4 cosas que debe saber para manejar bien sus hojas de cálculo con Microsoft Excel, LibreOffice Cal y Google Drive
Todo el mundo, tarde o temprano, tendrá que lidiar con hojas de cálculo, una de las herramientas más complejas y poderosas que se pueden usar en una computadora en el lugar de trabajo. La siguiente información no pretende ser una guía de hojas de cálculo para principiantes, sino más bien resaltar los cuatro tipos de tareas que necesita saber cómo hacer para ser bueno con programas como Excel.
Microsoft Excel es, sin duda, el creador de tablas y hojas de cálculo más utilizado en el mundo, pero las mismas funciones también están disponibles en paquetes gratuitos como LibreOffice y Google Docs.
Para tener éxito en el trabajo de oficina, o al menos para hacer su vida más fácil y promocionarse mejor durante las entrevistas de trabajo, debe ser bueno en el uso de Excel (o un programa equivalente como LibreOffice y Documentos de Google) Esto es ser capaz de hacer al menos los 4 pasos a continuación.
Cómo hacer cálculos en Excel
1) Introducir datos rápidamente con formularios o formularios
Ingresar datos en una hoja de cálculo es el punto de partida de cualquier análisis tabular. Cualquiera que sea nuevo en Excel ingresa manualmente los datos en las celdas, pero usaría el formulario mucho antes. Un formulario es un formulario independiente para ingresar rápidamente datos en las celdas, por lo que puede escribir y presionar Entrar para pasar a la siguiente celda.
En Excel 2013, el botón de formulario estaba algo oculto.
Para encontrarlo, debe presionar la cinta en la parte superior y seleccionar el botón personalizar para agregar módulos.
En otras versiones de Excel, presione la tecla Office, vaya a las opciones de Excel y personalice agregando un módulo.
Después de presionar el botón de Módulopuede crear un formulario (o plantilla o máscara de entrada) escribiendo en los encabezados de las columnas.
En LibreOffice Calc, puede ingresar datos usando un formulario haciendo clic en el menú Datos-> Formulario.
Antes de usar el formulario, cree encabezados de columna para que la compilación sea rápida y sencilla.
En Google Drive (Documentos de Google), los formularios son en sí mismos un objeto que le permite crear encuestas de opción múltiple para compartir en línea.
Puede crear un formulario usando el botón Crear o puede insertarlo (usando el menú Meter en) en una hoja de cálculo.
Páginas de ayuda en italiano:
– Para Libreoffice Calc
– Office Excel
– Hoja de cálculo de Google
dos) Realizar cálculos con funciones y fórmulas.
Después de ingresar datos en las celdas, es posible que deba realizar una operación o un cálculo.
Las funciones y fórmulas deben escribirse en el cuadro de texto de arriba y le permiten manipular datos en la hoja de cálculo, realizar operaciones matemáticas simples, agregar números en una columna, calcular el promedio e incluso trabajar con objetos del mundo real como fechas o dinero. .
Todos los programas de cálculo tienen su propio conjunto de funciones, con algunas diferencias.
Estas páginas en italiano contienen todas las fórmulas que puede crear en Excel, LibreOffice Calc y Google Drive.
Saberlos todos de memoria es imposible, pero saber los que más usas y los que necesitas para trabajar es fundamental.
Por ejemplo, algunas operaciones básicas son:
– Suma de números en celdas: = SUMA (A1, B1) sumar dos números mientras = SUMA (A1: A5) es la suma de todas las celdas A1 a A5.
– = PROMEDIO (A1, B1) es el promedio de dos números; = PROMEDIO (A1: A10) es el promedio de los números A1 a A10.
También puede encontrar cada fórmula en el menú. Insertar – Fórmula.
También puede combinar dos funciones y crear una fórmula, p. = REDONDO ((SUMA (A1: A10)), 0) para redondear decimales de la suma de los números A1 a A10.
Acerca de las características, lea: Cómo usar fórmulas para contar en Excel (COUNT y SUM)
3) Use filtros y tablas dinámicas para ordenar sus datos
Después de ingresar los datos sin procesar y hacer todos los cálculos con funciones y fórmulas, ahora necesita crear diferentes formas de verlos.
Puede ordenar la serie de datos por columna: pulse CTRL + A para seleccionar toda la hoja, vaya a la pestaña Datos en la cinta, haga clic en «ordenarY seleccione la columna y el criterio, que puede ser, por ejemplo, un número de pedido.
Además, también puede insertar filtros desde el menú Datos, por ejemplo, para excluir elementos duplicados.
tablas dinamicas estos son filtros avanzados que se utilizan para filtrar grandes listas de datos que de otro modo serían ilegibles.
Las tablas dinámicas le permiten recopilar algunos datos para resumir y mostrar solo algunos de ellos mientras oculta el resto.
En Excel, una tabla dinámica se crea desde el menú Insertar y en LibreOffice Calc, desde el menú Datos.
Para saber más, hay guías en italiano sobre:
– filtrar datos en Excel
– Mesas giratorias en Libreoffice
– Tablas dinámicas en Google Drive.
4) Crear macros para tareas repetitivas
Trabajar con Excel puede ser muy aburrido ya que a menudo implica tareas repetitivas.
Para evitar hacer el mismo trabajo todos los días, puede crear una macro y registrar lo que está haciendo para que la computadora pueda hacerlo por usted.
Las macros son el punto fuerte de Excel, mientras que en Libreoffice hay que tener cuidado ya que algunas macros pueden no ser compatibles con Microsoft Office.
En Excel, LibreOffice y Google Drive, puede crear macros más complejas utilizando scripts de programación que requieren un poco de aprendizaje.
Aquí hay algunos recursos para comenzar:
– Excel: trabajar con macros
– Macro de Excel (en inglés)
– LibreOffice: Introducción a las Macros
– Google Drive: descripción general de Google Apps Script (solo en inglés).
Todas estas características son solo la punta del iceberg para Excel y otros programas. El uso de hojas de cálculo es otro profesionalismo y disciplina en el que puedes profundizar mucho.
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