Funciones de Excel más útiles para filtrar datos y ver gráficos

Microsoft Excel es el programa más utilizado en empresas y despachos contables de todo el mundo, debido a su alta precisión en la realización de cálculos y organización de cualquier tipo de datos en diagramas, tablas y gráficos para cuentas personales, familiares o empresariales profesionales.

Conocer todas las funciones de Excel puede requerir años de experiencia y lectura de guías online, algo que no todo el mundo puede sacar de la nada (sobre todo si solo estamos usando Excel o nos piden que lo usemos para el trabajo).

Solo para Empiece a adquirir experiencia en Excel de inmediato te mostraremos ¿Cuáles son las funciones de Excel más útiles para filtrar datos y ver gráficos?para que podamos orientarnos mejor en la avalancha de datos cargados en las hojas de cálculo y empezar a trabajar en Excel como auténticos profesionales.

LEA TAMBIÉN: Trucos de Excel para convertirte en experto en cálculos y presentación de datos

1) Gráficos minigráficos

Los minigráficos han estado presentes desde Excel 2010 y se utilizan para representar vistas de tendencias de datos escritos en una fila. Básicamente es un gráfico miniaturizado que se inserta en una sola celda de Excel, sin ocupar espacio en la hoja, para tener un resumen de los datos presentes en una fila de un vistazo.

Para crear gráficos minigráficos, seleccione el rango de celdas, haga clic en el menú Insertar y elija el tipo de gráfico entre Líneas, Histograma o Positivo/negativo.

Sobre el sitio oficial de la oficinala guía detallada sobre cómo usar los gráficos Sparkline.

2) Formato condicional

El formato condicional es una característica bien conocida de Excel, utilizado para presentar, colorear o cambiar el formato de celdas individuales automáticamente en función de ciertas condiciones. Por ejemplo, resulta útil crear un mapa de calor para ver las celdas con números bajos de color azul y los números más altos de color rojo.

Para crear el mapa de calor con formato condicionalseleccione los datos y, desde el menú Inicio en la parte superior, i Estilos, haga clic en el botón Formato condicional eligiendo el tipo de escala de color y la escala cromática. También puedes poner íconos y flechas al lado de cada celda para saber si el valor está creciendo o cayendo.

Las condiciones son reglas que puede especificar mediante las funciones clásicas de Excel. También para esta función, lea el Guía de oficina conocer todas las dos facetas.

3) Funciones MIN MAX GRANDE PEQUEÑO

Las funciones Mínimo MIN y Máximo MAX en Excel extraer los valores máximos y mínimos de los datos seleccionados. Sin embargo, si desea encontrar no solo el primero más grande sino también el segundo, el tercero y el n, existen las funciones GRANDE Y PEQUEÑOpara encontrar el enésimo valor más grande o más pequeño respectivamente entre los datos seleccionados.

Para obtener más información sobre las funciones de Excel, puede leer el Guía de oficina o nuestra guía sobre cómo usar funciones para contar en Excel (COUNT y SUM).

4) Eliminar duplicados

En una tabla con muchos datos dentro (como una libreta de direcciones) es facil que tambien hay duplicados para borrar. Excel funciona bien para eliminar duplicados de una lista o una categoría específica de datos, usando una función especial del menú Datos.

Allí Guía de oficina nos brinda todos los detalles sobre cómo filtrar duplicados y cómo eliminarlos.

5) Filtros de datos en tablas dinámicas

Las tablas dinámicas se encuentran entre las Operaciones en Excel que todo el mundo debería saber hacer.

Los filtros visuales en las tablas dinámicas le permiten ver el subconjunto de datos como un gráfico vinculado o como datos sin procesar. Por ejemplo, puede ver la tendencia de ventas de varios productos, con un gráfico interactivo que cambia según el filtro aplicado a los datos.

Los rebanadores son una función realmente útil y personalizable, así que para saber cómo usarlos, vale la pena echarle un vistazo. guía oficial quien explica todos los detalles al máximo.

6) Función BUSCARV o BUSCARV

BUSCARV es una de las funciones más útiles de Excel para procesar datos en listas de bases de datos (con números de identificación únicos) para que busque un elemento en particular en una columna y vea los datos buscados de una columna diferente en la misma fila que ese elemento.

Por ejemplo, en una lista de productos, para un código de artículo es posible saber el precio, descripción, etc.; en la práctica es una función que automatiza la lectura de ciertos datos en una base de datos de Excel. BUSCARV es una función utilizada sobre todo en el ámbito comercial, que te permite ahorrar mucho tiempo.

La guía en italiano sobre BUSCARV está en sitio de la oficina.

7) Cargar datos de otras hojas o documentos

Si tenemos muchos datos para importar a Excel desaconsejamos categóricamente hacer un simple copiar y pegarya que los datos pueden estar mal formateados una vez cargados en Excel.

Para proceder como verdaderos profesionales e adquirir correctamente datos para gráficos y tablas presiona arriba en el menú Datospresione el botón en la esquina superior izquierda Recuperar datos y elegimos donde cargar los datos a insertar en la hoja de cálculo.

Con este procedimiento podemos cargar datos de cualquier archivo de texto (incluso Word), cargar datos contenidos en un PDF, cargar datos de una base de datos creada para la ocasión y cargar datos de una imagen u otras herramientas del catálogo algunos datos.

8) Cargar datos de sitios en línea

Nuevamente, para continuar con el tema de los datos cargados, podemos usar Excel para catalogar los flujos de datos provenientes de un sitio de Internetactualizando los flujos de datos en tiempo real y obteniendo una tabla lista para usar (obviamente si la página web utilizada proporciona datos de manera ordenada y esquemática).

Para adquirir datos de un sitio en línea abrimos el menú nuevamente Datos desde cualquier hoja de Excel, presione el botón en la parte superior izquierda Desde la webinserte el enlace con los datos para recuperar en línea y presione en Okey.

Se abrirá una nueva pantalla donde se analizarán los datos que podamos recuperar del sitio, con la posibilidad de insertarlos ya en una tabla ordenada lista para cargar en la hoja de Excel (podemos elegir el tipo de tabla, cambiar el color de la tabla y también cambiar los títulos de las columnas individuales).

Conclusiones

Con estos sencillos trucos de Excel inmediatamente seremos mucho mejores en el manejo de hojas de cálculo, adquiriendo un nivel de experiencia suficiente para poder agregar nuevos datos, filtrar datos y ver gráficos como un verdadero profesional.

Todavía en el tema de Excel, le sugerimos que lea también nuestras guías sobre como hacer una tabla en excel y sobre como insertar imagenes en una hoja de excel.