Imagina que estás haciendo un proyecto de grupo. Tienes un Google Drive que te pide que asignes, investigues, escribas y presentes que fueron creados y editados por varios miembros del grupo.
Ahora imagina convertir Google Drive en un sitio web. Esto es lo que es un wiki, pero en lugar de un proyecto grupal, estamos hablando de empresas a gran escala.
Desde las empresas emergentes hasta las empresas, las empresas utilizan wikis como bases de datos centralizadas para su documentación. Atrás quedaron los días de imprimir manuales de empleados en carpetas o enviar guías de estilo en documentos de Word como mensajes de correo electrónico únicos.
El contenido que puede y debe compartirse en toda la empresa se publica en el wiki. De esa forma, cualquiera puede buscar en esta base de conocimiento universal la información que necesita, como vacaciones o pautas para blogs de invitados.
A continuación, proporcionamos una definición oficial de lo que es un wiki (y lo que no es). Luego discutiremos cómo hacer esto.
¿Qué es un wiki?
En pocas palabras, un wiki es un sitio web que pueden editar varios usuarios. Si bien algunos están disponibles públicamente, la mayoría no lo está. Estos wikis privados suelen ser creados por organizaciones para administrar y compartir grandes cantidades de información.
Un wiki es más que un sitio web. A menudo, es un foro de discusión, un directorio de personal, una guía de estilo, un calendario de eventos, un archivo, un manual del empleado y un blog, todo en uno. Para evitar confusiones, veamos las principales diferencias entre un wiki y un blog.
¿Cuál es la diferencia entre un wiki y un blog?
Existen varias diferencias importantes entre un wiki y un blog, pero las mayores diferencias son su público objetivo y los modelos de intercambio de información. Un wiki suele ser un canal interno creado por y para un grupo (ya sean empleados, voluntarios, etc.). A su vez, un blog es un canal externo creado por un grupo para otro grupo (ya sean clientes, lectores, etc.)
Además, wiki se considera un tipo de comunicación de muchos a muchos, mientras que un blog se considera un tipo de comunicación de uno a muchos. Esto no significa que los blogs deban ser administrados por una sola persona para ser considerados blogs. Múltiples autores pueden bloguear, pero las publicaciones de blog generalmente contienen un solo autor que se dirige a múltiples lectores. El wiki, por otro lado, está hecho y editado por múltiples autores para múltiples lectores.
El wiki y el blog comparten la misma funcionalidad básica: los usuarios pueden escribir, editar, comentar, agregar imágenes y buscar en el archivo de contenido fácilmente. Pero los wikis no van mucho más allá de eso. Los blogs, por otro lado, suelen ofrecer más funcionalidades y opciones de diseño.
Ahora que hemos descubierto por qué podría necesitar un wiki y comprendemos las diferencias básicas entre un wiki y un blog, veamos el proceso de creación.
como hacer un wiki
- Elija su software wiki.
- Establezca protocolos de seguridad y pautas comunitarias.
- Crea tu arquitectura wiki.
- Invita a tus colegas.
1. Seleccione su software wiki.
Hay muchos software wiki en línea disponibles. Para hacer su elección, considere si necesita una solución de código abierto o alojada y qué funcionalidad necesita.
Si es una gran empresa global que busca software de código abierto, puede optar por MediaWiki, una plataforma de colaboración y documentación compatible con Wikipedia. Pero si tiene una empresa más pequeña o simplemente necesita menos accesorios, es posible que prefiera un software más básico, como DokuWiki, WikiWikiWebo Sitios de Google.
Si está buscando un software que sea fácil de usar y administrar, puede elegir un software premium como tetra. Con Tetra, puede combinar otras herramientas de administración del trabajo como Slack, permitir que los usuarios administren secciones individuales de la wiki y obtener herramientas mejoradas de búsqueda y análisis, todo sin codificación. Incluso aquellos que son nuevos en la construcción de sitios pueden usar esta herramienta para configurar un wiki en poco tiempo.
2. Establecer protocolos de seguridad y pautas comunitarias.
Hay dos cosas principales a considerar al configurar un wiki: seguridad y comunidad. Para mantener su wiki segura, le recomendamos que trabaje con su departamento de TI para asegurarse de que el contenido que publique cumpla con las políticas de la empresa y las reglamentaciones nacionales.
El segundo paso es establecer pautas comunitarias. Dado que los wikis pueden convertirse rápidamente en información irrelevante o incorrecta o en guerras de edición, también debe establecer algunas reglas básicas. ¿Son ciertas pautas de estilo que deben seguir los autores de wiki? ¿Cuál es el proceso de edición de las publicaciones de otras personas? Designar oficiales de libertad condicional puede ayudar a garantizar que el contenido correcto esté en el lugar correcto frente a las personas adecuadas.
3. Crea tu arquitectura wiki.
Como cualquier sitio web, desea organizar su wiki de una manera que sea fácil de entender para los usuarios y navegar por ella. Puedes hacer esto con categorías, etiquetas y enlaces internos.
Primero, haz una lista de los temas más amplios que cubrirá tu wiki. Suponga que su lista incluye capacitación, cultura y producto. Entonces cada uno de estos temas será una categoría. También puede utilizar nombres de departamento como Marketing, Ventas, Producto y RRHH como categoría. En el siguiente ejemplo, la entrada de la wiki se encuentra en Marketing > Experimentos.
Además de categorizar sus publicaciones wiki, también puede agregar etiquetas para que sean más fáciles de encontrar en el motor de búsqueda y en los enlaces internos, lo que dirigirá a los lectores a otro contenido relevante y útil.
4. Invita a tus colegas.
Ahora que ha establecido las reglas de uso y la arquitectura básica, puede comenzar a invitar a las personas a agregar contenido a su wiki. Si bien tiene la opción de hacer que su wiki esté disponible públicamente, no se recomienda que lo haga de inmediato. ¿Por qué?
Porque desea configurar roles y permisos de usuario, y la forma más fácil de hacerlo es enviando invitaciones.
Tal vez estés pensando, espera un minuto, ¿no era ese wiki cualquiera puede escribirlo y editarlo? Esto es cierto hasta cierto punto, pero no necesariamente durante el proceso de compilación. Idealmente, la creación de wikis debería ser un proceso gradual e iterativo: usted publica la información más importante y precisa, recibe comentarios, publica un poco más, recibe comentarios, etc.
Una vez que se sienta cómodo con la información y la estructura, puede compartir el wiki con la empresa.
