A medida que nuestra vida profesional se ha movido en línea, también lo han hecho nuestros datos. La información que necesitamos para administrar nuestro negocio y comprender a nuestros clientes está disponible en cualquier lugar y en cualquier momento, al igual que la información personal que tenemos en nuestros propios dispositivos.
Los datos en la nube ayudaron a garantizar la libertad de trabajar de forma remota, la colaboración entre equipos dispersos por todo el mundo, la integración entre nuestras aplicaciones favoritas y una copia de seguridad más segura que no depende del almacenamiento físico.
Sin embargo, el uso del almacenamiento en la nube no está exento de desafíos. Para obtener los mejores resultados, existen algunas prácticas recomendadas que son adecuadas tanto para pequeñas empresas como para grandes empresas. Echemos un vistazo a los entresijos de la creación y optimización de una estrategia de retención de datos para su organización.
¿Qué es el almacenamiento en la nube?
El almacenamiento en la nube transfiere y almacena datos en sistemas de almacenamiento remoto de terceros, lo que elimina la necesidad de su propia infraestructura de datos. Los datos son mantenidos, administrados y archivados por un proveedor de la nube que proporciona a los usuarios espacio en disco a través de Internet como un servicio. Esto generalmente se paga mensualmente según el ancho de banda necesario.
El uso más común del almacenamiento en la nube es la copia de seguridad y la recuperación de datos, pero otros casos de uso incluyen pruebas y desarrollo de software, migración de datos y proyectos de big data.
Los principales tipos de almacenamiento en la nube empresarial son el almacenamiento de archivos, el almacenamiento de objetos y el almacenamiento de bloques. Esto determina muy simplemente cómo se organizan los datos: si de acuerdo con archivos, objetos o bloques.
Vale la pena señalar que esta no es una elección de todo o nada entre el almacenamiento en la nube y el almacenamiento local. Algunas empresas eligen hacer una copia de seguridad de sus datos localmente en la nube para que se pueda acceder a algunas carpetas o a todos los datos mientras se trabaja sin conexión a Internet o como una copia de seguridad adicional para su tranquilidad.
Toda empresa tiene un ciclo de vida de datos
El almacenamiento es solo una pieza del rompecabezas de la gestión de datos empresariales. Una buena manera de visualizar el ecosistema al que pertenece es observar el ciclo de gestión del ciclo de vida de los datos (DLM), que consiste en la recopilación, el acceso, el uso, el almacenamiento, la transferencia y la eliminación o limpieza. Automatización limpieza de datos el proceso puede ayudarlo a reducir los costos de CRM y mejorar la calidad de los datos que crea.
Al igual que los datos locales, los datos en la nube deben pasar por cada uno de estos pasos. Mientras esto sucede, existen muchos de los mismos problemas que el almacenamiento físico de datos, incluida la integridad, la calidad y la seguridad.
Si bien puede evitar que sus datos se almacenen localmente con candados literales y medidas de seguridad, las versiones digitales son aplicables al almacenamiento de datos en la nube.
Puede proteger sus datos en la nube al:
- Elección de proveedores de almacenamiento en la nube acreditados con cifrado de datos
- Implementación de autenticación de dos factores para acceder a datos en la nube
- Restrinja el acceso de los usuarios y elimine el acceso cuando ya no sea necesario
- Hacer cumplir los cambios regulares de contraseña
- Cree documentación de seguridad transparente y capacitación para los miembros del equipo.
Almacenamiento de datos en la nube a veces es más barato por gigabyte que el almacenamiento local a niveles de datos más bajos, ya que no es necesario comprar hardware. Dicho esto, hay costos operativos a largo plazo que podrían hacer que sea una línea menos pequeña en su informe de presupuesto, especialmente cuando aumenta el espacio de datos.
Para reducir gastos y cumplir mejor con las normas de protección de datos, puede realizar una limpieza preliminar antes de realizar la copia de seguridad. programar una limpieza de datos regulary preste atención a la última etapa del ciclo DLM: eliminación o limpieza.
Cuando un cliente solicita la eliminación de sus datos, es importante saber exactamente dónde se almacenan esos datos. Si tiene todos los datos de sus clientes sincronizados con una herramienta como Centro de operaciones se vuelve mucho más fácil.
La mejor manera de hacer una copia de seguridad de sus datos
Al elegir una solución de almacenamiento de datos, debe considerar cómo encajará con las otras etapas del ciclo de vida de sus datos.
Por ejemplo, ¿cómo migra los datos de las aplicaciones donde los recopila, como CRM y una aplicación de almacenamiento de datos? Y si necesita restaurar sus datos, ¿cómo garantiza un proceso de recuperación sólido?
Algunas organizaciones optan por hacer una copia de seguridad de todos los datos, mientras que otras archivan los datos inactivos. Puede hacer una copia de seguridad de estos datos una vez por hora, por día o por semana. Su estrategia de retención será única para su negocio.
Las consideraciones de respaldo de datos incluyen:
- Presupuesto de almacenamiento requerido
- Frecuencia de respaldo
- Integraciones con tu negocio
- Seguridad como autenticación de dos factores
- Copias de seguridad adicionales sin conexión
- Archivos dedicados para datos inactivos
- Acceso individual y cuentas de usuario
- Facilidad de recuperación
El almacenamiento de datos en la nube depende de ciertos factores, incluido el tamaño de la empresa, los riesgos de seguridad relacionados con el tipo de trabajo y la base de clientes, y el presupuesto. La principal diferencia entre el almacenamiento en la nube para pequeñas empresas y empresas es la cantidad de datos almacenado.
Cómo las empresas pueden hacer una copia de seguridad de sus datos
Las empresas suelen almacenar datos en una base de clientes mucho más amplia y, a menudo, tienen el tiempo y el presupuesto para desarrollar una imagen más completa de cada contacto. Una base de datos más grande requiere mucho más espacio, complejidad y seguridad al realizar copias de seguridad o archivar estos datos.
Una preocupación importante para las empresas al elegir un sistema de almacenamiento de datos es evitar la sobreexposición de datos. Comienza con el acceso del usuario. 2019 Informe de riesgos de datos globales de Varonis encontró que en el 53% de las empresas encuestadas, más de 1.000 archivos confidenciales estaban abiertos a cada empleado.
La mejor manera para que las empresas respalden sus datos es encontrar una solución escalable y segura que pueda manejar el tamaño y la complejidad de su base de datos ahora y más allá.
Algunas de las mejores empresas de almacenamiento en la nube según los comentarios de los usuarios sobre Multitud G2 para las empresas son:
Cómo las pequeñas empresas pueden beneficiarse del almacenamiento en la nube
Como pequeña empresa, lo más probable es que necesite una solución de almacenamiento de datos simple que se ajuste a su presupuesto y le permita realizar fácilmente una copia de seguridad de los datos de otras aplicaciones en la nube.
Sin embargo, ser una empresa pequeña no significa necesariamente que tenga una pequeña cantidad de datos. Las pequeñas empresas pueden caer en la trampa de acumular enormes bases de datos y pueden estar aún más desordenadas que las empresas más organizadas. Antes de realizar una copia de seguridad de sus datos, limpie la base de datos para mantenerla organizada desde el principio e incluso reducir los costos de almacenamiento.
Los proveedores de almacenamiento en la nube más populares para pequeñas empresas son:
Tanto las pequeñas empresas como las empresas deben ser consideradas recuperación de datos como parte del proceso de copia de seguridad. Si la base de datos está dañada o necesita revertirse a una versión anterior, debe haber una copia de seguridad de fácil acceso que se pueda implementar.
Recuerde los elementos clave del almacenamiento efectivo de datos
Para almacenar datos de manera efectiva, recuerde hacer una copia de seguridad de sus datos limpios de manera oportuna, en línea con el ciclo de vida general de los datos. Esto significa observar los datos que se recopilan, determinar qué debe respaldarse y comprender cómo podría necesitar recuperarlos o eliminarlos en el futuro.
Al almacenar sus datos de una manera que fortalece la estrategia de datos más amplia de su organización, puede evitar desafíos comunes de datos y mantenerse productivo mientras cuida sus datos.
