¿Cómo establecer una contraseña para documentos de Word, Excel, Powerpoint con la función de protección de Office y LibreOffice?
Necesitamos compartir documentos comerciales importantes, pero ¿queremos que algunas miradas indiscretas no lean datos confidenciales? Antes de compartir nuestro trabajo, podemos proteger con contraseña los documentos de Office: de esta manera, solo aquellos que conocen la palabra secreta podrán acceder a la vista de documentos o realizar cambios (según nuestras necesidades). En este artículo, le mostraremos cómo proteger un documento escrito en Word, Excel o PowerPoint para que no sea editado o leído, sin el uso de programas externos y sin necesidad de convertir a PDF. La ventaja es que se pueden compartir fácilmente sin obligar al destinatario a utilizar un programa para descifrarlos.
El destinatario del documento solo podrá abrirlo en Office y/o modificarlo si conoce la contraseña de desbloqueo (o contraseñas ya que podemos establecer una contraseña diferente para leer y editar).
Cómo proteger los documentos de Office
En las versiones modernas de Office, podemos proteger un documento abriéndolo y agregar un bloqueo a los cambios eligiendo lo que se puede hacer en el documento (incluso en función de los usuarios que abren el archivo: el administrador puede hacer cualquier cosa y el empleado solo poder leerlo y llenar los campos requeridos).
protección de apertura
Si un documento contiene información muy valiosa que nadie necesita leer, podemos establecer una contraseña de lectura que será necesaria para cualquiera que abra el archivo: solo aquellos que conocen la palabra podrán ver el contenido del archivo. .
Abrimos el programa de Office deseado, comenzamos a compilar o escribir un documento, y cuando sea el momento de guardar, vamos al menú archivo, archivodesde donde podemos encontrar el menú proteger documento.
Al hacer clic en el icono, puede seleccionar una serie de elementos que protegerán adecuadamente el documento: para evitar que se abra el archivo, seleccione cifrar con una contraseñaintroduzca la contraseña elegida dos veces y confirme Está bien; ahora solo nos falta guardar el archivo (pulsando CTRL+B o CTRL+S en el teclado), cerrar Office y comprobar si el archivo pide la contraseña seleccionada.
Para eliminar la contraseña, simplemente abra el documento, ingrese la contraseña utilizada hasta el momento, vuelva a proteger documento y haga clic de nuevo cifrar con una contraseñateniendo cuidado de dejar el campo en blanco esta vez (simplemente elimine los puntos presentes y presione Está bien).
El procedimiento es válido en cualquier programa de Office: Word, Excel, PowerPoint y demás programas incluidos en el paquete de trabajo de Microsoft.
cambio de protección
Si, por el contrario, queremos proteger nuestros documentos de Office de los cambios, tendremos que establecer el nivel de bloqueo de cambios (porque algunos documentos contienen cuadros de texto o marcas útiles para la compilación).
Abramos el documento, volvamos al menú archivo, archivo y desde el menú proteger documentoelegimos el artículo limitar la edición. Esto abrirá una nueva barra lateral en su documento desde la cual puede elegir aplicar restricciones de formato o cambiar restricciones.
A los efectos de esta guía, ponemos una marca de verificación en Permitir solo este tipo de cambios en el documento y en el menú desplegable, seleccione uno de los elementos disponibles: Sin cambios (solo lectura), Retroalimentación, Observaciones Esto es llenar los formularios.
Si formamos parte de una red de empresa y tenemos otros usuarios registrados en la misma sede de empresa, también podemos limitar los cambios a un grupo concreto seleccionando en la casilla Excepciones (opcional) afectados por la restricción de cambio.
Para confirmar la solicitud de protección, haga clic a continuación Sí, aplicar protección; Se abrirá una ventana en la que deberá ingresar la contraseña de seguridad elegida (posiblemente diferente de la que ingresó para el acceso) o alternativamente ingresar la autenticación usando credenciales administrativas (solo la cuenta de PC o Windows que estemos usando actualmente podrá hacer cambios).
Si usamos la autenticación por contraseña, podemos integrar fácilmente el bloque de acceso mencionado en el primer capítulo.
Si, por el contrario, utilizamos la autenticación de usuario, el documento se cifrará inmediatamente y solo podrán verlo los usuarios autorizados, que no podrán modificarlo en ningún caso (solo nuestra cuenta está autorizada para modificarlo).
Para eliminar este tipo de protección, simplemente repite todos los pasos que ya has visto, desmarca en Permitir solo este tipo de cambios en el documento.
Cómo proteger documentos en LibreOffice
Office es un paquete empresarial muy caro, vendido por Microsoft por cientos de euros, lo que dificulta su compra para los usuarios normales o domésticos. Como alternativa válida, siempre podemos utilizar el paquete LibreOffice, disponible de forma gratuita en nuestros ordenadores.
Veamos juntos cómo proteger el acceso a un documento y cómo evitar cambios no autorizados.
protección de apertura
Para proteger los documentos más importantes, abra LibreOffice, seleccione el programa que desea ejecutar, cree el documento y haga clic en la parte superior al guardar. Archivo -> Guardar como.
En la ventana de guardar, seleccione el nombre del archivo, la ruta donde guardarlo y asegúrese de poner una marca de verificación guardar con contraseñaluego haga clic Ahorrar dinero. 
Se abrirá una ventana adicional en la que debe ingresar la contraseña seleccionada dos veces; cuando esté listo, haga clic en Está bien para guardar el documento. A partir de ahora, solo las personas que conozcan la contraseña podrán abrir el archivo y ver su contenido.
cambio de protección
Si por el contrario quisiéramos proteger el documento de cambios no deseados, repetimos los pasos del capítulo anterior, es decir, entremos Archivo -> Guardar comoponemos una marca de verificación guardar con contraseñaluego haga clic Ahorrar dinero. En la ventana donde debe ingresar la contraseña de apertura, expanda el elemento Opcionesrevisamos el artículo Abra el archivo de solo lecturaluego ingresamos una contraseña diferente a la configurada para abrir. 
hagamos clic Está bien confirmar. A partir de ahora, podemos abrir el documento en modo de sólo lectura, sin posibilidad de realizar ningún cambio (independientemente de que tengamos acceso seguro al archivo o no). Para realizar cambios en un documento protegido, haga clic en el menú en la parte superior Editarelegimos el artículo modo de edición e ingrese su contraseña de desbloqueo elegida para proteger los cambios.
Conclusiones
En esta guía, vimos juntos cómo proteger documentos al abrirlos y cómo protegerlos de cambios, ya sea que usemos Office o la suite gratuita LibreOffice.
Alternativamente, podemos proteger uno o más aplicando protección directamente a las carpetas como se describe en nuestra guía, cómo: proteger archivos y carpetas con contraseña.
Para proteger sus documentos de la modificación, otro método (usado comúnmente) es convertir un documento de Office a PDF como se describe en la guía sobre Proteja con contraseña un PDF para evitar que se abra o modifique.
¿Eso resolvió tu problema?
