la aplicación Zoom e inicie sesión(Zoom app and sign) .
En su tablero de Zoom Home , haga clic o toque el botón Programar(Schedule) .
Esto abre una ventana llamada «Programar reunión»,(«Schedule Meeting,») llena de detalles y configuraciones.
Repasemos las opciones disponibles y veamos de qué se trata cada una de ellas:
El tema(Topic) le permite elegir un nombre para la reunión de Zoom(Zoom meeting) para que usted y las otras personas que se unan sepan de qué se trata.
Inicio(Start) es la fecha y la hora(date and time) en que programa la reunión de Zoom(Zoom meeting) .
Use el campo Duración(Duration) para especificar una duración aproximada de la reunión de Zoom(Zoom meeting) , para ayudar a las personas que invite a tener una idea de cuánto durará la reunión.
Marque la opción Reunión recurrente(Recurring meeting) si tiene la intención de programar la reunión para que comience periódicamente, diariamente, semanalmente, etc. Si configura una reunión de Zoom(Zoom meeting) programada recurrente , la ID, la contraseña y la configuración siguen siendo las mismas para todas las reuniones futuras.
También tenga en cuenta que, si elige repetir la reunión de Zoom(Zoom meeting) en un horario, Zoom le pide que abra su aplicación o servicio de calendario predeterminado(default calendar app or service) y elija cuándo programar las reuniones.
Aunque la aplicación de escritorio de Zoom(Zoom desktop) selecciona automáticamente su zona horaria(Time Zone) predeterminada , puede cambiarla manualmente seleccionándola de esta lista.
Zoom puede generar automáticamente la ID de la reunión(Meeting ID) , o puede usar su propia «ID de reunión personal». («Personal Meeting ID.»)A menos que esté programando una reunión de Zoom(Zoom meeting) con familiares o amigos cercanos, le recomendamos usar la opción «Generar automáticamente».(«Generate Automatically.»)
La contraseña(Password) le permite elegir si la reunión de Zoom(Zoom meeting) programada está protegida por una contraseña o no. Esta configuración está activada de forma predeterminada y la aplicación genera automáticamente una contraseña. Si desea cambiarlo, escriba una contraseña personalizada(custom password) de su elección. Como nota al margen(side note) , le recomendamos que use una contraseña para proteger su reunión de Zoom-bombarderos no deseados.
En la sección Video , puede seleccionar si desea que el anfitrión (es decir, usted) y/o los participantes usen video durante la reunión de Zoom(Zoom meeting) programada . Tenga en cuenta que esta es solo una invitación para usar o no usar video. Independientemente(Regardless) de si ha marcado Activado(On) o Desactivado(Off) , tanto el anfitrión como los participantes pueden optar por habilitar o deshabilitar el video durante la reunión real.
La configuración de audio(Audio) controla cómo usted y los demás participantes de la reunión de Zoom(Zoom meeting) programada pueden hablar: usando el teléfono(Telephone) , «audio de la computadora»(«Computer Audio,») o ambos. También puede hacer clic o tocar el enlace Editar junto a (Edit)«Marcar desde»(«Dial in from») para elegir los países desde los cuales los participantes pueden unirse a su reunión a través de una llamada telefónica(phone call) . En este caso, Zoom incluye una serie de números de teléfono en la invitación a tu reunión, para que los participantes sepan a dónde llamar. Tenga en cuenta que esta función está disponible solo para suscriptores de Zoom , pero no para usuarios gratuitos.
Calendar le permite elegir entre programar la reunión de Zoom(Zoom meeting) usando su Outlook o Google Calendar , o usando «Otros calendarios». («Other Calendars.»)Mientras programa una reunión, es evidente que debe usar un servicio de calendario(calendar service) para crear la reunión de Zoom(Zoom meeting) y también para invitar a los participantes.
Al final de la configuración de la reunión desde la aplicación Zoom(Zoom app) , hay algunas «Opciones avanzadas»,(«Advanced Options,») que puede personalizar si lo desea:
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«Habilitar sala de espera»(«Enable Waiting Room») mantiene a los participantes en modo de espera antes del inicio de la reunión de Zoom(Zoom meeting) programada hasta que los acepte para unirse. -
«Habilitar unirse antes que el anfitrión»(«Enable join before host») permite que los participantes se unan a la reunión sin usted, antes de que usted se una. -
«Silenciar a los participantes al entrar»(«Mute participants on entry») silencia automáticamente a los participantes que se unen a la reunión. Sin embargo, pueden habilitar el sonido después de unirse a la reunión. -
«Grabar automáticamente la reunión en la computadora local»(«Automatically record meeting on the local computer») hace lo que dice: si marca esta opción, Zoom graba automáticamente la reunión programada en su PC o dispositivo(PC or device) con Windows , o en su Mac .
Después de terminar de configurar la reunión programada, haga clic o toque (click or tap) Programar(Schedule) . Luego, la aplicación Zoom(Zoom app) intenta acceder automáticamente al servicio de calendario(calendar service) que seleccionó anteriormente:
- Si elige Outlook , Zoom intenta iniciar la aplicación de Microsoft Outlook para agregar la reunión programada.
- Si elige Google Calendar , Zoom inicia su navegador web predeterminado y lo lleva a Google Calendar , donde puede personalizar los detalles de la reunión de Zoom(Zoom meeting) programada .
- Si eligió «Otros calendarios», («Other Calendars,») Zoom le permite copiar los detalles de la reunión programada (fecha, hora, enlace, etc.) para pegarlos en cualquier servicio de calendario(calendar service) que pueda usar.
Somos usuarios de Google Calendar , por lo que le mostraremos el siguiente paso para usarlo. Deberías tener opciones similares, incluso si usas otro servicio de calendario(calendar service) . Básicamente(Basically) , después de que Zoom abre su (Zoom)servicio de calendario(calendar service) preferido , crea automáticamente un nuevo evento para la reunión programada, utilizando los detalles que ha configurado para ello. Personaliza aún más el evento si lo necesitas o quieres, según las opciones que ofrece tu calendario.
Sin embargo, solo hay una cosa esencial a tener en cuenta: invite a los participantes(invite participants) a la reunión de Zoom programada. En Google Calendar , busca la sección Invitados(Guests) y agrega a las personas que quieres que se unan a la reunión. Para agregar participantes, comience a escribir sus nombres y selecciónelos de la lista de resultados que se muestra. Si en la lista no aparece nadie que coincida con los criterios, significa que no tienes a esa persona en tus Contactos de Google(Google Contacts) . En tal situación, debe escribir la dirección de correo electrónico(email address) completa de la persona que desea invitar.
Cuando haya terminado de invitar a las personas a la reunión de Zoom(Zoom meeting) programada , guarde(Save) el evento en su calendario.
2. Cómo programar una reunión de Zoom(Zoom meeting) desde un navegador web(web browser)
Si no tiene instalada la aplicación de escritorio Zoom(Zoom desktop) o si prefiere usar un navegador web(web browser) para programar una reunión, puede hacerlo. Comience abriendo su navegador web favorito e inicie sesión(web browser and sign) en su cuenta en el sitio web de Zoom(Zoom website) .
Luego, haga clic o toque el enlace «Programar una reunión»(«Schedule a meeting») en la parte superior de la página.
Zoom carga una nueva página donde puede ingresar los detalles de la reunión que desea programar:
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El tema(Topic) le permite elegir un nombre para la reunión de Zoom(Zoom meeting) para que usted y las otras personas que se unan sepan de qué se trata. -
La descripción(Description) es opcional, pero puede usarla para ingresar detalles sobre la reunión programada para dar a los participantes una idea aún mejor sobre el tema. -
Cuándo(When) le permite elegir la fecha y la hora de la (date and time)reunión de Zoom(Zoom meeting) programada . -
La duración(Duration) es una estimación de cuánto dura la reunión de Zoom programada.(Zoom meeting) -
Zona horaria(Time Zone) le permite seleccionar la zona horaria(time zone) utilizada para la reunión de Zoom(Zoom meeting) programada . -
La reunión recurrente(Recurring meeting) le permite programar la reunión de Zoom(Zoom meeting) para que comience diariamente, semanalmente, etc. Las reuniones de Zoom(Zoom meeting) programadas recurrentes tienen la misma ID, contraseña y configuración. -
(Meeting ID)Zoom genera automáticamente la identificación de la reunión . Sin embargo, también puede optar por utilizar su propio «ID de reunión personal». («Personal Meeting ID.»)A menos que se reúna con familiares o amigos cercanos, le recomendamos que utilice la opción «Generar automáticamente» .(«Generate Automatically») -
La contraseña de la reunión(Meeting Password) le permite solicitar una contraseña a los participantes para unirse a la reunión. De forma predeterminada, Zoom genera uno para usted, pero también puede cambiarlo a algo personalizado(something custom) si lo desea. -
El video(Video) le permite elegir si prefiere que las personas usen el video durante la reunión de Zoom(Zoom meeting) programada . Sin embargo, la configuración que realice aquí no es obligatoria, ya que tanto el anfitrión como los participantes pueden habilitar o deshabilitar sus transmisiones de video una vez que la reunión realmente comienza. -
El audio(Audio) le permite elegir si los participantes pueden marcar por teléfono(Telephone) , conectarse con «audio de computadora»(«Computer Audio,») o ambos. El enlace Editar le permite seleccionar los países desde los que los participantes pueden unirse a su reunión a través (Edit)de una llamada telefónica(phone call) . Sin embargo, esta función está disponible solo para suscriptores de Zoom , no para usuarios gratuitos.(Zoom) -
Las opciones de la reunión(Meeting Options) incluyen cuatro configuraciones: «Habilitar unirse antes que el anfitrión»(«Enable join before host») (las personas a las que usted invitó pueden unirse a la reunión antes que usted) , «Silenciar a los participantes al entrar»(, «Mute participants on entry») (las personas que se unen a la reunión inicialmente están silenciadas, pero pueden cancelar el silencio ellos mismos) , «Habilitar espera Sala»(, «Enable Waiting Room») (debe aceptar que las personas se unan a la reunión antes de que puedan ingresar) y » Grabar la reunión automáticamente en la computadora local»(«Record the meeting automatically on the local computer») (graba la reunión en su PC o Mac(PC or Mac) ).
Una vez que haya terminado de ajustar las opciones para la reunión de Zoom programada , haga(Zoom meeting) clic o toque (click or tap)Guardar(Save) . Luego, el sitio web carga una nueva página donde le muestra todas las configuraciones que ha realizado, los detalles para conectarse a la reunión y también enlaces para agregar la reunión a su calendario.
Para agregar la reunión a su calendario, haga clic o toque(click or tap) el enlace correspondiente al servicio de calendario(calendar service) que está utilizando: Google Calendar, Outlook Calendar o Yahoo Calendar . Luego, puede usar la configuración de eventos en su servicio de calendario(calendar service) para invitar a otras personas a su reunión de Zoom(Zoom meeting) programada .
Si desea enviar invitaciones a la reunión directamente, haga clic o toque(click or tap) el enlace «Copiar invitación»(«Copy invitation») en la parte inferior de la página web. Eso abre una ventana emergente con la invitación formal a la reunión, que puede copiar y pegar en cualquier correo electrónico, aplicación de chat, mensaje de texto, etc.
3. Cómo programar una reunión de Zoom(Zoom meeting) desde un teléfono inteligente Android(Android smartphone) o desde un iPhone
Independientemente(Regardless) de si usa un teléfono inteligente Android(Android smartphone) o un iPhone, programar una reunión de Zoom(Zoom meeting) es lo mismo. Tanto las imágenes como las opciones son similares, por lo que las siguientes imágenes contienen capturas de pantalla tomadas tanto de Android (a la izquierda) como de iOS (a la derecha).
Inicie la aplicación Zoom(Zoom app) en su teléfono y toque el botón Programar(Schedule) en la parte superior de la pestaña «Reunirse y chatear» .(«Meet & Chat»)
Luego, ingrese los detalles de la reunión programada de Zoom :
- En el primer campo desde arriba, que por defecto lleva su nombre y el sufijo » Reunión de Zoom(Zoom Meeting) «, ingrese el nombre que desea darle a la reunión de Zoom(Zoom meeting) para que usted y las otras personas que se unan sepan de qué se trata.
- A continuación, elija la fecha, la hora y la duración de la reunión de Zoom(Zoom meeting) programada . En Android , obtienes tres campos para esto: Fecha, Desde(Date, From) y Hasta(To) . En un iPhone, las mismas configuraciones se denominan Inicios(Starts) y Duración(Duration) .
- Seleccione la zona horaria(Time Zone) utilizada para la reunión de Zoom(Zoom meeting) programada .
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Repetir(Repeat) le permite programar la reunión de Zoom(Zoom meeting) para que comience periódicamente, todos los días, semanas, etc. Las reuniones periódicas de Zoom(Zoom meeting) mantienen su ID, contraseña y configuración originales de la reunión. - El interruptor Usar ID de reunión personal (PMI)(Use Personal Meeting ID (PMI)) está desactivado de forma predeterminada, lo que significa que la reunión programada obtiene una ID generada automáticamente. Sin embargo, si desea realizar una reunión de Zoom(Zoom meeting) personal planificada con familiares o amigos cercanos, puede habilitar este interruptor. Para el trabajo u otro tipo de reuniones, debe usar una identificación automática.
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Contraseña de reunión(Meeting Password) en Android y Requerir contraseña de reunión(Require Meeting Password) en iOS configure la reunión programada de Zoom para solicitar una contraseña a los participantes para unirse a la reunión. De forma predeterminada, Zoom genera uno para usted, pero también puede cambiarlo a algo personalizado(something custom) si lo desea. -
Host Video On le permite elegir si prefiere iniciar la reunión de Zoom(Zoom meeting) programada con su video encendido. Participant Video On les dice a las personas que se unen si desea que usen video o no. Aún así, la configuración que realice aquí no es obligatoria, ya que tanto usted como los asistentes a la reunión pueden activar o desactivar sus transmisiones de video una vez que la reunión realmente comienza. -
La opción de audio(Audio Option) le permite elegir si los participantes pueden marcar por teléfono(Telephone) , conectarse con «Dispositivo de audio»(«Device Audio,») o ambos. -
Las opciones avanzadas(Advanced Options) incluyen tres configuraciones: «Permitir unirse antes que el anfitrión»(«Allow join before host») (las personas a las que usted invitó pueden unirse a la reunión antes que usted) , «Habilitar sala de espera»(, «Enable Waiting Room») (debe aceptar que las personas se unan a la reunión antes de que puedan ingresar) y (,)«Grabar automáticamente la reunión»(«Automatically Record Meeting») . « (graba la reunión en su PC o Mac(PC or Mac) si se une a la reunión desde uno, o en la nube si está usando un teléfono inteligente Android o iPhone(Android smartphone or iPhone) y es un usuario con licencia ).(licensed) -
Agregar a Calendario(Add to Calendar) en Android o Calendario(Calendar) en iOS agregue un evento para la reunión programada de Zoom en la (Zoom)aplicación de calendario(calendar app) desde su dispositivo. Esta configuración se encuentra al final de la lista de configuraciones Programar reunión en (Schedule Meeting)Android y en el medio de la lista en iOS.
Una vez que haya editado todas las configuraciones para la reunión de Zoom(Zoom meeting) programada , toque el botón Listo(Done) en la esquina superior derecha de la pantalla.
Después de guardar la reunión planificada, la aplicación de Zoom(Zoom app) agrega automáticamente su nueva reunión de Zoom(Zoom meeting) programada a su aplicación de calendario(calendar app) . De forma predeterminada, es Google Calendar en los teléfonos inteligentes Android e iCalendar en los iPhone. Este es también el paso en el que puede invitar a personas a su reunión de Zoom(Zoom meeting) programada .
En Android , se abre su aplicación de correo predeterminada y se crea un (default mail app)mensaje de invitación(invitation message) generado automáticamente . Para invitar a personas a su reunión de Zoom(Zoom meeting) programada , simplemente envíeles el correo electrónico.
En un iPhone, debe tocar el botón Invitados(Invitees) y agregar a las personas a las que desea unirse a la reunión de Zoom(Zoom meeting) programada , ya sea desde su lista de contactos o ingresando manualmente sus direcciones de correo electrónico. Una vez hecho esto, se les envía automáticamente un correo electrónico con la invitación a la reunión; no se requiere ninguna entrada adicional de usted.
¡Eso es todo!
¿Cuál es su forma favorita de programar reuniones de Zoom ?
Programar reuniones de Zoom es fácil, independientemente de la plataforma que esté utilizando, ya sea una PC con Windows 10 , una Mac , un teléfono móvil o incluso un navegador web. ¿Cuál(Which) de estos métodos prefieres? ¿(Have) Ha tenido problemas para programar reuniones de (trouble scheduling) Zoom o tiene algo que agregar a nuestra guía? Escriba un comentario a continuación y háganoslo saber.
