¿Está interesado en aumentar la productividad de los empleados, aumentar la satisfacción del cliente y optimizar la incorporación de nuevos empleados?
La investigación muestra que estos son solo algunos de los beneficios que puede esperar al mejorar la forma en que su empresa almacena, comparte y administra el conocimiento.
¿Está buscando una forma estratégica y escalable de hacer esto? Es posible que ya esté considerando crear una base de conocimientos para su empresa.
¿Qué es el software de base de conocimientos?
El software de la base de conocimientos sirve como un centro centralizado donde puede almacenar, compartir y mantener información sobre su negocio. Dado que existen bases de conocimiento internas y externas, puede usarlas para muchas cosas, como:
- Comparta materiales de capacitación más rápido con los reclutas a bordo.
- Informes de ventas de la tienda para que el equipo siempre tenga los datos más actualizados.
- Proporcione a los empleados noticias e información de la empresa en un lugar fácil de encontrar.
- Edición en tiempo real de documentos de diseño, manteniendo a su equipo en la misma página.
- Responda preguntas frecuentes y comparta tutoriales para que los clientes puedan encontrar soluciones a sus problemas.
Las funciones comunes de la base de conocimientos incluyen:
- Funciones de colaboración de documentos, como el control de versiones y la colaboración en tiempo real.
- Funciones interactivas como comentar y calificar contenido.
- Funciones de búsqueda para que pueda encontrar contenido relevante rápidamente.
- La capacidad de almacenar varios tipos de contenido, como documentos, PDF, imágenes, videos y más.
- Gestión de acceso de usuarios para que puedas elegir quién ve qué.
Beneficios del software de base de conocimiento
Proporcionar a su sitio web una base de conocimientos tiene varias ventajas. Usada internamente, una base de conocimiento puede ayudarlo a:
- Preservación del conocimiento: Al documentar el conocimiento de la empresa, reduce el riesgo de perder información clave cuando un empleado deja la empresa y evita accidentes que pueden costar millones.
- Mejora del flujo de trabajo: Reunir toda la información necesaria en un solo lugar puede agilizar su flujo de trabajo al facilitar la colaboración en documentos y mejorar el acceso a la información interna.
- Seguridad de la información: Reduzca el riesgo de que la información confidencial caiga en manos equivocadas.
Al usar la base de conocimiento externamente como herramienta de marketing Para mejorar el conocimiento de la marca y la lealtad, los beneficios incluyen:
- Mejor servicio al cliente y retención: Más de seis de cada diez clientes buscan utilizar algún tipo de herramienta de autoservicio digital para consultas simples, siendo la base de conocimientos el canal de autoservicio más utilizado.
¿Cómo se relaciona esto con la retención de clientes?
Bueno, dado que alrededor del 75 % de los clientes en línea esperan ayuda en cinco minutos, poder proporcionar un canal de autoservicio puede permitir que los clientes obtengan ayuda de inmediato. Esto, a su vez, permite a los agentes de soporte ayudar a los clientes con problemas más complejos.
- Beneficios SEO: Puede llegar tanto a clientes como a compradores potenciales que puedan tener preguntas sobre su producto y realizar una búsqueda en Internet.
Además, la base de conocimiento brinda muchas oportunidades para vincular internamente a diferentes páginas de productos y/o servicios.
Beneficios de usar WordPress para construir una base de conocimiento
Ahora que puede ver los beneficios de tener una base de conocimiento para su sitio web, analicemos las ventajas usar WordPress como base de conocimiento podría ser una buena idea:
- Conveniencia: Si ya usa WordPress, ya conoce muchas tecnologías y puede configurarlo más rápido.
- Económico: Si bien barato no significa necesariamente bueno, las opciones económicas de WordPress aseguran que no tenga que gastar mucho dinero para configurar una base de conocimientos.
- Fácil de implementar: En lugar de descargar software o trabajar duro para crear una base de conocimientos desde cero, las muchas opciones de WordPress ofrecen plantillas útiles para una configuración rápida.
Cómo crear una base de conocimiento usando WordPress
Si ya usa WordPress para crear su sitio web, es posible que también le interese usarlo para administrar su base de conocimientos. Aquí está cómo hacerlo.
Configura tu sitio de WordPress
Si bien es bastante obvio que necesita instalar WordPress, puede ser menos claro si debe instalarlo en un subdominio (como support.yourdomain.tld) o en una subcarpeta (como yourdomain.tld / support).
Si bien puede elegir cualquier ruta a su base de conocimiento de WordPress, a menos que tenga una arquitectura de sitio complicada, la configuración ideal sería instalar WordPress en una subcarpeta, ya que será más fácil obtener beneficios de SEO.
Ahora que tiene una nueva instalación de WordPress en su sitio web, es hora de elegir …
¿Enchufe o tema?
¿Quiere usar un complemento o tema para su base de conocimientos de WordPress? Hay complementos dedicados como:
- Base de conocimientos de eco: Uno de los mejores complementos de la base de conocimientos de WordPress con más de 15 000 usuarios y 26 temas fáciles de usar. Hay una opción gratuita, con versiones pagas más avanzadas que van desde $ 46 a $ 170 por año.
- Administrador de la base de conocimientos de BWL: El complemento es fácil de usar, está optimizado para la velocidad y el rendimiento, y puede funcionar con una variedad de temas de WordPress. También le permite realizar una encuesta de usuario simple, para que pueda recopilar comentarios sobre la utilidad de los artículos de la base de conocimientos. El costo es de $49 e incluye seis meses de soporte para desarrolladores.
- MejoresDocs: Este complemento KB se enfoca en la atención al cliente, incluidas funciones como tablas de contenido desplazables y respuestas instantáneas derivadas de bases de datos. El enchufe cuesta $ 39-299 por año.
Puede agregar estos complementos a su tema de WordPress existente para que se vea similar a su sitio web y brinde una experiencia sin problemas.
Otra opción es elegir un tema de WordPress como base de conocimientos. Si elige un tema, necesita uno que sea lo suficientemente flexible. Por ejemplo, puede utilizar un tema organizativo como punto de partida para organizar su contenido.
La mayor ventaja de usar un tema es que es mucho más fácil asegurarse de que su base de conocimientos funcione correctamente desde el principio. Al usar un complemento, debe preocuparse de que no entre en conflicto con el tema y la versión de WordPress que esté utilizando.
Cualquiera que sea la opción que elija, querrá elegir un proveedor confiable con un historial de actualización continua del complemento o tema.
Configurar una base de conocimiento de WordPress
Considere la navegación que necesita para ayudar al usuario a encontrar la información correcta. La barra de búsqueda clara nunca es algo malo, pero también necesita una jerarquía que sea fácil de revisar.
Si está creando una base de conocimiento como un portal de servicio al cliente, necesita categorías que lleven a los clientes a las respuestas correctas.
¿La base de conocimientos contiene información privilegiada? Luego puede agrupar su contenido por equipo o tema según lo que tenga sentido para su negocio.
Agregar contenido
Agregue contenido básico a la base de conocimientos. Por ejemplo, un portal de servicio al cliente puede incluir:
- Normativa o información sobre garantías.
- Información de entrega o envío.
- Respuestas a preguntas frecuentes.
- Manuales, tutoriales y consejos para usuarios.
La base de conocimiento interna puede contener archivos como informes de marketing, recursos multimedia y materiales de capacitación, según cómo desee utilizar la herramienta.
Administrar el acceso de los usuarios
Otorgue a los usuarios acceso a la base de conocimientos y la configuración de control. Según el complemento o el tema, esta configuración le permite invitar a grupos de usuarios individuales o completos. Asegúrese de que los usuarios tengan los derechos de acceso adecuados. Por ejemplo, ¿pueden ver, comentar o editar documentos? ¿Algunos documentos deberían estar disponibles solo para un grupo seleccionado de usuarios?
¡Ahora su base de conocimientos está lista para usar!
¿Es la base de conocimientos de WordPress la mejor opción para ti?
Si ya usa WordPress en su sitio, es conveniente usarlo también en su base de conocimientos.
La base de conocimiento de WordPress tiene muchas ventajas: a menudo es fácil de configurar y usar. No solo eso, sino que el costo es mínimo y generalmente tienes mucho control sobre la personalización.
Hay algunas desventajas, como la necesidad de actualizar constantemente WordPress y el tema o complemento elegido para evitar agujeros de seguridad y la falta de opciones avanzadas (como análisis e integraciones extensos). La mayoría de las personas encontrarán que WordPress es una buena solución para sus necesidades de KB. ..
Sin embargo, estas restricciones pueden no ser un problema para usted, especialmente si elige un proveedor confiable y no tiene una gran cantidad de clientes que visitan su base de conocimiento.
