Cómo crear y usar texto automático en Microsoft Word

^(Word)Los procesadores de texto han recorrido un largo camino desde principios de la década de 1980, cuando Microsoft lanzó por primera vez Microsoft Word para MS -DOS^(MS-DOS) . Su característica innovadora fue que fue diseñado para ser utilizado con un ratón. Las versiones actuales de Microsoft Word incluyen características que los usuarios ni siquiera podían imaginar en ese entonces, incluido el uso de la capacidad de Autotexto^(AutoText) de Microsoft Word para crear contenido más rápido y con menos errores.

Si usa mucho Word, es probable que haya frases, bloques de texto o gráficos que use con frecuencia. Las funciones de Autocorrección^{(AutoCorrect)} y Autotexto^(AutoText) de Word están diseñadas para ayudarlo a insertar esas entradas repetitivas rápidamente, ahorrándole tiempo. Los ejemplos pueden ser agregar su firma al final de una carta o insertar lenguaje repetitivo en documentos como contratos o solicitudes de propuestas.

La diferencia entre Autocorrección^{(Difference Between AutoCorrect)} y Autotexto^(AutoText)

En Microsoft Word , Autocorrección^{(AutoCorrect)} le permite crear fragmentos de texto reutilizables, de hasta 255 caracteres. Esos fragmentos estarán disponibles para usted no solo en Word , sino también en todas sus aplicaciones de Office,^(Office) como Outlook y PowerPoint .

Autotexto^(AutoText) , por otro lado, es mucho más robusto. Está hecho para controlar bloques de texto mucho más grandes. Las entradas de Autotexto^(AutoText) que crea se guardan con su plantilla de Word y ^(Word)no^(not) están disponibles en las otras aplicaciones de Office^(Office) que usa. Tanto Autocorrección^{(AutoCorrect)} como Autotexto^(AutoText) están disponibles en las versiones de escritorio y en línea de Microsoft Word .

Cómo crear y usar la autocorrección

Para configurar y usar una entrada de Autocorrección^{(AutoCorrect)} , abra un documento con texto que desee convertir en un fragmento reutilizable. En el siguiente ejemplo, estamos configurando Autocorrección^{(AutoCorrect)} para insertar un pequeño bloque de texto cuando escribimos -123^(-123) .

Seleccione hasta 255 caracteres de texto que desee reutilizar escribiendo una breve serie de caracteres.

Vaya a Archivo^{(File )} > Opciones^{(Options )} > Revisión^{(Proofing )} y seleccione el botón Opciones de Autocorrección .^{(AutoCorrect Options)}

Asegúrese de que la casilla de verificación Reemplazar texto mientras escribe^{(Replace text as you type)} esté marcada.

A continuación, en la sección Reemplazar^(Replace) , escriba los caracteres que desea reemplazar con el bloque de texto que seleccionó en el Paso 1^{(Step 1)} . En este caso, estamos usando los caracteres -123 . El texto que seleccionó en el Paso 1^{(Step 1)} aparecerá debajo de Con^(With) .

Finalmente, seleccione Agregar^(Add) , luego Aceptar^(OK) y luego Aceptar^(OK) nuevamente.

Usar una entrada de Autocorrección

Ahora, para usar la entrada de Autocorrección^{(AutoCorrect)} que creó siguiendo los pasos anteriores, simplemente escriba -123 en su documento de Word y esos caracteres se reemplazarán con el bloque de texto que seleccionó en el Paso 1^{(Step 1)} .

Cómo crear y usar texto automático

Si desea insertar automáticamente bloques de texto de más de 255 caracteres o que incluyan imágenes, use Autotexto en lugar de Autocorrección^{(AutoCorrect)} .

Creación de una nueva entrada de texto automático

Nuevamente^(Again) , comience abriendo un documento que tenga el texto que desea convertir en un fragmento reutilizable.

Seleccione el bloque de texto, incluidas las imágenes, que desea convertir en una entrada de Autotexto.

Presiona Alt + F3 . Eso abrirá un cuadro de diálogo Crear nuevo bloque^{(Create New Building Block )} de construcción donde tendrá algunas opciones.
Complete^(Fill) la información, asegurándose de incluir un nombre y una descripción únicos.

Seleccione Aceptar^(OK) .

Uso de una entrada de texto automático de Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText Entry)}

Ahora, para usar la entrada de Autotexto^(AutoText) que acaba de crear, siga estos pasos.

Seleccione la pestaña Insertar en la barra de herramientas.^(Insert)
Seleccione Piezas rápidas^{(Quick Parts )} y luego Autotexto^{( AutoText)} .
Seleccione la entrada de Autotexto^(AutoText) que desee y se insertará en su documento de Word .

Uso de una entrada de Autotexto a través de Autocorrección^{(AutoCorrect)}

Como alternativa, puede insertar la entrada de Autotexto^(AutoText) que creó escribiendo el nombre de la entrada. Este método utiliza esencialmente la funcionalidad de Autocorrección^{(AutoCorrect)} . Por ejemplo, utilizando la entrada de Autotexto^(AutoText) anterior, podría comenzar a escribir » Aprovechar^(Leverage) los marcos ágiles» y verá que aparece una información sobre herramientas que dice «( Presione ENTRAR^{(Press ENTER)} para insertar)».

Cuando presione Entrar^(Enter) , el bloque completo de Autotexto^(AutoText) se insertará en su documento.

Si no ve la información sobre herramientas «( Presione ENTRAR^{(Press ENTER)} para insertar)», deberá habilitar Mostrar sugerencias de Autocompletar^{(Show AutoComplete Suggestions)} . Puede hacerlo yendo a Archivo^{(File )} > Opciones^{(Options )} > Avanzado^{(Advanced )} y marque la casilla junto a Mostrar sugerencias de Autocompletar^{(Show AutoComplete Suggestions)} .

Adición de una entrada de Autotexto a la barra de herramientas de acceso rápido^{(Quick Access Toolbar)}

Si desea reducir la cantidad de acciones que debe realizar para insertar el Autotexto de Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText)} , puede agregar la entrada a la barra de herramientas de acceso rápido^{(Quick Access)} .

Seleccione la flecha desplegable de la barra de herramientas de acceso rápido y seleccione ^{(Quick Access toolbar)}Más comandos^{(More Commands)} .

En el cuadro desplegable Elegir comandos de , seleccione ^{(Choose commands from )}Todos los comandos^{(All Commands)} .

Busque Autotexto^(AutoText) en la lista de la izquierda y seleccione el botón Agregar^{(Add )} para agregarlo a la lista de la derecha.

Seleccione Aceptar^(OK) .
Ahora verá que se ha agregado un botón de Autotexto a la ^(AutoText)barra de herramientas de acceso rápido^{(Quick Access Toolbar)} .

Para insertar una entrada de Autotexto^(AutoText) , seleccione el botón Autotexto^(AutoText) y luego seleccione la entrada de Autotexto^(AutoText) que desea insertar en su documento.

Uso de una entrada de Autotexto a través^(Via) de un acceso directo^(Shortcut)

Otra forma de insertar una entrada de Autotexto^(AutoText) es creando un atajo de teclado.

Haga clic con^{(Right-click)} el botón derecho en cualquier parte de la cinta de la barra de herramientas y seleccione Personalizar la cinta…^{(Customize the Ribbon…)}

Seleccione el botón Personalizar^{(Customize )} en la parte inferior del cuadro de diálogo.
En la lista Categorías^(Categories) de la izquierda, seleccione Building Blocks .
En la lista Building Blocks de la derecha, seleccione el Building Block para el que desea crear un método abreviado de teclado.
Coloque el cursor en el campo Presionar nueva tecla de atajo^{(Press new shortcut key)} y escriba el atajo de teclado que desea usar. En el siguiente ejemplo, usamos Alt + Ctrl + Shift + L como método abreviado de teclado.

Seleccione el botón Asignar^(Assign) .
Seleccione Cerrar^{(Close )} y luego Aceptar^(OK) .
Ahora, cuando regrese a su documento de Word , puede usar el método abreviado de teclado que acaba de crear para insertar la entrada de Autotexto^(AutoText) .

Sea más inteligente^{(Be Smarter)} y más rápido^(Faster) con los trucos^(Tricks) que aprendió

Incluso si no eres realmente una persona orientada a los detalles, ¡los consejos anteriores harán que parezca que lo eres! Ahorrará tiempo y cometerá menos errores al redactar un documento de Word si aprovecha estas funciones. Si lo desea, vaya un paso más allá y cree algunas macros en Word^{(create some macros in Word)} para cualquier serie de acciones que realice repetidamente.

Word processors haνe come a long waу since the early 1980s when Microsoft first released Mіcrosoft Word for MS-DOS. Its groundbreaking feature wаs thаt it was deѕigned to be used with а mousе. Today’s versions of Microsoft Word include features users couldn’t even imagine back then, including using Microsoft Word’s AutoText capability in order to create content faster and with fewer mistakes.

If you use Word a lot, chances are there are phrases, blocks of text, or graphics that you use frequently. Word’s AutoCorrect and AutoText features are made to help you insert those repetitive entries quickly, saving you time. Examples might be adding your signature at the end of a letter or inserting boilerplate language into documents like contracts or requests for proposals.

The Difference Between AutoCorrect and AutoText

In Microsoft Word, AutoCorrect allows you to create reusable text snippets—up to 255 characters. Those snippets are then available to you not only in Word but in all your Office apps like Outlook and PowerPoint, too.

AutoText, on the other hand, is much more robust. It’s made to control much larger blocks of text. AutoText entries that you create are saved with your Word template and are not available in the other Office apps you use. Both AutoCorrect and AutoText are available in the desktop and online versions of Microsoft Word.

How to Create and Use AutoCorrect

To configure and use an AutoCorrect entry, open a document with text you want to convert into a reusable snippet. In the example below, we’re configuring AutoCorrect to insert a short block of text when we type -123.

Select up to 255 characters of text that you want to reuse by typing a short series of characters.

Go to File > Options > Proofing and select the AutoCorrect Options button.

Make sure the Replace text as you type checkbox is checked.

Next, in the Replace section, type the characters you want to be replaced with the block of text you selected in Step 1. In this case, we’re using the characters -123. The text you selected in Step 1 will appear under With.

Finally, select Add, then OK, and then OK again.

Using an AutoCorrect Entry

Now, to use the AutoCorrect entry you created by following the steps above, just type -123 into your Word document, and those characters will be replaced with the block of text you selected in Step 1.

How to Create and Use AutoText

If you want to automatically insert blocks of text that are longer than 255 characters or that include images, use AutoText instead of AutoCorrect.

Creating a New AutoText Entry

Again, begin by opening a document that has the text you want to make into a reusable snippet.

Select the block of text, including images, you want to convert into an AutoText entry.

Press Alt+F3. That will launch a Create New Building Block dialog box where you’ll have a few options.
Fill out the information, making sure to include a unique name and description.

Select OK.

Using a Microsoft Word AutoText Entry

Now, to use the AutoText entry you just created, follow these steps.

Select the Insert tab on the toolbar.
Select Quick Parts and then AutoText.
Select the AutoText entry you want, and it will be inserted into your Word document.

Using an AutoText Entry via AutoCorrect

Alternatively, you can insert the AutoText entry you created by typing the name of the entry. This method is essentially using the AutoCorrect functionality. For example, using the AutoText entry above, you could begin to type “Leverage agile frameworks,” and you’ll see a tooltip appear that says, “(Press ENTER to insert).”

When you press Enter, the full AutoText block will be inserted into your document.

If you don’t see the “(Press ENTER to insert)” tooltip, you’ll need to enable Show AutoComplete Suggestions. You can do that by going to File > Options > Advanced and check the box next to Show AutoComplete Suggestions.

Adding an AutoText Entry to the Quick Access Toolbar

If you want to cut down on the number of actions you must take to insert the Microsoft Word AutoText, you can add the entry to the Quick Access toolbar.

Select the Quick Access toolbar dropdown arrow and select More Commands.

In the Choose commands from dropdown box, select All Commands.

Find AutoText in the list on the left, and select the Add button to add it to the list on the right.

Select OK.
Now you’ll see that an AutoText button has been added to the Quick Access Toolbar.

To insert an AutoText entry, select the AutoText button, and then select the AutoText entry you want to insert into your document.

Using an AutoText Entry Via a Shortcut

Another way to insert an AutoText entry is by creating a keyboard shortcut.

Right-click anywhere on the toolbar ribbon and select Customize the Ribbon…

Select the Customize button at the bottom of the dialog box.
In the Categories list on the left, select Building Blocks.
In the Building Blocks list on the right, select the building block for which you want to create a keyboard shortcut.
Place your cursor in the Press new shortcut key field and type the keyboard shortcut you want to use. In the example below, we’re using Alt+Ctrl+Shift+L as the keyboard shortcut.

Select the Assign button.
Select Close and then OK.
Now, when you’re back in your Word doc, you can use the keyboard shortcut you just created to insert the AutoText entry.

Be Smarter and Faster with the Tricks You Learned

Even if you’re not truly a detail-oriented person, the tips above will make it seem like you are! You’ll save time and make fewer errors as you compose a Word document if you avail yourself of these features. If you like, take it one step further and create some macros in Word for any series of actions you take repeatedly.

Rate this post

La diferencia entre Autocorrección^{(Difference Between AutoCorrect)} y Autotexto^(AutoText)