Descargo de responsabilidad: esta publicación de blog no constituye un asesoramiento legal que su empresa pueda utilizar para cumplir con las leyes de datos. No puede confiar en esta información como una recomendación de ningún entendimiento legal en particular.
En 2017 Economista publicó un artículo titulado «El recurso más valioso del mundo ya no es el petróleo, sino los datos».
Independientemente del tamaño y el alcance de su negocio, sus datos son probablemente una de las mayores fortalezas de su empresa. Los datos ayudan a los propietarios y empleados de negocios a mejorar el servicio al cliente, tomar decisiones informadas y tener una visión general completa del negocio.
Pero mientras que las grandes empresas tienen equipos completos de TI para proteger sus datos, para las PYMES, esa es una historia completamente diferente.
Cuando una startup comienza a recopilar contactos y contactos comerciales, la persona responsable de administrar estos datos y mantenerlos seguros suele ser un comercializador, un vendedor o un agente de servicio al cliente.
En tales casos, deben salir de su zona de confort y aprender a proteger sus datos. Si usted es uno de esos profesionales y está atascado con la jerga técnica, aquí hay algunos términos básicos y mejores prácticas para ayudarlo con esta tarea.
¿Qué es la protección de datos?
La protección de datos incluye las mejores prácticas, garantías y principios para la protección de datos personales y comerciales. Cuando la protección de datos es efectiva, su empresa debe poder controlar quién accede, modifica o comparte datos, y con qué propósito. También debe garantizar la seguridad de la base de datos y la capacidad de recuperar datos en caso de que se pierdan o se vean comprometidos.
¿Qué son las violaciones de datos?
Las violaciones de datos ocurren cuando un usuario no autorizado accede a un área de su sistema de TI (es decir, cualquier software que use). El impacto de las violaciones de datos varía, pero cuando llega a datos confidenciales, se considera un problema de seguridad importante.
Los datos personales, las contraseñas, los números de la seguridad social o la información bancaria pueden resultar atractivos para los ciberdelincuentes. Tenga en cuenta que las violaciones de datos no solo afectan a las grandes corporaciones, sino que también pueden ocurrir en empresas más pequeñas.
Las causas más comunes de violaciones de datos incluyen contraseñas débiles, software desactualizado y ataques de malware.
Sobre la normativa de datos
Las leyes de datos rigen las normas de datos locales e internacionales. La mejor manera de garantizar la protección de datos es asegurarse de que su empresa cumpla con estas leyes, tales como:
Es importante leer estas leyes y ver si hay otras que se aplican a su negocio. Además, debe educar a sus empleados sobre cómo cumplir con estas leyes.
Estrategias de protección de datos
Hay muchos factores a tener en cuenta para proteger tus datos, como el ecosistema tecnológico, el tipo de actividad, el tamaño de la base de datos, etc.
Una pila de software más compleja vendrá con desafíos más complejos. Pero, en general, existen algunas estrategias generales o mejores prácticas que pueden ayudar a cualquier tipo de negocio a mantenerse protegido:
Incorpore medidas de seguridad en todo su plan de gestión de datos
La gestión del ciclo de vida de los datos (DLM) es uno de los marcos más populares para iniciar un plan de gestión de datos. Le permite identificar las diferentes etapas a través de las cuales «fluyen» los datos en una organización: recolección de datos, almacenamiento, mantenimiento, uso y limpieza.
En todas estas etapas, debe tomar medidas de seguridad para administrar sus datos de manera segura.
En general, la regla de oro de su plan de gestión de datos debería ser: cuanto menos trabajo manual, mejor.
Puede usar tecnología para integrar diferentes bases de datos y automatizar flujos de trabajo para que los datos puedan pasar por diferentes etapas con la menor manipulación manual posible.
Si está trabajando con software en la nube, Plataformas de integración como servicio (iPaaS) y las integraciones en la aplicación son buenas opciones. Centro de operaciones, por ejemplo, puede sincronizar la información de contacto entre HubSpot y otras aplicaciones. Puede identificar fácilmente todas las ubicaciones donde se encuentran los datos de un usuario, por lo que si un contacto solicita que lo eliminen de sus registros, puede cumplir fácilmente con su solicitud y eliminar sus datos de todas las fuentes.
Copia de seguridad de sus datos y sistemas de recuperación ante desastres
Incluso con los más altos estándares de ciberseguridad, la mejor tecnología disponible y empleados capacitados, debe hacer una copia de seguridad de sus datos desde bases de datos locales o en la nube.
Hacer una copia de seguridad significa copiar sus datos y almacenarlos en un lugar seguro donde se puedan recuperar fácilmente en caso de una violación de datos, una falla de software, un desastre natural, etc. Al igual que con cualquier otro proceso de administración de datos, debe mantener su negocio seguro.
La copia de seguridad de los datos es una parte importante del mantenimiento continuo de los datos. Debe llevarse a cabo de forma regular y, si es posible, en varias ubicaciones, como unidades externas y contenedores de almacenamiento en la nube.
Proteja su base de datos
¿Su base de datos está basada en la nube o tiene un servidor físico? Hace una gran diferencia cuando se trata de proteger sus datos. Los servidores en la nube son más fáciles de adquirir, administrar, mantener y actualizar. Sin embargo, cuando se trata de seguridad de datos, algunos expertos crees que los servidores locales son aún más segurosmientras otros lo sostienen las aplicaciones en la nube bien implementadas son el camino a seguir.
En el caso de los servidores en la nube, las violaciones de datos son la mayor amenaza. Pero si su empresa utiliza un servidor local, un consejo de seguridad importante es prestar atención a la temperatura. La temperatura de la sala del servidor siempre debe ser de 68 a 71 °F (o de 20 ° a 21,6 °C). También debe cuidar un buen sistema de ventilación entre los bastidores del servidor para que la temperatura dentro del servidor sea la misma. Las fluctuaciones de temperatura pueden dañar seriamente su base de datos.
Cree un plan de contingencia de violación de datos
Cuando una brecha afecta la protección de datos, su empresa está obligada a notificar a las personas involucradas, así como a las autoridades. Solo puedes hacer lo que puedas para asegurarte de que no vuelva a suceder.
los pasos sugeridos a seguir varía según el tipo de violación de datos, pero las repercusiones suelen incluir:
- Evaluación de impacto
- Investigación de la causa
- Reconstruir y fortalecer la seguridad
- Ver registros
- Instruir a los empleados
- Cooperación con las autoridades legales
Consejos rápidos sobre protección de datos
Además de las estrategias generales de protección de datos que deberían ser parte del plan de gestión de datos de cualquier empresa, aquí hay cinco cosas simples pero poderosas que puede comenzar a hacer hoy para proteger sus datos comerciales:
- Verificación de dos factores: Asegúrese de que su identidad y la de sus empleados se pueda verificar con un código SMS y un código de aplicación de autenticación o biométricamente (reconocimiento facial, huella digital, etc.)
- Contraseñas seguras: ¿Demasiado difícil de recordar? Use un administrador de contraseñas seguro como Ultimo pase o Okta. Estos canales hacen que compartir contraseñas con su equipo sea mucho más seguro.
- Cerrar sesión y apagar: Especialmente si trabaja de forma remota, no facilite que los ladrones o piratas informáticos accedan a cualquiera de sus dispositivos.
- Revisa bien las aplicaciones que estás usando: Vaya a la navegación del sitio y consulte con expertos antes de descargar la aplicación. Una gran cantidad de malware se ve bien a primera vista.
- Sincronice sus bases de datos en lugar de exportar e importar: Evite compartir archivos CSV, incluso si están en su empresa. Recuerda la regla de oro: cuanto menos trabajo manual, mejor. Alternativamente, use integración.
Asegurar la base para la protección de datos es crucial, requiere responsabilidad y monitoreo constante. Sin embargo, esto no tiene por qué ser un problema técnico.
La tecnología está en constante evolución para ayudarte a garantizar la protección de datos. La conciencia de seguridad aumenta la calidad y el valor de sus bases de datos, y sus clientes y socios comerciales que le confían su información se lo agradecerán.
