Reseña del libro - Microsoft Office 2010 Plain & Simple

Si ha estado leyendo mis reseñas, es posible que haya notado que soy un gran admirador del manual de software impreso y que no estoy nada entusiasmado con los archivos de ayuda y los manuales en formato .pdf. Y he mencionado que los manuales de Microsoft solían estar entre los mejores. Los manuales impresos de Microsoft^(Microsoft) ya no existen, pero se unieron a O’Reilly Media para llenar el vacío con libros, y su serie Plain & Simple es un digno sucesor de esos excelentes manuales del pasado.

He estado usando Microsoft Word desde la versión 3.0^{(version 3.0)} para DOS , por lo que he visto algunas mejoras importantes a lo largo de los años. A medida que Word se expandió y se incorporó a Office con Excel , Powerpoint y otros programas, se agregaron más y más funciones, y leer las instrucciones para usar esas funciones se volvió cada vez más necesario. Office 2010 es la versión con más funciones hasta el momento, y vale la pena echarle un vistazo a un libro que puede convertirlo en » simple y simple «. ^{(Plain & Simple)}Me complace informar que Microsoft Office 2010 Plain & Simplees exactamente lo que su título dice que es. Ahora, habiendo dicho eso, debo dejar en claro que el objetivo de la serie de libros Plain & Simple no es entrar en detalles tecnológicos profundos y explicar por qué todo funciona^{(everything works)} . El propósito de los libros es ayudar a las personas a sentirse seguras al usar el software y hacer su trabajo de la manera más eficiente posible. Una vez que el usuario se sienta cómodo con el software, es probable que tenga preguntas sobre por qué las cosas funcionan de la manera en que lo hacen. Para ese tipo de respuestas, hay otros libros que dan más detalles. (Así es como se diseñaron muchos manuales de Microsoft : habría un libro bastante corto que lo ayudaría a comenzar y otro libro grande y gordo^{(fat book)}que le dio todos los detalles tecnológicos que podría desear).

El libro promete » No computer speak» y un enfoque directo, sin explicaciones que ocupan más de dos páginas. Definitivamente cumple esa promesa. Todo está claro y bien ilustrado con capturas de pantalla, y las páginas son coloridas y están bien diseñadas para leer. Hay Sugerencias^(Tips) para ayudar a que algunas de las cosas que hace sean más fáciles, y Vea también^{(See Also)} enlaces a información en otras páginas. El autor ha seleccionado algunas de las tareas que es más probable que realice con cada uno de los componentes de Office y brinda instrucciones ilustradas claras y paso a paso para cada una.

Sentando las bases

A estas alturas, muchas personas han trabajado lo suficiente con los productos de Microsoft como para estar muy familiarizados con los conceptos básicos (cortar, copiar, pegar, abrir, guardar, etc.), pero Office incluye mucho más que eso, y mucho de lo que hace está diseñado en la cinta^(Ribbon) en la parte superior de la pantalla. La cinta^(Ribbon) de opciones puede parecer intimidante para las personas que la encuentran por primera vez (lo sé por experiencia, ¡aunque he estado usando Word desde la versión 3.0^{(version 3.0)} para DOS !) Microsoft Office 2010 Plain & Simple se pone manos a la obra con sección en la cinta^(Ribbon), que debería despejar los misterios y mostrar lo útil que puede ser. Lo mismo puede decirse de las secciones que tratan de Galerías, Listas^{(Galleries, Lists,)} y Vista Backstage^{(Backstage View)} , todas las cuales aparecen en cada uno de los programas separados que componen Microsoft Office 2010 .

Empezar a trabajar en Office 2010

Debo admitir que me desconcertó ver un capítulo titulado » Tareas^(Tasks) comunes en la oficina^(Office) » que no trataba de texto o cálculos,^{(text or calculations)} sino de fuentes, ilustraciones y fotografías adornadas. Está destinado a demostrar las herramientas que son comunes a todas las aplicaciones de Office , pero ¿no hubiera sido más lógico hacer las ilustraciones con un documento de procesamiento^{(word processing document)} de textos en lugar de imágenes prediseñadas? Un vistazo a la tabla de contenido demostraría que Word recibe más atención que los demás elementos de Office 2010 . Sin embargo, después de esa diversión, el libro se pone manos a la obra.

Hay tres versiones de Office 2010 ( Professional Plus 2010 , Professional 2010 y Home and Business 2010) con diferentes componentes, y Microsoft Office 2010 Plain & Simple detalla la mayoría de ellos. Word tiene tres secciones; Excel, Powerpoint y Outlook tienen cada uno dos secciones; Publisher, Access y OneNote tienen una sección cada uno. Las herramientas especializadas InfoPath, SharePoint y Communicator, que se encuentran en la versión Professional Plus , obtienen breves descripciones incluidas en otros capítulos. Cada^{(Office 2010)} La explicación del programa de componentes de ^{(component program)}Office 2010 comienza con lo básico y luego continúa, paso a paso, con las tareas más complejas. En el momento en que haya visto los conceptos básicos explicados a fondo, definitivamente habrá obtenido la confianza para seguir adelante. El libro no dedica mucho tiempo a revisar las cosas que la mayoría de los usuarios de Windows ya conocen, lo que significa que hay más espacio para concentrarse en enseñar al lector cómo aprovechar al máximo el software. Al igual que con otros libros de esta serie, Microsoft Office 2010 Plain & Simple se puede leer en cualquier orden y se puede usar como libro de referencia .^{(reference book)}para cualquiera que quiera saber cómo funciona algo. Sin embargo, dado que cada sección se basa en la información de las secciones anteriores, recomiendo leer el capítulo completo dedicado al programa que está aprendiendo, de principio a fin.

Hacer que Office 2010 sea únicamente suyo… y mantenerlo así

Dado que no todos trabajan de la misma manera, y dado que el entorno de trabajo de Office se puede personalizar para cada usuario de muchas maneras, la sección sobre Personalización y protección de Office seguramente^{(Customizing and Securing Office)} tendrá un uso intensivo. El simple hecho de decidir lo que desea y lo que no desea en la cinta^(Ribbon) de opciones fácilmente podría ocupar mucho tiempo, sin esta guía claramente ilustrada al alcance de la mano. Asimismo^(Likewise) , los apartados que tratan sobre la protección, recuperación y firma digital de archivos son una herramienta de referencia imprescindible^{(reference tool)} . Trabajar con Office definitivamente no es una simple cuestión de instalar el programa y comenzar a trabajar: una comprensión clara de cosas como AutoSave y AutoRecoverpodría ahorrar mucha angustia por el trabajo posiblemente perdido o eliminado. Eso solo valdría la pena el costo del libro.

Veredicto

Microsoft Office 2010 Plain & Simple es una guía paso a paso claramente escrita e ilustrada de todo lo que casi todo el mundo necesita saber para tener éxito con Microsoft Office 2010 . Microsoft Office ha crecido a lo largo de los años y se ha convertido en un software mucho más sofisticado, que ofrece funciones tanto para principiantes como para usuarios avanzados. Con libros como este, los principiantes tendrán confianza para seguir probando cosas nuevas, y los usuarios más avanzados pueden encontrar formas de hacer que las tareas que ya dominan sean más fáciles de realizar.

If you’ve been reading my reviews, you may have nоticed that І am a big fan of the printed software manual and not at all enthusiaѕtic about helр files and manuals in.pdf format. And I’ve mentioned that Microѕoft’s manuals used to be among the best. Microsoft’s printed manυals are no more, but they’ve joined with O’Reilly Media to fill the gap with books, and their Plain & Simple series is a worthy successor to those fine manuals of the past.

I’ve been using Microsoft Word since version 3.0 for DOS, so I’ve seen quite a few major improvements over the years. As Word expanded and was incorporated into Office with Excel, Powerpoint and other programs, more and more features were added, and reading the instructions for using those features became more and more necessary. Office 2010 is the most feature-rich version yet, and a book that can make it «Plain & Simple» is well worth a look. I am happy to report that Microsoft Office 2010 Plain & Simple is exactly what its title says it is. Now, having said that, I need to make clear that the aim of the Plain & Simple series of books is not to go into deep technological detail and explain why everything works. The books’ purpose is to help people feel confident about using the software and to get their work done as efficiently as possible. Once the user feels at ease with the software, it’s likely he or she will have questions about why things work the way they do. For those kinds of answers, there are other books that go into more detail. (That’s the way many Microsoft manuals were laid out—there would be one fairly short book that got you started, and another big fat book that gave you all the technological detail you could possibly want.)

The book promises «No computer speak» and a straightforward approach, with no explanation taking up more than two pages. It definitely delivers on that promise. Everything is clear and well illustrated with screenshots, and the pages are colorful and nicely laid out for reading. There are Tips to help make some of the things you do easier, and See Also links to information on other pages. The author has selected some of the tasks you’re most likely to do with each of Office’s components and gives clear, step-by-step illustrated instructions for each.

Laying the foundation

By now, many people have worked with Microsoft products enough to be very familiar with the basics—cut, copy, paste, open, save and so forth—but Office includes a lot more than that, and much of what it does is laid out on the Ribbon at the top of the screen. The Ribbon can look intimidating to people encountering it for the first time (I know this from experience even though I’ve been using Word since version 3.0 for DOS!) Microsoft Office 2010 Plain & Simple gets down to business with a clearly illustrated and explained section on the Ribbon, which should take away the mysteries and show how useful it can be. The same can be said of the sections dealing with Galleries, Lists, and the Backstage View, all of which appear in each of the separate programs that make up Microsoft Office 2010.

Getting right to work in Office 2010

I must admit I was puzzled to see a chapter titled «Common Tasks in Office» that dealt not with text or calculations but with embellished fonts, illustrations and photos. It’s meant to demonstrate the tools that are common to all Office applications, but wouldn’t it have been more logical to do the illustrations with a word processing document rather than with clip art? One look at the table of contents would demonstrate that Word gets more attention than the other elements of Office 2010. After that diversion, though, the book gets right down to business.

There are three versions of Office 2010 (Professional Plus 2010, Professional 2010, and Home and Business 2010) with different components, and Microsoft Office 2010 Plain & Simple goes into detail about most of them. Word has three sections; Excel, Powerpoint and Outlook each have two sections; Publisher, Access and OneNote have one section each. The specialized tools InfoPath, SharePoint, and Communicator, found in the Professional Plus version, get brief descriptions included in other chapters. Each Office 2010 component program’s explanation begins with the basics and then moves along, step by step, to the more complex tasks. By the time you’ve seen the basics thoroughly explained, you’ve definitely gotten the confidence to move on. The book doesn’t spend a lot of time going through things most Windows users already know about, which means there’s more space to concentrate on teaching the reader how to get the most out of the software. As with other books in this series, Microsoft Office 2010 Plain & Simple can be read in any order, and it can be used as a reference book for anyone who wants to know how something works. However, since each section builds on the information in previous sections, I’d recommend reading the entire chapter devoted to the program you’re learning, beginning to end.

Making Office 2010 uniquely yours… and keeping it that way

Since not everyone works the same way, and since the Office’ working environment can be custom-tailored to each user in so many ways, the section on Customizing and Securing Office is bound to get heavy use. Just deciding what you do and don’t want on the Ribbon could easily occupy a lot of time, without this clearly illustrated guide close at hand. Likewise, the sections dealing with protecting, recovering, and digitally signing files are an essential reference tool. Working with Office is definitely not a simple matter of installing the program and going right to work—a clear understanding of things like AutoSave and AutoRecover could save a lot of anguish over possibly lost or deleted work. That alone would be worth the cost of the book.

Verdict

Microsoft Office 2010 Plain & Simple is a clearly written, clearly illustrated, step by step guide to everything nearly everyone will need to know to be successful with Microsoft Office 2010. Microsoft Office has grown over the years and has become much more sophisticated software, offering features for both the beginner and the advanced user. With books like this, beginners will be confident to keep trying new things, and more advanced users may well find ways to make tasks they’ve already mastered easier to do.

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