Operaciones de Excel para aprender a trabajar más rápido, hacer cálculos y presentar datos de la mejor manera
Excel es una herramienta de trabajo indispensable en cualquier oficina porque es capaz de procesar todo tipo de datos y presentarlos de forma agregada, para que puedan ser fácilmente examinados o presentados al público.
Cualquiera que ya haya usado Excel y conozca el programa ya sabe que no es fácil hacer malabarismos con muchas fórmulas y atajos para la gestión de datos y que es muy fácil cometer errores, sobre todo para los que empiezan a trabajar con él.
Para satisfacer las necesidades de todos los principiantes, lea este artículo te mostramos los mejores trucos de Excel fácil de aprender que puede ser utilizado por aquellos que trabajan con este programa para ahorrar tiempo, dar una buena impresión e impresionar al gerente de la oficina o a cualquier persona en presentaciones de datos con gráficos y cálculos.
Los mejores trucos para Excel
Excel es un programa incluido en la suite de Microsoft Office, disponible tanto en la versión clásica (con instalación y licencia perpetua) como en la versión de Microsoft 365 (como parte de una suscripción y con servicios adicionales en la nube).
Todos los trucos que le mostraremos funcionan con ambos tipos de Office; Si aún no tenemos Excel en nuestro ordenador, podemos solucionarlo leyendo la guía Cómo descargar Excel gratis.
Cómo habilitar el guardado automático
Teniendo en cuenta el delicado trabajo que tiene lugar en las celdas de Excel (con fórmulas y datos importantes), vale la pena saber de inmediato cómo habilitar guardado automático: ¡No te imaginas la frustración y la impotencia de perder nuestro trabajo en Excel después de horas de análisis de datos y fórmulas!
Desafortunadamente, Microsoft ofrece guardado automático solo para Versión de suscripción de Office: Por lo tanto, debemos suscribirnos a Microsoft 365, obtener la versión que viene con la suscripción y, cuando abramos la aplicación Excel, encienda el interruptor guardado automático en la esquina superior derecha.
A partir de ahora, todas sus hojas de cálculo de Excel se sincronizarán en tiempo real con la nube de Microsoft, para que pueda restaurar rápidamente las versiones anteriores de los archivos y recuperar todo su trabajo incluso en caso de corte de energía, ransomware o falla del sistema.
Eliminar rápidamente los glóbulos blancos en Excel
Si tenemos una tabla con muchas celdas en blanco para eliminar, podemos actuar sobre todas las celdas rápidamente presionando la tecla F5 en el teclado haciendo clic rebaja en la ventana que aparece al seleccionar el elemento celdas vacias y finalmente presionando Está bien.
Se resaltarán todas las celdas de la tabla; para cancelarlos sobre la marcha, simplemente vaya al menú Casapresione la tecla de abajo Borrar y seleccione un elemento del menú eliminar celdas.
Copie la hoja de cálculo a otros archivos de Excel
Si tenemos varias hojas de cálculo presentes en archivos de Excel separados, podemos copiar fácilmente las hojas de un archivo a otro. En primer lugar, asegurémonos de que los archivos de Excel estén abiertos en la misma computadora, vaya a la hoja de cálculo para transferir, vaya al menú Casapresione debajo de la tecla Formato y seleccione un elemento Mover o copiar la hoja. En la ventana que veremos, podemos mover la hoja a otro archivo de Excel abierto para agrupar rápidamente varias hojas en un solo archivo.
Crear un menú desplegable en Excel
Si necesitamos usar las mismas etiquetas, nombres, referencias o fechas varias veces al ingresar o analizar datos, podemos acelerar nuestro trabajo creando un menú desplegable personalizado.
Para esta funcionalidad, creamos una lista de elementos en una hoja de cálculo de Excel, presione en la parte superior del menú Datosluego en Validación de datos y otra vez Validación de datos.
Seleccione un artículo en la nueva ventana Listo en la sección Permitir e inserte las celdas o columnas de datos que se utilizarán en la sección Fuente.
Al confirmar OK, aparecerá un menú desplegable con algunas opciones prefabricadas que también podemos copiar a otras partes de la hoja de cálculo.
Llenado automático de celdas
Por ejemplo, si necesita escribir datos duplicados, puede usar el comando Vista previa en Excel 2013 y versiones posteriores para completar el contenido de la celda automáticamente.
Por ejemplo, si tiene una columna de dirección de correo electrónico que consta de nombre Apellidopuede crear una nueva columna Nombre, escribir la primera y luego usar una función Consejos de vista previa para llenar todas las celdas restantes.
Para hacer esto primero, solo presiona el atajo CTRL + E.
Tablas dinámicas
Una de las herramientas más importantes y poderosas de Excel son las tablas dinámicas, que le permiten resumir fácilmente grandes cantidades de datos sin tener que escribir fórmulas.
Para usarlo, solo ve al menú Meter eninserte una tabla dinámica y seleccione los datos para analizar.
En el sitio de Office, encontrará una guía completa de tablas dinámicas.
Esta es sin duda una de esas operaciones necesarias para ser bueno con hojas de calculo y excel.
Investigación objetivo
Si ya sabe cuál es el resultado del cálculo y necesita generar datos para obtenerlo, debe usar la función de búsqueda de propósito en Excel. La herramienta se puede obtener de Datos -> Herramientas de datos (Excel 2013) o Pronóstico > Análisis de simulación > Investigación objetivo ((Excel 2016 y posteriores).
En el marco de Célulaseleccione la celda con la fórmula que se especificará en el cuadro Valor introducir el resultado a obtener en el campo Cambiar celda ingrese el número de celular que debe ser diferente.
Para ver un ejemplo de cómo usar este truco, consulte la Guía de Office.
formato condicional
Si está mirando la tabla con su jefe o con otra persona, es una buena idea resaltar los resultados o valores importantes en un color diferente.
Luego seleccione una serie de celdas y seleccione el formato condicional desde el menú Inicio seleccionando una de las opciones de gráfico disponibles; Luego puedes pedirle a Excel que resalte valores mayores a 10 o menores a 100 o lo que quieras.
También para esta herramienta, puede leer el ejemplo de la guía de Office para comprender cómo usarla.
índice y comparación
En otro artículo que describí, incluyendo Las funciones de Excel más útiles para filtrar datos y ver gráficos.¿Cómo usar la función? buscar.vert que le permite buscar datos solo en la primera columna de la tabla.
Si, por el contrario, desea filtrar datos en toda la tabla, debe usar fórmulas ÍNDICE Esto es COMPARAR que le permiten encontrar la fila y la columna que contienen un valor específico.
Todavía hay un ejemplo de uso en la Ayuda de Office.
Pronóstico
La herramienta de pronóstico le permite generar datos futuros a partir de datos históricos; por lo tanto, es posible calcular márgenes de error y de estacionalidad. En Excel 2019, la función de pronóstico está presente en el menú. Datos y es automático; en versiones anteriores de Excel, debe usar la fórmula PRONÓSTICO y es bastante laborioso. En este último caso, te remitimos a la guía oficial de office para crearlo.
Conclusiones
Estas son solo una pequeña parte de las funciones que podemos usar en Excel: ¡un sitio web por sí solo no sería suficiente para describirlas todas! Al aprender a usar los trucos discutidos anteriormente, seremos extremadamente mejores en el manejo de situaciones complejas en hojas de cálculo, ganando así más atención desde el punto de vista comercial.
En otra guía te contamos Las mejores plantillas de Excel gratuitas para descargar para finanzas, negocios y más.
Si quieres aprender a usar fórmulas matemáticas en Excel, solo lee nuestro artículo Fórmulas de Excel para contar números y celdas (COUNT y SUM).
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