10 consejos de presentación de Zoom para su próxima gran reunión

Después de aprender a configurar y usar Zoom^{(how to set up and use Zoom)} , es posible que sienta que está listo para su primera gran reunión en línea. Sin embargo, un buen anfitrión sabe que una presentación de Zoom exitosa requiere mucha preparación, además de seguir algunas reglas. 

Si está buscando triunfar en su próxima gran reunión en Zoom , aquí hay algunos consejos que puede usar para asegurarse de que todo funcione sin problemas y que se vea como un presentador seguro y atractivo.

Revisa tu equipo

Lo primero que debe hacer para evitar contratiempos durante su presentación de Zoom es revisar su equipo. Hay varias pruebas que puede realizar para verificar si su cámara web funciona^{(check if your webcam is working)} , así como soluciones que puede realizar si su micrófono no parece funcionar^{(mic doesn’t seem to work)} correctamente. 

Después de probar la cámara web, asegúrese de colocarla de modo que las personas puedan ver su rostro en lugar de solo su frente o sus hombros. Para hacer eso, primero decida si está dando la presentación de pie o sentado y luego ajuste el nivel de su cámara. 

Algunas otras cosas importantes para verificar incluyen la batería de su computadora portátil. Conéctelo si no está seguro de que la batería dure toda la duración de su presentación. Comprueba también tu conexión a Internet. Retrasar el video o el audio dificultará que los participantes se mantengan enfocados. 

Vestirse para impresionar

Una vez que haya terminado con el aspecto técnico de las cosas, eche un vistazo crítico a usted mismo y a su entorno. Si planea tener su video encendido, podría ser conveniente que se quite el pijama^(PJs) , incluso si está en casa. Vestirte bien te ayudará a sentirte más seguro y te dará la motivación adecuada. 

Si no está satisfecho con su entorno, siempre puede usar la excelente función de fondo virtual de Zoom^{(Zoom’s excellent virtual background feature)} y asegurarse de que no haya nada detrás o a su alrededor que pueda distraer a los asistentes de su presentación de Zoom . 

Ensaya tu presentación de antemano^{(Presentation Beforehand)}

Incluso si eres un orador público seguro, nunca está de más ensayar algunos momentos cruciales de la presentación. Es imposible predecir cada problema que pueda surgir, especialmente con las presentaciones de Zoom , por lo que puede ser difícil improvisar en el acto si no ha ensayado todo con anticipación. 

Una buena idea es hacer una presentación de demostración en casa con un miembro de la familia o con un amigo a través de Internet. Le dará una idea de qué esperar de su futura reunión y qué tipo de desafíos debe superar antes de realizar su presentación. 

Desactivar las notificaciones de entrada a la reunión^{(Turn Off Meeting Entry Notifications)}

Una forma de minimizar las distracciones durante su reunión de Zoom es deshabilitar las notificaciones de entrada para los asistentes. No todos llegarán a tiempo y, dependiendo del tamaño de su equipo, escuchar ese timbre y ver la notificación de cada nueva entrada emergente no solo interrumpirá su proceso de presentación sino que también lo molestará. 

Para deshabilitar estas notificaciones, vaya a Configuración^(Settings) de su cuenta de Zoom > Reunión^(Meeting) > En reunión^{(In Meeting )} y active la notificación de sonido cuando alguien se una o^{(Sound notification when someone joins or leaves)} se vaya. 

Pida a alguien^{(Ask Someone)} que supervise^(Monitor) la sala de espera^{(Waiting Room)}

Zoom tiene una sala de espera^{(Waiting Room)} donde todos los participantes se reúnen antes de ingresar a la reunión. Es una estrategia efectiva para evitar que personas aleatorias se unan y arruinen su presentación. La desventaja de este sistema es que tiene que aprobar manualmente cada solicitud de la Sala de Espera^{(Waiting Room)} . Si alguien llega tarde o intenta volver a unirse a la reunión después de que ya comenzó, es posible que no note la notificación y deje a la persona atrapada en su limbo  personal de Zoom .

Para evitar eso, puede pedirle a uno de sus colegas que mire la ventana del participante^{(Participant)} para permitir que otros asistentes ingresen desde la sala de espera^{(Waiting Room)} . 

Aprenda atajos de zoom esenciales

Aprender los atajos más útiles^{(the most useful shortcuts)} en Zoom puede ayudarlo a dominar su presentación y convertirse en un anfitrión profesional. Además, algunos de ellos lo ayudarán a resolver rápidamente cualquier problema inesperado y ahorrar tiempo durante su presentación. Estos son algunos de los atajos de Zoom^(Zoom) más esenciales que necesita saber.

• Alt + M (para Windows) o Cmd + Ctrl + M (para Mac) 

Este atajo silenciará a todos a la vez excepto al anfitrión (usted). 

• Alt + M (para Windows) o Cmd + Ctrl + U (para Mac)

Esto activará el silencio de todos para todos, excepto para el anfitrión. 

• Alt + Shift + T (para Windows) o Cmd + T (para Mac)

Un atajo útil para cuando necesite tomar una captura de pantalla de su reunión de Zoom .

• Espacio^(Space) (para Windows, Mac)

Si está en silencio y necesita responder rápidamente a una pregunta y luego volver a silenciar, mantenga presionada la tecla espacio mientras habla para cancelar el silencio temporalmente. 

Puede aprender el resto de los métodos abreviados de teclado útiles de Zoom en la ^(Zoom)configuración^(Settings) de la aplicación . Abra la aplicación Zoom en su escritorio, inicie sesión en su cuenta y vaya a Configuración^(Settings) . Seleccione Métodos abreviados de teclado^{(Keyboard Shortcuts)} para ver la lista completa de métodos abreviados. 

Pida a los asistentes^(Attendees) que silencien su audio^{(Their Audio)}

Pedirle a la gente que silencie sus micrófonos durante su presentación de Zoom puede parecer un consejo obvio. Sin embargo, si tiene personas en su equipo que no están acostumbradas a este formato de presentaciones en línea, le recomendamos que lo aclare antes de comenzar a presentar. 

Puedes ayudarlos indicándoles cómo hacer esto en Zoom . 

Puede silenciar su audio usando el atajo Alt + A (para Windows) o Cmd + Shift + A (para Mac ), o a través de la Configuración^(Settings) de la aplicación Zoom siguiendo la ruta Configuración^(Settings) > Audio > Silenciar mi micrófono al unirse a una reunión^{(Mute my mic when joining a meeting)} . 

Pausar su presentación para responder preguntas^{(Answer Questions)}

No importa qué tan detallada crea que es su presentación, su audiencia puede tener preguntas o comentarios que deseen compartir con el equipo. Es útil pausar su presentación con frecuencia para aclarar si la información es clara para todos y si sus colegas tienen algo que agregar. 

Guarde el registro de chat para seguimientos

Es importante tomar notas durante la presentación, incluso si usted es el anfitrión. Las preguntas y los comentarios importantes que hacen los asistentes durante la reunión pueden ser excelentes para un seguimiento futuro. Afortunadamente^(Luckily) , Zoom puede hacerlo por usted con la función que le permite guardar su registro de chat. 

Sin embargo, Zoom^(Zoom) no guardará su historial de chat automáticamente, debe habilitar esta función con anticipación. 

Para hacerlo, vaya a la Configuración^(Settings) de su cuenta de Zoom y siga la ruta Reunión^(Meeting) > En reunión (Básico)^{(In Meeting (Basic))} > Guardado automático de chats^{(Auto saving chats)} . Esto guardará automáticamente todos los mensajes en el chat, incluso los enviados en privado entre los asistentes. 

Grabe su presentación de Zoom

Un consejo final es grabar su presentación de Zoom^{(record your Zoom presentation)} . Puede ser beneficioso en más de un nivel. Puede enviar la grabación a las personas que no pudieron asistir a la reunión, así como a los asistentes que deseen repasar ciertas partes con más detalle. También puede usar la grabación para analizar sus habilidades de presentación y mejorar sus habilidades como orador público. 

Si le preocupa olvidarse de grabar su reunión, puede ir a Configuración^(Settings) de Zoom > Grabación^(Recording) y habilitar la Grabación automática^{(Automatic recording)} de sus reuniones  de Zoom cuando comiencen.^(Zoom)

Es hora de mejorar sus habilidades de presentación de Zoom^{(Zoom Presentation Skills)} 

Celebrar grandes reuniones de trabajo en aplicaciones como Zoom es la nueva realidad. Nos guste o no, tenemos que adaptarnos. La buena noticia es que Zoom es bastante intuitivo y fácil de usar. Siempre que realice todas las pruebas y comprobaciones con antelación^{(perform all the tests and checks in advance)} , su presentación se desarrollará sin problemas. 

¿Alguna vez ha organizado una gran reunión en Zoom ? ¿Cuáles son algunos consejos que le gustaría compartir con alguien que está a punto de realizar una presentación en Zoom por primera vez? Comparta su conocimiento de Zoom con nosotros en la sección de comentarios a continuación. 

After уou learnеd how to set up and use Zoom, you might feel you’re ready for your first big online meeting. However, a good host knows that a successful Zoom presentation requires a lot of preparation, as well as following a few rules. 

If you’re looking to ace your next big meeting in Zoom, here are some tips that you can use to make sure everything runs smoothly and you come across as a confident and engaging presenter.

Check Your Equipment

The first thing to do to avoid hiccups during your Zoom presentation is to check your equipment. There are various tests you can perform to check if your webcam is working as well as fixes that you can perform if your mic doesn’t seem to work properly. 

After you test the webcam, make sure you position it so that people can see your face rather than just your forehead or your shoulders. To do that, first decide whether you’re giving the presentation standing or sitting and then adjust your camera level. 

A few other important things to check include your laptop battery. Plug it in if you’re not sure the battery will last the entire duration of your presentation. Also check your internet connection. Lagging video or audio will make it harder for the participants to stay focused. 

Dress to Impress

Once you’re done with the technical side of things, take a critical look at yourself and your environment. If you’re planning to have your video on, it might be wise to change out of your PJs even if you’re at home. Dressing up will help you feel more confident and give you the right motivation. 

If you’re not happy with your surroundings, you can always use Zoom’s excellent virtual background feature and make sure there’s nothing behind or around you that can distract the attendees from your Zoom presentation. 

Rehearse Your Presentation Beforehand

Even if you’re a confident public speaker, it never hurts to rehearse a few crucial moments of the presentation. It’s impossible to predict every single issue that might arise, especially with Zoom presentations, so it can be difficult to improvise on spot if you haven’t rehearsed the whole thing in advance. 

A good idea is to do a demo presentation at home with a family member, or with a friend over the internet. It’ll give you an idea of what to expect from your future meeting and what kind of challenges you need to overcome before doing your presentation. 

Turn Off Meeting Entry Notifications

One way to minimize the distractions during your Zoom meeting is to disable the entry notifications for attendees. Not everyone will show up on time, and depending on the size of your team, hearing that ring and seeing the notification for every new entry pop up might not just disrupt your presenting process but also annoy you. 

To disable these notifications, go to your Zoom account Settings > Meeting > In Meeting and toggle the Sound notification when someone joins or leaves setting off. 

Ask Someone to Monitor the Waiting Room

Zoom has a Waiting Room where every participant gathers before entering the meeting. It’s an effective strategy to avoid random people joining in and ruining your presentation. The downside of this system is that you have to manually approve every request from the Waiting Room. If someone is late or tries to rejoin the meeting after it’s already started, you might not notice the notification and leave the person stuck in their personal Zoom limbo. 

To avoid that, you can ask one of your colleagues to watch the Participant window to allow other attendees in from the Waiting Room. 

Learn Essential Zoom Shortcuts

Learning the most useful shortcuts in Zoom can help you ace your presentation and become a pro host. Plus, some of them will help you quickly resolve any unexpected issues and save time during your presentation. Here are some of the most essential Zoom shortcuts you need to know.

• Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + M (for Mac) 

This shortcut will mute everyone at once except the host (you). 

• Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + U (for Mac)

This will unmute everyone for everyone except the host. 

• Alt + Shift + T (for Windows) or Cmd + T (for Mac)

A handy shortcut for when you need to take a screenshot of your Zoom meeting.

If you’re on mute and need to quickly answer a question and then go back to mute, hold space while talking to temporarily unmute yourself. 

You can learn the rest of the useful Zoom keyboard shortcuts in the app’s Settings. Open the Zoom app on your desktop, log into your account, and go to Settings. Select Keyboard Shortcuts to view the full shortcuts list. 

Ask the Attendees to Mute Their Audio

Asking people to mute their mics during your Zoom presentation might seem like an obvious tip. However, if you have people that aren’t used to this format of online presentations on your team, we’d recommend making a point out of this before you start presenting. 

You can help them by pointing out how to do this in Zoom. 

You can mute your audio using the shortcut Alt + A (for Windows) or Cmd + Shift + A (for Mac), or through the Zoom app’s Settings by following the path Settings > Audio > Mute my mic when joining a meeting. 

Pause Your Presentation to Answer Questions

No matter how detailed you think your presentation is, your audience might have questions or remarks throughout it that they want to share with the team. It helps to pause your presentation frequently to clarify if the information is clear to everyone and if your colleagues have anything to add. 

Save the Chat Log for Follow-Ups

It’s important to take notes during the presentation even when you’re the one hosting it. Important questions and remarks that your attendees make throughout the meeting can be great for a future follow-up. Luckily, Zoom can do it for you with the feature that allows you to save your chat log. 

Zoom won’t save your chat history automatically though, you have to enable this function in advance. 

To do it, go to your Zoom account Settings and follow the path Meeting > In Meeting (Basic) > Auto saving chats. This will automatically save all the messages in the chat, even the ones sent privately between the attendees. 

Record Your Zoom Presentation

One final tip is to record your Zoom presentation. It can be beneficial on more than one level. You can send the recording to the people who couldn’t make the meeting, as well as to the attendees who wish to go over certain parts in more detail. You can also use the recording to analyze your presenting skills and improve your skills as a public speaker. 

If you’re worried that you’ll forget to record your meeting, you can go to Zoom Settings > Recording and enable Automatic recording of your Zoom meetings as they start. 

Time to Improve Your Zoom Presentation Skills 

Holding big work meetings in apps like Zoom is the new reality. Whether we like it or not, we have to adapt to it. The good news is, Zoom is pretty intuitive and easy to use. As long as you perform all the tests and checks in advance, your presentation is certain to run smoothly. 

Have you ever hosted a big meeting in Zoom? What are some tips that you’d like to share with someone who’s about to hold a presentation in Zoom for the first time? Share your Zoom knowledge with us in the comments section below.