15 consejos y trucos de PowerPoint para mejorar sus presentaciones

Crear una presentación en PowerPoint será mucho más fácil si conoce algunos consejos y trucos. Le mostramos cómo cambiar el tamaño de sus diapositivas^{(how to change the size of your slides)} , insertar un PDF , agregar música^(music) y cómo hacer que su PowerPoint sea más atractivo^{(make your PowerPoint more engaging)} .

Tanto si es nuevo en la creación de presentaciones de PowerPoint como si es un profesional, puede mejorar aún más incorporando nuevas ideas de diseño de PowerPoint^{(new PowerPoint design ideas)} .

1. Cómo bloquear una imagen en PowerPoint

Bloquear una imagen en una presentación de PowerPoint evitará que las proporciones o la relación de aspecto de la imagen se distorsionen o se salgan de escala.

Para bloquear una imagen en PowerPoint , siga los pasos a continuación:

Haga clic^{(Right-click)} con el botón derecho en la imagen y seleccione Tamaño y posición^{(Size and Position)} .

Marque la casilla etiquetada Bloquear relación de aspecto^{(Lock aspect ratio)} .

También es posible bloquear una imagen u objeto para que no se pueda cambiar de tamaño ni mover por la diapositiva. Esta característica puede faltar en la mayoría de las versiones de escritorio de PowerPoint . Es posible que pueda hacer clic con el botón derecho en una imagen, forma u objeto y seleccionar Bloquear^(Lock) .

Si no ve esa opción, una solución consiste en colocar objetos en la diapositiva patrón. Para aprender cómo, lea cómo editar diapositivas maestras en PowerPoint^{(how to edit master slides in PowerPoint)} .

2. Repita una presentación de diapositivas en PowerPoint

Si planea ejecutar continuamente una presentación de diapositivas de PowerPoint , puede configurar la presentación de diapositivas para que se repita en lugar de tener que reiniciarla manualmente.

Abra el PowerPoint que desea reproducir en bucle.
Seleccione la pestaña Presentación de diapositivas^{(Slide Show)} .
Seleccione el botón Configurar presentación de diapositivas^{(Set Up Slide Show)} .

Marque la casilla etiquetada Bucle continuamente hasta ‘Esc.’^{(Loop continuously until ‘Esc.’)}

Seleccione el botón Aceptar^(OK) .

Deberá presionar la tecla Esc para finalizar la presentación de ^(Esc)PowerPoint en bucle . Al hacer clic en la diapositiva final de su plataforma o al presionar la tecla de flecha derecha en su teclado, la presentación de diapositivas se reiniciará.

3. Cómo Reducir el Tamaño^(Size) de un PowerPoint

Los archivos de PowerPoint^(PowerPoint) pueden aumentar de tamaño si ha insertado imágenes o archivos multimedia de alta resolución. Tenemos algunos consejos y trucos de PowerPoint que pueden ayudar a reducir el tamaño de su archivo de ^(PowerPoint)PowerPoint .

Incruste^(Embed) solo los caracteres de fuente utilizados en su presentación seleccionando Archivo^(File) > Opciones^(Options) > Guardar^(Save) en el menú de la izquierda.

Si ha elegido incrustar fuentes en el archivo, seleccione la opción Incrustar solo los caracteres utilizados en la presentación .^{(Embed only the characters used in the presentation)}

Eliminar^(Delete) datos de edición de imágenes. Cuando edita una imagen en PowerPoint , guarda la imagen original y su versión editada. Para prevenir esto:
- Seleccione Archivo^(File) > Opciones^(Options) > Avanzado^(Advanced) .
- En Tamaño y calidad de la imagen^{(Image Size and Quality)} , marque la casilla Descartar datos de edición^{(Discard editing data)} .
- Para reducir aún más el tamaño de su PowerPoint , desmarque la casilla etiquetada No comprimir imágenes en el archivo^{(Do not compress images in file)} y opte por una resolución predeterminada más baja para sus imágenes.

Comprima^(Compress) aún más las imágenes seleccionando una imagen en su presentación de diapositivas.
- En la pestaña Formato de imagen , seleccione el botón ^{(Picture Format)}Comprimir imágenes^{(Compress Pictures)} . Puede elegir aplicar opciones de compresión a todas las imágenes o solo a la imagen que ha elegido.
- Marque la casilla etiquetada Eliminar áreas recortadas de imágenes^{(Delete cropped areas of pictures)} y seleccione Usar resolución predeterminada^{(Use default resolution)} . Pulse Aceptar^(OK) .

Al reducir el tamaño de su archivo de PowerPoint , hará que el archivo sea más fácil de almacenar y enviar por correo electrónico.

4. Cómo agregar e imprimir^{(Print PowerPoint)} notas de PowerPoint

Agregue^(Add) notas del orador para ayudar al presentador a recordar qué decir durante la presentación seleccionando el botón Notas^(Notes) en la parte inferior del PowerPoint . Escriba un guión o solo algunas notas como recordatorios.

Para imprimir la presentación con las notas, seleccione Páginas^{(Notes Pages)} de notas en la sección Configuración^(Settings) del cuadro de diálogo Imprimir.

5. Cómo editar fondos de PowerPoint^{(PowerPoint Backgrounds)}

Para agregar, eliminar o editar un gráfico de fondo de sus diapositivas con la aplicación de escritorio de PowerPoint , deberá seleccionar Patrón de diapositivas^{(Slide Master )} en el menú Ver . ^{(View )}Luego, a la izquierda, seleccione el patrón de diapositivas o uno de los diseños que aparecen debajo: haga clic con el botón derecho y seleccione Formato de fondo^{(Format Background)} . Marque una casilla con la etiqueta Ocultar gráficos de fondo^{(Hide background graphics)} .

Si está utilizando PowerPoint en un navegador, es posible que haya notado que no hay un patrón de diapositivas. Cuando usa la versión en línea, puede agregar, quitar o editar directamente cualquier gráfico que aparezca en una diapositiva.

6. Cómo vincular a otra diapositiva en la presentación

La vinculación a otra diapositiva en la misma presentación puede ser útil si anticipa la necesidad de omitir parte de su presentación debido a limitaciones de tiempo o consultar una diapositiva anterior. Es tan simple como agregar un hipervínculo.

Seleccione el texto, la imagen o la forma que desee utilizar como vínculo.
Seleccione Insertar^(Insert) > Vínculo^(Link) o haga clic con el botón derecho y seleccione Hipervínculo^(Hyperlink) .
En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo , en ^{(Insert Hyperlink)}Vincular a^{(Link to)} , seleccione Colocar en este documento^{(Place in This Document)} .

Elija^(Choose) a qué diapositiva desea vincular y presione el botón Aceptar^(OK) .

7. Manténgase consistente usando Format Painter

La consistencia es un sello distintivo de una presentación de PowerPoint bien diseñada . Por ejemplo, los encabezados de las diapositivas deben tener el mismo color, fuente y tamaño de fuente en toda la presentación. El uso del pintor de formato hace que la estandarización de todos los encabezados y etiquetas de elementos en su presentación sea rápida y fácil.

Selecciona el contenido que tiene el formato que te gusta.
En la pestaña Inicio , seleccione ^(Home)Copiar formato^{(Format Painter)} .
A continuación, seleccione otra cosa y se aplicará automáticamente el formato del primer elemento.

Sencillo. Para aplicar formato a varios elementos, haga doble clic en Copiar formato^{(Format Painter)} y repita el paso 3 anterior hasta que haya aplicado el formato a todos los elementos que desee. Presione la tecla Esc^{(Esc )} para dejar de usar Format Painter .

8. Luzca elegante con SmartArt

La función SmartArt^(SmartArt) integrada de PowerPoint le ayudará a llevar sus presentaciones al siguiente nivel. Con SmartArt , puede convertir texto simple y aburrido en gráficos atractivos.

Seleccione el texto que desea convertir en un gráfico.
En la pestaña Inicio , seleccione ^(Home)Convertir a SmartArt^{(Convert to SmartArt)} .

Selecciona la opción que más te guste. A medida que mueve el mouse sobre las diferentes opciones, verá cómo se ve su texto convertido a esa opción de SmartArt .
Si desea una opción SmartArt que le permita agregar imágenes, seleccione Más gráficos SmartArt^{(More SmartArt Graphics)} .
En el menú de la izquierda, selecciona Imagen^(Picture) .

Selecciona la opción que más te guste.
Seleccione el botón Aceptar^(OK) .
Para agregar una imagen, seleccione un ícono de imagen en un elemento SmartArt y elija si desea insertar una imagen desde un archivo en su computadora o desde una fuente en línea como Bing .

La galería SmartArt tiene docenas de opciones para elegir. Uno de ellos seguramente hará que su diapositiva sea más atractiva.

9. Alinea tus objetos

Ha utilizado Format Painter para asegurarse de que su formato sea consistente a lo largo de su presentación. Mientras lo hace, asegúrese de que todos sus objetos estén perfectamente alineados con la herramienta Alinear de PowerPoint.^(Align)

Seleccione los objetos que desea alinear manteniendo presionada la tecla Mayús^(Shift) mientras selecciona cada objeto.
En la pestaña Formato , seleccione ^(Format)Alinear^(Align) .
Elija cómo desea que se alinee el objeto seleccionado.

Para distribuir tres o más objetos de manera uniforme, seleccione los objetos y luego seleccione Alinear^{(Align )} y Distribuir horizontalmente^{(Distribute Horizontally)} o Distribuir verticalmente^{(Distribute Vertically)} .

Ser intencional acerca de cómo se alinean los objetos en sus diapositivas contribuye en gran medida a hacer una presentación de aspecto profesional.

10. Cómo usar el diseño de imagen

Cuando esté trabajando con una diapositiva con una o más imágenes, intente usar la herramienta de diseño de imagen integrada de PowerPoint. ^(Layout)Es SmartArt para imágenes.

Seleccione^(Select) todas las imágenes de la diapositiva (mantenga presionada la tecla Mayús^(Shift) para seleccionar varias imágenes).
En el menú Herramientas de imagen , seleccione ^{(Picture Tools)}Formato^(Format) > Diseño de imagen^{(Picture Layout)} .

Pase el mouse sobre las opciones para encontrar el diseño de imagen que más le guste y selecciónelo.

Si decide que no desea utilizar un diseño^(Layout) de imagen , puede volver a convertir sus imágenes en formas^(Shapes) seleccionando Diseño^(Design) > Convertir^(Convert) > Convertir en formas^{(Convert to Shapes)} .

11. Sea moderado con las transiciones de diapositivas^{(Slide Transitions)}

Una vez que descubra que puede agregar animaciones entre diapositivas, es posible que tenga la tentación de probarlas todas. Sin embargo, debe recordar la regla cardinal de las presentaciones de PowerPoint : menos es más. Si es absolutamente necesario usar una transición, quédese con las simples como Cortar^(Cut) y Desvanecer^(Fade) .

Seleccione una diapositiva.
En la pestaña Transiciones , seleccione una transición.^{(Transitions)}

Seleccione Opciones de efectos^{(Effect Options)} si está disponible para elegir configuraciones adicionales para la transición.

Seleccione Vista previa^(Preview) para ver la transición en acción.

12. Usa las animaciones sabiamente

Mientras baja el tono de las transiciones de diapositivas, asegúrese de usar las animaciones con prudencia también. Animar texto u objetos en una diapositiva puede ayudar al flujo de su presentación, pero demasiadas animaciones pueden distraerlo. Sea exigente acerca de cuándo y dónde los usa.

Para agregar animaciones y efectos:

Seleccione el texto u objeto que desea animar.
En la pestaña Animaciones , seleccione una animación.^(Animations)

A continuación, seleccione Opciones de efectos^{(Effect Options )} para elegir un efecto. Tenga en cuenta que las opciones de ^(Options)efectos^(Effect) serán diferentes según la animación que haya seleccionado.

Puede seleccionar diferentes formas de iniciar las animaciones. En la sección Tiempo de la pestaña ^(Timing)Animaciones^(Animations) , elija cuándo comenzar la animación.

Al hacer clic^{(On click)} . Esta opción iniciará la animación cuando haga clic en la diapositiva.
Con anterior^{(With previous)} . Elija esta opción si desea que la animación se reproduzca al mismo tiempo que la animación anterior de la secuencia.
Después de anterior^{(After previous)} . La animación comenzará inmediatamente después de que concluya la anterior.
Duración^(Duration) _ Esta opción le permite hacer que un efecto dure más o menos tiempo.
Retraso^(Delay) _ Agregue algo de tiempo antes de que comience un efecto.

Para cambiar el orden en que se reproducen las animaciones:

Seleccione^(Select) un marcador de animación en una diapositiva (o active el Panel^{(Animation Pane)} de animación seleccionándolo en la sección Animación avanzada^{(Advanced Animation)} de la pestaña Animación y seleccione una animación de la lista).^{(Animation )}

En la sección Temporización^{(Timing )} de la pestaña Animación , seleccione ^(Animation)Mover antes^{(Move Earlier)} o Mover más tarde^{(Move Later)} .

Para agregar una animación a un grupo de objetos:

Presione Ctrl y seleccione varios objetos.
Seleccione Formato^(Format) > Grupo^{(Group )} > Grupo^{(Group )} para crear un grupo.
Elija una animación de la pestaña Animaciones .^(Animations)

Si las usa de la manera correcta, las animaciones pueden hacer que su presentación sea más clara y fácil de entender para los espectadores.

13. BESO

Las diapositivas de PowerPoint^(PowerPoint) son más efectivas cuando son simples. Cuando incluye solo la información más importante en sus diapositivas, hace que sea más fácil para las personas digerir y recordar su mensaje. Siempre puede decir más sobre el tema, pero no llene la diapositiva con más contenido del que necesita. Después de todo, su audiencia debería escuchar más que leer.

14. Busque plantillas^{(High Quality Templates)} , imágenes^(Images) y gráficos de alta calidad

Cuando lo mantienes simple, eso significa usar imágenes y gráficos que se vean bien. Hemos reunido algunos excelentes sitios de fotos de archivo^{(great stock photo sites)} y lugares para obtener hermosas plantillas de PowerPoint^{(beautiful PowerPoint templates)} .

15. Exporta la presentación^{(Presentation)} como un video

Cuando esté satisfecho con su presentación, expórtela como un video:

Seleccione Archivo^{(File )} > Exportar^{( Export)} .

Elija Crear un video^{(Create a video)} .

Seleccione la calidad del video y si desea utilizar tiempos y narraciones grabados.

Establezca la duración de cada diapositiva.
Seleccione el botón Crear vídeo^{(Create Video)} .
Navegue a la carpeta donde desea guardar el archivo de video.
Seleccione el botón Guardar^(Save) .

¡Al implementar estos consejos y trucos, llevará sus presentaciones al siguiente nivel!

Sin embargo, quizás a pesar de todos los consejos y trucos que ha aprendido, ha decidido renunciar por completo al software. Tantas presentaciones de PowerPoint han hecho dormir a los miembros de la audiencia que ahora tenemos un término para ello: «muerte por PowerPoint «. En ese caso, despídete de Powerpoint y echa un vistazo a estas siete alternativas a PowerPoint^{(seven alternatives to PowerPoint)} que puedes usar en línea.

Creating a presentation іn PоwerPoint will be significantly easiеr if you know a fеw tіps and tricks. We’ve shown you how to change the size of your slides, insert a PDF, add music, and how to make your PowerPoint more engaging.

Whether you’re brand new to creating PowerPoint presentations or you’re a pro, you can improve further by incorporating new PowerPoint design ideas.

1. How to Lock an Image in PowerPoint

Locking an image in a PowerPoint presentation will prevent the image’s proportions or aspect ratio from getting distorted or out of scale.

To lock an image in PowerPoint, follow the steps below:

Right-click on the image and select Size and Position.

Check the box labeled Lock aspect ratio.

It’s also possible to lock an image or object so it cannot be resized or moved around the slide at all. This feature may be missing from most PowerPoint desktop versions. You might be able to right-click on an image, shape, or object and select Lock.

If you don’t see that option, one workaround is to place objects into the master slide. To learn how, read how to edit master slides in PowerPoint.

2. Loop a Slideshow in PowerPoint

If you plan on continuously running a PowerPoint slide show, you can set the slideshow to loop instead of having to restart it manually.

Open the PowerPoint you want to loop.
Select the Slide Show tab.
Select the Set Up Slide Show button.

Check the box labeled Loop continuously until ‘Esc.’

Select the OK button.

You’ll need to press the Esc key to end the looped PowerPoint presentation. Clicking on the final slide in your deck or pressing the right arrow key on your keyboard will cause the slideshow to restart.

3. How to Reduce the Size of a PowerPoint

PowerPoint files can become large if you’ve inserted high-resolution images or media files. We’ve got a few PowerPoint tips and tricks that can help reduce the size of your PowerPoint file.

Embed only the font characters used in your presentation by selecting File > Options > Save in the menu on the left.

If you’ve chosen to embed fonts in the file, select the Embed only the characters used in the presentation option.

Delete image editing data. When you edit an image in PowerPoint, it saves the original image and your edited version. To prevent this:
Select File > Options > Advanced.
Under Image Size and Quality, check the box labeled Discard editing data.
To further reduce the size of your PowerPoint, uncheck the box labeled Do not compress images in file and opt for a lower default resolution for your images.

Compress images further by selecting an image in your slideshow.
In the Picture Format tab, select the Compress Pictures button. You can choose whether to apply compression options to all images or only the picture you’ve chosen.
Check the box labeled Delete cropped areas of pictures, and select Use default resolution. Press OK.

By reducing the size of your PowerPoint file, you’ll make the file easier to store and email.

4. How to Add and Print PowerPoint Notes

Add speaker notes to help the presenter remember what to say during the presentation by selecting the Notes button at the bottom of the PowerPoint. Type a script or just a few notes as reminders.

To print the presentation with the notes, select Notes Pages in the Settings section of the Print dialog box.

5. How to Edit PowerPoint Backgrounds

To add, remove, or edit a background graphic from your slides using the PowerPoint desktop app, you’ll need to select Slide Master from the View menu. Then, on the left, select the slide master or one of the layouts that appears below it: Right-click and select Format Background. Check a box labeled Hide background graphics.

If you’re using PowerPoint in a browser, you might have noticed there is no slide master. When you use the online version, you can directly add, remove, or edit any graphics that appear on a slide.

6. How to Link to Another Slide in the Presentation

Linking to another slide in the same presentation can be helpful if you anticipate the need to skip part of your presentation due to time constraints or refer back to a previous slide. It is as simple as adding a hyperlink.

Select the text, image, or shape you want to use as a link.
Select Insert > Link or right-click and select Hyperlink.
In the Insert Hyperlink dialog box, under Link to, select Place in This Document.

Choose which slide you want to link to and press the OK button.

7. Stay Consistent by Using the Format Painter

Consistency is a hallmark of a well-designed PowerPoint presentation. For example, slide headings should have the same color, font, and font size throughout the deck. Using the format painter makes standardizing all the headings and element labels in your presentation quick and easy.

Select the content that has the formatting you like.
In the Home tab, select the Format Painter.
Next, select something else, and the formatting of the first element will automatically be applied.

Simple. To apply formatting to multiple elements, double-click the Format Painter and repeat step #3 above until you’ve applied the formatting to all the elements you want. Press the Esc key to stop using the Format Painter.

8. Look Smart with SmartArt

PowerPoint’s built-in SmartArt feature will help take your presentations to the next level. With SmartArt, you can convert plain, boring text to engaging graphics.

Select the text you want to convert into a graphic.
On the Home tab, select Convert to SmartArt.

Select the option you like the most. As you move your mouse over the different options, you’ll see what your text looks like converted to that SmartArt option.
If you’d like a SmartArt option that allows you to add pictures, select More SmartArt Graphics.
In the menu on the left, select Picture.

Select the option you like best.
Select the OK button.
To add an image, select an image icon in a SmartArt element and choose whether to insert an image from a file on your computer or from an online source like Bing.

The SmartArt gallery has dozens of options to choose from. One of them is bound to make your slide more engaging.

9. Align Your Objects

You’ve used the Format Painter to ensure your formatting is consistent throughout your presentation. While you’re at it, make sure all your objects are perfectly aligned using PowerPoint’s Align tool.

Select the objects you want to align by holding down Shift as you select each object.
In the Format tab, select Align.
Choose how you want the selected object to align.

To distribute three or more objects evenly, select the objects, and then select Align and either Distribute Horizontally or Distribute Vertically.

Being intentional about how objects on your slides are aligned goes a long way to making a professional-looking presentation.

10. How to Use Picture Layout

When you’re working with a slide with one or more images, try using PowerPoint’s built-in Picture Layout tool. It’s SmartArt for images.

Select all the images on the slide (hold down Shift to select multiple images).
In the Picture Tools menu, select Format > Picture Layout.

Mouse over the options to find the Picture Layout you like best, and select it.

If you decide you don’t want to use a Picture Layout, you can convert your images back to Shapes by selecting Design > Convert > Convert to Shapes.

11. Be Sparing with the Slide Transitions

Once you discover that you can add animations between slides, you might be tempted to try them all. However, you should remember the cardinal rule of PowerPoint presentations: less is more. If you absolutely must use a transition, stick to the simple ones like Cut and Fade.

Select a slide.
From the Transitions tab, select a transition.

Select Effect Options if it’s available to choose additional settings for the transition.

Select Preview to see the transition in action.

12. Use Animations Wisely

While you’re toning down your slide transitions, make sure you’re using animations judiciously, too. Animating text or objects on a slide can help the flow of your presentation, but too many animations can be distracting. Be discerning about when and where you use them.

To add animations and effects:

Select the text or object you want to animate.
On the Animations tab, select an animation.

Next, select Effect Options to choose an effect. Note, the Effect Options will be different depending on which animation you have selected.

You can select different ways to start the animations. In the Timing section of the Animations tab, choose when to start the animation.

On click. This option will start the animation when you click the slide.
With previous. Choose this option if you want the animation to play at the same time as the previous animation in the sequence.
After previous. The animation will begin immediately after the prior one concludes.
Duration. This option allows you to make an effect last longer or shorter.
Delay. Add some time before an effect begins.

To change the order your animations play:

Select an animation marker on a slide (or toggle on the Animation Pane by selecting it in the Advanced Animation section of the Animation tab and select an animation in the list.)

In the Timing section of the Animation tab, select either Move Earlier or Move Later.

To add an animation to a group of objects:

Press Ctrl and select multiple objects.
Select Format > Group > Group to create a group.
Choose an animation from the Animations tab.

If you use them the right way, animations can make your presentation clearer and easier for viewers to understand.

13. K.I.S.S.

PowerPoint slides are most effective when they’re simple. When you include only the most important information on your slides, you make it easier for people to digest and remember your message. You can always say more about the topic, but don’t pack the slide with more content than you need. After all, your audience should be listening more than reading.

14. Seek Out High Quality Templates, Images, and Graphics

When you keep it simple, that means using images and graphics that look good. We’ve rounded up some great stock photo sites and places to get beautiful PowerPoint templates.

15. Export the Presentation as a Video

When you’re happy with your presentation, export it as a video:

Select File > Export.

Choose Create a video.

Select the quality of the video and whether to use recorded timings and narrations.

Set the duration of each slide.
Select the Create Video button.
Navigate to the folder where you want to save the video file.
Select the Save button.

By implementing these tips and tricks, you’ll take your presentations to the next level!

However, perhaps despite all the tips and tricks you’ve learned, you’ve decided to swear off the software entirely. So many PowerPoint presentations have put audience members to sleep that we now have a term for it: “death by PowerPoint.” In that case, say goodbye to Powerpoint, and check out these seven alternatives to PowerPoint that you can use online.

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Autor: Jaime David

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