Aprende formato de texto en Word, estilos, párrafos y secciones para controlar la visualización de lo que escribes sin volverte loco
Trabajar y escribir con Word (o programas equivalentes como Writer de LibreOffice o Google Docs) significa tener que lidiar con todos los problemas y dificultades del formato de texto.Escribir un documento en la computadora es fácil, pero formatear el texto o cambiar su apariencia, párrafos, saltos de página, márgenes, etc. puede ser frustrante si no conoce los conceptos básicos.
En la siguiente guía le mostraremos cómo mejorar la redacción de documentos con Microsoft Word y limita al máximo los errores y sin volverte loco aprender cómo funciona el formato de texto en Word y qué herramientas están disponibles para controlarlo.
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1) Niveles de formato en Microsoft Word
Lo primero que hay que averiguar es cómo interpreta Word el formato del texto. La mente humana piensa que un documento está formado por palabras que forman oraciones, oraciones que forman párrafos, párrafos que forman páginas, etc.
Para Word, en cambio, cada documento se compone de tres niveles fundamentales:
- Secciones: Cada documento de Word tiene una o más secciones.
- Párrafos: Cada sección tiene uno o más párrafos.
- caracteres: Cada párrafo tiene uno o más caracteres.
Con Word te permite aplicar formato a todo un documento o páginas específicas de un documento, pero en realidad cada regla siempre se aplica a uno de estos tres niveles y por lo tanto no a todo el documento.
2) Ver caracteres ocultos
Aprenda a formatear texto en Microsoft Word y a trabajar con estilos siempre debe mantener visibles los caracteres ocultosal menos hasta que seas lo suficientemente bueno como para «verlos», incluso si no son visibles a simple vista.
En la barra de herramientas principal, todo lo que tenemos que hacer es presionar la tecla P inversa (también llamada Pie de mosca), para ver caracteres no imprimibles y ocultos que son símbolos de la estructura de un documento.
La hoja ahora aparecerá sucia con puntos en los lados y las P invertidas al final de cada línea que termina con un punto. En Word, cada botón que presiona en su teclado es un carácter, pero solo se ven letras, números y puntuación.
Puede controlar exactamente qué fuentes ve y qué oculta yendo a Archivo -> Opciones -> Ver.
Para saber más, podemos leer nuestra guía sobre como quitar puntos y simbolos p en word.
3) Revisa las secciones
Las secciones controlan todo el flujo de documentos. Todos los documentos de Microsoft Word comienzan con una sola sección que cambia a medida que agrega algunos cambios.
Inserta un salto de sección manual
Puede crear una nueva sección manualmente insertando un salto de sección (en el menú de Word Maquetación -> Descansos).
Hay dos tipos de saltos de sección, uno que rompe el texto en la página, el otro que hace que continúes escribiendo en la misma página donde se inserta el salto. En Word también hay saltos de página pares e impares.
Se cambia el formato de páginas específicas.
Recuerda que Word no ve páginas, solo secciones. Cuando cambia el formato de una página en particular o un rango de páginas, Word crea una nueva sección para ellos insertando automáticamente un salto de sección arriba y abajo. Cualquier cambio de formato a nivel de página se aplica a toda la sección.
Las secciones realmente pueden volverte loco si no entiendes cómo administrarlas y qué son., especialmente porque necesita usar la vista Diseño para administrarlos. Un error típico de novato es pasar a escribir en una página siguiente sin romper la página, presionando Enter varias veces.
4) Usa párrafos
El párrafo es sin duda el elemento más importante de un documento de Microsoft Word. El éxito en el formato de texto depende de entender cómo funciona; el párrafo es una oración que termina con un retorno de carro, por lo que usar el . y luego presionando Enter.
El signo de párrafo es un carácter importante y especial porque nos dice todo sobre la estructura del texto. Ver el ¶ nos ayuda a evitar errores como pasar a la página siguiente pulsando varias veces Enter o perder el formato al copiar y pegar.
Para escribir en Word es fundamental ver estos caracteres y saber siempre dónde termina una frase.
5) Usa estilos de formato
Un estilo es una colección de información de formato que se puede aplicar a un fragmento de texto a la vez. Los estilos son útiles para aplicar el mismo formato en todo el documento.
El menú de inicio de Word le permite elegir entre algunos estilos predefinidos que son de dos tipos: estilos de párrafo y estilos de carácter. Los estilos rápidos están disponibles en un menú desplegable en la barra de herramientas principal.
- Estilos de párrafo incluyen el formato que se aplica a un párrafo completo (tablas, interlineado, bordes y sangrías), así como el formato de los caracteres (fuente, tamaño, color). Los estilos de párrafo están marcados con un signo ¶.
- estilos de fuente contienen información solo sobre el formato de los caracteres seleccionados dentro de un párrafo. Los estilos de caracteres incluyen solo formato de caracteres, letras y números; si aplica un estilo de carácter dentro de un párrafo, anula el estilo de párrafo
En Word podemos editar los estilos existentes, pero es mejor dejarlos donde están y crea tu propio si quieres tener este control. En las opciones de creación del nuevo estilo es recomendable añadirlo al menú de estilos rápidos pero no activar la opción de actualización automática.
Si queremos crear nuestros propios estilos en Word, os remitimos a la lectura del Guía italiana sobre estilos de Word.
6) Preparar el documento con antelación
No hay nada más frustrante que intentar solucionar problemas de secciones en Word, o solucionar un problema con los estilos en un documento listo para usar. La mejor manera de escribir en Word es hacerlo sin preocuparse por el formato y luego, cuando haya terminado, abra un nuevo documento, prepárelo correctamente y copie el texto del antiguo al nuevo, pegándolo como texto sin formato.
En otro artículo hemos visto cómo pegar texto copiado sin formatear.
Conclusiones
Ser bueno con Word requiere mucho esfuerzo y uso constante de la aplicación, pero siguiendo los consejos antes expuestos nos convertiremos inmediatamente lo suficientemente bueno para crear documentos profesionalesordenada y coherente para cualquier necesidad (trabajo y estudio), sin necesidad de realizar un curso.
Para saber más podemos leer nuestras guías sobre Cómo cambiar el diseño de página predeterminado en Word vamos como escribir formulas con word.
