10 fórmulas útiles en Google Sheets para ahorrar tiempo

Muchos usuarios de Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} dedican demasiado tiempo a tareas sencillas. Esto se debe en gran parte a que no conocen algunas de las fórmulas más útiles de Google Sheets . Las fórmulas están aquí para facilitarle la vida, acelerar el proceso y eliminar el error humano.

Veamos 10 de las fórmulas más útiles en Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} que están diseñadas para ahorrarle tiempo.

Configuración de una fórmula

Usar una fórmula en Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} es fácil. En un cuadro de texto^{(text box)} , simplemente escriba «=» seguido de la fórmula que desea usar. Debería haber un pequeño cuadro con un signo de interrogación^{(question mark box)} que aparece a medida que escribe una fórmula. Seleccione esa casilla para obtener más información sobre el uso de esa fórmula.

Por ejemplo, si escribimos “=add(“, aprenderemos más sobre cómo usar esta función. Sheets nos dice que devuelve la suma de dos números y que podemos formatearlo agregando el valor 1^{(value 1)} , una coma, luego valor 2^{(value 2)} entre paréntesis.

Eso significa que escribir » =add (1,3)» debería devolver la respuesta a 1+3.

En lugar de escribir «1» y «3», también podemos referirnos a celdas en Hojas^(Sheets) . Al agregar el nombre de la celda^{(cell name)} (indicado por la columna seguida de la fila), Sheets ejecutará automáticamente la fórmula para esas celdas dadas.

Entonces, si escribimos «= agregar (B3, C3)», se agregarán los valores de las celdas B3 y C3^{(B3 and C3)} . Nos da la misma respuesta.

Este enfoque funciona para la mayoría de las fórmulas de las siguientes secciones.

10 fórmulas útiles^{(Helpful Formulas)} en Google Sheets para ahorrar tiempo

Las siguientes son 10 de las fórmulas más útiles en Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} para ahorrarle tiempo. Hay muchas fórmulas ocultas de Sheets que pueden ayudarlo, pero estas son las que el usuario cotidiano puede usar y beneficiarse.

1. Deshazte del Calendario con HOY()^{(Ditch the Calendar with TODAY())}

Se siente como si nos sorprendiésemos preguntando «¿cuál es la fecha de hoy?» Todos los días. En Hojas^(Sheets) de cálculo , se convierte en un problema aún mayor: el seguimiento de los plazos y la cuenta atrás requiere una actualización diaria. Es decir, a menos que use la función HOY^(TODAY) ().

Después de ponerlo en una celda, te queda la fecha de hoy. Se actualiza todos los días y no ^{(day and doesn)}requiere^{(t require)} que hagas nada.

Excel tiene una amplia gama de fórmulas de fecha y hora^{(date and time formulas)} integradas . Esto hace que sea fácil encontrar una diferencia entre dos fechas. Con la función HOY^(TODAY) (), puede tener una segunda variable que cambia constantemente.

2. COUNTIF () facilita el conteo condicional^{(Makes Conditional Counting Easier)}

Sheets también te permite codificar un poco usando lo que se conoce como «recuento condicional». Esto es cuando solo cuenta un artículo si se encuentra dentro de ciertos criterios.

Por ejemplo, si desea saber cuántos de los participantes de su encuesta tienen dos o más automóviles, puede usar una declaración COUNTIF ().

La condición sería un valor mayor o igual a dos.

Sin usar esta fórmula, tendría que escanear los datos a mano y encontrar el número que está buscando.

Hay otras funciones SI como esta que también puede usar, como SUMAR.SI^(SUMIF) , PROMEDIO.SI^(AVERAGEIF) y más.

3. Agregar celdas con SUM()

Una de nuestras funciones favoritas es la función SUMA^(SUM) (). Suma todas las cantidades dentro de un rango seleccionado. Una suma es solo un montón de números sumados. Por ejemplo, la suma de 2, 3 y 4 es 9.

Puede usar SUM () para agregar una columna completa.

A medida que agrega nuevas filas, la función SUM () se actualizará automáticamente y agregará el nuevo elemento. Se puede utilizar para números positivos, negativos o de valor cero.

¿Quieres hacer un presupuesto rápido? SUM () será tu mejor amigo.

4. Poner texto junto con CONCATENAR()^{(Put Text Together with CONCATENATE())}

Si desea agregar cadenas de texto juntas, no puede simplemente usar la suma. Deberá usar un término de programación llamado concatenación. Este término se refiere a la idea de agregar texto.

Puede concatenar varias celdas separadas y crear una sola celda que incluya todo el texto. Usar CONCATENAR^{(CONCATENATE)} () es la forma automática de realizar este proceso.

Sin esta fórmula, tendría que copiar y pegar el texto por separado en una sola celda. Este proceso lleva mucho tiempo cuando mira archivos que contienen varias filas.

Esta fórmula es excelente si desea combinar los nombres y apellidos de las personas o crear mensajes personalizados.

5. TRIM() elimina los espacios adicionales no deseados^{(TRIM() Removes Unwanted Extra Spaces)}

Cada vez que se copian y pegan bloques de texto de otras fuentes, el formateo se convierte en una pesadilla. Muchas veces, tendrá espacios no deseados que arruinarán el formato general.

Puede eliminar manualmente todos los espacios o puede usar el comando TRIM () en ^(TRIM)Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} . Este comando reduce la cantidad de espacios en un mensaje y le deja solo un espacio entre palabras.

Esto también podría ser útil para las Hojas que están configuradas para aceptar respuestas escritas de los usuarios. Elimina el error humano del doble espacio por accidente y da como resultado^{(accident and results)} un documento que se ve realmente limpio.

6. TEXT() convierte valores a otros formatos^{(TEXT() Converts Values to Other Formats)}

Uno de los grandes dolores de cabeza en Google Sheets es reformatear los valores que se colocan en una celda. Sheets intentará adivinar qué formato desea, pero es posible que deba cambiar una sección completa de celdas.

Alternativamente, puede probar la función TEXTO^(TEXT) (). Esta fórmula cambiará el formato de texto general, cadenas de palabras, valores, montos en dólares, porcentajes, fechas y otras opciones.

Si está copiando y pegando una porción de datos que necesita convertir en valores en dólares, por ejemplo, puede usar esta fórmula para hacerlo. También puede cambiar la cantidad de decimales que se muestran después del valor.

7. Traducción integrada con GOOGLETRANSLATE()^{(Built-In Translation with GOOGLETRANSLATE())}

Las hojas también pueden acelerar sus traducciones. Si tiene una columna de frases en un idioma que conoce, puede crear varias columnas de una frase traducida a diferentes idiomas.

Por ejemplo, podemos traducir frases comunes de inglés^(English) a español, francés^(French) y japonés en un solo documento. Esto puede ayudar a un equipo internacional a entender el mismo documento.

Esta fórmula es cortesía de los servicios de traducción de Google. También puede usar esta fórmula para averiguar en qué idioma está un determinado texto copiándolo y pegándolo en Hojas^(Sheets) de cálculo .

Puede mantener el idioma de origen^{(source language)} como «automático», y Sheets determinará qué idioma es, luego lo traducirá al idioma seleccionado que pueda entender.

8. Ordenar rápidamente () Datos^{(Quickly SORT() Data)}

Mantener una lista ordenada de datos puede ser un dolor de cabeza. A medida que se ingresan nuevos datos o se modifican, su lista ordenada a mano se interrumpirá.

En lugar de ordenar manualmente los datos cada vez que se insertan, puede usar el comando integrado SORT (). Esto genera automáticamente una lista de valores ascendentes o descendentes.

Después de ejecutarse, compila la lista ordenada en su propia fila o columna^{(row or column)} . Luego puede usar este rango para tomar pasos adicionales en su hoja.

9. Intercambiar filas y columnas^{(Swap Rows and Columns)} con TRANSPONER^(TRANSPOSE) ()

¿^(Did) Intercambió accidentalmente la fila y la columna^{(row and column)} de su hoja cuando la estaba haciendo por primera vez? O tal vez un cliente^{(client sent)} le envió datos que le gustaría agregar a su documento, pero las filas y las columnas deben cambiarse.

En cualquier caso, puede probar el comando TRANSPONER ().^(TRANSPOSE)

Así es como funciona: las filas y las columnas se invierten. Los datos correspondientes en la tabla también se modifican para garantizar que estén en el lugar correcto después del cambio.

A medida que se modifican los datos antiguos, la tabla transpuesta también se actualiza y cambia.

10. Encuentra rápidamente el PROMEDIO()^{(Quickly Find the AVERAGE())}

El uso del comando PROMEDIO () en ^(AVERAGE)Hojas^(Sheets) arrojará la media de un conjunto dado de números. Si no recuerdas^{(t remember)} , el promedio es cuando sumas todos los números y divides por cuántos números hay.

Este es un comando matemático^{(math command)} útil . Sin la fórmula PROMEDIO^(AVERAGE) (), te quedarás resolviendo con papel y calculadora.

Simplemente seleccione el rango de números para el que desea encontrar un promedio, luego Sheets hará el resto.

Use fórmulas^{(Use Formulas)} para mejorar la eficiencia de sus hojas de cálculo de Google^{(Your Google Sheets Efficiency)}

Es hora de abrir Hojas de cálculo y probar estas 10 fórmulas útiles^{(helpful formulas)} que acaba de aprender. Están diseñados para ahorrarle tiempo y hacerle la vida más fácil^{(life easier)} . Pruébalos por tu cuenta y verás lo fáciles que son.

¿Tienes una fórmula favorita que nos perdimos? Deja un comentario y cuéntanos.

Many Google Sheets users spend too much time on simple tasks. This is largely because they don’t know some of the most helpfυl Google Shеets formulas. Formulas are here to make your life easier, expedite the proсess, and take out human error.

Let’s look at 10 of the most helpful formulas in Google Sheets that are designed to save you time.

Setting Up a Formula

Using a formula on Google Sheets is easy. In a text box, just type “=” followed by the formula you want to use. There should be a little question mark box that pops up as you type a formula. Select that box to learn more about using that formula.

For example, if we type in “=add(“ we’ll learn more about how to use this function. Sheets tells us that it returns the sum of two numbers and that we can format it by adding value 1, a comma, then value 2 within the parenthesis.

That means that typing “=add(1,3)” should return the answer to 1+3.

Instead of typing “1” and “3”, we can also refer to cells on Sheets. By adding the cell name (denoted by the column followed by the row), Sheets will automatically perform the formula for those given cells.

So, if we type in “=add(B3,C3)”, the values from cells B3 and C3 will be added. It gives us the same answer.

This approach works for most of the formulas in the following sections.

10 Helpful Formulas in Google Sheets to Save You Time

The following are 10 of the most helpful formulas in Google Sheets to save you time. There are plenty of hidden Sheets formulas that can help you, but these are ones that the everyday user can use and benefit from.

1. Ditch the Calendar with TODAY()

It feels like we catch ourselves asking “what’s today’s date?” every single day. In Sheets, it becomes an even bigger issue — tracking deadlines and counting down dates requires a daily update. That is, unless you use the TODAY() function.

After putting it in a cell, you’re left with today’s date. It updates every day and doesn’t require you to do anything.

Excel has a whole range of built-in date and time formulas. This makes it easy to find a difference between two dates. With the TODAY() function, you can have a constantly changing second variable.

2. COUNTIF() Makes Conditional Counting Easier

Sheets also lets you do a little bit of coding using what’s known as “conditional counting”. This is when you only count an item if it falls within certain criteria.

For example, if you want to know how many of your survey participants own two or more cars, you can use a COUNTIF() statement.

The condition would be a value that’s greater than or equal to two.

Without using this formula, you would have to scan through the data by hand and find the number you’re looking for.

There are other IF functions like this you can use as well such as SUMIF, AVERAGEIF, and more.

3. Add Cells with SUM()

One of our favorite functions is the SUM() function. It adds together all the quantities within a selected range. A sum is just a bunch of numbers added together. For example, the sum of 2, 3, and 4 is 9.

You can use SUM() to add a whole column together.

As you keep adding new rows, the SUM() function will automatically update and add the new item. It can be used for positive, negative, or zero-value numbers.

Want to make a quick budget? SUM() will be your best friend.

4. Put Text Together with CONCATENATE()

If you want to add strings of text together, you can’t just use addition. You’ll need to use a programming term called concatenation. This term refers to the idea of adding text together.

You can concatenate multiple separate cells together and create a single cell that includes all of the text. Using CONCATENATE() is the automatic way of performing this process.

Without this formula, you would have to copy and paste text separately into a single cell. This process takes a lot of time when you’re looking at files that contain multiple rows.

This formula is great if you want to combine people’s first and last names or create personalized messages.

5. TRIM() Removes Unwanted Extra Spaces

Whenever blocks of text are copied and pasted from other sources, formatting becomes a nightmare. Many times, you’ll have unwanted spaces that ruin the overall format.

You can either manually delete every space, or you can use the TRIM() command in Google Sheets. This command reduces the number of spaces in a message and leaves you with only one space between words.

This could also be helpful for Sheets that are set up to accept written responses from users. It removes the human error of double-spacing by accident and results in a document that looks really clean.

6. TEXT() Converts Values to Other Formats

One of the big headaches in Google Sheets is reformatting values that are put into a cell. Sheets will try to guess which format you want, but you could be left changing a whole section of cells.

Alternatively, you can try the TEXT() function. This formula will change the formatting from general text, strings of words, values, dollar amounts, percentages, dates, and a number of other options.

If you’re copying and pasting a chunk of data that you need to turn into dollar values, for example, you can use this formula to do it. You can also change the number of decimals shown after the value.

7. Built-In Translation with GOOGLETRANSLATE()

Sheets can also expedite your translations. If you have a column of phrases in a language you know, you can create multiple columns of a translated phrase into different languages.

For example, we can translate common phrases from English to Spanish, French, and Japanese in a single document. This can help an international team understand the same document.

This formula is courtesy of Google’s translation services. You can also use this formula to find out what language a certain text is by copying and pasting it into Sheets.

You can keep the source language as “auto”, and Sheets will determine what language it is, then translate it into the selected language you can understand.

8. Quickly SORT() Data

Maintaining a sorted list of data can be a headache. As new data is inputted or data is changed, your hand-sorted list will get disrupted.

Rather than manually sorting the data every time it’s inserted, you can use the built-in SORT() command. This automatically generates a list of ascending or descending values.

After running, it compiles the sorted list in its own row or column. You can then use this range to take additional steps in your Sheet.

9. Swap Rows and Columns with TRANSPOSE()

Did you accidentally swap the row and column of your sheet when you were first making it? Or maybe a client sent you over data that you’d like to add to your document, but the rows and columns need to be switched.

Whatever the case, you can try the TRANSPOSE() command.

Here’s how it works: The rows and columns are flipped around. The corresponding data in the table is also changed to ensure it’s in the correct place after the flip.

As the old data is changed, the transposed table also updates and changes.

10. Quickly Find the AVERAGE()

Using the AVERAGE() command in Sheets will spit out the mean of a given set of numbers. If you don’t remember, the average is when you add up all the numbers and divide by how many numbers there are.

This is a useful math command. Without the AVERAGE() formula, you’ll be left solving it with paper and a calculator.

Just select the range of numbers you want to find an average for, then Sheets will do the rest.

Use Formulas to Improve Your Google Sheets Efficiency

Time to open Sheets and try out these 10 helpful formulas you just learned. They’re designed to save you time and make your life easier. Try them out on your own and see how easy they are.

Have a favorite formula that we missed? Leave a comment and let us know.

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Configuración de una fórmula